MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỒ SƠ NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hồ sơ nhân sự (HR Records Specialist) – người đóng vai trò là "trái tim" của hệ thống quản lý dữ liệu và tuân thủ pháp lý tại doanh nghiệp. Trong kỷ nguyên chuyển đổi số mạnh mẽ, vai trò này không đơn thuần chỉ là việc lưu trữ giấy tờ truyền thống, mà là một vị trí mang tính chiến lược trong việc số hóa, bảo mật và chuẩn hóa toàn bộ cơ sở dữ liệu nguồn nhân lực của công ty.

Vị trí này chịu trách nhiệm xây dựng, duy trì và tối ưu hóa hệ thống thông tin nhân sự (cả hồ sơ vật lý và cơ sở dữ liệu số trên phần mềm HRIS). Bạn sẽ là người gác cổng cho tính chính xác, tính toàn vẹn và tính bảo mật của mọi thông tin liên quan đến người lao động từ khi họ bắt đầu gia nhập công ty, trong suốt quá trình làm việc cho đến khi chấm dứt hợp đồng lao động. Sự tỉ mỉ, hiểu biết sâu sắc về Luật Lao động và tư duy hệ thống của bạn sẽ là bệ đỡ vững chắc giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các rủi ro pháp lý, đồng thời cung cấp các báo cáo dữ liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho các quyết định chiến lược của Ban Giám đốc và Bộ phận Nhân sự.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, Lưu trữ và Số hóa Hệ thống Hồ sơ Nhân sự

* Thiết lập và phân loại: Xây dựng, chuẩn hóa hệ thống danh mục hồ sơ nhân sự (cá nhân, hợp đồng, quyết định, bằng cấp, chứng chỉ, hồ sơ bảo hiểm...) một cách khoa học, dễ tìm kiếm, dễ truy xuất.
* Quản lý hồ sơ vật lý: Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp, tính đầy đủ của hồ sơ bản cứng do người lao động nộp. Tiến hành lưu trữ vào kho hồ sơ theo đúng quy chuẩn an toàn, phòng chống cháy nổ và bảo mật thông tin.
* Số hóa dữ liệu (E-archiving): Thực hiện quét (scan) toàn bộ hồ sơ bản cứng, đặt tên file theo quy chuẩn và cập nhật lên hệ thống lưu trữ đám mây (Cloud) hoặc phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) của công ty.
* Cập nhật biến động: Định kỳ rà soát, cập nhật các thay đổi trong hồ sơ nhân sự như: thay đổi địa chỉ, số điện thoại, tình trạng hôn nhân, quá trình đào tạo, nâng lương, thuyên chuyển công tác.
* Tiêu hủy hồ sơ: Thực hiện quy trình tiêu hủy các hồ sơ đã hết hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật và quy chế của công ty, đảm bảo thông tin được tiêu hủy an toàn, không rò rỉ.

2. Thực hiện Quy trình Tiếp nhận Nhân sự mới (Onboarding) và Chấm dứt Hợp đồng (Offboarding)

* Chuẩn bị tiếp nhận: Gửi thư mời nhận việc (Offer Letter), hướng dẫn nhân sự mới chuẩn bị bộ hồ sơ cá nhân theo đúng quy định của công ty và pháp luật hiện hành.
* Làm thủ tục tiếp nhận: Trực tiếp tiếp nhận hồ sơ, đối chiếu bản gốc với bản sao công chứng, hướng dẫn nhân sự mới ký kết các cam kết bảo mật thông tin (NDA), nội quy lao động, khai báo thông tin ban đầu.
* Tạo lập tài khoản: Phối hợp với bộ phận IT để cấp phát tài khoản email, mã số nhân viên, tài khoản phần mềm HRIS, thẻ nhân viên cho nhân sự mới.
* Quy trình thôi việc: Tiếp nhận đơn xin nghỉ việc, phối hợp với các bên liên quan thực hiện thủ tục bàn giao công việc, bàn giao tài sản thiết bị.
* Hoàn tất hồ sơ thôi việc: Soạn thảo Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, thực hiện chốt sổ Bảo hiểm xã hội (phối hợp với chuyên viên C&B), trả lại hồ sơ gốc (nếu có) và lưu trữ hồ sơ thôi việc vào kho riêng biệt.

3. Soạn thảo và Quản lý Hợp đồng Lao động (HĐLĐ) cùng các Văn bản Nhân sự

* Soạn thảo HĐLĐ: Chịu trách nhiệm soạn thảo HĐLĐ thử việc, HĐLĐ chính thức, phụ lục hợp đồng lao động, cam kết đào tạo phù hợp với từng vị trí công việc và đúng quy định của Luật Lao động hiện hành.
* Theo dõi thời hạn: Theo dõi sát sao thời hạn hợp đồng của toàn bộ nhân viên trong công ty. Lập danh sách cảnh báo các trường hợp sắp hết hạn hợp đồng trước 30 ngày để báo cáo Trưởng bộ phận nhân sự và xin ý kiến chỉ đạo tái ký hoặc chấm dứt.
* Thực hiện ký kết: Điều phối quá trình ký kết hợp đồng giữa Người đại diện theo pháp luật của công ty và người lao động (ký trực tiếp hoặc ký số).
* Lưu trữ và bàn giao: Bàn giao 01 bản hợp đồng cho người lao động, lưu trữ bản gốc vào hồ sơ cá nhân và cập nhật thông tin hợp đồng lên hệ thống phần mềm dữ liệu.

4. Quản trị và Tối ưu hóa Cơ sở Dữ liệu trên Phần mềm HRIS

* Nhập liệu hệ thống: Đảm bảo 100% dữ liệu nhân sự trên phần mềm HRIS (hoặc các file Excel quản lý tổng) được cập nhật chính xác tuyệt đối và thời gian thực (Real-time).
* Phân quyền truy cập: Phối hợp quản trị hệ thống để phân quyền truy cập thông tin hồ sơ nhân sự cho các cấp quản lý và nhân viên theo đúng chính sách bảo mật của công ty.
* Phát hiện và xử lý lỗi dữ liệu: Định kỳ rà soát dữ liệu hệ thống để phát hiện các thông tin trùng lặp, thông tin thiếu hoặc sai lệch để tiến hành hiệu chỉnh kịp thời.
* Tham gia cải tiến: Đóng góp ý kiến, tham gia vào các dự án nâng cấp, kiểm thử và triển khai các phân hệ mới của phần mềm nhân sự (HRIS/ERP).

5. Hỗ trợ Công tác Báo cáo, Thanh kiểm tra và Tuân thủ Pháp luật

* Lập báo cáo định kỳ: Thực hiện các báo cáo định kỳ (tháng/quý/năm) về tình hình biến động nhân sự, báo cáo khai trình sử dụng lao động gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài (nếu có).
* Cung cấp dữ liệu: Cung cấp hồ sơ, tài liệu nhân sự phục vụ cho công tác kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập, thanh tra lao động, thuế thu nhập cá nhân hoặc bảo hiểm xã hội khi có yêu cầu.
* Đảm bảo tính tuân thủ: Nghiên cứu và cập nhật liên tục các văn bản pháp luật, nghị định, thông tư mới liên quan đến hồ sơ nhân sự, lưu trữ thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân (như Nghị định 13/2023/NĐ-CP) để tham mưu cho Trưởng bộ phận điều chỉnh quy trình lưu trữ phù hợp.

6. Hỗ trợ các Hoạt động Hành chính Nhân sự khác

* Cấp giấy xác nhận: Thực hiện cấp các loại Giấy xác nhận nhân viên, Giấy xác nhận thu nhập phục vụ cho mục đích xin visa, vay vốn ngân hàng... của người lao động theo đúng quy trình.
* Hỗ trợ C&B: Hỗ trợ bộ phận C&B trong việc thu thập chứng từ giảm trừ gia cảnh, hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân, hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản của nhân viên.
* Hỗ trợ Tuyển dụng/Đào tạo: Hỗ trợ chuẩn bị phòng họp, tài liệu huấn luyện hội nhập, thu thập bảng đánh giá sau đào tạo để lưu trữ vào hồ sơ năng lực của nhân viên.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Quản trị Nhân sự (HR Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Phạm vi phối hợp:
* *Nội bộ phòng Nhân sự:* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng (để nhận bàn giao hồ sơ ứng viên trúng tuyển), bộ phận C&B (để đồng bộ dữ liệu chấm công, tính lương, bảo hiểm xã hội), bộ phận Đào tạo (để cập nhật chứng chỉ, kết quả đào tạo của nhân viên).
* *Liên phòng ban:* Phối hợp với Bộ phận Kế toán (đối chiếu mã số thuế, thông tin chuyển khoản lương), Bộ phận IT (cấp/khóa tài khoản hệ thống), Bộ phận Pháp chế (kiểm tra tính pháp lý của các biểu mẫu, hợp đồng đặc thù).
* Quyền hạn chủ động: Được quyền đôn đốc, nhắc nhở và yêu cầu người lao động cũng như quản lý các bộ phận bổ sung, hoàn thiện hồ sơ nhân sự đúng thời hạn theo quy định. Được quyền từ chối tiếp nhận các hồ sơ không hợp lệ, không rõ nguồn gốc hoặc có dấu hiệu giả mạo cho đến khi có xác minh cụ thể.
* Hướng dẫn công việc: Chịu trách nhiệm hướng dẫn nhân viên mới về quy trình nộp hồ sơ, giải đáp các thắc mắc liên quan đến hồ sơ cá nhân và các biểu mẫu hành chính của công ty.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Văn thư lưu trữ, Quản trị văn phòng, Hành chính học, Lao động tiền lương hoặc các chuyên ngành kinh tế, xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 01 năm kinh nghiệm trở lên ở vị trí Nhân viên Hồ sơ nhân sự, Trợ lý nhân sự, Văn thư lưu trữ hoặc HR Admin trong các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp trình độ Cao đẳng, Đại học có định hướng rõ ràng theo mảng hành chính - hồ sơ nhân sự, có tinh thần ham học hỏi và tư duy cẩn trọng.
* Kiến thức pháp luật: Có hiểu biết cơ bản về Luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các quy định về lưu trữ văn thư hành chính.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Sử dụng thành thạo MS Office, đặc biệt là Excel (sử dụng tốt các hàm tìm kiếm, hàm điều kiện, pivot table để quản lý danh sách nhân sự) và MS Word (trộn thư - Mail Merge để làm hợp đồng hàng loạt, định dạng văn bản hành chính chuẩn).
* Kỹ năng sử dụng phần mềm HRIS: Có kinh nghiệm sử dụng hoặc nhanh nhạy trong việc học cách sử dụng các hệ thống ERP, phần mềm quản lý nhân sự (như Base, Amis, Fast, SAP, Oracle...).
* Kỹ năng Quản lý thời gian và Tổ chức công việc: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, xử lý được lượng thông tin và giấy tờ lớn mà không bị nhầm lẫn hay bỏ sót đầu việc.
* Kỹ năng Giao tiếp và Soạn thảo văn bản: Giao tiếp lịch sự, rõ ràng qua email, điện thoại và trực tiếp. Khả năng soạn thảo các văn bản hành chính, thông báo, quyết định đúng ngữ pháp, văn phong trang trọng, chuyên nghiệp.
* Kỹ năng phân tích và rà soát dữ liệu: Khả năng phát hiện các điểm bất thường, thiếu sót hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ, giấy tờ pháp lý.
* Ngoại ngữ: Khả năng đọc hiểu tài liệu, hồ sơ bằng tiếng Anh cơ bản (hoặc tiếng Trung/Nhật/Hàn tùy theo đặc thù doanh nghiệp) là một lợi thế lớn.

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu. Mỗi sai sót nhỏ trong hồ sơ nhân sự hay hợp đồng lao động đều có thể dẫn đến những tranh chấp pháp lý nghiêm trọng hoặc thiệt hại tài chính cho cả công ty và người lao động.
* Tuyệt đối bảo mật thông tin (Confidentiality): Cam kết bảo mật tuyệt đối mọi thông tin cá nhân của người lao động, thông tin lương, thưởng, các quyết định kỷ luật và các thông tin kinh doanh nhạy cảm khác của doanh nghiệp. không chia sẻ thông tin cho bên thứ ba khi chưa được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.
* Trung thực và chính trực: Đảm bảo tính trung thực trong việc kiểm tra, xác thực hồ sơ thông tin, không tiếp tay cho các hành vi gian lận hồ sơ, bằng cấp giả.
* Chịu được áp lực công việc (Resilience): Có khả năng làm việc bền bỉ với các số liệu, giấy tờ lặp đi lặp lại hàng ngày, giữ được sự bình tĩnh và tập trung cao độ trong các giai đoạn cao điểm như đánh giá cuối năm, quyết toán thuế, thanh tra lao động.
* Tinh thần dịch vụ khách hàng nội bộ tốt (Service Mindset): Luôn nhiệt tình, kiên nhẫn và sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp các thắc mắc của người lao động liên quan đến hồ sơ thủ tục một cách chu đáo, thân thiện.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Mức lương cứng hấp dẫn (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn), kèm theo các khoản phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang phục (nếu có).
* Thưởng đa dạng: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý, thưởng lương tháng thứ 13, thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán).
* Chế độ Bảo hiểm đầy đủ: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động. hưởng các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động theo quy định của nhà nước.
* Chương trình Chăm sóc sức khỏe: Được tham gia chương trình khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín. Được công ty mua gói bảo hiểm sức khỏe tự nguyện (PVI/Bảo Việt...) đối với nhân sự có thâm niên hoặc đạt thành tích xuất sắc.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, năng động, chuyên nghiệp, tôn trọng sự khác biệt và thúc đẩy sự sáng tạo. Đồng nghiệp thân thiện, ban lãnh đạo luôn lắng nghe và hỗ trợ tối đa.
* Lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng:
* Được đào tạo bài bản về nghiệp vụ nhân sự chuyên sâu, kiến thức Luật Lao động thực tế bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong phòng.
* Cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn như: Trưởng nhóm Quản trị nhân sự (HR Admin Team Leader), Chuyên viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist), hoặc chuyển hướng sang mảng C&B (Compensation & Benefits) chuyên sâu tùy theo định hướng phát triển cá nhân và năng lực cống hiến.
* Đào tạo & Phát triển: Được công ty tài trợ tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn về kỹ năng mềm, nâng cao nghiệp vụ Excel nâng cao, cập nhật Luật Lao động mới nhất, kỹ năng bảo mật dữ liệu...
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty. Tham gia các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga...), các sự kiện nội bộ như Year End Party, Ngày hội gia đình, sinh nhật thành viên hàng tháng.
* Công cụ làm việc hiện đại: Được trang bị đầy đủ máy tính xách tay cấu hình cao, văn phòng phẩm, thiết bị quét (scan) chuyên dụng và các tài khoản phần mềm bản quyền phục vụ tối đa cho công việc.

---

Tags

`Tuyển dụng Nhân viên Hồ sơ Nhân sự` `HR Records Specialist` `Hành chính Nhân sự` `HR Admin` `Quản trị dữ liệu nhân sự` `Tuyển dụng nhân sự TP.HCM/Hà Nội` `Việc làm nhân sự Trung cấp trở lên`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên hồ sơ nhân sự
* Chuyên viên lưu trữ hồ sơ nhân sự
* Tuyển dụng HR Admin
* Nhân viên hành chính nhân sự
* Nhân viên dữ liệu nhân sự (HR Data Entry)
* Tuyển dụng nhân sự bằng Trung cấp
* HR Records Specialist job description
* Tuyển dụng hồ sơ nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm cao
* Việc làm lưu trữ hồ sơ văn phòng
* Quản trị dữ liệu nguồn nhân lực (HRIS Specialist)

Share