MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TRƯỜNG HỌC

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TRƯỜNG HỌC

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự Trường học (School HR Specialist) tài năng, tận tụy và giàu kinh nghiệm để gia nhập vào đội ngũ quản lý vận hành của hệ thống giáo dục chúng tôi. Trong môi trường sư phạm, con người là tài sản vô giá và là yếu tố cốt lõi quyết định chất lượng giáo dục. Vì vậy, vai trò của một chuyên gia nhân sự không chỉ đơn thuần là xử lý các thủ tục giấy tờ hành chính, mà còn là cầu nối xây dựng môi trường làm việc hạnh phúc, nhân văn, chuyên nghiệp cho đội ngũ giáo viên (bao gồm cả giáo viên Việt Nam và giáo viên nước ngoài) cùng khối nhân viên văn phòng, nhân viên hỗ trợ.

Vị trí này đòi hỏi sự kết hợp nhuần nhuyễn giữa kiến thức chuyên môn sâu về Luật Lao động, quản trị nguồn nhân lực và sự hiểu biết tường tận về các quy định đặc thù của ngành giáo dục & đào tạo. Người đảm nhận vị trí này sẽ chịu trách nhiệm toàn diện từ khâu thu hút nhân tài, thực hiện các thủ tục pháp lý (đặc biệt là giấy phép lao động cho người nước ngoài), quản lý hồ sơ nhân sự, tính toán chế độ chính sách (C&B), đến việc thúc đẩy văn hóa học đường lành mạnh, tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn học đường và bảo vệ trẻ em.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý công tác Tuyển dụng và Thu hút Nhân tài Giáo dục

* Xây dựng kế hoạch tuyển dụng: Phối hợp với Ban Giám hiệu, Tổ trưởng chuyên môn và các Trưởng bộ phận để xác định nhu cầu nhân sự định kỳ (chuẩn bị cho năm học mới) và phát sinh trong năm học (giáo viên, nhân viên hành chính, giám thị, bảo mẫu, lao công, v.v.).
* Triển khai quy trình tuyển dụng: Soạn thảo bản mô tả công việc (JD) chuyên biệt cho từng vị trí sư phạm và vận hành; đăng tuyển trên các kênh hiệu quả (mạng xã hội, trang tuyển dụng giáo dục, mạng lưới liên kết sư phạm).
* Sàng lọc và Đánh giá: Tiếp nhận hồ sơ, sàng lọc CV, tổ chức thi tuyển (nếu có), lên lịch và tham gia phỏng vấn sơ vấn. Đặc biệt, phối hợp tổ chức các buổi dạy thử (demo teaching) của giáo viên để đánh giá năng lực sư phạm thực tế.
* Xác minh thông tin (Reference Check): Thực hiện quy trình xác minh lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ sư phạm, chứng chỉ hành nghề và lý lịch tư pháp (đặc biệt nghiêm ngặt đối với giáo viên nước ngoài và nhân sự tiếp xúc trực tiếp với học sinh nhằm đảm bảo an toàn học đường).
* Onboarding (Hội nhập): Chuẩn bị thư mời nhận việc (Offer Letter), tổ chức chương trình định hướng, giới thiệu nhân sự mới về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, nội quy lao động và quy tắc ứng xử trong môi trường giáo dục của trường.

2. Quản lý Thủ tục Pháp lý và Nhân sự Nước ngoài (Expats)

* Hợp pháp hóa lãnh sự: Hướng dẫn và hỗ trợ giáo viên nước ngoài thực hiện các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp, chứng chỉ giảng dạy (TEFL, TESOL, CELTA,...), lý lịch tư pháp nước ngoài.
* Giấy phép lao động (Work Permit): Chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ, nộp và theo dõi tiến trình cấp mới, gia hạn Giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo quy định của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
* Thị thực và Thẻ tạm trú (Visa & Temporary Residence Card): Thực hiện các thủ tục xin cấp mới, gia hạn Visa, Thẻ tạm trú cho giáo viên nước ngoài và thân nhân của họ (nếu có).
* Hỗ trợ đời sống (Relocation Support): Hỗ trợ giáo viên nước ngoài thích nghi với môi trường sống tại Việt Nam (tìm nhà, đăng ký tạm trú với công an địa phương, mở tài khoản ngân hàng, v.v.).

3. Quản trị Quan hệ Lao động và Hồ sơ Nhân sự

* Quản lý hợp đồng: Soạn thảo, ký kết, theo dõi và quản lý các loại hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng đào tạo, cam kết bảo mật thông tin theo đúng quy định pháp luật và quy chế của trường.
* Quản lý hồ sơ nhân sự: Xây dựng, cập nhật và lưu trữ khoa học hệ thống hồ sơ nhân sự (cả bản cứng và bản mềm trên phần mềm HRM). Đảm bảo mọi hồ sơ giáo viên luôn đầy đủ bằng cấp, chứng chỉ theo chuẩn quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
* Giải quyết quan hệ lao động: Tiếp nhận, lắng nghe và giải quyết các thắc mắc, khiếu nại, xung đột nội bộ của cán bộ nhân viên, giáo viên trên tinh thần khách quan, xây dựng và tôn sư trọng đạo.
* Xử lý kỷ luật và chấm dứt HĐLĐ: Thực hiện quy trình xử lý kỷ luật lao động, chấm dứt hợp đồng lao động, bàn giao công việc và thanh quyết toán các chế độ liên quan cho nhân sự nghỉ việc theo đúng trình tự pháp luật.

4. Quản lý Chế độ, Chính sách, Lương và Phúc lợi (C&B trong trường học)

* Chấm công và Tính lương: Theo dõi chuyên cần, quản lý dữ liệu chấm công hàng ngày. Đặc biệt là việc theo dõi và tính toán số tiết dạy, giờ dạy trội (overtime/overload của giáo viên), giờ dạy tăng cường, giờ phụ đạo để phối hợp với bộ phận Kế toán tính lương chính xác, kịp thời.
* Bảo hiểm xã hội (BHXH): Thực hiện tăng, giảm, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT, BHTN; giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho người lao động trên hệ thống phần mềm BHXH điện tử.
* Thuế thu nhập cá nhân (PIT): Thu thập mã số thuế cá nhân, đăng ký giảm trừ gia cảnh, phối hợp thực hiện quyết toán thuế TNCN hàng năm cho người lao động (bao gồm cả cách tính thuế phức tạp cho đối tượng người nước ngoài là cá nhân cư trú và không cư trú).
* Chương trình phúc lợi: Triển khai các chế độ phúc lợi riêng của trường học như: chương trình chăm sóc sức khỏe định kỳ, ưu đãi học phí cho con em cán bộ giáo viên, quà tặng các dịp lễ Tết, ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11, Quốc tế Phụ nữ, sinh nhật, hiếu hỉ, v.v.

5. Công tác Đào tạo, Phát triển và Đánh giá Hiệu suất

* Đào tạo nội bộ: Phối hợp với Bộ phận Chuyên môn tổ chức các buổi chuyên đề bồi dưỡng nghiệp vụ sư phạm, tập huấn về chính sách bảo vệ trẻ em (Child Protection Policy), kỹ năng sơ cấp cứu, an toàn phòng cháy chữa cháy trong trường học.
* Đánh giá hiệu suất (Performance Appraisal): Hỗ trợ thiết kế và triển khai quy trình đánh giá hiệu quả công việc định kỳ (cuối học kỳ, cuối năm học) cho giáo viên và nhân viên thông qua các tiêu chí (KPIs) rõ ràng, phù hợp với đặc thù ngành giáo dục (đánh giá từ học sinh, phụ huynh, đồng nghiệp và cấp quản lý).
* Lộ trình thăng tiến: Đóng góp ý kiến xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp cho đội ngũ giáo viên và nhân sự tiềm năng, nhằm giữ chân nhân tài và quy hoạch nguồn nhân lực kế thừa (Tổ trưởng chuyên môn, Hiệu phó, Hiệu trưởng,...).

6. Hành chính Quản trị và Báo cáo Cơ quan Ban ngành

* Báo cáo cơ quan quản lý nhà nước: Soạn thảo, chuẩn bị số liệu và thực hiện các báo cáo định kỳ/đột xuất gửi Sở/Phòng Giáo dục và Đào tạo, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Công an xuất nhập cảnh và các ban ngành liên quan về tình hình nhân sự, biến động lao động nước ngoài.
* Quản lý văn bản hành chính: Soạn thảo các quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, điều động công tác, khen thưởng, kỷ luật, các thông báo, công văn gửi nội bộ hoặc gửi đối tác ngoài liên quan đến công tác nhân sự.
* Tổ chức sự kiện nội bộ: Đồng hành cùng Ban chấp hành Công đoàn tổ chức các sự kiện gắn kết tập thể (Team building, Tất niên, các hoạt động kỷ niệm ngày 20/11, Ngày Quốc tế Thiếu nhi cho con em CBNV,...).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Giám đốc Điều hành/Hiệu trưởng (tùy thuộc vào quy mô cấu trúc của trường).
* Phối hợp chặt chẽ với: Ban Giám hiệu, các Tổ trưởng chuyên môn, Trưởng bộ phận Hành chính - Tài chính, Bộ phận Kế toán.
* Hướng dẫn và Hỗ trợ trực tiếp cho: Toàn bộ đội ngũ giáo viên Việt Nam, giáo viên nước ngoài, nhân viên vận hành trong trường về tất cả các vấn đề liên quan đến chính sách nhân sự, chế độ phúc lợi, quyền lợi và nghĩa vụ lao động.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Bằng cấp: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Luật Kinh tế, Quản lý giáo dục, Ngoại ngữ (Tiếng Anh), Quản trị kinh doanh hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự, ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc trong môi trường giáo dục (Trường quốc tế, trường tư thục chất lượng cao, trung tâm ngoại ngữ quy mô lớn hoặc các tổ chức giáo dục phi lợi nhuận).
* Có kinh nghiệm thực tế và am hiểu sâu sắc quy trình làm Giấy phép lao động (Work Permit), Visa, Thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam.
* Có kinh nghiệm làm việc trực tiếp với các cơ quan chức năng như Sở Lao động - Thương binh & Xã hội, Sở Giáo dục & Đào tạo, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh là một lợi thế lớn.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Am hiểu Pháp luật: Nắm vững Luật Lao động Việt Nam, Luật Thuế TNCN, Luật Bảo hiểm xã hội và các văn bản dưới luật liên quan. Hiểu biết về các quy định của Bộ Giáo dục & Đào tạo đối với tiêu chuẩn định biên, bằng cấp của nhà giáo.
* Khả năng ngoại ngữ: Tiếng Anh lưu loát (tương đương IELTS 6.5 trở lên hoặc TOEIC 800 trở lên), đảm bảo khả năng giao tiếp, viết email, soạn thảo hợp đồng song ngữ và giải quyết các vấn đề nhân sự trực tiếp với giáo viên nước ngoài một cách tự tin, trôi chảy.
* Kỹ năng Tin học văn phòng: Thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel để xử lý dữ liệu chấm công, tính lương phức tạp) và có khả năng sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng (HRM, Base, Misa,...).
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và hòa giải: Khả năng xử lý các tình huống nhạy cảm trong quan hệ lao động, xoa dịu xung đột giữa các cá nhân hoặc giữa giáo viên với chính sách của trường một cách khéo léo, thấu tình đạt lý.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền thông nội bộ: Có khả năng truyền đạt thông tin, chính sách nhân sự một cách rõ ràng, mạch lạc, dễ hiểu đến mọi đối tượng nhân sự trong trường học.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Tận tâm và Đồng cảm (Empathy): Môi trường giáo dục đòi hỏi sự tinh tế, kiên nhẫn và thấu hiểu. Chuyên gia nhân sự trường học cần có sự trân trọng đối với nghề giáo và luôn sẵn sàng hỗ trợ, sẻ chia với những khó khăn của thầy cô giáo.
* Chính trực và Bảo mật thông tin tuyệt đối: Luôn tuân thủ các nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp nhân sự, bảo mật tuyệt đối thông tin về lương, hồ sơ cá nhân và các quyết định chiến lược của Ban Giám hiệu.
* Tỉ mỉ, Cẩn trọng: Công tác hồ sơ học đường đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối để phục vụ công tác thanh kiểm tra của các cơ quan quản lý. Một sai sót nhỏ về hạn visa hay bằng cấp giáo viên đều có thể ảnh hưởng lớn đến uy tín của nhà trường.
* Tinh thần chủ động và Khả năng chịu áp lực cao: Có khả năng đa nhiệm (multitasking), quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành đúng hạn các nhiệm vụ đa dạng vào các giai đoạn cao điểm của năm học (như đầu năm học mới hoặc kỳ quyết toán cuối năm).
* Tư duy mở và Tôn trọng sự đa dạng văn hóa: Sẵn sàng làm việc, học hỏi và thích nghi trong môi trường đa văn hóa, tôn trọng sự khác biệt trong tư duy và lối sống của giáo viên đến từ nhiều quốc gia khác nhau.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương hấp dẫn (dao động từ 15,000,000 VND đến 25,000,000 VND/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm) cùng chính sách thưởng cuối năm học (tháng lương thứ 13, 14 tùy thuộc vào hiệu suất công việc và kết quả tuyển sinh của trường).
* Chính sách ưu đãi học phí đặc biệt: Miễn giảm từ 50% đến 100% học phí cho con em chính thức của cán bộ giáo viên theo học tại hệ thống trường học của tập đoàn.
* Chế độ Bảo hiểm & Sức khỏe: Đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ trên mức lương thực tế ngay sau khi hoàn thành thử việc. Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) khám chữa bệnh tại các bệnh viện quốc tế.
* Nghỉ phép & Nghỉ hè: Bên cạnh 12 ngày phép năm theo luật định, nhân sự khối hành chính trường học được hưởng chế độ nghỉ hè hưởng nguyên lương (từ 1 - 2 tuần tùy theo quy định của trường) và các ngày nghỉ lễ dài ngày theo lịch học sinh.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong khuôn viên trường học hiện đại, xanh - sạch - đẹp, tràn đầy năng lượng tích cực của học sinh và tinh thần nhân văn của môi trường sư phạm. Khách hàng nội bộ là những người có trí thức cao, lịch thiệp.
* Cơ hội phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao chuyên môn nhân sự, kỹ năng quản lý, luật lao động do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy. Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Nhân sự (HR Lead), Phó phòng/Trưởng phòng Nhân sự Hệ thống Giáo dục.

---

Tags:

Tuyển dụng nhân sự trường học, Việc làm HR trường học, Nhân viên hành chính nhân sự, C&B trường học, Quản lý giáo viên nước ngoài, Thủ tục Work Permit trường học, Giấy phép lao động giáo viên nước ngoài, Hành chính nhân sự ngành giáo dục, HR Specialist International School.

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên hành chính nhân sự trường học
* Tuyển dụng nhân sự trường quốc tế
* HR trường học Hà Nội / TP.HCM
* Chuyên viên nhân sự mảng giáo dục
* School HR Officer
* Tuyển dụng nhân sự làm Work Permit cho giáo viên nước ngoài
* Hành chính nhân sự trường tư thục
* School HR Specialist job description

Share