MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ LỄ TÂN LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hỗ trợ lễ tân lĩnh vực nhân sự (HR Receptionist & Administration Assistant). Đây là vị trí "mặt tiền" đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp, năng động và hiếu khách của doanh nghiệp. Vai trò này không chỉ dừng lại ở các công việc lễ tân truyền thống mà còn là cầu nối quan trọng, tích hợp sâu vào các hoạt động cốt lõi của phòng Nhân sự (HR).

Người đảm nhận vị trí này sẽ là điểm tiếp xúc đầu tiên (First Point of Contact) của ứng viên, nhân viên mới, đối tác và khách hàng khi đến làm việc tại văn phòng. Đồng thời, bạn sẽ trực tiếp tham gia hỗ trợ các chiến dịch tuyển dụng, chuẩn bị thủ tục tiếp nhận nhân sự mới (onboarding), quản lý dữ liệu hành chính nhân sự và điều phối các sự kiện nội bộ nhằm xây dựng trải nghiệm nhân viên (employee experience) xuất sắc ngay từ những bước chân đầu tiên.

Nếu bạn sở hữu sự khéo léo trong giao tiếp, tư duy dịch vụ khách hàng vượt trội cùng niềm đam mê phát triển trong lĩnh vực Quản trị nguồn nhân lực, đây chính là bệ phóng hoàn hảo dành cho sự nghiệp của bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Công tác Lễ tân, Tiếp đón và Chăm sóc Khách hàng

* Chào đón và hướng dẫn: Tiếp đón khách hàng, đối tác, ứng viên và cơ quan chức năng đến làm việc tại văn phòng với thái độ niềm nở, chuyên nghiệp và chuẩn mực theo bộ nhận diện thương hiệu của công ty.
* Quản lý khu vực sảnh: Đảm bảo khu vực quầy lễ tân, sảnh chờ, phòng khách luôn ngăn nắp, sạch sẽ, chuẩn bị sẵn nước uống, tài liệu giới thiệu doanh nghiệp hoặc các ấn phẩm truyền thông cần thiết.
* Trực tổng đài điện thoại: Tiếp nhận các cuộc gọi đến hotline công ty, sàng lọc thông tin, giải đáp các thắc mắc cơ bản hoặc chuyển máy đến các phòng ban, cá nhân liên quan một cách chính xác, nhanh chóng.
* Quản lý thư tín, bưu phẩm: Tiếp nhận, phân loại và ký nhận toàn bộ thư từ, công văn, bưu phẩm gửi đến công ty. Ghi chép nhật ký chuyển phát và bàn giao kịp thời đến người nhận. Hỗ trợ gửi thư đi của các phòng ban theo đúng quy trình.
* Điều phối phòng họp: Tiếp nhận đăng ký, sắp xếp lịch sử dụng các phòng họp thông qua hệ thống phần mềm nội bộ; đảm bảo phòng họp luôn sẵn sàng về trang thiết bị (máy chiếu, micro, bảng viết, kết nối mạng) và nước uống trước mỗi cuộc họp.

2. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng và Thu hút Tài năng

* Trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience): Tiếp đón ứng viên đến tham gia phỏng vấn trực tiếp. Hướng dẫn ứng viên điền tờ thông tin, làm bài kiểm tra chuyên môn (nếu có) và sắp xếp vị trí ngồi chờ thoải mái.
* Chuẩn bị phòng phỏng vấn: Phối hợp với bộ phận tuyển dụng để chuẩn bị nước uống, tài liệu phỏng vấn, hồ sơ ứng viên cho Hội đồng tuyển dụng trước giờ phỏng vấn.
* Hỗ trợ truyền thông tuyển dụng: Đăng tuyển các vị trí công việc theo yêu cầu lên các hội nhóm, mạng xã hội, diễn đàn việc làm dưới sự hướng dẫn của Chuyên viên tuyển dụng.
* Quản lý hồ sơ ứng viên: Tiếp nhận hồ sơ bản cứng của ứng viên khi đến phỏng vấn, lưu trữ khoa học vào hệ thống dữ liệu tuyển dụng (ATS) hoặc file Excel dùng chung.
* Gửi phản hồi cho ứng viên: Hỗ trợ soạn thảo và gửi thư mời nhận việc (Offer Letter), thư cảm ơn phỏng vấn theo đúng quy chuẩn và thời gian quy định.

3. Hỗ trợ Quy trình Tiếp nhận Nhân sự mới (Onboarding) và Thôi việc (Offboarding)

* Chuẩn bị đón tiếp nhân viên mới: Phối hợp với bộ phận IT, hành chính để chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc (máy tính, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, tài khoản hệ thống, Welcome Kit) trước ngày nhân viên mới nhận việc.
* Hướng dẫn thủ tục ngày đầu tiên: Đón tiếp nhân viên mới vào ngày đầu đi làm; hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ nhân sự (căn cước công dân, bằng cấp, ảnh thẻ, mã số thuế cá nhân, thông tin người phụ thuộc).
* Phổ biến quy chế ban đầu: Giới thiệu sơ bộ về sơ đồ tổ chức văn phòng, các tiện ích chung (khu vực ăn uống, nghỉ ngơi, thoát hiểm) và hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công, phần mềm quản lý công việc nội bộ.
* Hỗ trợ thủ tục nghỉ việc: Tiếp nhận bàn giao thẻ nhân viên, chìa khóa tủ cá nhân, các tài sản hành chính khác từ nhân sự nghỉ việc; hướng dẫn ký biên bản bàn giao và lưu trữ hồ sơ theo quy định.

4. Quản trị Hành chính Nhân sự và Lưu trữ Hồ sơ

* Quản lý hồ sơ nhân sự: Hỗ trợ thu thập, kiểm tra tính hợp lệ và sắp xếp hồ sơ nhân viên (bản cứng và bản mềm) một cách khoa học, bảo mật, dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
* Cập nhật cơ sở dữ liệu: Nhập liệu và cập nhật thường xuyên danh sách nhân sự, thông tin liên lạc khẩn cấp, ngày sinh nhật, ngày kỷ niệm làm việc của nhân viên lên hệ thống quản lý nhân sự (HRIS).
* Quản lý văn phòng phẩm và nhu yếu phẩm: Kiểm kê, lập kế hoạch mua sắm định kỳ và phân phát văn phòng phẩm, nước uống, trà, cà phê, giấy in... cho các phòng ban, đảm bảo không bị gián đoạn hoạt động của văn phòng.
* Chấn chỉnh kỷ luật lao động: Quan sát, đôn đốc cán bộ nhân viên tuân thủ các quy định về đồng phục, đeo thẻ nhân viên khi ra vào văn phòng và giữ gìn vệ sinh chung tại khu vực làm việc.

5. Hỗ trợ Truyền thông Nội bộ và Sự kiện

* Tổ chức sinh nhật và vinh danh: Lên danh sách nhân viên có sinh nhật trong tháng, chuẩn bị quà, bánh kem và phối hợp tổ chức các buổi tiệc ngọt sinh nhật ấm cúng cho nhân viên.
* Hỗ trợ sự kiện công ty: Tham gia vào Ban tổ chức các hoạt động tập thể, chương trình gắn kết nội bộ (Teambuilding), ngày hội gia đình (Family Day), tiệc tất niên (Year-end Party), các hoạt động thiện nguyện do phòng Nhân sự chủ trì.
* Truyền thông bảng tin: Quản lý và trang trí bảng tin nội bộ, bảng tin kỹ thuật số tại khu vực sảnh lễ tân; cập nhật các thông báo, chính sách mới, lời chúc mừng nhân dịp lễ Tết đến toàn thể cán bộ nhân viên.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

1. Tuyến báo cáo (Reporting Line)

* Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Báo cáo chức năng (nếu có): Báo cáo tình hình hoạt động của quầy lễ tân và điều phối cơ sở vật chất cho Trưởng bộ phận Hành chính (Administration Supervisor).

2. Hướng dẫn thực hiện công việc (Guidelines & SOPs)

* Nhân viên mới sẽ được cung cấp và hướng dẫn chi tiết theo Sổ tay Quy trình Vận hành Chuẩn (SOP) dành cho Lễ tân và Hành chính Nhân sự, bao gồm:
* *SOP Tiếp đón Khách hàng và Ứng viên.*
* *SOP Xử lý Cuộc gọi và Chuyển tiếp Thông tin.*
* *SOP Chuẩn bị Onboarding cho Nhân viên mới.*
* *Quy trình Kiểm soát và Phân phát Văn phòng phẩm.*
* Được tham gia các buổi đào tạo nội bộ (On-the-job training) kéo dài từ 2 – 4 tuần đầu tiên dưới sự kèm cặp trực tiếp (Mentoring) của một Chuyên viên Nhân sự có kinh nghiệm để làm quen với văn hóa doanh nghiệp, các phần mềm quản trị và quy trình phối hợp liên phòng ban.
* Định kỳ hàng tuần/hàng tháng, nhân viên sẽ tham gia họp giao ban bộ phận để báo cáo tiến độ công việc, thảo luận các vướng mắc phát sinh và đề xuất giải pháp cải tiến trải nghiệm khách hàng tại quầy lễ tân.

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị nhân lực, Quản trị văn phòng, Quản trị Khách sạn/Du lịch, Ngoại ngữ, Luật, Quan hệ công chúng hoặc các ngành kinh tế liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm tại vị trí Lễ tân, Trợ lý hành chính, CSKH hoặc Trợ lý Nhân sự.
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, năng động, ham học hỏi và có định hướng phát triển rõ ràng trong ngành Nhân sự.
* Kinh nghiệm làm việc trong môi trường dịch vụ (khách sạn, nhà hàng, trung tâm dịch vụ khách hàng) là một điểm cộng lớn.

Kỹ năng chuyên môn

* Kỹ năng giao tiếp xuất sắc: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, mạch lạc, giọng nói dễ nghe (không nói ngọng, nói lắp, không sử dụng khẩu ngữ địa phương quá nặng). Biết lắng nghe và phản hồi lịch sự, khéo léo.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo bộ công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint) và Google Workspace (Docs, Sheets, Forms, Slides) để phục vụ công tác báo cáo, nhập liệu và thiết kế bảng biểu cơ bản.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết ưu tiên xử lý các đầu việc quan trọng/khẩn cấp trong môi trường văn phòng nhiều biến động (multitasking).
* Ngoại ngữ (Tiếng Anh): Giao tiếp tiếng Anh cơ bản đến khá (đón tiếp khách nước ngoài, trả lời điện thoại, hướng dẫn ứng viên nước ngoài bằng tiếng Anh là lợi thế).
* Kỹ năng giải quyết tình huống: Nhạy bén, bình tĩnh xử lý các sự cố phát sinh tại sảnh văn phòng (khách phàn nàn, ứng viên đến muộn, sự cố kỹ thuật phòng họp...).

Phẩm chất cá nhân

* Diện mạo và tác phong: Ngoại hình sáng, cân đối, chỉnh chu; tác phong làm việc lịch sự, chuyên nghiệp, luôn giữ nụ cười thân thiện khi tiếp xúc với mọi người.
* Tư duy dịch vụ (Customer-centric Mindset): Luôn đặt sự hài lòng của khách hàng nội bộ (nhân viên) và khách hàng bên ngoài làm trung tâm trong mọi hành động.
* Tính bảo mật cao (Confidentiality): Đây là yêu cầu bắt buộc trong lĩnh vực Nhân sự. Nhân viên phải cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin liên quan đến lương, hồ sơ cá nhân của nhân viên, các quyết định nhân sự và thông tin kinh doanh của công ty.
* Chủ động và Linh hoạt: Có tinh thần tự giác cao trong công việc, không ngại hỗ trợ đồng đội khi cần thiết; có khả năng thích ứng nhanh với các thay đổi trong quy trình làm việc.
* Cẩn thận và Trung thực: Tỉ mỉ trong công tác nhập liệu, quản lý quỹ tiền mặt nhỏ (petty cash) của quầy lễ tân và trung thực trong việc báo cáo thu chi, quản lý tài sản công ty.

---

Quyền lợi

* Thu nhập hấp dẫn và cạnh tranh: Lương cứng dao động từ [Mức lương] - [Mức lương] VNĐ/tháng (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế), kèm theo phụ cấp trang điểm/trang phục hàng tháng.
* Thưởng định kỳ: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm, thưởng các ngày lễ Tết (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán), lương tháng 13 hấp dẫn.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện: Đóng bảo hiểm đầy đủ (BHXH, BHYT, BHTN) theo quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành 02 tháng thử việc; khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng, đầy đủ tiện nghi (khu vực pantry trà, cà phê, đồ ăn vặt miễn phí). Đồng nghiệp trẻ trung, hòa đồng, thân thiện, sếp tâm lý và hỗ trợ nhiệt tình.
* Cơ hội học tập và đào tạo: Được công ty tài trợ tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng giao tiếp, nghiệp vụ Hành chính Nhân sự chuyên nghiệp (C&B, Tuyển dụng, Truyền thông nội bộ).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Sau 1 – 2 năm cống hiến xuất sắc tại vị trí này, bạn có cơ hội luân chuyển và thăng tiến lên các vị trí chuyên môn sâu hơn trong phòng Nhân sự như:
* *Chuyên viên Tuyển dụng (Recruiter).*
* *Chuyên viên Hành chính Nhân sự (HR Admin Officer).*
* *Chuyên viên Quan hệ lao động & Truyền thông nội bộ (Employee Relations & Internal Communications).*
* *Chuyên viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist).*
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng năm, nghỉ mát cùng công ty, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga...), các buổi tiệc nội bộ hàng tháng.

---

Tags

`#LễTânNhânSự` `#HỗTrợHànhChính` `#HRAssistant` `#HRReceptionist` `#TuyểnDụng` `#Onboarding` `#TrảiNghiệmNhânViên` `#TuyểnDụngHànhChính` `#ViệcLàmNhânSự` `#DịchVụKháchHàng`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng lễ tân nhân sự, việc làm lễ tân văn phòng, trợ lý hành chính nhân sự, nhân viên hỗ trợ lễ tân, tuyển dụng HR receptionist, nhân viên tiếp đón ứng viên, nhân viên chăm sóc nhân sự, việc làm nhân sự tại [Tên thành phố], HR Admin Assistant, tuyển dụng lễ tân tốt nghiệp trung cấp, tìm việc lễ tân hành chính, nhân viên hỗ trợ tuyển dụng và lễ tân.

Share