MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN ĐẶT VÉ MÁY BAY LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR TRAVEL COORDINATOR / FLIGHT BOOKING SPECIALIST)

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên đặt vé máy bay và điều phối dịch vụ lữ hành nội bộ (HR Travel Coordinator). Đây là một vị trí mang tính chiến lược và kết nối cao trong phòng Nhân sự của tập đoàn chúng tôi. Vai trò này không đơn thuần chỉ là thực hiện các thao tác kỹ thuật đặt vé máy bay, mà là một mắt xích quan trọng trong việc quản trị trải nghiệm nhân viên (Employee Experience Management), tối ưu hóa chi phí vận hành doanh nghiệp và bảo đảm an toàn cho nguồn nhân lực trong các chuyến công tác trong và ngoài nước.

Với tư cách là một "chuyên gia nhân sự" chuyên trách mảng dịch vụ di chuyển, bạn sẽ là người đồng hành tin cậy của toàn thể cán bộ nhân viên (CBNV), từ các cấp nhân viên vận hành, chuyên gia nước ngoài cho đến Ban Giám đốc và các nhân sự cấp cao. Bạn sẽ chịu trách nhiệm thiết lập, chuẩn hóa và vận hành quy trình đặt vé máy bay, phòng khách sạn, dịch vụ đưa đón, đồng thời quản lý ngân sách lữ hành, đàm phán với các đối tác hàng không và đại lý du lịch nhằm mang lại lợi ích kinh tế lớn nhất cho công ty mà vẫn đảm bảo sự tiện nghi, an toàn tuyệt đối cho người lao động.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

Nhiệm vụ công việc của Nhân viên đặt vé máy bay lĩnh vực Nhân sự được chia thành các nhóm mảng việc cốt lõi sau đây:

1. Tiếp nhận, xử lý và thực hiện đặt vé máy bay nội bộ

* Tiếp nhận yêu cầu: Chủ động tiếp nhận các phiếu yêu cầu công tác (Travel Request Form) từ các phòng ban thông qua hệ thống phần mềm quản trị nhân sự (HRM/ERP) hoặc email phê duyệt theo đúng quy trình của công ty.
* Kiểm tra tính hợp lệ: Đối chiếu yêu cầu công tác của nhân viên với Quy chế tài chính và Chính sách công tác phí (Travel Policy) hiện hành của công ty (về cấp bậc được đi máy bay hạng thương gia/hạng phổ thông, tiêu chuẩn hành lý ký gửi, hạn mức chi phí...).
* Khảo sát và đặt vé: Sử dụng các hệ thống đặt vé chuyên dụng (GDS như Amadeus, Sabre, Abacus) hoặc làm việc trực tiếp qua các cổng thông tin của các hãng hàng không (Vietnam Airlines, Vietjet Air, Bamboo Airways, Pacific Airlines và các hãng quốc tế) để tìm kiếm hành trình bay tối ưu nhất về mặt thời gian và chi phí.
* Quản lý thông tin cá nhân: Thu thập, cập nhật và quản lý bảo mật cơ sở dữ liệu thông tin cá nhân của CBNV (họ tên chính xác theo CCCD/Passport, ngày sinh, số thẻ thành viên thân thiết của các hãng bay, sở thích ăn uống, yêu cầu chỗ ngồi đặc biệt...) để đảm bảo việc đặt vé luôn chính xác 100%, tránh phát sinh chi phí đổi tên.
* Xác nhận và bàn giao: Gửi thông tin vé điện tử (E-ticket), mã đặt chỗ (PNR) kèm theo hướng dẫn chi tiết về thời gian bay, quy định hành lý, điều kiện hoàn/hủy/đổi vé và quy định phòng chống dịch bệnh (nếu có) cho nhân sự đi công tác một cách nhanh chóng và kịp thời.

2. Quản lý việc di chuyển và điều động nhân sự nước ngoài (Expat Relocation & Global Mobility Support)

* Hỗ trợ chuyên gia ngoại quốc: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng và Làm thủ tục người nước ngoài (Global Mobility) để đặt vé máy bay một chiều hoặc khứ hồi cho các chuyên gia nước ngoài sang Việt Nam làm việc và ngược lại.
* Hành trình đa chặng: Thiết lập các lộ trình bay quốc tế phức tạp, nhiều chặng dừng, phối hợp thời gian nối chuyến hợp lý để đảm bảo sức khỏe cho chuyên gia.
* Hành lý đặc biệt: Đăng ký và xử lý các thủ tục hành lý quá khổ, hành lý đặc biệt (thiết bị kỹ thuật phục vụ dự án, thú cưng đi kèm...) theo đúng quy định hàng không quốc tế.
* Phối hợp dịch vụ đi kèm: Liên kết việc đặt vé máy bay với các dịch vụ bổ trợ như xin công văn nhập cảnh, hỗ trợ đón tiễn nhanh tại sân bay (Fast-track service), đặt xe đưa đón từ sân bay về nơi lưu trú hoặc văn phòng làm việc.

3. Đàm phán đối tác và tối ưu hóa chi phí (Vendor Management & Cost Optimization)

* Quản lý đại lý (Fara/Agency): Làm việc trực tiếp với các đại lý vé máy bay cấp 1, các văn phòng đại diện của các hãng hàng không để thương thảo về chính sách chiết khấu, hạn mức công nợ (credit limit) và các điều khoản ưu tiên dành cho doanh nghiệp.
* Hợp đồng khách hàng lớn (Corporate Accounts): Trực tiếp tham gia xây dựng hồ sơ năng lực của công ty để ký kết các hợp đồng khách hàng lớn (Corporate Contracts) với các hãng hàng không nội địa và quốc tế nhằm nhận được mức giá ưu đãi cố định, nâng hạng vé miễn phí hoặc ưu tiên giữ chỗ trong mùa cao điểm.
* Đánh giá định kỳ: Định kỳ hàng quý/hàng năm tiến hành đánh giá chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp vé máy bay và lữ hành, đề xuất thay đổi đối tác nếu không đạt yêu cầu về chất lượng hoặc giá cả cạnh tranh.

4. Giải quyết sự cố đột xuất và hỗ trợ khẩn cấp 24/7

* Xử lý thay đổi lịch trình: Tiếp nhận và xử lý nhanh chóng các trường hợp nhân viên yêu cầu đổi ngày bay, giờ bay, hủy vé hoặc hoàn vé do kế hoạch công tác thay đổi đột xuất.
* Ứng phó sự cố từ hãng bay: Trực tiếp liên hệ với các hãng hàng không hoặc đại lý để giải quyết các sự cố ngoài ý muốn như: chuyến bay bị hoãn (delay), bị hủy (cancelled), thất lạc hành lý, nhân viên bị lỡ chuyến (no-show) hoặc gặp sự cố y tế tại sân bay.
* Đường dây nóng hỗ trợ: Duy trì trạng thái sẵn sàng hỗ trợ từ xa (kể cả ngoài giờ hành chính trong trường hợp khẩn cấp) để đảm bảo nhân viên đi công tác luôn có người đồng hành hỗ trợ khi gặp rắc rối tại sân bay trong và ngoài nước.

5. Công tác đối soát tài chính, lưu trữ và báo cáo số liệu

* Đối soát hóa đơn: Hàng tuần/tháng, phối hợp với bộ phận Kế toán thanh toán để đối soát bảng kê chi tiết vé máy bay đã sử dụng từ các nhà cung cấp, kiểm tra tính chính xác của hóa đơn GTGT (VAT), đảm bảo không có sai lệch giữa thực tế đặt vé và công nợ phải trả.
* Quản lý hồ sơ thanh toán: Hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán bao gồm: Phiếu yêu cầu công tác, xác nhận đặt vé, thẻ lên tàu bay (boarding pass) - nếu quy định công ty yêu cầu, và hóa đơn tài chính để trình ký thanh toán đúng hạn cho đối tác.
* Báo cáo định kỳ: Lập báo cáo phân tích chi phí mua vé máy bay hàng tháng/quý/năm (chi tiết theo từng phòng ban, dự án, chặng bay thường xuyên, tỷ lệ tuân thủ chính sách...). Đưa ra các dự báo và đề xuất giải pháp cắt giảm chi phí lữ hành hiệu quả cho Ban Giám đốc.

6. Xây dựng và cập nhật chính sách phúc lợi lữ hành

* Tham mưu cho Trưởng phòng Nhân sự trong việc xây dựng, sửa đổi và hoàn thiện "Quy chế công tác và di chuyển" của công ty sao cho phù hợp với thực tế thị trường và nâng cao trải nghiệm của CBNV.
* Thường xuyên cập nhật các thông tin, quy định mới của ngành hàng không (quy định về an ninh, hành lý mang theo, giấy tờ tùy thân, quy định xuất nhập cảnh của các quốc gia) để kịp thời phổ biến, truyền thông cho toàn thể nhân viên trong công ty.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Hành chính - Nhân sự (HR/Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) tùy thuộc vào cấu trúc sơ đồ tổ chức của công ty tại từng thời điểm.
* Báo cáo gián tiếp/Báo cáo chức năng: Báo cáo số liệu chi phí và công nợ định kỳ cho Kế toán trưởng (Chief Accountant) hoặc Trưởng bộ phận Tài chính (Finance Manager).
* Quy trình hướng dẫn:
* *Hướng dẫn cho CBNV:* Chịu trách nhiệm biên soạn tài liệu "Hướng dẫn quy trình đặt vé và đi công tác nội bộ" (Travel Guideline Slide/Video). Trực tiếp hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho nhân viên mới trong các buổi đào tạo hội nhập (Onboarding) về cách thức gửi yêu cầu đặt vé máy bay và chuẩn bị hồ sơ thanh toán công tác phí.
* *Nhận hướng dẫn:* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ đặt vé (GDS), các cập nhật về chính sách hàng không do các hãng bay đối tác hoặc các tổ chức đào tạo uy tín cung cấp dưới sự tài trợ của công ty.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành, Nghiệp vụ bán vé máy bay, Quản trị Nhân lực, Ngoại ngữ, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành nghề liên quan có tính chất bổ trợ cho công việc.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu 01 đến 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí nhân viên booker (đặt vé máy bay) tại các đại lý vé máy bay, phòng vé của hãng hàng không, công ty du lịch lữ hành.
* *Hoặc* có từ 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự (HR Admin), Nhân viên Đối ngoại, Trợ lý Ban Giám đốc có kinh nghiệm chuyên sâu trong việc tự tay thực hiện việc book vé, đặt phòng khách sạn và điều phối công tác với quy mô nhân sự lớn (từ 100 người trở lên).
* Ưu tiên những ứng viên đã từng có kinh nghiệm làm việc trong môi trường các công ty đa quốc gia, các tập đoàn có lượng nhân sự đi công tác nước ngoài thường xuyên hoặc các dự án có sử dụng nhiều chuyên gia ngoại quốc.

Kỹ năng chuyên môn:

* Nghiệp vụ phòng vé chuyên sâu:
* Sử dụng thành thạo ít nhất một trong các hệ thống phân phối toàn cầu (GDS) phổ biến như Amadeus, Sabre, Abacus/Travelport để tìm kiếm, đặt chỗ, tính giá, xuất vé, đổi vé và hoàn vé.
* Hiểu rõ cấu trúc giá vé (Fare Basis), các điều kiện đi kèm của từng hạng đặt chỗ (Booking Class) của các hãng hàng không nội địa và quốc tế.
* Khả năng ngoại ngữ:
* Tiếng Anh giao tiếp tốt và đọc hiểu thành thạo (tương đương trình độ TOEIC 600 trở lên hoặc các chứng chỉ tương đương).
* Có khả năng đọc hiểu các điều khoản hợp đồng bằng tiếng Anh, viết email trao đổi công việc với các hãng hàng không quốc tế và giao tiếp trực tiếp để hỗ trợ các chuyên gia nước ngoài khi họ gặp sự cố về chuyến bay.
* Kỹ năng sử dụng tin học văn phòng:
* Sử dụng thành thạo bộ công cụ MS Office, đặc biệt là Excel ở trình độ nâng cao (sử dụng tốt các hàm tính toán, vlookup, hlookup, pivot table để quản lý danh sách hành khách, đối soát công nợ hàng tháng và lập biểu đồ báo cáo chi phí).
* Có khả năng nhanh chóng làm quen và sử dụng các phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp như ERP, SAP, Oracle hoặc các phần mềm quản lý nhân sự nội bộ.
* Kỹ năng thương lượng và đàm phán: Khéo léo trong việc đàm phán giá cả, chiết khấu và các điều khoản dịch vụ ưu tiên với các đại lý và hãng hàng không để tối đa hóa lợi ích tài chính cho doanh nghiệp.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Có khả năng làm việc dưới áp lực cao, quản lý đồng thời nhiều yêu cầu đặt vé phát sinh cùng một lúc từ nhiều bộ phận khác nhau mà vẫn đảm bảo độ chính xác tuyệt đối về mặt thời gian và thông tin.

Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, cẩn thận và chính xác: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu. Sai sót một chữ cái trong họ tên, nhầm lẫn ngày tháng hay giờ bay (ví dụ: AM sang PM) đều có thể dẫn đến việc nhân viên bị trễ chuyến bay hoặc phát sinh chi phí phạt rất lớn từ hãng. Ứng viên cần có thói quen tự kiểm tra lại thông tin (double-check) ít nhất 2 lần trước khi xuất vé.
* Tinh thần dịch vụ khách hàng nội bộ (Customer Service Mindset): Luôn giữ thái độ lịch sự, nhã nhặn, kiên nhẫn và sẵn lòng hỗ trợ đồng nghiệp. Coi CBNV đi công tác như khách hàng của mình để mang lại trải nghiệm di chuyển thoải mái và an tâm nhất cho họ.
* Bình tĩnh và nhạy bén giải quyết vấn đề: Có khả năng giữ được sự tỉnh táo, không hoảng loạn khi đối mặt với các tình huống khẩn cấp (như hoãn chuyến, hủy chuyến đột xuất giữa đêm, nhân viên bị kẹt tại sân bay quốc tế do thủ tục giấy tờ) để đưa ra các giải pháp thay thế tối ưu ngay lập tức.
* Có tính kỷ luật và bảo mật thông tin cao: Tuyệt đối tuân thủ các quy trình bảo mật thông tin cá nhân của nhân sự (số hộ chiếu, căn cước công dân, lịch trình di chuyển nhạy cảm của các nhân sự cấp cao...) theo đúng quy định của Luật An ninh mạng và chính sách bảo mật của tập đoàn.
* Tinh thần trách nhiệm và tính linh hoạt: Sẵn sàng tiếp nhận cuộc gọi hoặc xử lý công việc đột xuất ngoài giờ hành chính (buổi tối, cuối tuần) khi có phát sinh sự cố khẩn cấp liên quan đến chuyến bay của nhân sự.

---

Quyền lợi:

Trở thành một thành viên trong đội ngũ Nhân sự của chúng tôi, bạn sẽ được hưởng những chế độ đãi ngộ vô cùng hấp dẫn và toàn diện:

* Thu nhập cạnh tranh và xứng đáng:
* Mức lương cơ bản hấp dẫn (thỏa thuận trực tiếp theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên khi phỏng vấn).
* Phụ cấp trách nhiệm trực hotline hỗ trợ ngoài giờ hành chính (nếu có phát sinh công việc ngoài giờ).
* Tháng lương thứ 13 cố định và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm dựa trên mức độ tối ưu hóa ngân sách lữ hành của công ty.
* Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động Việt Nam.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế nội/ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu) dành riêng cho nhân viên chính thức có thâm niên.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các hệ thống bệnh viện/phòng khám uy tín.
* Chính sách ưu đãi lữ hành đặc quyền:
* Được hưởng các chính sách ưu đãi giảm giá sâu khi mua vé máy bay, đặt phòng khách sạn, tour du lịch cho bản thân và người thân (gia đình ruột thịt) thông qua hệ thống đối tác liên kết của tập đoàn.
* Hỗ trợ chi phí đi lại, điện thoại di động phục vụ công việc hàng tháng.
* Môi trường làm việc và Cơ hội phát triển:
* Môi trường làm việc văn minh, chuyên nghiệp, năng động và tôn trọng sự khác biệt của từng cá nhân. Văn hóa doanh nghiệp chú trọng vào trải nghiệm hạnh phúc của nhân viên.
* Được tạo điều kiện tối đa để tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn (chứng chỉ GDS nâng cao, kỹ năng đàm phán, quản trị rủi ro) do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng: Từ Chuyên viên đặt vé máy bay nội bộ -> Trưởng nhóm Dịch vụ Nhân sự (HR Service Team Leader) -> Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR/Admin Manager).
* Các hoạt động tập thể phong phú:
* Tham gia các chương trình Team Building, nghỉ mát hàng năm cùng tập đoàn tại các resort 4-5 sao.
* Tham gia các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ, các sự kiện lớn trong năm của doanh nghiệp (Year End Party, Family Day, sinh nhật công ty...).

---

Tags:

`Tuyển dụng nhân viên đặt vé máy bay` `HR Travel Coordinator` `Hành chính nhân sự` `Nhân viên đặt vé doanh nghiệp` `Nhân viên booker` `Quản trị lữ hành nội bộ` `Tuyển dụng phòng nhân sự` `Nhân viên bán vé máy bay` `Đặt vé máy bay doanh nghiệp`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên đặt vé máy bay phòng nhân sự
* Chuyên viên điều phối di chuyển nội bộ
* HR Travel Coordinator job description
* Tuyển dụng nhân viên book vé máy bay doanh nghiệp
* Nhân viên hành chính đặt vé máy bay
* Nhân viên booker vé máy bay làm việc tại văn phòng công ty
* Chuyên viên quản lý dịch vụ công tác và lữ hành doanh nghiệp
* Nhân viên hỗ trợ di chuyển chuyên gia nước ngoài
* Tuyển dụng hành chính nhân sự mảng lữ hành
* Corporate Travel Specialist tuyển dụng

Share