MÔ TẢ CÔNG VIỆC: TRỢ LÝ CÁ NHÂN LĨNH VỰC NHÂN SỰ (PERSONAL ASSISTANT TO HR DIRECTOR)

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Trợ lý cá nhân lĩnh vực Nhân sự (HR Personal Assistant - HR PA). Đây không đơn thuần là một vị trí hỗ trợ hành chính thông thường, mà là một cộng sự đắc lực, cánh tay phải của Giám đốc Nhân sự (HR Director) / Trưởng bộ phận Nhân sự trong việc quản lý, vận hành và tối ưu hóa các hoạt động quản trị nguồn nhân lực của tổng công ty.

Với đặc thù của ngành nhân sự đòi hỏi sự nhạy bén, bảo mật và kết nối cao, vai trò HR PA được thiết kế dành cho một cá nhân năng động, có tư duy logic tốt và đam mê sâu sắc với định hướng phát triển trong ngành Quản trị Nhân sự. Bạn sẽ là cầu nối thông tin quan trọng giữa Ban Giám đốc Nhân sự với các phòng ban chuyên môn (Tuyển dụng, Đào tạo, C&B, Truyền thông nội bộ) và toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty. Vai trò này mang lại cho bạn cơ hội tiếp cận bức tranh toàn cảnh về chiến lược nhân sự của một doanh nghiệp quy mô, từ đó tích lũy kinh nghiệm thực chiến tốc độ cao để thăng tiến lên các vị trí quản lý nhân sự trong tương lai.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Trợ lý hành chính và Quản lý lịch trình chuyên sâu cho Trưởng bộ phận

* Quản lý và tối ưu hóa lịch trình: Tiếp nhận thông tin, sắp xếp và điều phối lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng của Trưởng bộ phận Nhân sự một cách khoa học, đảm bảo không bị chồng chéo và ưu tiên các đầu việc chiến lược.
* Chuẩn bị tài liệu cuộc họp: Thu thập dữ liệu từ các bộ phận, soạn thảo chương trình họp (agenda), chuẩn bị tài liệu thuyết trình (Slides/PowerPoint), báo cáo số liệu trước các buổi họp quan trọng của Ban Nhân sự hoặc các cuộc họp liên phòng ban.
* Ghi chép và theo dõi biên bản họp: Trực tiếp tham gia các cuộc họp, ghi chép biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) chi tiết, chính xác. Tổng hợp các kết luận, phân bổ đầu việc và theo dõi sát sao tiến độ thực hiện cam kết của các thành viên liên quan sau cuộc họp để báo cáo lại cho Trưởng bộ phận.
* Hỗ trợ công tác: Thực hiện toàn bộ các thủ tục hậu cần cho các chuyến công tác của Trưởng bộ phận bao gồm: đặt vé máy bay, phòng khách sạn, tạm ứng và thanh quyết toán chi phí công tác theo đúng quy trình tài chính của công ty.

2. Phối hợp điều phối hoạt động Tuyển dụng và Thu hút tài năng

* Sàng lọc và quản lý hồ sơ: Hỗ trợ Trưởng bộ phận trong việc lọc hồ sơ ứng viên (đặc biệt là các vị trí nhân sự cấp cao hoặc nhân sự cốt cán do Trưởng bộ phận trực tiếp phụ trách). Sắp xếp và lưu trữ dữ liệu ứng viên tiềm năng vào hệ thống ATS (Applicant Tracking System).
* Điều phối quy trình phỏng vấn: Liên hệ với ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn giữa ứng viên và Trưởng bộ phận Nhân sự hoặc Ban Giám đốc. Chuẩn bị phòng họp, gửi thư xác nhận phỏng vấn và phản hồi kết quả cho ứng viên một cách chuyên nghiệp.
* Hỗ trợ hội nhập (Onboarding): Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng để chuẩn bị các điều kiện cần thiết đón tiếp nhân sự mới (đặc biệt là nhân sự thuộc khối văn phòng và cấp quản lý). Chuẩn bị tài liệu định hướng, phối hợp giới thiệu văn hóa doanh nghiệp và quy chế hoạt động trong ngày đầu nhận việc.

3. Hỗ trợ công tác Đào tạo, Phát triển (L&D) và Truyền thông nội bộ

* Điều phối khóa học: Hỗ trợ công tác hậu cần cho các chương trình đào tạo nội bộ và đào tạo thuê ngoài bao gồm: chuẩn bị phòng học, trang thiết bị, văn phòng phẩm, in ấn tài liệu huấn luyện, điểm danh và thu thập khảo sát đánh giá sau đào tạo.
* Quản lý cơ sở dữ liệu đào tạo: Cập nhật thông tin học tập, chứng chỉ và lịch sử đào tạo của cán bộ nhân viên lên hệ thống quản lý học tập (LMS).
* Truyền thông nội bộ: Tham gia cùng đội ngũ xây dựng ý tưởng, biên soạn nội dung bản tin nhân sự, các thông báo nội bộ, thông điệp từ Ban Giám đốc gửi tới nhân viên nhằm thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp và tăng cường sự gắn kết.

4. Vận hành hành chính nhân sự và Quản trị dữ liệu

* Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ, sắp xếp khoa học toàn bộ hồ sơ nhân sự bản cứng và bản mềm (hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, tăng lương, kỷ luật, hồ sơ bảo hiểm...) đảm bảo tính chính xác, dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
* Bảo mật thông tin tối mật: Đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối đối với các thông tin liên quan đến lương, thưởng, chế độ chính sách, đánh giá hiệu suất (KPIs), quy hoạch nhân sự cấp cao và các quyết định chiến lược của Ban Giám đốc Nhân sự.
* Soạn thảo văn bản hành chính: Thực hiện soạn thảo các quyết định ban hành, quy chế, quy trình, thông báo chính thức của Ban Nhân sự dưới sự hướng dẫn trực tiếp từ Trưởng bộ phận, đảm bảo đúng quy chuẩn thể thức văn bản hành chính và pháp luật lao động hiện hành.

5. Đầu mối kết nối và Giải quyết các vấn đề phát sinh

* Cầu nối thông tin: Tiếp nhận các phản hồi, kiến nghị hoặc thắc mắc từ phía nhân viên về các chế độ chính sách, môi trường làm việc, sau đó phân loại và chuyển thông tin đến đúng đầu mối giải quyết thuộc Ban Nhân sự, hoặc báo cáo lên Trưởng bộ phận để xin ý kiến chỉ đạo.
* Điều phối sự kiện: Đồng hành cùng công đoàn và bộ phận nhân sự tổ chức các sự kiện quy mô toàn công ty như: Teambuilding, Year End Party, các ngày lễ kỷ niệm (8/3, 20/10, Trung thu, sinh nhật công ty...).

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo công việc trực tiếp hàng ngày và định kỳ cho Giám đốc Nhân sự (HR Director) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Cơ chế làm việc: Nhận chỉ đạo trực tiếp từ Trưởng bộ phận về các nhiệm vụ chiến lược; chủ động phối hợp ngang hàng với các Trưởng nhóm chuyên môn trong Ban Nhân sự (Trưởng nhóm Tuyển dụng, Trưởng nhóm C&B, Trưởng nhóm Đào tạo) để thu thập dữ liệu và triển khai công việc.
* Hướng dẫn và Giám sát: Trong một số dự án nhân sự cụ thể hoặc các sự kiện nội bộ, HR PA có quyền thay mặt Trưởng bộ phận để đôn đốc, giám sát tiến độ thực hiện công việc của các thành viên trong dự án. Đồng thời, có thể hướng dẫn, phân công công việc cho các thực tập sinh nhân sự (HR Interns) hoặc nhân viên hành chính mới khi được ủy quyền.

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị Nguồn nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Luật, Ngôn ngữ Anh, Hành chính học hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Trợ lý, Thư ký, Admin phòng Nhân sự, Chăm sóc khách hàng cấp cao hoặc các vị trí tương đương có liên quan đến điều phối và quản trị hành chính.
* Chấp nhận ứng viên có trình độ Trung cấp/Cao đẳng nhưng có năng lực thực hành xuất sắc, thái độ cầu tiến và tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ tốt.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Sử dụng thành thạo bộ công cụ MS Office (Word: soạn thảo văn bản quy chuẩn; Excel: sử dụng tốt các hàm thống kê, vlookup, pivot table để phân tích số liệu nhân sự; PowerPoint: thiết kế slide báo cáo chuyên nghiệp, logic trực quan). Khuyến khích ứng viên biết sử dụng các công cụ làm việc cộng tác như Google Workspace, Trello, Asana, Notion.
* Kỹ năng Giao tiếp và Thuyết phục: Có khả năng truyền đạt thông tin gãy gọn, rõ ràng, lịch thiệp qua cả hai kênh trực tiếp và văn bản. Kỹ năng lắng nghe tích cực để thấu hiểu nhu cầu của nhân viên và truyền tải chính xác thông điệp từ Ban Giám đốc.
* Kỹ năng Tổ chức và Quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc đa nhiệm (multi-tasking) cực kỳ tốt, không để sót việc, biết cách phân bổ thời gian hợp lý dưới áp lực công việc lớn và tiến độ gấp (deadline).
* Kỹ năng Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (đọc hiểu tài liệu chuyên ngành nhân sự, soạn thảo email và trao đổi cơ bản với các đối tác nước ngoài hoặc ứng viên nước ngoài là một lợi thế lớn).
* Kỹ năng Giải quyết vấn đề: Nhạy bén trong việc phát hiện các xung đột nội bộ nhỏ hoặc các điểm nghẽn trong quy trình hành chính, chủ động đề xuất giải pháp xử lý linh hoạt cho Trưởng bộ phận.

Phẩm chất cá nhân:

* Tính Bảo mật (Confidentiality) tuyệt đối: Đây là phẩm chất quan trọng số một. Tuyệt đối không được tiết lộ bất kỳ thông tin nhân sự, lương thưởng, kế hoạch nhân sự hay thông tin cá nhân của người lao động ra bên ngoài hoặc cho những người không có thẩm quyền.
* Tỉ mỉ, Cẩn trọng và Chu đáo: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng thông tin, số liệu trước khi trình ký hoặc gửi đi. Chăm chút cho từng chi tiết nhỏ từ định dạng văn bản đến chuẩn bị hậu cần cuộc họp.
* Tác phong chuyên nghiệp và Chính trực: Luôn đúng giờ, trang phục lịch sự, hành xử chuẩn mực, công bằng, khách quan trong mọi tình huống giao tiếp với nhân viên.
* Trí tuệ cảm xúc (EQ) cao và Khả năng thích ứng nhanh: Thấu hiểu tâm lý con người, kiên nhẫn, điềm tĩnh khi đối mặt với áp lực hoặc các tình huống khiếu nại của nhân viên. Sẵn sàng thay đổi, học hỏi nhanh chóng để thích nghi với các công nghệ quản trị nhân sự mới và môi trường kinh doanh biến động.
* Tinh thần dịch vụ (Service Mindset): Luôn coi nhân viên trong công ty là khách hàng nội bộ cần được phục vụ tận tâm, chu đáo và thân thiện.

---

Quyền lợi

* Mức thu nhập hấp dẫn và cạnh tranh: Lương cứng tương xứng với năng lực (trao đổi trực tiếp khi phỏng vấn) + Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại + Thưởng hiệu suất công việc (KPIs) hàng tháng/quý.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) đầy đủ theo quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói chăm sóc sức khỏe nâng cao: Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín; gói bảo hiểm sức khỏe cá nhân (tùy thuộc vào thâm niên đóng góp).
* Môi trường làm việc lý tưởng: Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và tôn trọng giá trị cá nhân. Đồng nghiệp thân thiện, gắn kết, sếp tâm lý và có tầm nhìn.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp vượt trội:
* Được kèm cặp, dẫn dắt (mentoring) trực tiếp bởi Giám đốc Nhân sự giàu kinh nghiệm.
* Được tài trợ tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Nhân sự (C&B chuyên sâu, Luật lao động ứng dụng, HR Business Partner, Kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng...).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự, Chuyên viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist), Chuyên viên Đối tác Nhân sự (HRBP) hoặc Trưởng phòng Nhân sự trong vòng 2 - 3 năm dựa trên hiệu suất công việc.
* Hoạt động tập thể phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm của công ty, các câu lạc bộ thể thao, sự kiện nội bộ sôi động hàng tháng.
* Chính sách phúc lợi khác: Thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm; quà tặng ngày sinh nhật, hiếu hỉ, thai sản; lương tháng thứ 13 + thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm của doanh nghiệp.

---

Tags

`#TrợLýNhânSự` `#HànhChínhNhânSự` `#HRPA` `#TrợLýCáNhân` `#HRAdmin` `#TuyểnDụng` `#QuảnTrịNhânSự` `#PhátTriểnSựNghiệp`

---

Từ khoá tìm kiếm

Tuyển dụng trợ lý nhân sự, Trợ lý cá nhân Giám đốc nhân sự, HR Personal Assistant tuyển dụng, Việc làm trợ lý hành chính nhân sự, HR Executive Assistant, Thư ký phòng nhân sự, Chuyên viên hỗ trợ nhân sự, Tuyển dụng HR Assistant, Việc làm nhân sự tại TP.HCM/Hà Nội, Trợ lý nhân sự tốt nghiệp trung cấp, HR Admin Assistant.

Share