MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN THEO DÕI HÓA ĐƠN ĐIỆN NƯỚC (LĨNH VỰC HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ)

---

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Theo dõi Hóa đơn Điện nước (thuộc phòng Hành chính - Nhân sự). Trong cơ cấu tổ chức của chúng tôi, bộ phận Hành chính - Nhân sự không chỉ quản lý con người mà còn quản lý toàn bộ hệ thống hạ tầng, phúc lợi và môi trường làm việc để đảm bảo hiệu suất tối ưu của doanh nghiệp. Vị trí này đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát chi phí vận hành, đảm bảo tính liên tục của các hoạt động kinh doanh, sản xuất, và quản lý trực tiếp các chế độ phúc lợi liên quan đến nhà ở, văn phòng làm việc của cán bộ công nhân viên.

Người đảm nhiệm vị trí này sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình từ khâu thu thập, đối chiếu, kiểm tra tính hợp lệ, lập kế hoạch thanh toán cho đến phân tích dữ liệu tiêu thụ điện, nước, internet, năng lượng tại tất cả các văn phòng, nhà xưởng, ký túc xá nhân viên và các cơ sở lưu trú của chuyên gia nước ngoài. Đây không đơn thuần là một công việc nhập liệu, mà là một vị trí quản trị chi phí thông minh, đòi hỏi sự kết hợp giữa tư duy logic, kỹ năng làm việc với số liệu tài chính và khả năng điều phối nhân sự, giải quyết vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Thu thập, tiếp nhận và phân loại hóa đơn dịch vụ tiện ích

* Chủ động liên hệ và thiết lập đầu mối liên lạc với các nhà cung cấp dịch vụ điện (EVN), nước (các công ty cấp nước địa phương), viễn thông (Internet, điện thoại), xử lý rác thải và các dịch vụ tiện ích khác tại tất cả các chi nhánh, văn phòng, nhà máy, và khu nhà tập thể của công ty.
* Theo dõi sát sao lịch phát hành hóa đơn của từng nhà cung cấp theo từng khu vực địa lý để đảm bảo tiếp nhận hóa đơn đúng hạn, tránh tình trạng chậm trễ dẫn đến việc bị cắt dịch vụ ảnh hưởng đến hoạt động vận hành chung.
* Thực hiện phân loại hóa đơn theo từng trung tâm chi phí (Cost Center), từng bộ phận sử dụng (Văn phòng điều hành, Nhà xưởng sản xuất, Ký túc xá công nhân, Nhà ở của chuyên gia nước ngoài) để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán nội bộ.
* Số hóa và lưu trữ toàn bộ chứng từ hóa đơn, biên lai thanh toán lên hệ thống quản trị dữ liệu chung của phòng Nhân sự (Cloud/Drive/Phần mềm ERP) một cách khoa học, dễ dàng tra cứu khi cần thiết.

2. Đối chiếu, kiểm tra tính chính xác và kiểm soát định mức tiêu thụ

* Trực tiếp đi ghi nhận (hoặc phối hợp với bộ phận kỹ thuật tòa nhà/nhà máy để thu thập) chỉ số công tơ điện, đồng hồ nước thực tế định kỳ hàng tháng.
* Thực hiện đối chiếu số liệu chỉ số thực tế với số liệu ghi trên hóa đơn của nhà cung cấp. Phát hiện ngay lập tức các sai lệch, bất thường (chỉ số tăng đột biến, rò rỉ nước, thất thoát điện năng) để tìm hiểu nguyên nhân và phối hợp khắc phục kịp thời.
* Xây dựng và áp dụng bảng định mức tiêu thụ điện, nước cho từng khu vực, đặc biệt là các khu vực phúc lợi như ký túc xá nhân viên.
* Tính toán và xác định lượng tiêu thụ vượt định mức của từng cá nhân/phòng ban tại khu vực nhà ở tập thể để chuyển thông tin cho bộ phận tính lương thực hiện khấu trừ vào thu nhập hàng tháng theo quy chế của công ty.

3. Thực hiện quy trình thanh toán và quyết toán chi phí

* Lập tờ trình đề xuất thanh toán chi phí điện, nước, mạng internet, dịch vụ vệ sinh định kỳ hàng tháng gửi Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự và Ban Giám đốc phê duyệt.
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán thanh toán để theo dõi tiến độ giải ngân, đảm bảo các hóa đơn được thanh toán đúng hạn, không phát sinh chi phí phạt chậm thanh toán hoặc các rủi ro bị ngừng cung cấp dịch vụ.
* Thực hiện các thủ tục tạm ứng và hoàn ứng chi phí (nếu có) đối với các khoản phí phát sinh đột xuất hoặc các chi phí dịch vụ tại các chi nhánh nhỏ lẻ vùng sâu vùng xa.
* Quản lý và cập nhật trạng thái thanh toán của từng mã khách hàng (mã danh bộ điện/nước) trên file theo dõi tổng hợp của phòng HC-NS.

4. Báo cáo, phân tích dữ liệu và đề xuất giải pháp tối ưu hóa chi phí

* Xây dựng báo cáo tổng hợp chi phí năng lượng và tiện ích định kỳ (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm) gửi cho Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc.
* Sử dụng các công cụ phân tích số liệu (như Excel, Power BI) để vẽ biểu đồ xu hướng tiêu thụ, so sánh chi phí giữa các kỳ, giữa các chi nhánh để chỉ ra các điểm nóng về lãng phí năng lượng.
* Chủ trì hoặc phối hợp với Bộ phận An toàn - Sức khỏe - Môi trường (HSE) và Bộ phận Kỹ thuật đề xuất các sáng kiến, giải pháp tiết kiệm điện, nước (ví dụ: thay thế thiết bị tiết kiệm điện, lắp đặt hệ thống tự động tắt mở, tuyên truyền nâng cao ý thức tiết kiệm của nhân viên).
* Tham gia xây dựng ngân sách (Budgeting) dự kiến cho mảng chi phí tiện ích hành chính của toàn công ty cho năm tài chính tiếp theo dựa trên dữ liệu lịch sử và kế hoạch mở rộng quy mô.

5. Quản lý phúc lợi nhà ở và hỗ trợ đời sống nhân viên

* Đóng vai trò là đầu mối tiếp nhận ý kiến đóng góp, phản hồi của cán bộ nhân viên sinh sống tại các ký túc xá, nhà tập thể về các vấn đề liên quan đến điện, nước, internet, cơ sở vật chất.
* Liên hệ với đơn vị bảo trì, sửa chữa hoặc nhà cung cấp dịch vụ để xử lý các sự cố mất điện, mất nước, mạng chập chờn, đảm bảo điều kiện sống tối thiểu và tốt nhất cho người lao động.
* Quản lý quy trình giao nhận phòng, bàn giao chỉ số điện nước đầu vào/đầu ra khi có nhân sự mới chuyển vào hoặc nhân sự cũ chuyển đi khỏi khu nhà tập thể của công ty.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR/Admin Manager).
* Phối hợp nội bộ:
* *Bộ phận Kế toán:* Để chuyển giao hóa đơn, thực hiện thủ tục thanh toán, đối chiếu công nợ và hỗ trợ số liệu khấu trừ lương của nhân viên.
* *Bộ phận Kỹ thuật/M&E:* Để kiểm tra hạ tầng, khắc phục sự cố rò rỉ điện nước, kiểm tra sai lệch đồng hồ đo.
* *Bộ phận Công đoàn/HSE:* Để triển khai các chương trình hành động xanh, tiết kiệm năng lượng và chăm lo đời sống công nhân viên.
* Phối hợp bên ngoài: Các cơ quan nhà nước, đơn vị cung cấp dịch vụ điện (EVN), nước sạch, các nhà mạng viễn thông (Viettel, VNPT, FPT...), chủ cho thuê văn phòng/nhà ở chuyên gia.
* Vai trò hướng dẫn: Hướng dẫn cán bộ công nhân viên mới về quy định sử dụng điện nước, nội quy ký túc xá; hướng dẫn các chi nhánh thực hiện đúng quy trình lưu trữ và chuyển giao chứng từ hành chính về văn phòng trung tâm.

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm

* Học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị nhân sự, Hành chính văn phòng, Kế toán, Kiểm toán, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành kỹ thuật có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Nhân viên Hành chính, Nhân viên Kế toán nội bộ, Nhân viên Nhân sự tổng hợp hoặc các vị trí có liên quan đến quản lý chi phí vận hành, quản lý tòa nhà, ký túc xá.
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, ham học hỏi, có tư duy logic tốt và kỹ năng Excel khá.

Kỹ năng chuyên môn

* Kỹ năng xử lý số liệu và báo cáo: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là MS Excel (thành thạo các hàm dò tìm Vlookup, Index/Match, hàm điều kiện If, Sumifs, bảng tổng hợp Pivot Table để xử lý lượng lớn dữ liệu hóa đơn).
* Kỹ năng quản lý tài chính cơ bản: Hiểu rõ về quy trình thanh toán, hóa đơn tài chính (hóa đơn VAT, hóa đơn điện tử), phân biệt được các loại thuế suất và chi phí hợp lệ/không hợp lệ theo quy định của Luật Thuế.
* Kỹ năng đàm phán và giải quyết vấn đề: Có khả năng làm việc với các cơ quan cung cấp dịch vụ công ích để giải quyết các sự cố tranh chấp chỉ số, khiếu nại hóa đơn hoặc yêu cầu sửa chữa hạ tầng khẩn cấp.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, xử lý nhiều đầu việc cùng lúc (multi-tasking) mà vẫn đảm bảo tính chính xác và đúng thời hạn (deadline) thanh toán hàng tháng.
* Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp lịch sự, rõ ràng qua điện thoại, email và trực tiếp; khéo léo trong việc nhắc nhở và xử lý các trường hợp nhân viên vi phạm quy định sử dụng điện nước tại khu tập thể.

Phẩm chất cá nhân

* Cẩn thận, tỉ mỉ: Đây là phẩm chất quan trọng nhất vì một sai sót nhỏ trong việc nhập chỉ số hoặc số hóa đơn có thể dẫn đến thất thoát tài chính lớn hoặc làm gián đoạn dịch vụ của toàn công ty.
* Trung thực và chính trực: Quản lý các khoản chi phí lớn của doanh nghiệp đòi hỏi tính minh bạch, tuyệt đối không có hành vi trục lợi hoặc thông đồng với nhà cung cấp.
* Tinh thần trách nhiệm cao: Sẵn sàng hỗ trợ giải quyết các sự cố điện nước phát sinh ngoài giờ làm việc để không ảnh hưởng đến sinh hoạt của nhân viên và vận hành của công ty.
* Chịu được áp lực công việc tốt: Có khả năng làm việc tập trung cao độ trong các giai đoạn cao điểm cuối tháng/đầu tháng khi hóa đơn dồn về cùng lúc.
* Chủ động và nhạy bén: Luôn tò mò, tìm tòi nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề phát sinh và chủ động đề xuất giải pháp cải tiến quy trình làm việc.

---

Quyền lợi

* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương khởi điểm hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế), được xem xét điều chỉnh lương định kỳ hàng năm dựa trên kết quả đánh giá công việc (KPIs).
* Chế độ thưởng phong phú:
* Thưởng tháng lương thứ 13 cam kết.
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) theo quý/năm.
* Thưởng các ngày lễ, Tết (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch...) và các sự kiện đặc biệt của công ty.
* Thưởng đặc biệt cho các sáng kiến cải tiến, tiết kiệm chi phí năng lượng thành công cho doanh nghiệp.
* Phúc lợi bảo hiểm toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động. Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 dành riêng cho nhân viên thâm niên.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Làm việc trong môi trường công sở năng động, hiện đại, trang thiết bị làm việc được cung cấp đầy đủ (máy tính xách tay, điện thoại bàn, văn phòng phẩm).
* Cơ hội phát triển và thăng tiến:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài về kỹ năng quản trị hành chính, kỹ năng phân tích dữ liệu chuyên sâu, quản lý tài chính doanh nghiệp.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader), Giám sát Hành chính (Admin Supervisor) hoặc Chuyên viên Nhân sự Tổng hợp (HR Generalist Senior).
* Chăm sóc đời sống tinh thần:
* Tham gia hoạt động du lịch, nghỉ mát hàng năm cùng công ty (Teambuilding).
* Các hoạt động nội bộ sôi nổi: Ngày hội gia đình, giải bóng đá, tiệc tất niên (Year End Party), sinh nhật hàng tháng cho nhân viên.
* Hỗ trợ cơm trưa tại bếp ăn tập thể của công ty hoặc phụ cấp tiền ăn trưa hàng tháng.

---

Tags

`Hành chính Nhân sự` `Quản lý hóa đơn` `Kiểm soát chi phí` `Hành chính văn phòng` `Nhân viên điện nước` `Tuyển dụng Hành chính` `Quản trị dịch vụ tiện ích`

---

Từ khoá tìm kiếm

* Nhân viên hành chính nhân sự
* Nhân viên quản lý hóa đơn dịch vụ
* Tuyển dụng nhân viên theo dõi điện nước
* Chuyên viên kiểm soát chi phí hành chính
* Nhân viên quản lý ký túc xá và điện nước
* Tuyển dụng hành chính văn phòng trung cấp
* Nhân viên đối chiếu hóa đơn tiền điện tiền nước
* Admin kiểm soát chi phí vận hành văn phòng

Share