Mô tả công việc: Nhân viên hành chính văn phòng lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính văn phòng lĩnh vực nhân sự để gia nhập vào đội ngũ nhân sự năng động của chúng tôi. Vai trò này không chỉ đơn thuần là thực hiện các công việc bàn giấy hành chính, mà bạn sẽ đóng vai trò là "nhịp cầu kết nối" giữa ban lãnh đạo và tập thể cán bộ nhân viên. Bạn là người chịu trách nhiệm kiến tạo, duy trì một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân thiện, đồng thời tối ưu hóa các quy trình vận hành nội bộ. Với sự kết hợp linh hoạt giữa kỹ năng quản trị hành chính văn phòng và kiến thức chuyên môn về nhân sự, bạn sẽ trực tiếp tham gia vào các hoạt động từ tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ, thực hiện chính sách phúc lợi đến việc tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ và gắn kết văn hóa doanh nghiệp. Đây là bệ phóng lý tưởng cho những ứng viên mong muốn phát triển toàn diện trong lĩnh vực Quản trị nguồn nhân lực (HR) và Quản trị hành chính.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Công tác Quản trị Hành chính & Vận hành Văn phòng:
- Quản lý và chịu trách nhiệm toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị, máy móc văn phòng (máy in, máy photocopy, hệ thống mạng, điều hòa, điện nước...) đảm bảo luôn trong trạng thái hoạt động tốt nhất.
- Lập kế hoạch, định mức và thực hiện mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm (trà, cà phê, nước uống, giấy in...), công cụ dụng cụ làm việc cho các phòng ban hàng tháng; kiểm soát chi phí hành chính tối ưu và hiệu quả nhất.
- Tiếp nhận, phân loại, xử lý và lưu trữ các công văn đi, công văn đến, bưu phẩm, thư tín một cách khoa học, bảo mật và nhanh chóng.
- Quản lý và theo dõi việc sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định pháp luật và quy chế nội bộ.
- Phối hợp với bộ phận tạp vụ, bảo vệ để duy trì không gian văn phòng luôn xanh - sạch - đẹp, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ tại nơi làm việc.
- Hỗ trợ công tác hậu cần cho các cuộc họp nội bộ, tiếp đón khách hàng, đối tác quan trọng của công ty (chuẩn bị phòng họp, nước uống, tài liệu...).
- Điều phối và sắp xếp lịch trình sử dụng xe công tác của công ty (nếu có), quản lý việc đặt vé máy bay, phòng khách sạn cho ban giám đốc và nhân viên đi công tác nước ngoài hoặc nội địa.

2. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng & Thu hút Tài năng:
- Hỗ trợ Chuyên viên Tuyển dụng đăng tuyển các vị trí công việc lên các kênh tuyển dụng trực tuyến (VietnamWorks, TopCV, CareerBuilder, mạng xã hội...) và các hội nhóm chuyên ngành.
- Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ ứng viên ban đầu theo tiêu chí đã thống nhất; liên hệ hẹn lịch phỏng vấn và gửi email xác nhận cho ứng viên.
- Chuẩn bị phòng phỏng vấn, đón tiếp ứng viên chu đáo khi đến văn phòng, hỗ trợ ứng viên làm các bài kiểm tra chuyên môn (nếu có).
- Soạn thảo và gửi thư mời nhận việc (Offer Letter), thư cảm ơn đến các ứng viên.
- Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị làm việc (bàn ghế, máy tính, văn phòng phẩm, tài khoản email, phần mềm...) trước khi nhân sự mới nhận việc.
- Tổ chức chương trình hội nhập (Onboarding) cho nhân viên mới, giới thiệu nội quy, quy chế, văn hóa công ty và các phòng ban liên quan.

3. Quản lý Hồ sơ Nhân sự, Hợp đồng & Bảo hiểm:
- Thiết lập, cập nhật định kỳ và quản lý lưu trữ khoa học toàn bộ hồ sơ bản cứng và bản mềm của nhân viên (sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển...).
- Theo dõi thời hạn hợp đồng lao động của nhân viên để kịp thời thực hiện các thủ tục đánh giá tái ký, gia hạn hoặc chấm dứt hợp đồng lao động đúng quy định pháp luật.
- Thực hiện công tác chấm công hàng ngày/hàng tháng, quản lý dữ liệu ra vào (vân tay/khuôn mặt), tổng hợp ngày công, phép năm, tăng ca để chuyển cho bộ phận tính lương (C&B).
- Tiếp nhận thông tin, hoàn thiện hồ sơ và hỗ trợ thực hiện các thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp (báo tăng, báo giảm, giải quyết chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động...) cho người lao động.
- Hỗ trợ đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh cho nhân viên mới.

4. Truyền thông Nội bộ & Gắn kết Văn hóa Doanh nghiệp:
- Lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch chi tiết và trực tiếp tổ chức các sự kiện nội bộ thường niên của công ty như: Sinh nhật tháng của nhân viên, Ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3, Ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10, Trung thu, Noel, Tiệc tất niên (Year End Party), hoạt động Team Building, du lịch hè...
- Soạn thảo và phát hành các thông báo nội bộ, bản tin nội bộ, các bài viết chúc mừng, chia buồn hoặc các thông điệp từ Ban Giám đốc đến toàn thể nhân viên qua email, group nội bộ (Skype, Slack, Zalo, Facebook...).
- Lắng nghe ý kiến đóng góp, tâm tư nguyện vọng của nhân viên; tham mưu cho Trưởng bộ phận các giải pháp cải thiện môi trường làm việc, nâng cao chỉ số hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index).

5. Giải quyết Quan hệ Lao động & Thủ tục Nghỉ việc:
- Hướng dẫn nhân viên thực hiện đúng nội quy lao động, quy chế dân chủ và các quy định hành chính của công ty.
- Tiếp nhận và hỗ trợ giải quyết các khiếu nại, thắc mắc, tranh chấp lao động nhẹ trong phạm vi quyền hạn cho phép dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng Nhân sự.
- Hướng dẫn nhân viên thực hiện các thủ tục bàn giao công việc, tài sản khi nghỉ việc (Offboarding).
- Thực hiện các thủ tục thanh quyết toán nghỉ việc, chốt sổ bảo hiểm xã hội và trả hồ sơ cho người lao động nghỉ việc đúng thời hạn luật định.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR&Admin Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự (HR Director).
- Báo cáo định kỳ (Tuần/Tháng/Quý/Năm) về:
+ Chi phí hành chính phát sinh (văn phòng phẩm, sửa chữa thiết bị, dịch vụ văn phòng...).
+ Báo cáo công tác tuyển dụng (số lượng CV nhận được, số cuộc phỏng vấn, tỷ lệ nhận việc...).
+ Báo cáo biến động nhân sự (tăng, giảm, tỷ lệ nghỉ việc...).
+ Báo cáo công tác chấm công, phép năm và tình hình thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội.
- Hướng dẫn và hỗ trợ công việc cho: Nhân viên thực tập hành chính nhân sự (Interns), các nhân sự mới tiếp cận quy trình hành chính tại công ty.
- Hướng dẫn, giải đáp cho toàn thể cán bộ nhân viên công ty về các chính sách, quy định, nội quy lao động và quy trình hành chính nội bộ.
- Phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác (Kế toán, Kinh doanh, Kỹ thuật...) để truyền đạt các thông báo, quyết định từ Ban Giám đốc và hỗ trợ các công tác hành chính liên quan.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Luật, Hành chính học, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Văn học, Xã hội học hoặc các ngành nghề liên quan khác.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm từ 6 tháng đến 2 năm ở vị trí tương đương (Hành chính nhân sự, Trợ lý nhân sự, Lễ tân kiêm hành chính...).
- Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp hoặc chuẩn bị tốt nghiệp có định hướng rõ ràng, thái độ cầu tiến, ham học hỏi và có tư duy dịch vụ tốt (sẽ được đào tạo bài bản từ đầu).

Kỹ năng chuyên môn:
- Sử dụng thành thạo bộ công cụ tin học văn phòng (MS Office: Word, Excel, PowerPoint). Kỹ năng Excel khá là một lợi thế lớn (biết sử dụng các hàm cơ bản để xử lý dữ liệu chấm công như VLOOKUP, SUMIF, COUNTIF, IF...).
- Có kiến thức cơ bản về Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quan hệ lao động hiện hành.
- Khả năng soạn thảo văn bản hành chính (công văn, tờ trình, thông báo, quy định, quyết định...) đúng quy chuẩn, câu từ rõ ràng, mạch lạc, không sai lỗi chính tả.
- Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin khéo léo, tự tin, có khả năng làm việc với nhiều đối tượng nhân sự khác nhau trong công ty.
- Kỹ năng sắp xếp công việc cá nhân khoa học, quản lý thời gian tốt, biết cách ưu tiên giải quyết các công việc khẩn cấp và quan trọng.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề, linh hoạt và nhạy bén trong việc xử lý các tình huống phát sinh tại văn phòng hàng ngày.
- Biết sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự (Misa, Base, 1Office...) hoặc có tư duy công nghệ tốt là một điểm cộng lớn.
- Khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản (nghe, nói, đọc, viết) để trao đổi công việc hoặc tiếp đón khách nước ngoài (nếu làm việc tại các doanh nghiệp đa quốc gia).

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, chính trực, bảo mật thông tin tuyệt đối (đặc biệt là thông tin nhân sự, mức lương và các chiến lược phát triển của công ty).
- Cẩn thận, tỉ mỉ, có trách nhiệm cao với công việc được giao, luôn kiểm tra kỹ lưỡng các số liệu và văn bản trước khi trình ký.
- Năng động, nhiệt tình, có tinh thần phụng sự và tư duy hướng đến khách hàng nội bộ (Customer Service Mindset).
- Có thái độ tích cực, hòa đồng, thân thiện, dễ gần, có khả năng kết nối mọi người và tạo dựng bầu không khí làm việc vui vẻ, gắn kết.
- Tinh thần kiên trì, chịu được áp lực công việc tốt, sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp khi có yêu cầu đột xuất.

Quyền lợi:
- Mức lương cạnh tranh: Dao động từ 7.000.000đ – 12.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế, bằng cấp và kinh nghiệm làm việc khi phỏng vấn), có xét tăng lương định kỳ 1 - 2 lần/năm dựa trên kết quả đánh giá KPI.
- Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs), thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán), thưởng thành tích cá nhân xuất sắc.
- Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
- Được tham gia chương trình bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe toàn diện) sau khi gắn bó từ 1 năm trở lên.
- Chế độ phúc lợi phong phú, hấp dẫn: Quà sinh nhật, quà cưới, chế độ hiếu hỷ, ốm đau, thai sản, trợ cấp nuôi con nhỏ (đối với nhân viên nữ)...
- Được cấp phát đầy đủ các trang thiết bị làm việc hiện đại: Máy tính xách tay (hoặc máy tính để bàn cấu hình cao), điện thoại bàn, văn phòng phẩm cao cấp và các công cụ hỗ trợ công việc khác.
- Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ hành chính, nghiệp vụ nhân sự (C&B chuyên sâu, kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, kỹ năng giao tiếp nâng cao...) hoàn toàn miễn phí do công ty tài trợ.
- Cơ hội thăng tiến và phát triển nghề nghiệp rõ ràng: Lộ trình phát triển từ Nhân viên Hành chính Nhân sự -> Chuyên viên Nhân sự (HR Specialist) -> Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Team Leader) -> Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR&Admin Manager).
- Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, khuyến khích sự sáng tạo, đổi mới và tôn trọng giá trị cá nhân của từng thành viên.
- Được tham gia các hoạt động tập thể sôi nổi: Du lịch nghỉ mát hàng năm (Company Trip), hoạt động dã ngoại (Team Building), các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga...) và các sự kiện vui chơi giải trí nội bộ hàng tuần/hàng tháng.
- Thời gian làm việc hành chính: Thứ Hai đến Thứ Sáu (từ 08:00 đến 17:30, nghỉ trưa 1.5 tiếng), nghỉ Thứ Bảy và Chủ Nhật (hoặc làm việc sáng Thứ Bảy tùy theo đặc thù sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp cụ thể). Nghỉ các ngày Lễ Tết theo quy định của Nhà nước.

Tags:
Hành chính nhân sự, Nhân viên hành chính, Quản trị nguồn nhân lực, Tuyển dụng, Chấm công, Bảo hiểm xã hội, Văn phòng phẩm, Truyền thông nội bộ, Văn hóa doanh nghiệp, Thư ký văn phòng, Việc làm hành chính văn phòng, HR Admin Officer.

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự, Việc làm hành chính văn phòng nhân sự, Tuyển gấp nhân viên HR Admin, Nhân viên hành chính văn phòng không yêu cầu kinh nghiệm, Việc làm nhân sự tại Hà Nội, Tuyển dụng hành chính nhân sự TP.HCM, Tìm việc làm hành chính văn phòng lương cao, Nhân viên hành chính tổng hợp, Chuyên viên hành chính nhân sự, Việc làm hành chính nhân sự Trung cấp trở lên, HR & Admin Staff.

Share