MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ CHỨNG TỪ LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Mô tả công việc:

Tổng quan:

Trong bối cảnh nền kinh tế số và sự phát triển không ngừng của doanh nghiệp, việc quản trị nguồn nhân lực không chỉ dừng lại ở tuyển dụng và đào tạo, mà còn phụ thuộc rất lớn vào tính chính xác, kịp thời và tuân thủ pháp lý của hệ thống chứng từ, hồ sơ nhân sự. Hệ thống này là bệ phóng vững chắc giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, giảm thiểu tối đa các rủi ro pháp lý và xây dựng niềm tin vững chắc đối với người lao động cũng như các cơ quan ban ngành nhà nước.

Để đáp ứng mục tiêu chiến lược đó, chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hỗ trợ chứng từ lĩnh vực nhân sự (HR Document Support Specialist). Đây không đơn thuần là một công việc hành chính giấy tờ thông thường, mà là một vị trí mang tính chốt chặn pháp lý, đóng vai trò kiến tạo, quản lý và tối ưu hóa toàn bộ hệ sinh thái tài liệu, hồ sơ liên quan đến vòng đời của người lao động tại tổ chức.

Ứng viên lý tưởng cho vị trí này là người sở hữu tư duy hệ thống mạch lạc, sự am tường sâu sắc về Luật Lao động Việt Nam, sự tỉ mỉ, cẩn trọng trong từng chi tiết nhỏ và khả năng số hóa quy trình quản lý hồ sơ. Bạn sẽ là cầu nối quan trọng giữa Bộ phận Nhân sự (HR), người lao động và các cơ quan chức năng, đảm bảo mọi cam kết, thỏa thuận và quyền lợi của các bên được ghi nhận, thực thi một cách chuẩn xác và minh bạch nhất.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

Nhiệm vụ của Nhân viên hỗ trợ chứng từ nhân sự trải dài trong suốt vòng đời làm việc của nhân viên tại công ty, bao gồm các mảng công việc cốt lõi sau:

##### 1. Quản lý và xử lý hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự mới (Onboarding Document Management)
* Chịu trách nhiệm thu thập, kiểm tra tính xác thực và đầy đủ của toàn bộ hồ sơ đầu vào của nhân sự mới (bằng cấp, chứng chỉ, căn cước công dân, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, và các giấy tờ liên quan khác) theo đúng quy chuẩn của công ty và quy định của pháp luật.
* Soạn thảo, chuẩn bị và hướng dẫn nhân viên mới ký kết các văn bản cam kết bảo mật thông tin (NDA), thỏa thuận không cạnh tranh (NCA), nội quy lao động và các tài liệu hướng dẫn hội nhập khác.
* Khởi tạo hồ sơ nhân sự trên hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (ERP/e-HRM) của công ty, đảm bảo dữ liệu số hóa khớp 100% với hồ sơ giấy.

##### 2. Soạn thảo, quản lý Hợp đồng lao động và Phụ lục hợp đồng
* Trực tiếp soạn thảo các loại hợp đồng lao động (Hợp đồng thử việc, Hợp đồng lao động xác định thời hạn, Hợp đồng lao động không xác định thời hạn, Hợp đồng cộng tác viên, Hợp đồng khoán việc...) dựa trên các biểu mẫu chuẩn đã được phê duyệt và điều chỉnh linh hoạt theo từng trường hợp cụ thể nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý.
* Theo dõi sát sao thời hạn hợp đồng lao động của toàn bộ nhân viên trong công ty. Chủ động lập danh sách, gửi thông báo đánh giá hết hạn thử việc, hết hạn hợp đồng cho quản lý trực tiếp và nhân sự trước từ 15 đến 30 ngày.
* Thực hiện các thủ tục ký mới, tái ký, gia hạn hoặc soạn thảo các phụ lục hợp đồng khi có sự thay đổi về vị trí công việc, mức lương, địa điểm làm việc hoặc các chế độ phúc lợi khác.

##### 3. Giải quyết thủ tục và chứng từ Bảo hiểm xã hội (BHXH) & Chế độ chính sách
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận C&B (Lương và Phúc lợi) để lập hồ sơ báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN định kỳ hàng tháng cho người lao động thông qua phần mềm kê khai BHXH điện tử.
* Tiếp nhận, hướng dẫn người lao động chuẩn bị các chứng từ hợp lệ và thực hiện thủ tục giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe, tai nạn lao động... đảm bảo người lao động nhận được quyền lợi tối đa và đúng hạn từ cơ quan BHXH.
* Thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH cho nhân sự nghỉ việc và bàn giao lại cho người lao động theo đúng thời hạn quy định của Luật Lao động.

##### 4. Soạn thảo văn bản hành chính nhân sự và quản lý hệ thống lưu trữ (Archiving & Admin Document)
* Soạn thảo các quyết định nhân sự mang tính pháp lý của doanh nghiệp bao gồm: Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động công tác, khen thưởng, kỷ luật, tăng lương, chấm dứt hợp đồng lao động, thông báo thôi việc...
* Xây dựng, chuẩn hóa và cập nhật định kỳ hệ thống biểu mẫu nhân sự của công ty (Form mẫu đánh giá, tờ trình, đề xuất...).
* Thiết lập và vận hành hệ thống lưu trữ khoa học (bao gồm cả kho lưu trữ vật lý và kho dữ liệu đám mây/máy chủ nội bộ). Đảm bảo nguyên tắc dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, đồng thời tuân thủ nghiêm ngặt chính sách bảo mật thông tin nhân sự.

##### 5. Hỗ trợ giải quyết thủ tục nghỉ việc (Offboarding) và tuân thủ pháp lý
* Hướng dẫn nhân sự nghỉ việc hoàn thành các thủ tục bàn giao công việc, bàn giao tài sản, tài liệu theo quy trình offboarding của công ty.
* Chuẩn bị bộ chứng từ chấm dứt hợp đồng lao động đầy đủ bao gồm: Biên bản thanh lý hợp đồng, Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, Thư xác nhận quá trình làm việc (Reference Letter) nếu có yêu cầu.
* Phối hợp giải quyết các tranh chấp lao động phát sinh liên quan đến chứng từ, hợp đồng, đảm bảo hình ảnh và lợi ích hợp pháp của công ty.

##### 6. Hỗ trợ công tác kiểm toán, thanh tra và báo cáo
* Chuẩn bị, sắp xếp và cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ nhân sự phục vụ cho các đợt kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập (Audit) hoặc các đợt thanh tra chuyên ngành của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Cơ quan Thuế, Cơ quan BHXH.
* Lập các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình biến động nhân sự, báo cáo tình hình sử dụng lao động gửi cho các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo đúng thời hạn quy định.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Reporting Line):
* Nhân viên hỗ trợ chứng từ nhân sự sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng nhóm C&B (C&B Supervisor/Lead) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) tùy theo quy mô cơ cấu tổ chức tại từng thời kỳ.
* Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo tháng và báo cáo năm về tiến độ hoàn thành công việc, các rủi ro pháp lý tiềm ẩn phát hiện trong quá trình xử lý chứng từ và đề xuất giải pháp khắc phục.
* Phạm vi hướng dẫn và phối hợp công việc (Guidance & Collaboration):
* Hướng dẫn người lao động: Trực tiếp giải đáp, hướng dẫn toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty về các quy trình, thủ tục giấy tờ, hồ sơ nhân sự, BHXH, thuế TNCN, giúp họ hiểu rõ quyền lợi và trách nhiệm của mình.
* Phối hợp nội bộ bộ phận HR: Phối hợp chặt chẽ với đội ngũ Tuyển dụng (Talent Acquisition) để tiếp nhận hồ sơ ứng viên trúng tuyển; phối hợp với đội ngũ Lương (C&B) để cung cấp chứng từ phục vụ tính lương; phối hợp với bộ phận Đào tạo (L&D) để lưu trữ chứng chỉ đào tạo của nhân viên.
* Phối hợp liên phòng ban: Hỗ trợ các Trưởng bộ phận khác trong công ty về mặt thủ tục, biểu mẫu khi họ cần thực hiện các quyết định nhân sự (bổ nhiệm, điều động, kỷ luật...) đối với nhân viên dưới quyền.
* Làm việc với đối tác bên ngoài: Trực tiếp làm việc, giao dịch và nộp hồ sơ giải trình với các cơ quan nhà nước như: Cơ quan Bảo hiểm xã hội quận/thành phố, Phòng/Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (đối với lao động nước ngoài), Công đoàn cấp trên...

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Để đảm nhận vị trí này một cách xuất sắc, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe về học vấn, kinh nghiệm chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ và các phẩm chất cá nhân đặc thù của ngành nhân sự.

##### Học vấn/Kinh nghiệm:
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật (ưu tiên Luật Kinh tế, Luật Lao động), Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Hành chính học hoặc các chuyên ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 01 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc liên tục ở vị trí tương đương (HR Admin, C&B Assistant, Nhân viên Hồ sơ nhân sự) trong các doanh nghiệp có quy mô từ 150 nhân sự trở lên.
* Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc tại các công ty có yếu tố nước ngoài, các tập đoàn đa quốc gia hoặc các doanh nghiệp có quy trình vận hành chuẩn chỉnh, có hệ thống quản trị nhân sự bài bản.
* Kiến thức chuyên môn cốt lõi:
* Am hiểu sâu sắc và có khả năng cập nhật liên tục các quy định của Bộ luật Lao động hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản dưới luật (Nghị định, Thông tư) liên quan đến quản lý lao động.
* Có kiến thức vững chắc về quy trình nghiệp vụ BHXH (báo tăng, giảm, giải quyết chế độ thai sản, ốm đau...).
* Ưu tiên ứng viên có kiến thức hoặc kinh nghiệm làm hồ sơ cho lao động nước ngoài (Giấy phép lao động - Work Permit, Thẻ tạm trú - TRC, Visa).

##### Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng soạn thảo văn bản thượng thừa: Khả năng hành văn chuẩn mực, mạch lạc, sử dụng đúng thuật ngữ pháp lý và hành chính văn phòng. Tốc độ đánh máy nhanh và chính xác.
* Sử dụng thành thạo tin học văn phòng (Advanced MS Office):
* *MS Excel:* Thành thạo các hàm dò tìm, tham chiếu, thống kê (Vlookup, Index, Match, Pivot Table, IF, Countif...) để quản lý, lọc và phân tích dữ liệu nhân sự lớn một cách khoa học.
* *MS Word:* Thành thạo kỹ năng trộn thư (Mail Merge) để xuất hợp đồng lao động hàng loạt, định dạng văn bản chuẩn quy chuẩn hành chính.
* Kỹ năng sử dụng phần mềm chuyên ngành: Sử dụng thành thạo các phần mềm kê khai BHXH (như TS24, VNPT-BHXH, Viettel-BHXH...), phần mềm quản trị nhân sự (HRM), hệ thống chữ ký số.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt, có khả năng đọc hiểu và dịch thuật các tài liệu, hợp đồng lao động song ngữ Anh - Việt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên). Biết thêm tiếng Trung/tiếng Nhật là một lợi thế lớn.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, phân loại và lưu trữ hồ sơ ngăn nắp, quản lý nhiều đầu việc cùng lúc mà không bị sót việc hoặc trễ hạn (Deadlines).
* Kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề: Giao tiếp lịch thiệp, khéo léo nhưng quyết đoán khi làm việc với các cơ quan nhà nước và khi giải quyết các thắc mắc, khiếu nại về chế độ của người lao động.

##### Phẩm chất cá nhân:
* Tỉ mỉ, cẩn thận đến từng chi tiết (Detail-oriented): Đây là phẩm chất quan trọng số một. Một lỗi chính tả nhỏ trên hợp đồng lao động hay một sai sót về số liệu đóng BHXH đều có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng hoặc thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp và người lao động.
* Bảo mật thông tin tuyệt đối (Confidentiality): Người làm nhân sự nắm giữ những thông tin cực kỳ nhạy cảm của doanh nghiệp và cá nhân (mức lương, thông tin cá nhân, hồ sơ kỷ luật...). Ứng viên phải là người có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết không tiết lộ thông tin ra bên ngoài dưới bất kỳ hình thức nào.
* Chính trực và khách quan (Integrity): Luôn hành xử trung thực, tuân thủ đúng quy định của pháp luật và nội quy công ty, không thiên vị, không trục lợi cá nhân trong quá trình giải quyết chế độ chính sách.
* Khả năng chịu áp lực cao (Resilience): Có khả năng giữ bình tĩnh, làm việc hiệu quả ngay cả khi đối mặt với khối lượng hồ sơ lớn vào các dịp cao điểm (như mùa quyết toán thuế, kỳ đánh giá tăng lương, hoặc đợt tuyển dụng quy mô lớn).
* Tinh thần học hỏi và đổi mới: Sẵn sàng tiếp thu kiến thức mới, chủ động cập nhật các thay đổi của luật pháp và đề xuất các giải pháp số hóa, cải tiến quy trình giấy tờ nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí cho công ty.

---

Quyền lợi:

Chúng tôi tin rằng con người là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Do đó, khi đồng hành cùng chúng tôi ở vị trí Nhân viên hỗ trợ chứng từ nhân sự, bạn sẽ được hưởng những chính sách đãi ngộ toàn diện và hấp dẫn nhất:

* Thu nhập cạnh tranh & Công bằng:
* Mức lương cơ bản hấp dẫn: Dao động từ 10,000,000 VNĐ đến 15,000,000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực chuyên môn và kinh nghiệm thực tế của ứng viên).
* Lương tháng thứ 13 cam kết và các khoản thưởng hiệu quả công việc (Performance Bonus) định kỳ theo quý/năm dựa trên kết quả đánh giá KPI rõ ràng.
* Xét tăng lương định kỳ 1 lần/năm hoặc tăng lương đột xuất đối với nhân sự có thành tích xuất sắc, đóng góp lớn vào việc cải tiến quy trình.
* Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc với mức đóng dựa trên 100% lương thực tế ghi trên hợp đồng.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe nội trú, ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu như Vinmec, Hồng Ngọc, Thu Cúc...) dành riêng cho nhân viên chính thức.
* Chế độ phép năm: 12 - 14 ngày phép hưởng nguyên lương/năm (mỗi năm làm việc tăng thêm sẽ được cộng thêm ngày phép).
* Quà tặng và tiền thưởng vào các dịp Lễ, Tết trong năm (8/3, 30/4 - 1/5, 2/9, Trung thu, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán), quà sinh nhật, hiếu hỷ, thai sản.
* Môi trường làm việc & Văn hóa doanh nghiệp:
* Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, khang trang với đầy đủ trang thiết bị làm việc hiện đại (máy tính xách tay cấu hình cao, màn hình phụ, điện thoại bàn...).
* Văn hóa doanh nghiệp coi trọng sự tử tế, chính trực, cởi mở, luôn lắng nghe và tôn trọng sự khác biệt của từng cá nhân. Không gian làm việc xanh, năng động, thúc đẩy sự sáng tạo.
* Tham gia các hoạt động gắn kết nội bộ phong phú: Teambuilding hàng năm, Year-End Party hoành tráng, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga...), ngày hội gia đình (Family Day).
* Cơ hội học tập và Phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, Thuế TNCN, Kỹ năng soạn thảo văn bản pháp lý do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy, chi phí hoàn toàn do công ty tài trợ.
* Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng và rộng mở: Định hướng phát triển lên các vị trí quản lý cao hơn như Trưởng nhóm C&B (C&B Supervisor), Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR General Manager) hoặc Chuyên gia Pháp lý Nhân sự (HR Compliance Specialist).

---

Tags:

#HRDocumentSpecialist #TuyenDungNhanSu #HồSơNhânSự #LuậtLaoĐộng #BảoHiểmXãHội #SoạnThảoHợpĐồng #AdminHR #TuyểnDụng #C&B #PhápLýNhânSự

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hỗ trợ chứng từ nhân sự, HR Document Support, Nhân viên hồ sơ nhân sự, Nhân viên hành chính nhân sự, Tuyển dụng nhân sự C&B, Soạn thảo hợp đồng lao động, Chuyên viên thủ tục BHXH, HR Compliance Specialist, Nhân viên quản lý hồ sơ lao động, Tuyển dụng nhân sự tại Hà Nội/TP.HCM, Việc làm nhân sự pháp lý.

Share