Mô tả công việc:

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên điều phối xe trong lĩnh vực Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Department). Đây không đơn thuần chỉ là một công việc sắp xếp xe chạy, mà là một vị trí mang tính chiến lược trong việc kết nối con người, tối ưu hóa nguồn lực tài sản và đảm bảo trải nghiệm nội bộ tốt nhất cho toàn thể cán bộ nhân viên (CBNV). Tại doanh nghiệp chúng tôi, con người là tài sản quý giá nhất, và hành trình di chuyển an toàn, tiện lợi, đúng giờ của mỗi nhân viên hàng ngày chính là bệ phóng cho năng suất lao động và sự gắn kết lâu dài.

Với tư cách là một "nhân sự hành chính chuyên trách", bạn sẽ đóng vai trò là "trái tim" điều khiển toàn bộ mạng lưới giao thông nội bộ. Bạn chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ tài xế (bao gồm tài xế nội bộ và tài xế của nhà thầu liên kết), xây dựng lộ trình di chuyển tối ưu cho xe đưa đón công nhân viên, xe công tác của Ban Giám đốc và chuyên gia nước ngoài. Đồng thời, bạn sẽ là người trực tiếp xây dựng, chuẩn hóa và duy trì các chính sách phúc lợi liên quan đến đi lại, quản lý chi phí vận hành, đánh giá hiệu suất của đội ngũ tài xế theo bộ chỉ số KPI hành vi và năng lực, giải quyết các khiếu nại và xung đột phát sinh liên quan đến dịch vụ vận chuyển. Bạn chính là người đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp, chu đáo và kỷ luật của phòng Nhân sự trên mỗi cung đường hành trình của doanh nghiệp.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, điều phối và tối ưu hóa lịch trình xe:
* Tiếp nhận thông tin, yêu cầu sử dụng xe từ các phòng ban, cá nhân thông qua hệ thống phần mềm quản lý nội bộ, email hoặc phiếu đăng ký trực tiếp.
* Phân tích, đánh giá tính hợp lý của các yêu cầu sử dụng xe dựa trên quy chế, định mức của công ty dành cho từng đối tượng (Cấp quản lý, chuyên gia, nhân viên kinh doanh, công nhân sản xuất...).
* Sắp xếp, phân bổ xe và tài xế một cách khoa học, hợp lý nhằm tối ưu hóa tần suất sử dụng xe, giảm thiểu thời gian xe chạy rỗng (km rỗng) và tiết kiệm tối đa chi phí nhiên liệu.
* Xây dựng, cập nhật và giám sát lộ trình của hệ thống xe đưa đón công nhân viên (shuttle bus) từ các điểm đón cố định đến nhà máy/văn phòng. Nghiên cứu thực tế để điều chỉnh các điểm dừng đón/trả nhằm đảm bảo an toàn giao thông và rút ngắn thời gian di chuyển của nhân viên.
* Lên phương án dự phòng (back-up plan) về phương tiện và nhân sự tài xế để sẵn sàng ứng phó với các tình huống khẩn cấp như: xe hỏng hóc dọc đường, tài xế nghỉ đột xuất, tắc đường nghiêm trọng hoặc nhu cầu sử dụng xe tăng đột biến trong các sự kiện lớn của công ty.

2. Quản lý nhân sự đội ngũ tài xế (Công tác Nhân sự cốt lõi):
* Trực tiếp quản lý công ca, giờ giấc làm việc, thời gian nghỉ ngơi của đội ngũ tài xế nội bộ, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt quy định của Luật lao động về thời gian làm việc và bảo vệ sức khỏe cho người lao động (tránh tình trạng tài xế làm việc quá sức gây mất an toàn).
* Tham gia vào quy trình tuyển dụng tài xế: Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng, trực tiếp phỏng vấn chuyên môn, đánh giá kỹ năng lái xe thực tế và thái độ ứng xử của ứng viên.
* Tổ chức các chương trình đào tạo định kỳ cho tài xế về: Kỹ năng lái xe an toàn, văn hóa dịch vụ nội bộ, kỹ năng giao tiếp lịch sự với CBNV và khách hàng, quy trình xử lý sự cố trên đường.
* Xây dựng hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) cho tài xế (tỷ lệ đúng giờ, tỷ lệ an toàn, mức độ tiêu hao nhiên liệu, đánh giá sự hài lòng từ hành khách...). Hàng tháng thực hiện chấm công, đánh giá hiệu suất để làm căn cứ tính lương, thưởng và xem xét kỷ luật hoặc khen thưởng kịp thời.
* Lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của đội ngũ tài xế, giải quyết các mâu thuẫn nội bộ, xây dựng môi trường làm việc gắn kết, tôn trọng và chuyên nghiệp.

3. Quản lý kỹ thuật, bảo dưỡng và vận hành đội xe:
* Theo dõi và lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ, đăng kiểm, mua bảo hiểm tự nguyện và bảo hiểm bắt buộc cho toàn bộ đội xe của công ty theo đúng quy định của pháp luật.
* Giám sát tình trạng kỹ thuật, vệ sinh của các phương tiện hàng ngày thông qua biên bản bàn giao xe hoặc kiểm tra đột xuất, đảm bảo xe luôn trong trạng thái hoạt động tốt nhất, sạch sẽ và an toàn trước khi bánh lăn.
* Quản lý, cấp phát và giám sát định mức tiêu hao nhiên liệu của từng đầu xe. Phân tích các hao hụt bất thường bằng cách đối chiếu dữ liệu định vị GPS với hóa đơn đổ xăng/dầu để kịp thời phát hiện và xử lý các hành vi gian lận (nếu có).
* Trực tiếp phối hợp với các ga-ra sửa chữa uy tín để thực hiện sửa chữa, thay thế linh kiện khi có hư hỏng, đảm bảo chi phí hợp lý và thời gian gián đoạn sử dụng xe là ngắn nhất.

4. Quản lý đối tác và nhà cung cấp dịch vụ vận tải bên ngoài:
* Tìm kiếm, khảo sát, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê xe, xe đưa đón chuyên nghiệp bên ngoài để ký kết hợp đồng khung.
* Giám sát chất lượng dịch vụ của các đối tác vận tải theo đúng các cam kết trong hợp đồng (SLA - Service Level Agreement): Đảm bảo chất lượng xe đạt chuẩn, tài xế thân thiện, đúng giờ, tuân thủ quy định an toàn của công ty.
* Đối soát khối lượng công việc thực tế, số km di chuyển, bảng kê chi tiết hàng tháng của các nhà xe đối tác để làm thủ tục thanh quyết toán định kỳ.

5. Công tác hành chính, báo cáo và tuân thủ:
* Xây dựng, hoàn thiện và cập nhật các quy chế, quy trình, hướng dẫn công việc liên quan đến quản lý và sử dụng xe công ty.
* Quản lý toàn bộ hồ sơ, giấy tờ pháp lý liên quan đến xe và tài xế (bằng lái, giấy đăng ký xe, sổ đăng kiểm, bảo hiểm, hồ sơ lý lịch tư pháp của tài xế...).
* Tiếp nhận, xử lý và lưu trữ hồ sơ liên quan đến tai nạn, va chạm giao thông hoặc các vi phạm hành chính của đội xe. Phối hợp với cơ quan chức năng và đơn vị bảo hiểm để giải quyết quyền lợi cho công ty và nhân viên.
* Lập các báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý) về: Chi phí vận hành đội xe (xăng dầu, cầu đường, sửa chữa, khấu hao), hiệu suất sử dụng xe, báo cáo sự cố và đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm tối ưu hóa chi phí hành chính chung.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Trưởng bộ phận Dịch vụ Hành chính (Admin Section Manager).
* Phối hợp làm việc với:
* Tất cả các phòng ban trong công ty (để tiếp nhận và đáp ứng nhu cầu di chuyển).
* Phòng Kế toán (để đối soát chi phí, tạm ứng và thanh quyết toán hóa đơn liên quan đến xe).
* Bộ phận HSE/An toàn lao động (để đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn giao thông và phòng chống cháy nổ cho đội xe).
* Hướng dẫn và quản lý trực tiếp:
* Đội ngũ tài xế nội bộ của công ty (từ 5 - 30 nhân sự tùy quy mô doanh nghiệp).
* Giám sát hoạt động và điều phối trực tiếp các tài xế thuộc các đơn vị nhà thầu cung cấp dịch vụ xe đưa đón liên kết.
* Quyền hạn được giao:
* Có quyền từ chối các yêu cầu sử dụng xe không đúng đối tượng, sai quy định hoặc không phục vụ cho mục đích công việc của công ty (sau khi đã giải thích rõ ràng theo quy chế).
* Đề xuất đình chỉ công việc tạm thời đối với tài xế vi phạm nghiêm trọng quy định an toàn giao thông hoặc có thái độ hành vi không chuẩn mực với CBNV.
* Đề xuất lựa chọn, thay thế các nhà cung ứng dịch vụ vận tải không đạt cam kết chất lượng.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Hành chính, Quản trị nhân lực, Quản lý vận tải, Logistics, Kỹ thuật ô tô hoặc các ngành kinh tế, xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Có tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Điều phối xe, Giám sát đội xe, Nhân viên Hành chính quản lý xe tại các doanh nghiệp có quy mô từ 200 nhân sự trở lên hoặc tại các công ty chuyên về vận tải, logistics.
* Ưu tiên ứng viên từng có kinh nghiệm quản lý hệ thống xe đưa đón công nhân viên tại các nhà máy trong khu công nghiệp hoặc điều phối xe cho các văn phòng tập đoàn đa quốc gia.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng lập kế hoạch và điều phối: Khả năng sắp xếp lịch trình khoa học, logic, nhạy bén trong việc tối ưu hóa lộ trình di chuyển của nhiều xe cùng lúc để tiết kiệm thời gian và chi phí.
* Kỹ năng quản lý nhân sự: Có năng lực quản lý, thuyết phục và gắn kết đội ngũ tài xế - đối tượng lao động phổ thông có cá tính mạnh. Biết cách lắng nghe, phân xử công bằng và duy trì kỷ luật lao động.
* Am hiểu luật giao thông và kỹ thuật xe: Nắm vững Luật Giao thông đường bộ Việt Nam; có kiến thức cơ bản về cơ cấu hoạt động của xe ô tô để kiểm tra, đánh giá tình trạng hỏng hóc của xe, giám sát quá trình sửa chữa của ga-ra.
* Kỹ năng xử lý tình huống khẩn cấp: Bình tĩnh, quyết đoán và có khả năng đưa ra giải pháp xử lý nhanh chóng, an toàn khi xảy ra tai nạn giao thông, xe hỏng dọc đường hoặc tranh chấp giữa tài xế và nhân viên.
* Kỹ năng công nghệ và tin học: Sử dụng thành thạo phần mềm Microsoft Excel (để lập bảng biểu theo dõi chi phí, định mức nhiên liệu), các ứng dụng văn phòng của Google, ứng dụng bản đồ trực tuyến (Google Maps) và có khả năng nhanh chóng làm quen với các phần mềm quản lý đội xe chuyên dụng (Fleet Management Software), hệ thống định vị GPS.
* Kỹ năng đàm phán: Khả năng thương lượng tốt với các nhà cung cấp dịch vụ thuê xe, ga-ra sửa xe để có được mức giá và chất lượng dịch vụ ưu đãi nhất cho công ty.

Phẩm chất cá nhân:

* Trách nhiệm và tận tụy: Ý thức rõ tầm quan trọng của việc đảm bảo an toàn tính mạng cho CBNV. Sẵn sàng nghe điện thoại và hỗ trợ xử lý sự cố phát sinh ngoài giờ làm việc (kể cả ban đêm hoặc cuối tuần khi xe đưa đón ca kíp hoạt động).
* Trung thực và liêm chính: Tuyệt đối trung thực trong quản lý chi phí nhiên liệu, chi phí sửa chữa bảo dưỡng xe và lựa chọn nhà cung cấp. Nói không với các hành vi tiêu cực, nhận hoa hồng từ các đơn vị liên kết.
* Cẩn thận và tỉ mỉ: Chi tiết trong việc kiểm tra hồ sơ giấy tờ xe, đối soát km, hóa đơn nhiên liệu để tránh thất thoát ngân sách của công ty.
* Khả năng chịu áp lực cao: Giữ được thái độ bình tĩnh, lịch sự, chuyên nghiệp ngay cả khi đối mặt với nhiều yêu cầu xe dồn dập cùng lúc, hoặc khi nhận các ý kiến đóng góp, khiếu nại gay gắt từ phía CBNV về dịch vụ xe.
* Tinh thần phục vụ (Customer Service Mindset): Luôn coi CBNV sử dụng dịch vụ xe là "khách hàng nội bộ" để phục vụ với thái độ niềm nở, chu đáo và tôn trọng.

---

Quyền lợi:

* Mức lương và thu nhập: Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực thực tế (từ 10,000,000 - 15,000,000 VNĐ/tháng), kèm theo phụ trách trách nhiệm điện thoại, hỗ trợ xử lý sự cố ngoài giờ. Lương tháng 13 và thưởng hiệu suất công việc cuối năm theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
* Chế độ bảo hiểm: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc theo quy định của Luật lao động. Được trang bị gói bảo hiểm tai nạn 24/7 hoặc bảo hiểm sức khỏe cao cấp (tùy theo thâm niên).
* Phúc lợi chăm sóc nhân viên:
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Hỗ trợ ăn trưa miễn phí tại bếp ăn công ty hoặc phụ cấp tiền ăn trưa.
* Được tham gia các hoạt động teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty, quà tặng các dịp lễ Tết, sinh nhật, hiếu hỉ, thai sản...
* Môi trường làm việc: Làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp, coi trọng giá trị con người. Được trang bị đầy đủ công cụ làm việc hiện đại (máy tính xách tay, điện thoại hotline riêng, phần mềm quản lý thông minh).
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài về kỹ năng quản lý, kỹ năng hành chính chuyên sâu, luật lao động và an toàn giao thông.
* Cơ hội thăng tiến lên các vị trí quản lý cao hơn như Giám sát Hành chính (Admin Supervisor), Trưởng bộ phận Hành chính (Admin Manager) hoặc Chuyên viên Nhân sự Tổng hợp (HR Generalist) trong lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng tại công ty.

---

Tags:

#TuyenDungNhanSu #DieuPhoiXe #HanhChinhNhanSu #AdminDispatcher #FleetCoordinator #QuanLyDoiXe #HanhChinhVanPhong #TuyenDungHaiPhong #TuyenDungBinhDuong #TuyenDungHaNoi #TuyenDungHCM

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng điều phối xe, Nhân viên điều phối xe hành chính, Chuyên viên quản lý đội xe, Nhân viên hành chính điều phối xe, Việc làm điều phối xe đưa đón nhân viên, Quản lý tài xế hành chính nhân sự, Fleet Coordinator job, Admin car dispatcher, Tuyển dụng điều phối xe nhà máy, Tìm việc làm điều hành xe du lịch văn phòng.

Share