MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN CHUẨN BỊ VÀ ĐIỀU PHỐI PHÒNG HỌP LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Chuẩn bị và Điều phối Phòng họp Nhân sự (HR Meeting Room & Event Coordinator). Trong một tổ chức hiện đại, phòng họp không đơn thuần là một không gian vật lý với bàn và ghế, mà đó chính là "trạm không gian" khởi nguồn cho các quyết định chiến lược, nơi diễn ra các buổi phỏng vấn tuyển dụng định hình tương lai công ty, các chương trình đào tạo nâng cao năng lực đội ngũ, và những cuộc họp giải quyết quan hệ lao động nhạy cảm.

Với vai trò là một mảnh ghép quan trọng trong bộ phận Hành chính - Nhân sự (HR), bạn không chỉ là người sắp xếp phòng họp, mà chính là "Đại sứ trải nghiệm nội bộ". Bạn sẽ chịu trách nhiệm thiết lập một không gian làm việc chuyên nghiệp, tiện nghi, bảo mật và thẩm mỹ cao. Vai trò này đòi hỏi sự kết hợp tinh tế giữa tư duy dịch vụ khách hàng (Hospitality Mindset) của ngành dịch vụ và sự bảo mật, chuẩn chỉ của ngành quản trị nguồn nhân lực. Sự tỉ mỉ của bạn trong việc chuẩn bị từng chiếc micro, trang bị đầy đủ tài liệu, đảm bảo kết nối kỹ thuật thông suốt hay chuẩn bị teabreak chu đáo sẽ góp phần trực tiếp vào việc nâng cao hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) trong mắt ứng viên và gia tăng hiệu suất làm việc của toàn thể cán bộ nhân viên công ty.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Quản lý, điều phối lịch trình và phân bổ tài nguyên phòng họp

* Tiếp nhận, phê duyệt và điều phối các yêu cầu đặt phòng họp thông qua hệ thống phần mềm quản lý nội bộ (Outlook, Google Calendar, hoặc phần mềm ERP chuyên dụng của công ty).
* Tối ưu hóa việc sử dụng không gian phòng họp, đảm bảo các cuộc họp quan trọng của Ban Giám đốc, các buổi phỏng vấn cấp cao, các lớp đào tạo nội bộ được ưu tiên bố trí không gian phù hợp nhất về sức chứa và trang thiết bị.
* Chủ động giải quyết các xung đột về lịch trình phòng họp một cách khéo léo, linh hoạt, đảm bảo không làm gián đoạn các hoạt động vận hành của bộ phận Nhân sự và các phòng ban khác.
* Cập nhật bảng hiển thị thông tin cuộc họp (Meeting Directory) trước cửa mỗi phòng họp hàng ngày, hàng giờ để người tham gia dễ dàng nhận biết.

2. Sắp xếp không gian và chuẩn bị hậu cần kỹ thuật (AV setup)

* Thực hiện việc kiểm tra, cài đặt và vận hành hệ thống thiết bị nghe nhìn (Audio-Visual) trước mỗi cuộc họp ít nhất 15-30 phút, bao gồm: máy chiếu (projector), màn hình tương tác, hệ thống loa, micro không dây, camera hội nghị trực tuyến (Zoom, MS Teams, Webex).
* Hỗ trợ kỹ thuật trực tiếp cho người chủ trì cuộc họp (đặc biệt là các buổi phỏng vấn ứng viên từ xa, các cuộc họp trực tuyến với đối tác nước ngoài) để kết nối thiết bị cá nhân (laptop, tablet) với hệ thống trình chiếu của phòng họp.
* Sắp xếp sơ đồ bàn ghế linh hoạt theo tính chất từng cuộc họp: Sơ đồ chữ U (cho các buổi thảo luận, đào tạo), sơ đồ rạp hát (cho hội thảo nội bộ), sơ đồ đối diện (cho phỏng vấn tuyển dụng hoặc thương lượng lương), sơ đồ phòng họp hội đồng (Boardroom setup cho các cuộc họp Ban Giám đốc).
* Đảm bảo hệ thống điều hòa nhiệt độ, ánh sáng (rèm cửa, đèn chiếu sáng) được điều chỉnh ở mức độ tối ưu nhất trước khi cuộc họp bắt đầu.

3. Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, thẩm mỹ và dịch vụ tiện ích

* Giám sát và phối hợp chặt chẽ với bộ phận tạp vụ để đảm bảo tất cả các phòng họp luôn trong trạng thái sạch sẽ, không có mùi hôi, rác thải được dọn sạch, bàn ghế được lau chùi sạch bụi trước và ngay sau mỗi cuộc họp kết thúc.
* Chuẩn bị nước uống đóng chai, ly thủy tinh, khăn giấy, và bạc hà/kẹo ngậm trên bàn họp theo đúng tiêu chuẩn quy định của công ty.
* Đối với các cuộc họp kéo dài hoặc các buổi đào tạo nội bộ của phòng Nhân sự: Lên kế hoạch, đặt hàng và trực tiếp bày trí tiệc nhẹ giữa giờ (Teabreak/Coffee Break) bao gồm trà, cà phê, bánh ngọt, hoa quả tươi một cách đẹp mắt, chuyên nghiệp.
* Trang trí phòng họp theo các chủ đề sự kiện của công ty hoặc các dịp lễ tết đặc biệt để tạo không khí làm việc hứng khởi và chuyên nghiệp.

4. Quản lý văn phòng phẩm và công cụ dụng cụ hỗ trợ họp

* Kiểm tra và bổ sung đầy đủ các văn phòng phẩm cần thiết trong phòng họp như: bút viết bảng (đảm bảo còn mực), khăn lau bảng, giấy viết, sổ tay ghi chép, kẹp tài liệu, bút dạ quang, thẻ tên.
* Kiểm tra tính sẵn sàng của các trang thiết bị hỗ trợ tư duy như bảng trắng (whiteboard), bảng flipchart.
* Quản lý kho lưu trữ thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ phòng họp; định kỳ kiểm kê số lượng, lập yêu cầu mua sắm bổ sung khi lượng tồn kho chạm mức tối thiểu.

5. Hỗ trợ đặc thù cho các hoạt động của bộ phận Nhân sự (HR Operations)

* Hỗ trợ công tác Tuyển dụng: Sắp xếp phòng phỏng vấn chuyên nghiệp, đón tiếp ứng viên từ sảnh, hướng dẫn ứng viên vào phòng chờ/phòng phỏng vấn, chuẩn bị sẵn bài test tuyển dụng (nếu có), hỗ trợ kết nối camera/micro cho các cuộc phỏng vấn trực tuyến.
* Hỗ trợ công tác Đào tạo (L&D): Hỗ trợ giảng viên nội bộ và bên ngoài chuẩn bị tài liệu đào tạo (in ấn, đóng tập), phân phát tài liệu học tập, chuẩn bị bảng tên học viên, thu thập phiếu đánh giá sau đào tạo (Feedback form).
* Hỗ trợ Sự kiện & Quan hệ Lao động: Hỗ trợ công tác hậu cần cho các cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họp Công đoàn, đối thoại định kỳ giữa Ban Giám đốc và Người lao động, đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối về mặt không gian và thông tin nghe nhìn.

6. Bảo trì thiết bị, quản lý rủi ro và cải tiến quy trình

* Thực hiện kiểm tra định kỳ hàng tuần/hàng tháng tình trạng hoạt động của tất cả các thiết bị trong phòng họp (ghế xoay, bản lề cửa, hệ thống điện, cổng kết nối HDMI/Type-C, thiết bị phát Wifi nội bộ).
* Phối hợp với bộ phận IT (Công nghệ thông tin) và bộ phận Quản lý tòa nhà (Facilities) để bảo trì định kỳ hoặc sửa chữa khẩn cấp các sự cố kỹ thuật phát sinh.
* Ghi chép nhật ký sử dụng phòng họp, nhật ký hư hỏng thiết bị để theo dõi hiệu suất và tuổi thọ tài sản.
* Chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến không gian họp (như lắp đặt tấm tiêu âm chống ồn, thay thế thiết bị kết nối không dây hiện đại hơn, tối ưu hóa quy trình đặt phòng họp trực tuyến) nhằm nâng cao trải nghiệm của người sử dụng.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

1. Tuyến báo cáo trực tiếp

* Vị trí này báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Hành chính (Administration Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Phối hợp chặt chẽ với: Bộ phận Tuyển dụng (Recruitment Team), Bộ phận Đào tạo & Phát triển (L&D Team), Bộ phận Công nghệ thông tin (IT Helpdesk), Bộ phận Vệ sinh/Tạp vụ và Đội ngũ Lễ tân tòa nhà.

2. Chế độ báo cáo và KPIs đánh giá hiệu quả công việc

* Báo cáo định kỳ:
* Báo cáo tuần: Thống kê tần suất sử dụng các phòng họp, danh sách các sự cố kỹ thuật phát sinh và tình trạng xử lý.
* Báo cáo tháng: Kiểm kê tài sản, văn phòng phẩm phòng họp; đề xuất mua sắm, sửa chữa trang thiết bị cho tháng tiếp theo; tổng hợp phản hồi từ người sử dụng phòng họp.
* Báo cáo sự vụ: Báo cáo ngay lập tức cho Quản lý trực tiếp khi xảy ra các sự cố kỹ thuật nghiêm trọng làm gián đoạn các cuộc họp của Ban Giám đốc hoặc các buổi phỏng vấn quan trọng.
* Các chỉ số đánh giá hiệu quả công việc chính (KPIs):
* Tỷ lệ sẵn sàng của phòng họp (Room Readiness Rate): Đảm bảo 100% phòng họp được chuẩn bị hoàn hảo trước giờ họp ít nhất 15 phút.
* Chỉ số hài lòng của khách hàng nội bộ (CSAT): Đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên, ứng viên và Ban Giám đốc về không gian, trang thiết bị và thái độ phục vụ trong các cuộc họp (mục tiêu đạt trên 95%).
* Tỷ lệ xử lý sự cố kỹ thuật (Technical Issue Resolution Time): Thời gian khắc phục các sự cố kỹ thuật phát sinh trong cuộc họp (mục tiêu xử lý dưới 5 phút đối với sự cố cơ bản).
* Tỷ lệ thất thoát/hư hỏng tài sản: Đảm bảo quản lý tốt công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, hạn chế tối đa việc thất thoát tài sản phòng họp.

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị văn phòng, Quản trị Nhân lực, Quản trị Nhà hàng - Khách sạn, Ngoại ngữ, Du lịch, Hành chính công hoặc các chuyên ngành liên quan có tính chất dịch vụ tương tự.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 1 năm kinh nghiệm trở lên ở các vị trí Lễ tân văn phòng, Nhân viên hành chính, Nhân viên điều phối sự kiện, Nhân viên Chăm sóc khách hàng (Customer Service) hoặc các vị trí dịch vụ khách hàng trong lĩnh vực Nhà hàng/Khách sạn (F&B, Banqueting, Reception).
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có tinh thần học hỏi cao, năng động, có kinh nghiệm làm lớp trưởng, bí thư hoặc tham gia ban tổ chức các sự kiện lớn ở trường Đại học/Cao đẳng.

---

Kỹ năng chuyên môn

```
+-------------------------------------------------------------------------+
| KHUNG NĂNG LỰC CHUYÊN MÔN |
+------------------------------------+------------------------------------+
| KỸ NĂNG CÔNG NGHỆ & AV | KỸ NĂNG TỔ CHỨC & HẬU CẦN |
| - Thành thạo thiết bị nghe nhìn | - Lập kế hoạch khoa học |
| - Sử dụng tốt Zoom, Teams, Meet | - Bố trí không gian thẩm mỹ |
| - Tin học văn phòng (Word, Excel) | - Quản lý kho văn phòng phẩm |
+------------------------------------+------------------------------------+
| KỸ NĂNG GIAO TIẾP | KỸ NĂNG XỬ LÝ TÌNH HUỐNG |
| - Giao tiếp khéo léo, lịch thiệp | - Linh hoạt xử lý sự cố phát sinh |
| - Điều phối xung đột lịch họp | - Giữ bình tĩnh dưới áp lực cao |
| - Tiếng Anh giao tiếp cơ bản | - Khả năng ứng biến nhanh |
+------------------------------------+------------------------------------+
```

* Làm chủ thiết bị văn phòng và công nghệ nghe nhìn (AV Tech-savviness):
* Hiểu và vận hành thành thạo các chuẩn kết nối thông dụng (HDMI, VGA, Type-C, DisplayPort). Có khả năng tự cấu hình kết nối không dây (AirPlay, Smart View, Chromecast).
* Thành thạo các phần mềm họp trực tuyến phổ biến: Zoom Meeting, Microsoft Teams, Google Meet, Skype for Business. Biết cách thiết lập phòng họp ảo, quản lý quyền host, ghi hình cuộc họp (Record) và chia sẻ màn hình mượt mà.
* Sử dụng tốt các thiết bị văn phòng cơ bản khác như máy in, máy photo, máy scan, máy hủy tài liệu để hỗ trợ in ấn tài liệu họp khi có yêu cầu đột xuất.
* Kỹ năng sắp xếp, quản lý thời gian và tổ chức công việc (Organization & Time Management):
* Khả năng làm việc khoa học, biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng (Ma trận Eisenhower).
* Kỹ năng quản lý đa nhiệm (Multi-tasking) cực tốt: Có thể vừa điều phối lịch họp phát sinh, vừa chuẩn bị teabreak cho phòng bên cạnh, đồng thời hướng dẫn kỹ thuật cho phòng họp trực tuyến mà không bị rối loạn.
* Kỹ năng bày trí không gian và thẩm mỹ (Spatial Design & Aesthetic):
* Có tư duy nhạy bén về mặt không gian, biết cách sắp xếp bàn ghế sao cho tối ưu hóa diện tích sử dụng và tạo cảm giác thoải mái nhất cho người tham gia họp.
* Có mắt thẩm mỹ trong việc trang trí hoa tươi, bày trí đĩa quả, bánh ngọt teabreak một cách bắt mắt, sang trọng, thể hiện sự hiếu khách và chuyên nghiệp của công ty.
* Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống phát sinh (Communication & Problem Solving):
* Giao tiếp tự tin, giọng nói rõ ràng, dễ nghe, sử dụng ngôn từ lịch thiệp, nhã nhặn với cả nhân viên nội bộ lẫn ứng viên và đối tác bên ngoài.
* Kỹ năng xử lý tình huống nhạy bén: Khi máy chiếu đột ngột hỏng, Wifi mất kết nối hay khách mời đến muộn, phải giữ được sự bình tĩnh, nhanh chóng tìm phương án thay thế tạm thời (ví dụ: chuyển sang phòng họp dự phòng, sử dụng thiết bị phát mạng di động 4G/5G, chuẩn bị tivi di động để trình chiếu thay thế) và báo cáo quản lý để xử lý triệt để.
* Tiếng Anh giao tiếp cơ bản (đọc hiểu được giao diện thiết bị công nghệ, phần mềm, viết email trao đổi công việc cơ bản, đón tiếp và hướng dẫn đối tác/ứng viên người nước ngoài vào phòng họp).

---

Phẩm chất cá nhân

* Tư duy dịch vụ khách hàng vượt trội (Customer-First Mindset): Luôn coi mỗi nhân viên trong công ty, mỗi ứng viên đến phỏng vấn là một "khách hàng" để phục vụ với thái độ nhiệt tình, niềm nở, chu đáo và tôn trọng nhất. Luôn chủ động đón đầu nhu cầu của khách hàng (ví dụ: thấy cuộc họp kéo dài chủ động bổ sung nước ấm hoặc trà gừng, ứng viên căng thẳng chủ động mời nước và trò chuyện động viên ngắn).
* Cực kỳ tỉ mỉ, chi tiết và chu đáo (High Attention to Detail): Không bỏ qua bất kỳ chi tiết nhỏ nào trong phòng họp (một chiếc lá héo trên bình hoa, một vết bẩn trên mặt bàn kính, một chiếc ghế bị lệch, chiếc bảng chưa lau sạch vết mực cũ, hay đầu sạc pin của chuột không dây bị lỏng...). Sự tỉ mỉ của bạn chính là yếu tố tạo nên sự hoàn hảo cho không gian họp.
* Đáng tin cậy và có đạo đức nghề nghiệp cao - Bảo mật thông tin (Confidentiality & Integrity): Đây là phẩm chất tối quan trọng khi làm việc trong lĩnh vực Nhân sự. Phòng họp là nơi thường xuyên diễn ra các cuộc trao đổi về kế hoạch cắt giảm nhân sự, điều chỉnh lương, xử lý kỷ luật lao động, hoặc chiến lược kinh doanh bảo mật. Bạn tuyệt đối không được nghe lén, phát tán hay bàn tán về bất kỳ thông tin nào nghe được hoặc vô tình đọc được trên giấy tờ, bảng viết trong phòng họp. Sau mỗi cuộc họp nhạy cảm, phải thực hiện việc xóa sạch bảng viết ngay lập tức và thu gom tài liệu thừa đưa vào máy hủy tài liệu.
* Đúng giờ tuyệt đối (Punctuality): Có tính kỷ luật cao về mặt thời gian. Luôn đi làm đúng giờ và có mặt để chuẩn bị phòng họp trước giờ quy định. Một phút chậm trễ của bạn có thể làm ảnh hưởng đến thời gian của cả một hội đồng phỏng vấn hoặc làm mất thời gian quý báu của Ban Giám đốc.
* Ngoại hình sáng, chỉnh chu, chuyên nghiệp: Tác phong làm việc nhanh nhẹn, trang phục công sở gọn gàng, lịch sự theo đúng quy định của công ty, giữ thái độ tự tin, tác phong chuyên nghiệp trong mọi hoàn cảnh giao tiếp.

---

Quyền lợi

* Mức lương hấp dẫn và cạnh tranh: Lương cứng hàng tháng dao động từ 8,000,000 VND đến 12,000,000 VND (tùy theo năng lực thực tế và kinh nghiệm làm việc khi phỏng vấn), kèm theo các khoản phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, phụ cấp điện thoại.
* Chính sách thưởng đa dạng: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/hàng quý, thưởng lương tháng 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán), thưởng thâm niên, thưởng sáng kiến cải tiến quy trình công việc xuất sắc.
* Chế độ bảo hiểm và phúc lợi đầy đủ:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức theo quy định của Luật Lao động hiện hành.
* Được mua gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe nội trú, ngoại trú tại các bệnh viện tư nhân quốc tế) sau 1 năm cống hiến.
* Được khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các trung tâm y tế uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Làm việc trong văn phòng hạng A hiện đại, sang trọng, đầy đủ tiện nghi, môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo cá nhân.
* Văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến trải nghiệm nhân viên và sự gắn kết nội bộ thông qua các hoạt động Team building, dã ngoại, sinh nhật tháng, ngày hội gia đình (Family Day), tiệc tất niên (Year End Party).
* Cơ hội học tập và phát triển nghề nghiệp rộng mở (Career Path):
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và khóa đào tạo chuyên sâu do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy về: Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp, Kỹ năng tổ chức sự kiện, Kỹ năng quản trị thời gian, Khóa học sơ cấp về Quản trị nhân sự.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng, minh bạch. Sau 1.5 - 2 năm hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, bạn có cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn như:
* *Chuyên viên Hành chính Nhân sự (HR Admin Officer)*
* *Trưởng nhóm Điều phối Dịch vụ Văn phòng (Office Services Team Leader)*
* *Chuyên viên Trải nghiệm Nhân viên (Employee Experience Specialist)*
* *Trưởng phòng Hành chính (Administration Manager)*
* Thời gian làm việc hành chính lành mạnh: Làm việc từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (8:00 AM - 5:00 PM), nghỉ Thứ Bảy và Chủ Nhật, giúp bạn có thời gian cân bằng hoàn hảo giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Hưởng 12 ngày phép năm có hưởng lương (tăng dần theo thâm niên làm việc).

---

Tags

`#HanhChinhNhanSu` `#NhanVienPhongHop` `#DieuPhoiSuKien` `#HospitalityInHR` `#AdminOffice` `#TuyenDung` `#InternalService` `#EmployerBranding`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên chuẩn bị phòng họp, Nhân viên điều phối phòng họp nhân sự, Việc làm hành chính nhân sự tốt nghiệp trung cấp, Nhân viên hỗ trợ hành chính phòng họp, Chuyên viên điều phối sự kiện và phòng họp nội bộ, Nhân viên chuẩn bị phòng phỏng vấn, Tìm việc làm lễ tân hành chính nhân sự, Nhân viên hậu cần phòng họp HR, Quản lý tài sản phòng họp văn phòng công ty.

Share