MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN KIỂM SOÁT RA VÀO (LĨNH VỰC NHÂN SỰ)

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên kiểm soát ra vào thuộc Bộ phận Nhân sự & Hành chính. Đây không thuần túy là một công việc bảo an hay lễ tân thông thường, mà là vị trí mắt xích quan trọng chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và tối ưu hóa hệ thống kiểm soát an ninh, kỷ luật lao động và bảo mật thông tin/tài sản của doanh nghiệp. Nhân sự giữ vị trí này sẽ đóng vai trò là "người gác cổng" đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp của công ty, đồng thời là đầu mối quản trị dữ liệu chấm công, điều phối luồng người (nhân viên, đối tác, khách hàng, nhà thầu) ra vào văn phòng/nhà máy một cách khoa học và an toàn nhất. Bạn sẽ trực tiếp đóng góp vào việc xây dựng môi trường làm việc văn minh, tuân thủ kỷ luật và an toàn tuyệt đối.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý hệ thống kỹ thuật kiểm soát ra vào (Access Control System)
- Chịu trách nhiệm vận hành, cập nhật dữ liệu và giám sát hoạt động của toàn bộ hệ thống kiểm soát ra vào của công ty (bao gồm: máy chấm công vân tay, hệ thống nhận diện khuôn mặt - Face ID, thẻ từ, cổng xoay tripod, barie, hệ thống camera giám sát lối ra vào).
- Thực hiện việc khai báo thông tin, cấp phát quyền truy cập (mã hóa thẻ từ, đăng ký vân tay/Face ID) cho nhân viên mới ngay khi họ onboard dựa trên danh sách từ bộ phận Tuyển dụng/Quan hệ lao động.
- Thu hồi quyền truy cập, khóa thẻ, xóa dữ liệu nhận diện đối với các nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển công tác, đảm bảo quy trình offboarding diễn ra bảo mật, không để xảy ra rò rỉ thông tin hoặc truy cập trái phép sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.
- Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Công nghệ thông tin (IT) và các nhà cung cấp dịch vụ để bảo trì định kỳ, khắc phục sự cố kỹ thuật của hệ thống phần cứng và phần mềm kiểm soát ra vào, đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục 24/7 không bị gián đoạn.

2. Giám sát kỷ luật lao động và quản lý dữ liệu chấm công
- Theo dõi chặt chẽ tình trạng ra vào của cán bộ nhân viên (CBNV) hàng ngày. Phát hiện, ghi nhận và xử lý các trường hợp vi phạm quy chế thời gian làm việc như: đi muộn, về sớm, ra ngoài trong giờ làm việc không có lý do chính đáng hoặc không có phiếu phê duyệt từ cấp quản lý.
- Kiểm tra tính xác thực của dữ liệu chấm công. Đối chiếu dữ liệu quét thẻ/vân tay thực tế với đơn xin nghỉ phép, đơn đi công tác, đơn giải trình quên chấm công trên hệ thống phần mềm nhân sự (HRM).
- Phối hợp với bộ phận Tính lương (C&B) cung cấp dữ liệu chấm công thô (raw data) chính xác, minh bạch định kỳ hàng tháng để làm căn cứ tính lương, thưởng và kỷ luật lao động.
- Phát hiện và báo cáo các hành vi gian lận chấm công (ví dụ: quét thẻ hộ, gian lận hình ảnh nhận diện) để đề xuất biện pháp xử lý kỷ luật theo nội quy lao động của công ty.

3. Điều phối và kiểm soát khách hàng, đối tác, nhà thầu ra vào
- Tiếp đón, kiểm tra thông tin, giấy tờ tùy thân của khách hàng, đối tác, nhà thầu đến làm việc tại các khu vực thuộc phạm vi quản lý của công ty.
- Thực hiện quy trình đăng ký, cấp phát thẻ khách (Visitor Card/Contractor Card) tạm thời và hướng dẫn khách di chuyển đúng lộ trình, đúng khu vực được phép làm việc.
- Giám sát việc tuân thủ các quy định về an toàn lao động (HSE), bảo mật thông tin (không chụp ảnh, quay phim tại khu vực cấm) của khách và nhà thầu phụ trong suốt quá trình họ lưu lại văn phòng/nhà máy.
- Thu hồi thẻ khách khi họ hoàn thành công việc và rời khỏi công ty, lưu trữ sổ nhật ký khách ra vào (cả bản cứng và dữ liệu số hóa) đầy đủ để phục vụ công tác tra cứu khi cần thiết.

4. Kiểm soát luồng tài sản, trang thiết bị và công cụ dụng cụ ra vào
- Kiểm tra, giám sát việc mang tài sản, thiết bị, máy móc (laptop cá nhân, thiết bị kỹ thuật, hàng mẫu, phế liệu...) ra/vào cổng công ty.
- Chỉ cho phép tài sản dịch chuyển khi có đầy đủ chứng từ hợp lệ như: Phiếu xuất kho, Phiếu bàn giao tài sản, Giấy ra cổng (Gate Pass) được ký duyệt bởi người có thẩm quyền.
- Thực hiện việc đối chiếu mã tài sản (serial number), số lượng, chủng loại thực tế với thông tin trên giấy tờ phê duyệt. Lập biên bản tạm giữ đối với các trường hợp mang tài sản ra ngoài sai quy trình hoặc không chứng minh được nguồn gốc hợp lệ để báo cáo Trưởng bộ phận.

5. Đảm bảo an ninh, trật tự và ứng phó sự cố tại khu vực kiểm soát
- Luôn duy trì thái độ cảnh giác cao độ nhằm phát hiện sớm các đối tượng khả nghi, các hành vi xâm nhập trái phép hoặc các nguy cơ gây mất an ninh trật tự tại các lối ra vào.
- Phối hợp với đội ngũ Bảo vệ bảo an của công ty (nội bộ hoặc thuê ngoài) tuần tra, kiểm soát và xử lý kịp thời các tình huống khẩn cấp như: đình công, gây rối trật tự, mất trộm tài sản, hỏa hoạn, tai nạn lao động tại khu vực cửa ngõ công ty.
- Tham gia vào Ban phòng cháy chữa cháy & cứu nạn cứu hộ (PCCC & CNCH) của doanh nghiệp, nắm rõ quy trình thoát hiểm để hướng dẫn luồng người di chuyển an toàn khi có sự cố xảy ra.

6. Công tác báo cáo và cải tiến quy trình
- Lập báo cáo hàng ngày/tuần/tháng về lưu lượng ra vào, tình hình chấp hành nội quy lao động của CBNV và các sự cố phát sinh (nếu có) gửi Trưởng phòng Nhân sự.
- Phân tích dữ liệu ra vào để chỉ ra các điểm nghẽn (ví dụ: ùn tắc tại cổng soát vé vào giờ cao điểm, tỷ lệ lỗi máy quét cao ở một số khu vực) và đề xuất các giải pháp cải tiến công nghệ hoặc quy trình vận hành nhằm tối ưu hóa thời gian và nâng cao trải nghiệm của nhân viên.
- Tham gia xây dựng, cập nhật và hoàn thiện các quy chế, quy trình, hướng dẫn công việc liên quan đến kiểm soát ra vào, quản lý tài sản và an ninh nội bộ của công ty.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Hành chính / Giám sát Nhân sự / Trưởng phòng Nhân sự (tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của từng chi nhánh/nhà máy).
- Báo cáo gián tiếp (khi có yêu cầu): Giám đốc Nhân sự (HRD) hoặc Giám đốc Điều hành Nhà máy (Factory Manager) đối với các sự cố an ninh nghiêm trọng.
- Chỉ dẫn/Hướng dẫn cho:
+ Nhân viên mới về quy định sử dụng thẻ, cách thức chấm công và lộ trình di chuyển nội bộ.
+ Đội ngũ Bảo vệ thuê ngoài về tiêu chuẩn kiểm soát an ninh, thái độ dịch vụ và quy trình xử lý giấy tờ hành chính tại các cổng.
+ Khách hàng, đối tác và nhà thầu về quy định an toàn, bảo mật và nội quy ứng xử của doanh nghiệp khi đến làm việc.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân sự, Quản trị Văn phòng, Luật, Công nghệ thông tin, Quản lý An ninh, Hành chính hoặc các ngành nghề có liên quan.
- Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Kiểm soát nội bộ, Nhân viên Chấm công & Hành chính (C&B/Admin), Nhân viên Kiểm soát cửa (Gatekeeper), hoặc Giám sát an ninh trong môi trường Nhà máy sản xuất, Tòa nhà văn phòng lớn hoặc các doanh nghiệp có quy mô từ 500 nhân sự trở lên. Chấp nhận đào tạo ứng viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, tư duy logic và khả năng tiếp thu công nghệ nhanh.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng vận hành hệ thống phần cứng và phần mềm: Thành thạo thao tác trên các phần mềm kiểm soát ra vào (Access Control Software), phần mềm chấm công (Time Attendance) và hiểu nguyên lý hoạt động của các thiết bị sinh trắc học (vân tay, khuôn mặt), thẻ RFID.
- Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Đặc biệt là kỹ năng sử dụng MS Excel (sử dụng thành thạo các hàm dò tìm, lọc dữ liệu, Pivot Table để xử lý và phân tích hàng ngàn dòng dữ liệu chấm công mỗi ngày mà không xảy ra sai sót).
- Kỹ năng quan sát và phân tích: Khả năng tập trung cao độ, nhạy bén trong việc phát hiện những bất thường về mặt con người, hành vi hoặc sự sai lệch của các số liệu báo cáo chấm công.
- Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống: Khả năng giao tiếp rõ ràng, gãy gọn, thái độ lịch thiệp nhưng kiên quyết khi giải quyết các trường hợp vi phạm quy định ra vào. Biết cách xoa dịu đám đông hoặc xử lý các xung đột nhỏ tại khu vực kiểm soát (ví dụ: nhân viên bức xúc do lỗi thẻ, khách không chịu làm thủ tục đăng ký).
- Kỹ năng làm việc nhóm và phối hợp liên phòng ban: Phối hợp nhịp nhàng với phòng IT để xử lý lỗi hệ thống, phòng HSE để kiểm soát an toàn lao động và đội bảo vệ để duy trì an ninh chung.
- Ngoại ngữ (Ưu tiên): Biết tiếng Anh giao tiếp cơ bản hoặc tiếng Trung/Hàn/Nhật (tại các nhà máy FDI) là một lợi thế lớn để hỗ trợ chuyên gia nước ngoài và đối tác ngoại quốc đăng ký ra vào.

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, khách quan và liêm chính: Đây là phẩm chất tối quan trọng. Tuyệt đối không bao che cho các hành vi gian lận chấm công của đồng nghiệp, không nể nang né tránh khi phát hiện vi phạm và bảo mật tuyệt đối thông tin dữ liệu nhân sự của công ty.
- Tác phong chuyên nghiệp, kỷ luật cao: Luôn đi làm đúng giờ, trang phục chỉnh tề (đồng phục nếu có) vì vị trí này là tấm gương phản chiếu trực tiếp kỷ luật lao động của công ty.
- Tỉ mỉ, cẩn trọng: Có tính cẩn thận cao trong việc quản lý hồ sơ, thẻ từ, tài sản bàn giao và nhập liệu thông tin hệ thống, giảm thiểu tối đa các sai sót hành chính.
- Khả năng chịu áp lực tốt: Có thể làm việc trong môi trường đòi hỏi sự tập trung cao, lưu lượng người ra vào lớn trong giờ cao điểm và có khả năng làm việc theo ca (nếu doanh nghiệp hoạt động theo mô hình nhà máy sản xuất liên tục).
- Tinh thần trách nhiệm cao: Sẵn sàng hỗ trợ và giải quyết công việc phát sinh ngoài giờ hành chính khi hệ thống gặp sự cố lớn hoặc khi công ty có sự kiện, đón tiếp các đoàn thanh tra, kiểm toán.

Quyền lợi:
- Thu nhập cạnh tranh: Mức lương cứng hấp dẫn (tương xứng với năng lực và kinh nghiệm thực tế), được review lương định kỳ hàng năm dựa trên kết quả đánh giá công việc (KPIs).
- Phụ cấp đầy đủ: Phụ cấp ăn ca tại nhà ăn công ty, phụ cấp gửi xe, phụ cấp điện thoại, phụ cấp độc hại/trực ca (nếu có phát sinh ca đêm hoặc làm việc trong môi trường đặc thù).
- Chế độ bảo hiểm toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động Việt Nam. Được tham gia chương trình bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 do công ty tài trợ.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Được làm việc trong môi trường văn phòng/nhà máy hiện đại, trang bị đầy đủ các công nghệ kiểm soát tiên tiến hàng đầu, quy trình vận hành rõ ràng và chuẩn mực.
- Cơ hội đào tạo và phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản trị nhân sự, kỹ năng sử dụng các phần mềm HRM/ERP hiện đại, khóa đào tạo kỹ năng mềm và các chứng chỉ về An toàn lao động, Phòng cháy chữa cháy do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội phát triển lên các vị trí cao hơn như Chuyên viên Hành chính - Nhân sự, Trưởng nhóm Kiểm soát nội bộ, Giám sát C&B hoặc Giám sát Dịch vụ hành chính văn phòng.
- Chế độ phúc lợi phong phú: Thưởng các ngày lễ, Tết, ngày thành lập công ty; quà tặng sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau; tham gia các chương trình Team Building, nghỉ mát hàng năm cùng tổng công ty; hưởng lương tháng thứ 13 và thưởng hiệu quả công việc theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Tags:
Nhân sự, Kiểm soát ra vào, Chấm công, Quản lý an ninh, Hành chính nhân sự, Quản trị văn phòng, C&B, Giám sát nội quy, An ninh tòa nhà, Hệ thống Access Control.

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên kiểm soát ra vào nhân sự, Việc làm nhân viên chấm công hành chính, Nhân viên kiểm soát an ninh nội bộ, Nhân viên quản lý thẻ và hệ thống ra vào, Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự trung cấp, Nhân viên vận hành hệ thống máy chấm công, Việc làm kiểm soát nội quy lao động, Chuyên viên quản lý cổng ra vào nhà máy, Nhân viên kiểm soát tài sản và con người, Việc làm nhân sự tại Bình Dương/Đồng Nai/Hồ Chí Minh/Hà Nội.

Share