Mô tả công việc:

Tổng quan:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự Chi nhánh (Branch HR & Admin Specialist). Đây không chỉ đơn thuần là một vị trí làm việc với giấy tờ, mà là "linh hồn" gắn kết đội ngũ tại chi nhánh, là cầu nối vững chắc giữa Tổng công ty (HQ) và chi nhánh địa phương. Với vai trò này, bạn sẽ là người đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp của công ty, chịu trách nhiệm toàn diện về việc vận hành các hoạt động hành chính, tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự tại chi nhánh, từ đó xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp, gắn kết và tuân thủ pháp luật. Bạn chính là người đồng hành đáng tin cậy của Ban giám đốc chi nhánh và là điểm tựa vững chắc cho toàn thể cán bộ nhân viên (CBNV) tại cơ sở.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản trị và Thực thi Công tác Tuyển dụng tại Chi nhánh (Tỷ trọng: 25%)
* Xác định nhu cầu: Chủ động phối hợp với Trưởng các bộ phận tại chi nhánh để khảo sát, phân tích và lập kế hoạch tuyển dụng định kỳ (tháng/quý/năm) dựa trên mục tiêu kinh doanh của chi nhánh.
* Tìm kiếm nguồn ứng viên: Triển khai các kênh tuyển dụng hiệu quả tại địa phương (đăng tuyển trên các website, mạng xã hội, liên kết với các trường Đại học/Cao đẳng/Trung tâm giới thiệu việc làm tại địa bàn).
* Sàng lọc & Phỏng vấn: Tiếp nhận hồ sơ, sàng lọc CV, liên hệ và tổ chức thi tuyển/phỏng vấn sơ loại. Tham gia trực tiếp vào hội đồng phỏng vấn cùng với Quản lý chi nhánh để đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên về văn hóa và kỹ năng cơ bản.
* Thỏa thuận và Tiếp nhận: Soạn thảo thư mời nhận việc (Offer Letter), hướng dẫn ứng viên chuẩn bị hồ sơ nhận việc theo đúng quy định pháp luật và quy chế công ty.
* Chương trình Hội nhập (Onboarding): Thiết kế và trực tiếp đứng lớp đào tạo định hướng (về lịch sử công ty, nội quy lao động, văn hóa doanh nghiệp, các chế độ phúc lợi) cho nhân sự mới. Theo dõi, đánh giá và hỗ trợ nhân sự mới trong suốt quá trình thử việc (30 ngày/60 ngày).

2. Quản lý Quan hệ Lao động & Thủ tục Nhân sự (Tỷ trọng: 25%)
* Hồ sơ nhân sự: Xây dựng, quản lý và cập nhật liên tục hệ thống hồ sơ cá nhân của CBNV chi nhánh (cả bản cứng và dữ liệu số trên phần mềm HRM). Đảm bảo tính bảo mật và đầy đủ pháp lý của hồ sơ.
* Hợp đồng lao động (HĐLĐ): Theo dõi thời hạn HĐLĐ, chuẩn bị các thủ tục ký mới, gia hạn hoặc chấm dứt HĐLĐ đúng thời hạn pháp lý. Thực hiện các thủ tục thuyên chuyển, bổ nhiệm, bãi nhiệm theo quyết định từ HQ.
* Giải quyết thôi việc: Thực hiện quy trình bàn giao công việc, tài sản và hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng cho nhân sự nghỉ việc tại chi nhánh theo đúng quy định pháp luật.
* Kỷ luật & Giải quyết tranh chấp: Tiếp nhận, tham mưu và phối hợp với Phòng Nhân sự HQ giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến tranh chấp lao động, vi phạm kỷ luật, khiếu nại của người lao động tại chi nhánh dựa trên Bộ Luật Lao động và Nội quy lao động của công ty.

3. Công tác C&B (Tiền lương & Phúc lợi) hỗ trợ (Tỷ trọng: 20%)
* Quản lý chấm công: Theo dõi, kiểm tra và chốt bảng chấm công hàng tháng của chi nhánh (kiểm soát việc đi muộn, về sớm, nghỉ phép, tăng ca, công tác). Đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trước khi gửi về HQ duyệt lương.
* Bảo hiểm xã hội (BHXH): Thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động tại chi nhánh. Hướng dẫn và hoàn thiện hồ sơ giải quyết các chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động cho nhân viên.
* Thuế TNCN: Thu thập mã số thuế cá nhân, hồ sơ giảm trừ gia cảnh của nhân sự mới tại chi nhánh và chuyển giao bộ phận chuyên trách tại HQ xử lý.
* Chính sách phúc lợi: Trực tiếp triển khai và giám sát việc thực hiện các chính sách phúc lợi, khen thưởng, thăm hỏi (hiếu, hỷ, ốm đau, sinh nhật) cho CBNV tại chi nhánh theo đúng quy chế ban hành.

4. Quản trị Hành chính & Vận hành Văn phòng Chi nhánh (Tỷ trọng: 20%)
* Quản lý tài sản & Công cụ dụng cụ (CCDC): Lập danh mục, dán nhãn, theo dõi cấp phát và định kỳ kiểm kê tài sản, trang thiết bị văn phòng tại chi nhánh. Phối hợp bảo trì, sửa chữa máy móc (máy in, máy photocopy, điều hòa, hệ thống mạng).
* Mua sắm văn phòng phẩm (VPP) & Nhu yếu phẩm: Khảo sát nhu cầu, lập dự trù kinh phí hàng tháng, lựa chọn nhà cung cấp uy tín, thực hiện mua sắm và cấp phát VPP, nước uống, công cụ vệ sinh... đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
* Quản lý công văn, giấy tờ: Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và chuyển phát nhanh công văn đi/đến tại chi nhánh. Quản lý con dấu chi nhánh (nếu có) theo đúng thẩm quyền và quy trình bảo mật.
* An ninh, Vệ sinh & PCCC: Giám sát công tác vệ sinh văn phòng, đảm bảo không gian làm việc luôn sạch sẽ, ngăn nắp. Phối hợp với ban quản lý tòa nhà (hoặc cơ quan chức năng địa phương) để đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy tại chi nhánh.
* Công tác hậu cần: Đặt vé máy bay, phòng khách sạn, chuẩn bị phương tiện di chuyển cho Ban giám đốc hoặc CBNV đi công tác. Tiếp đón khách hàng, đối tác đến làm việc tại chi nhánh chu đáo và chuyên nghiệp.

5. Phát triển Văn hóa Doanh nghiệp & Gắn kết Nhân viên (Tỷ trọng: 10%)
* Truyền thông nội bộ: Truyền tải đầy đủ, kịp thời các thông báo, quyết định, chính sách mới từ HQ đến toàn thể CBNV tại chi nhánh để mọi người hiểu và đồng thuận thực hiện.
* Tổ chức sự kiện: Là đầu mối lên ý tưởng, lập ngân sách và tổ chức các hoạt động phong trào, sự kiện nội bộ tại chi nhánh (Sinh nhật tháng, Trung thu, 8/3, 20/10, Giáng sinh, Tất niên, Team building, Du lịch hè).
* Lắng nghe & Chia sẻ: Tổ chức các buổi khảo sát mức độ hài lòng, thường xuyên lắng nghe tâm tư nguyện vọng của CBNV chi nhánh để kịp thời đề xuất giải pháp cải thiện môi trường làm việc lên Ban giám đốc.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Chi nhánh (Branch Manager) về các hoạt động vận hành hàng ngày và tiến độ công việc tại chi nhánh.
* Tuyến báo cáo chuyên môn (Functional Report): Báo cáo gián tiếp/song song cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự Tổng công ty (HQ HR Director) về mặt chuyên môn, nghiệp vụ, quy trình nhân sự và tuân thủ hệ thống chính sách chung.
* Quan hệ công tác trong công ty: Phối hợp chặt chẽ với các Trưởng bộ phận tại chi nhánh (Kinh doanh, Kế toán, Kỹ thuật, CSKH...) để hỗ trợ giải quyết các vấn đề nhân sự phát sinh trong bộ phận của họ.
* Quan hệ công tác ngoài công ty: Đại diện chi nhánh làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương (Sở Lao động - Thương binh & Xã hội, Bảo hiểm xã hội quận/huyện, Công an phường, Ban quản lý tòa nhà, các nhà cung cấp dịch vụ hành chính).
* Vai trò hướng dẫn: Chịu trách nhiệm hướng dẫn, giải đáp mọi thắc mắc của toàn bộ nhân viên tại chi nhánh liên quan đến: Nội quy lao động, quy trình xin nghỉ phép, chính sách lương thưởng, quy chế phúc lợi, quy định sử dụng tài sản công ty và quy trình đánh giá hiệu suất (KPIs).

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Hành chính văn phòng hoặc các ngành Khoa học xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu từ 02 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự, HR Generalist hoặc Hành chính chi nhánh. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc tại các chi nhánh của các công ty có quy mô từ 100 nhân sự trở lên hoặc các doanh nghiệp trong lĩnh vực Bán lẻ, F&B, Công nghệ, Tài chính, Logistics.
* Kiến thức pháp luật: Nắm vững Bộ luật Lao động hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN và các văn bản hướng dẫn thi hành mới nhất.

Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng tuyển dụng: Khả năng nhìn nhận và đánh giá con người tốt; có kinh nghiệm phỏng vấn hành vi và sử dụng các công cụ đánh giá năng lực ứng viên. Có mạng lưới (network) rộng rãi với các nguồn cung ứng lao động tại địa phương.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel để xử lý bảng công, báo cáo nhân sự phức tạp bằng các hàm vlookup, sumif, pivot table; PowerPoint thiết kế slide đào tạo định hướng). Ưu tiên ứng viên biết sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRM) như Base, Amis, Fast, SAP...
* Kỹ năng giao tiếp và truyền cảm hứng: Khả năng truyền đạt rõ ràng, mạch lạc bằng cả văn bản và lời nói. Có kỹ năng thuyết trình, đứng trước đám đông để điều phối sự kiện hoặc đào tạo hội nhập.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và xung đột: Khả năng giữ bình tĩnh, phân tích thông tin đa chiều để đưa ra giải pháp xử lý thấu tình đạt lý các mâu thuẫn nội bộ hoặc tranh chấp lao động phát sinh tại chi nhánh.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc khoa học khi phải xử lý cùng lúc nhiều mảng việc từ Nhân sự đến Hành chính.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (có thể đọc hiểu tài liệu, viết email công việc) là một lợi thế lớn.

Phẩm chất cá nhân:
* Trung thực và Bảo mật: Đây là yêu cầu tiên quyết. Tuyệt đối bảo mật các thông tin liên quan đến lương, thưởng, hồ sơ nhân sự và các thông tin chiến lược của chi nhánh/công ty.
* Chu đáo, Cẩn thận & Tỉ mỉ: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu chấm công, điều khoản hợp đồng, văn bản hành chính trước khi trình duyệt nhằm hạn chế tối đa sai sót ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động.
* Tinh thần dịch vụ khách hàng nội bộ (Customer Centricity): Luôn thể hiện thái độ niềm nở, nhiệt tình, sẵn sàng lắng nghe, hỗ trợ và giải quyết khó khăn của CBNV chi nhánh với tinh thần phục vụ cao nhất.
* Chủ động và Linh hoạt: Có khả năng tự thúc đẩy bản thân làm việc độc lập mà không cần giám sát liên tục. Thích ứng nhanh với những thay đổi về chính sách hoặc biến động nhân sự tại chi nhánh.
* Khả năng chịu áp lực cao: Giữ được thái độ tích cực, bình tĩnh giải quyết công việc ngay cả trong những giai đoạn cao điểm tuyển dụng hoặc phát sinh sự cố hành chính đột xuất.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cứng từ 12.000.000đ – 18.000.000đ/tháng (Gross) thỏa thuận theo năng lực thực tế khi phỏng vấn.
* Thưởng hiệu quả công việc: Thưởng KPI hàng quý/năm dựa trên kết quả hoàn thành công việc của chi nhánh và cá nhân.
* Thưởng định kỳ: Thưởng lương tháng thứ 13, thưởng các ngày Lễ/Tết trong năm (1/1, 30/4, 1/5, 2/9...), thưởng sinh nhật, hiếu hỷ...
* Chế độ Bảo hiểm đầy đủ: Đóng BHXH, BHYT, BHTN trên mức lương thực nhận sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định pháp luật. Ngoài ra, công ty cung cấp gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI) cho nhân sự có thâm niên từ 1 năm.
* Phụ cấp hấp dẫn: Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang phục hàng năm, hỗ trợ chi phí gửi xe tại tòa nhà.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng chi nhánh hiện đại, tiện nghi, không gian mở, trang bị đầy đủ công cụ làm việc (Laptop riêng, văn phòng phẩm cao cấp). Văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, năng động, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích đổi mới sáng tạo.
* Cơ hội học tập và phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng nhân sự (C&B nâng cao, kỹ năng tuyển dụng headhunter, luật lao động ứng dụng) do Tổng công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự Chi nhánh (Branch HR Team Leader), Trưởng phòng HR Chi nhánh (Branch HR Manager) hoặc luân chuyển công tác về các vị trí quản lý tại Tổng công ty sau 1.5 - 2 năm cống hiến.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Được tham gia các hoạt động Teambuilding hàng quý, nghỉ mát hè hàng năm cùng Tổng công ty tại các resort 4-5 sao, các giải chạy bộ, giải bóng đá, các câu lạc bộ thể thao/nghệ thuật nội bộ.

---

Tags:
#TuyenDungNhanSu #HanhChinhNhanSu #ChiNhanhHR #HRGeneralist #AdminSpecialist #JobOpportunity #HiringHR

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng hành chính nhân sự chi nhánh, Tìm việc làm HR hành chính, Chuyên viên hành chính nhân sự tổng hợp, Nhân viên nhân sự chi nhánh, HR Admin Officer, Tuyển dụng nhân sự đi làm ngay, Việc làm hành chính văn phòng, Branch HR Specialist, Hành chính nhân sự lương cao.

Share