MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN KIỂM KÊ TÀI SẢN LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên kiểm kê tài sản lĩnh vực nhân sự (HR Asset Inventory Officer) có năng lực, tỉ mỉ và trách nhiệm cao để gia nhập vào đội ngũ Vận hành Nhân sự (HR Operations) của chúng tôi.

Trong một tổ chức hiện đại và không ngừng phát triển, việc quản lý và tối ưu hóa nguồn lực vật chất cấp phát cho người lao động đóng vai trò sống còn trong việc đảm bảo hiệu suất làm việc và trải nghiệm nhân viên (Employee Experience). Vị trí này không đơn thuần là một công việc thủ kho hay quản lý tài sản thông thường, mà là cầu nối chiến lược giữa Bộ phận Nhân sự, Bộ phận Công nghệ Thông tin (IT), Bộ phận Hành chính (Admin) và Bộ phận Kế toán.

Vai trò của bạn là người bảo hộ, kiểm soát và tối ưu hóa vòng đời của toàn bộ tài sản, công cụ dụng cụ (CCDC), thiết bị làm việc, đồng phục và phúc lợi vật chất mà công ty cung cấp cho cán bộ nhân viên (CBNV). Từ thời điểm một nhân viên mới bước chân vào công ty (Onboarding) cho đến khi họ rời đi (Offboarding), bạn sẽ là người đảm bảo mọi trang thiết bị được cấp phát đúng tiến độ, đúng đối tượng, được bảo trì định kỳ, kiểm kê chuẩn xác và thanh lý đúng quy trình pháp lý. Sự hiện diện của bạn giúp doanh nghiệp giảm thiểu thất thoát tài sản, tối ưu hóa chi phí vận hành hành chính và nâng cao tính chuyên nghiệp trong mọi điểm chạm của hành trình trải nghiệm nhân viên.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý vòng đời tài sản và Công cụ dụng cụ (CCDC) cấp phát cho nhân sự

* Tiếp nhận và Phân loại: Thực hiện tiếp nhận, phân loại, dán nhãn định danh (Barcode, QR Code, RFID) cho tất cả các tài sản, thiết bị làm việc thuộc phạm vi quản lý của Khối Nhân sự (bao gồm nhưng không giới hạn: máy tính xách tay, màn hình, bàn phím, chuột, tai nghe, bàn ghế làm việc, tủ tài liệu cá nhân, điện thoại công vụ, thẻ xe, thẻ nhân viên, đồng phục, thiết bị bảo hộ lao động).
* Cập nhật cơ sở dữ liệu: Khởi tạo và duy trì một cơ sở dữ liệu số hóa chính xác tuyệt đối trên phần mềm quản lý tài sản (ERP, phần mềm HRMS chuyên dụng hoặc hệ thống Excel nâng cao). Mỗi tài sản phải được ghi nhận đầy đủ thông tin: Mã tài sản, Tên tài sản, Model, Số Serial, Tình trạng (Mới/Đang sử dụng/Hỏng/Chờ thanh lý), Người đang sử dụng, Mã bộ phận, Ngày cấp phát, và Lịch sử sửa chữa.
* Điều phối cấp phát: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng và Trưởng bộ phận chuyên môn để chuẩn bị sẵn sàng thiết bị làm việc cho nhân viên mới trước ngày nhận việc ít nhất 48 giờ. Tổ chức thực hiện ký kết Biên bản bàn giao tài sản rõ ràng, hợp pháp (bằng văn bản giấy hoặc chữ ký số).
* Thu hồi và Xử lý bàn giao: Thực hiện quy trình thu hồi tài sản nghiêm ngặt khi nhân viên nghỉ việc, chuyển công tác hoặc thay đổi vị trí làm việc. Đánh giá sơ bộ tình trạng vật lý và kỹ thuật của thiết bị khi thu hồi. Phối hợp với bộ phận IT để xóa dữ liệu, bảo mật thông tin doanh nghiệp trên các thiết bị công nghệ trước khi nhập kho.

2. Tổ chức thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất

* Xây dựng kế hoạch kiểm kê: Lập kế hoạch, thiết lập quy trình và biểu mẫu kiểm kê tài sản nhân sự theo định kỳ (Hàng tháng, Hàng quý, Hàng năm) hoặc kiểm kê đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc hoặc Cơ quan Kiểm toán.
* Thực thi kiểm kê thực tế: Trực tiếp đi hiện trường, phối hợp cùng đại diện các phòng ban để thực hiện đối soát số liệu giữa sổ sách/phần mềm và thực tế vật lý tại tất cả các văn phòng, chi nhánh, cửa hàng hoặc nhà xưởng của công ty.
* Xử lý chênh lệch kiểm kê: Xác định nguyên nhân của các khoản chênh lệch (thừa, thiếu, hỏng hóc, thất thoát). Lập biên bản giải trình chi tiết và đề xuất phương án xử lý (yêu cầu bồi thường theo nội quy lao động, khấu trừ lương, hoặc thực hiện thủ tục báo hỏng, ghi giảm tài sản) trình Trưởng bộ phận Nhân sự và Ban Giám đốc phê duyệt.

3. Giám sát kho lưu trữ, Bảo trì và Bảo dưỡng tài sản

* Quản lý kho vật lý: Tổ chức sắp xếp, lưu kho các tài sản chưa cấp phát một cách khoa học, ngăn nắp, dễ tìm, dễ lấy theo nguyên tắc FIFO (Nhập trước - Xuất trước) đối với các mặt hàng có hạn dùng (ví dụ: văn phòng phẩm, đồng phục, quà tặng sự kiện). Đảm bảo kho lưu trữ luôn đáp ứng tiêu chuẩn an toàn phòng cháy chữa cháy (PCCC), khô ráo, không bị mối mọt hay ẩm ướt.
* Lên lịch bảo trì: Chủ động phối hợp với Bộ phận kỹ thuật/IT hoặc các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài để lên lịch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ cho các thiết bị văn phòng (vệ sinh máy tính, bảo dưỡng điều hòa, thay thế linh kiện ghế văn phòng, v.v.) nhằm kéo dài tuổi thọ sử dụng của tài sản.
* Xử lý sự cố và Sửa chữa: Tiếp nhận các yêu cầu báo hỏng, đề xuất sửa chữa tài sản từ nhân viên. Đánh giá tính khả thi giữa việc sửa chữa và thay mới để đưa ra đề xuất tối ưu nhất về mặt chi phí cho công ty.

4. Thanh lý và Điều chuyển tài sản

* Thẩm định hao mòn: Đánh giá mức độ hao mòn vật lý và vô hình của tài sản sau một thời gian sử dụng. Xác định danh mục các tài sản đã hết khấu hao, hư hỏng không thể sửa chữa hoặc lỗi thời về mặt công nghệ để lập hồ sơ đề nghị thanh lý.
* Thực hiện quy trình thanh lý: Tổ chức quy trình thanh lý tài sản (bán thanh lý nội bộ cho nhân viên, bán phế liệu, tiêu hủy an toàn môi trường) theo đúng quy định của pháp luật và chính sách tài chính của công ty. Đảm bảo toàn bộ quy trình có biên bản, hóa đơn chứng từ đầy đủ.
* Quản lý điều chuyển: Thực hiện các thủ tục điều chuyển tài sản giữa các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc giữa các phòng ban trong nội bộ công ty, đảm bảo cập nhật kịp thời sự thay đổi về trung tâm chi phí (Cost Center).

5. Xây dựng quy trình, chính sách và Báo cáo quản trị

* Chuẩn hóa quy trình: Tham gia soạn thảo, cập nhật và hoàn thiện các quy trình, quy định, hướng dẫn liên quan đến việc sử dụng, bảo quản, bàn giao và bồi thường tài sản dành cho cán bộ nhân viên. Thiết lập các chế tài xử phạt rõ ràng trong trường hợp nhân viên làm mất hoặc hư hỏng tài sản do lỗi chủ quan.
* Báo cáo định kỳ: Lập các báo cáo định kỳ gửi Giám đốc Nhân sự và Bộ phận Tài chính - Kế toán, bao gồm: Báo cáo biến động tài sản hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng và hiệu suất khai thác tài sản, Báo cáo tổn thất/hỏng hóc, Báo cáo dự trữ kho CCDC.
* Phân tích và Đề xuất tối ưu hóa: Phân tích dữ liệu lịch sử sử dụng tài sản để đưa ra các dự báo về nhu cầu mua sắm thiết bị mới cho các giai đoạn tiếp theo, giúp tối ưu hóa ngân sách mua sắm (Capex/Opex) của phòng Nhân sự.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Reporting Line): Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Operations Team Leader) hoặc Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager) tùy thuộc vào quy mô cấu trúc của từng thời kỳ.
* Tuyến báo cáo gián tiếp (Matrix Reporting): Phối hợp báo cáo, đối soát số liệu định kỳ với Kế toán trưởng / Kế toán tài sản để đồng bộ hóa số liệu giữa sổ sách kế toán thuế/nội bộ và số liệu kiểm kê thực tế của nhân sự.
* Phạm vi phối hợp công việc:
* *Với Bộ phận IT (IT Support/System Admin):* Hợp tác chặt chẽ trong việc bàn giao, thu hồi, cài đặt và đánh giá kỹ thuật các thiết bị công nghệ (laptops, desktops, monitors, phones).
* *Với Bộ phận Tuyển dụng (Recruitment Team):* Nhận thông tin về số lượng nhân sự mới nhận việc hàng tuần/tháng để chuẩn bị công cụ dụng cụ kịp thời.
* *Với Bộ phận Quan hệ Lao động (Employee Relations):* Phối hợp giải quyết các trường hợp bồi thường thiệt hại tài sản khi nhân viên vi phạm kỷ luật hoặc tự ý nghỉ việc không bàn giao.
* *Với các Trưởng bộ phận (Line Managers):* Hướng dẫn và đôn đốc các bộ phận thực hiện đúng quy định bảo quản tài sản chung của công ty.
* Tài liệu hướng dẫn thực hiện công việc: Nhân viên được yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt theo các tài liệu hệ thống quản lý chất lượng của công ty bao gồm: Quy chế Quản lý Tài sản doanh nghiệp, Sổ tay Nhân viên (Employee Handbook), Quy trình Onboarding/Offboarding, Quy trình kiểm soát nội bộ và các tiêu chuẩn ISO liên quan (nếu có).

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên. Ưu tiên ứng viên tốt nghiệp các chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Kế toán - Kiểm toán, Quản lý Công nghiệp, Quản trị Văn phòng, hoặc các ngành kỹ thuật có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên Nhân sự Tổng hợp, Nhân viên Hành chính (Admin), Nhân viên Quản lý Tài sản, Thủ kho Hành chính, hoặc Nhân viên Kiểm kê Kho.
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp trình độ Cao đẳng/Đại học thuộc các chuyên ngành Kế toán/Nhân sự có tư duy logic tốt, cẩn thận và sẵn sàng học hỏi thực tế.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Sử dụng thành thạo Microsoft Excel (biết dùng các hàm dò tìm vlookup, hlookup, index/match, hàm điều kiện if/countif, hàm quản lý ngày tháng, và đặc biệt là kỹ năng xử lý bảng biểu Pivot Table để lập báo cáo). Biết sử dụng Google Sheets để làm việc nhóm trực tuyến.
* Kỹ năng sử dụng phần mềm: Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý tài sản, phần mềm ERP (SAP, Oracle, Odoo, Bravo...) hoặc các hệ thống thông tin nhân sự (HRIS) là một lợi thế cực kỳ lớn.
* Kỹ năng quản lý kho bãi vật lý: Hiểu rõ các nguyên tắc sắp xếp kho bãi khoa học, kỹ thuật dán nhãn, bảo quản trang thiết bị điện tử và đồ gỗ văn phòng.
* Kỹ năng kiểm soát và đối soát số liệu: Có khả năng phát hiện ra các sai lệch nhỏ nhất trong các báo cáo số liệu, có tư duy logic trong việc truy vết nguyên nhân gây thất thoát tài sản.
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Khả năng giao tiếp rõ ràng, khéo léo nhưng cương quyết khi làm việc với nhân viên về vấn đề bàn giao, thu hồi và bồi thường tài sản. Kỹ năng làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị để có chi phí tối ưu nhất.

Phẩm chất cá nhân:

* Trung thực và Chính trực: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Vì trực tiếp quản lý tài sản có giá trị lớn của doanh nghiệp, bạn phải là người trung thực, minh bạch tuyệt đối trong mọi giao dịch và báo cáo.
* Tỉ mỉ, Cẩn thận và Chu đáo: Coi trọng từng chi tiết nhỏ, từ số serial của máy tính cho đến từng vết xước trên mặt bàn khi bàn giao. Luôn kiểm tra kỹ lưỡng các điều khoản trong biên bản trước khi ký kết.
* Có tinh thần trách nhiệm cao: Sẵn sàng chịu trách nhiệm đối với sự an toàn của kho bãi và tài sản được giao quản lý; có tinh thần chủ động trong công việc, không ngại việc khó hoặc việc phải di chuyển nhiều.
* Khả năng chịu áp lực tốt: Khả năng giữ bình tĩnh và giải quyết công việc hiệu quả trong các giai đoạn cao điểm (ví dụ: đợt tuyển dụng nhân sự quy mô lớn, kỳ kiểm kê cuối năm, hoặc khi phát sinh sự cố mất mát tài sản).
* Tác phong làm việc khoa học và ngăn nắp: Bản thân có lối sống và cách làm việc gọn gàng, có hệ thống để từ đó quản lý tốt kho tài sản chung.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn & Cạnh tranh:
* Mức lương cơ bản thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế (từ 8,000,000đ - 12,000,000đ/tháng).
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, và hỗ trợ chi phí đi lại (nếu có phát sinh công tác kiểm kê ngoài văn phòng chính).
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm dựa trên kết quả tối ưu hóa chi phí hao hụt tài sản.
* Thưởng tháng lương thứ 13 và các khoản thưởng lễ, tết (30/4, 1/5, Quốc khánh, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán) theo kết quả kinh doanh của công ty.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được tham gia đầy đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe nội/ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế) dành cho nhân sự có thâm niên hoặc đạt thành tích xuất sắc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc và Công cụ làm việc:
* Được cung cấp đầy đủ các trang thiết bị hiện đại để phục vụ công việc: Laptop cấu hình cao, điện thoại di động công vụ, máy quét mã vạch cầm tay, văn phòng phẩm và các công cụ hỗ trợ kiểm kê khác.
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp, đề cao tính sáng tạo và tôn trọng sự khác biệt cá nhân.
* Văn phòng làm việc hiện đại, có khu vực pantry (trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí cho nhân viên).
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp (Career Path):
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng quản trị nhân sự, khóa đào tạo sử dụng các hệ thống ERP hàng đầu, kỹ năng quản lý kho bãi chuyên nghiệp hoàn toàn miễn phí do công ty chi trả.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên kiểm kê tài sản nhân sự -> Trưởng nhóm Quản lý Tài sản & Admin (Admin & Asset Supervisor) -> Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager).
* Hoạt động văn hóa và Phúc lợi khác:
* Hưởng chế độ nghỉ phép năm (12 - 14 ngày phép/năm tùy cấp bậc, tăng thêm theo thâm niên làm việc).
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty.
* Quà tặng sinh nhật, quà kết hôn, hiếu hỷ, thai sản, và các chương trình chăm lo cho con em CBNV vào các dịp Quốc tế Thiếu nhi, Trung thu.

---

Tags:

`#HRAssetManagement` `#KiemKeTaiSan` `#HRAssistant` `#NhanVienHanhChinhNhanSu` `#QuanLyCongCuDungCu` `#HRMS` `#AssetInventory` `#HROperations` `#AdminOfficer`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên kiểm kê tài sản, nhân viên hành chính quản lý tài sản, nhân viên vận hành nhân sự quản lý CCDC, nhân viên quản lý tài sản nhân sự, chuyên viên quản trị tài sản văn phòng, tuyển dụng admin quản lý thiết bị, nhân viên kiểm kê kho hành chính nhân sự, HR admin asset officer, admin and asset specialist, tuyển dụng nhân sự mảng tài sản.

Share