Mô tả công việc:

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên hành chính lĩnh vực nhân sự để gia nhập đội ngũ vận hành năng động của chúng tôi. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang trên đà phát triển và mở rộng quy mô, vai trò của bạn không chỉ đơn thuần là thực hiện các thủ tục giấy tờ hành chính, mà bạn chính là chiếc cầu nối quan trọng giữa Ban Giám đốc và tập thể người lao động. Bạn sẽ chịu trách nhiệm xây dựng, duy trì và tối ưu hóa hệ thống lưu trữ thông tin nhân sự, đảm bảo các quy trình tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự mới (onboarding), chế độ chính sách (C&B), quan hệ lao động và các hoạt động hành chính văn phòng được vận hành một cách trơn tru, chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật hiện hành.

Đây là vị trí lý tưởng dành cho những ứng viên có nền tảng chuyên môn vững vàng, yêu thích làm việc với con người, có tư duy dịch vụ nội bộ cao, tỉ mỉ trong từng chi tiết và mong muốn phát triển sự nghiệp toàn diện trong cả hai mảng Hành chính và Nhân sự (HR Generalist).

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý Hồ sơ và Thủ tục Nhân sự (30% thời lượng công việc)
- Thiết lập, phân loại, cập nhật và lưu trữ toàn bộ hồ sơ cá nhân của cán bộ nhân viên (CBNV) toàn công ty dưới dạng bản cứng (tại tủ hồ sơ lưu trữ) và bản mềm (trên hệ thống Cloud/phần mềm quản trị nhân sự ERP/HRM).
- Thực hiện các thủ tục tiếp nhận nhân sự mới: Soạn thảo thư mời nhận việc (Offer Letter), chuẩn bị bàn làm việc, công cụ dụng cụ, tài liệu đào tạo hội nhập, điều phối chương trình đào tạo định hướng để giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập.
- Theo dõi, soạn thảo, ký kết và quản lý vòng đời của các loại hợp đồng: Hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động xác định/không xác định thời hạn, các phụ lục hợp đồng, quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, khen thưởng, kỷ luật.
- Thực hiện quy trình chấm dứt hợp đồng lao động: Tiếp nhận đơn xin nghỉ việc, thực hiện bàn giao tài sản, công việc, làm thủ tục thanh quyết toán các chế độ liên quan, tất toán hồ sơ bảo hiểm và cấp quyết định nghỉ việc, thư giới thiệu (nếu có).

2. Thực hiện và Hỗ trợ Công tác C&B (Chế độ, Chính sách, Phúc lợi) (25% thời lượng công việc)
- Quản lý và giám sát hệ thống kiểm soát máy chấm công hàng ngày: Kiểm tra dữ liệu vân tay/khuôn mặt, tiếp nhận và phê duyệt các đơn xin nghỉ phép, đi muộn/về sớm, công tác, làm thêm giờ (OT) của nhân viên trên hệ thống phần mềm.
- Tổng hợp bảng chấm công chính xác hàng tháng, chuyển giao cho bộ phận Kế toán tính lương trước thời hạn quy định.
- Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng, giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, chốt sổ BHXH cho nhân viên nghỉ việc thông qua phần mềm kê khai bảo hiểm điện tử.
- Đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên mới, đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh và hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) định kỳ hàng năm.
- Theo dõi và lập danh sách quà tặng, phúc lợi cho nhân viên vào các dịp đặc biệt: Sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau, thai sản, Tết Trung thu, Quốc tế Phụ nữ, Ngày Quốc tế Thiếu nhi cho con em CBNV.

3. Hỗ trợ Tuyển dụng và Đào tạo (20% thời lượng công việc)
- Phối hợp với các Trưởng bộ phận để tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng, hỗ trợ soạn thảo và đăng tải các bản mô tả công việc (JD) lên các kênh tuyển dụng (mạng xã hội, website công ty, các trang tuyển dụng chuyên nghiệp).
- Thực hiện lọc hồ sơ ứng viên (CV), liên hệ gọi điện mời phỏng vấn, sắp xếp lịch phỏng vấn giữa ứng viên và hội đồng tuyển dụng.
- Chuẩn bị phòng phỏng vấn, đón tiếp ứng viên trực tiếp tại văn phòng một cách chuyên nghiệp, gửi thư phản hồi kết quả phỏng vấn (Thank-you letter/Reject letter) cho ứng viên sau khi có kết quả.
- Hỗ trợ công tác hậu cần cho các khóa đào tạo nội bộ hoặc đào tạo thuê ngoài: Thuê địa điểm, chuẩn bị tài liệu học tập, tea-break, kiểm soát chuyên cần của học viên, thu thập phiếu đánh giá sau đào tạo và tổng hợp báo cáo kết quả.

4. Quản lý Hành chính Văn phòng (15% thời lượng công việc)
- Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, công cụ dụng cụ làm việc định kỳ hàng tháng/quý cho các phòng ban, đảm bảo định mức tiết kiệm và hiệu quả.
- Quản lý tài sản cố định của công ty: Lập danh mục theo dõi, dán nhãn kiểm kê tài sản, phối hợp bộ phận IT bảo trì, bảo dưỡng định kỳ các thiết bị máy móc văn phòng (máy in, máy photocopy, máy điều hòa, máy nước nóng lạnh...).
- Tiếp nhận, phân loại và chuyển phát thư tín, công văn đi/đến, quản lý con dấu hành chính của bộ phận nhân sự (nếu được ủy quyền).
- Kiểm soát và làm thủ tục thanh toán các chi phí hành chính phát sinh hàng tháng của văn phòng: Tiền điện, nước, internet, điện thoại cố định, dịch vụ vệ sinh, thuê văn phòng, taxi/grab doanh nghiệp.

5. Quan hệ Lao động và Truyền thông Nội bộ (10% thời lượng công việc)
- Là đầu mối tiếp nhận, giải đáp các thắc mắc, khiếu nại của nhân viên liên quan đến nội quy lao động, chế độ chính sách, bảo hiểm, ngày công, ngày phép.
- Hỗ trợ tổ chức các hoạt động tập thể, phong trào nội bộ nhằm gia tăng gắn kết nhân viên: Tiệc sinh nhật tháng, Team building, Gala Dinner, Year End Party, các giải thể thao nội bộ.
- Soạn thảo và phát sóng các thông báo nội bộ, bản tin nhân sự, truyền tải các thông điệp văn hóa doanh nghiệp từ Ban Giám đốc đến toàn thể nhân viên thông qua các kênh truyền thông như Email, Group chat, Bảng tin văn phòng.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự (HR Director).
- Báo cáo định kỳ:
+ Báo cáo tuần: Tiến độ tuyển dụng, biến động nhân sự (onboarding/offboarding), các phát sinh về kỷ luật lao động hoặc hành chính văn phòng.
+ Báo cáo tháng: Báo cáo tổng hợp chấm công, tình hình sử dụng quỹ phép, báo cáo tăng giảm BHXH, báo cáo chi phí hành chính văn phòng thực tế so với ngân sách.
+ Báo cáo năm: Báo cáo tổng kết biến động nhân sự cả năm, báo cáo đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) của CBNV, kế hoạch hành chính nhân sự cho năm tiếp theo.
- Hướng dẫn và phối hợp: Hướng dẫn nhân viên mới về nội quy lao động, quy định hành chính của công ty; phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán (đối chiếu lương, bảo hiểm), bộ phận IT (cấp tài khoản, máy tính cho nhân sự mới) và các Trưởng bộ phận chuyên môn khác trong các vấn đề nhân sự phát sinh.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị nhân lực, Luật, Hành chính văn phòng, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Lao động xã hội hoặc các chuyên ngành có liên quan.
- Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu từ 01 đến 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Chuyên viên Hành chính Nhân sự, Trợ lý Nhân sự, C&B Executive, hoặc HR Generalist). Chấp nhận ứng viên tốt nghiệp Trung cấp xuất sắc, có thực tế cọ xát và thái độ cầu tiến cao.

Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu Luật Lao động: Có kiến thức nền tảng vững vàng về Luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các quy định pháp luật liên quan đến quan hệ lao động.
- Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Thành thạo MS Office, đặc biệt là Excel (biết sử dụng các hàm tính toán phức tạp như Vlookup, Hlookup, If, Sumif, Pivot Table để xử lý bảng chấm công, bảng lương) và Word (soạn thảo văn bản hành chính theo đúng quy chuẩn). Sử dụng tốt các phần mềm quản trị nhân sự (HRM), phần mềm BHXH điện tử (IBH, KBHS...).
- Kỹ năng giao tiếp và ứng xử: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc qua cả hình thức nói và viết. Có kỹ năng lắng nghe tích cực, khéo léo trong việc giải quyết xung đột nội bộ và xoa dịu các tình huống căng thẳng giữa người lao động và người sử dụng lao động.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc quan trọng/khẩn cấp, quản lý hồ sơ tài liệu một cách khoa học, ngăn nắp.
- Kỹ năng ngoại ngữ: Khả năng đọc hiểu tài liệu chuyên ngành bằng tiếng Anh hoặc giao tiếp cơ bản là một lợi thế lớn.

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực và bảo mật thông tin: Đây là yêu cầu tiên quyết hàng đầu. Chuyên viên nhân sự phải cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin liên quan đến lương thưởng, hồ sơ cá nhân của nhân viên và các chiến lược nhân sự của công ty.
- Tỉ mỉ, cẩn thận và chính xác: Làm việc với các con số (ngày công, tiền lương, mức đóng bảo hiểm) và các văn bản pháp lý đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối, tránh sai sót gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động và uy tín của doanh nghiệp.
- Tinh thần dịch vụ và hướng đến con người (Empathy & Service Mindset): Luôn có thái độ niềm nở, nhiệt tình hỗ trợ, tôn trọng và sẵn sàng giúp đỡ đồng nghiệp giải quyết các vấn đề khó khăn.
- Khả năng chịu áp lực công việc tốt: Giữ được bình tĩnh, kiên nhẫn khi xử lý khối lượng công việc lớn vào các dịp cao điểm (tính lương đầu tháng, quyết toán thuế cuối năm, các đợt tuyển dụng lớn).
- Tinh thần chủ động và thích ứng nhanh: Luôn chủ động tìm kiếm các giải pháp cải tiến quy trình làm việc hiệu quả hơn, nhanh chóng thích nghi với sự thay đổi của tổ chức hoặc sự thay đổi của các thông tư, nghị định pháp luật mới.

Quyền lợi:
- Thu nhập cạnh tranh: Mức lương cứng hấp dẫn (thỏa thuận theo năng lực khi phỏng vấn), dao động từ 8.000.000 - 15.000.000 VNĐ/tháng, cùng phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa tại văn phòng.
- Thưởng định kỳ và đột xuất: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý, thưởng lương tháng 13, thưởng Tết Nguyên Đán, Tết Dương lịch, các ngày lễ lớn (30/4 - 1/5, 2/9) và thưởng thâm niên.
- Chế độ Bảo hiểm đầy đủ: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ trên mức lương thực tế sau khi hoàn thành thời gian thử việc theo quy định của Luật lao động. Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 (tùy thuộc cấp bậc và thâm niên).
- Chăm sóc sức khỏe: Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện, phòng khám đa khoa uy tín chất lượng cao.
- Môi trường làm việc: Môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn phòng hiện đại, đầy đủ tiện nghi, đồng nghiệp trẻ trung, năng động, thân thiện, sếp tâm lý luôn tạo điều kiện phát triển tối đa cho nhân viên.
- Đào tạo và Phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ chuyên sâu về kỹ năng nhân sự (C&B, tuyển dụng, luật lao động chuyên sâu) và hỗ trợ kinh phí tham gia các khóa học nâng cao chứng chỉ nghề nghiệp bên ngoài.
- Hoạt động tập thể phong phú: Du lịch nghỉ mát định kỳ hàng năm (Company Trip), teambuilding định kỳ hàng quý, tham gia các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ của công ty.
- Cơ hội thăng tiến rõ ràng: Lộ trình phát triển sự nghiệp minh bạch, có cơ hội thăng tiến lên vị trí Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Team Leader) hoặc Phó phòng/Trưởng phòng Hành chính Nhân sự trong vòng 2-3 năm cống hiến xuất sắc.

Tags
#TuyenDungNhanSu #HanhChinhNhanSu #VieclamC&B #HRSpecialist #HRAdmin #Tuyendung2024 #NhanSuTongHop #HanhChinhVanPhong

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng chuyên viên hành chính nhân sự, việc làm hành chính nhân sự, chuyên viên HR Admin, tuyển dụng C&B, nhân sự tổng hợp hành chính, nhân viên hồ sơ nhân sự, tuyển dụng nhân sự Trung cấp, việc làm nhân sự hành chính văn phòng, HR Generalist, chuyên viên quan hệ lao động.

Share