MÔ TẢ CÔNG VIỆC: LỄ TÂN HÀNH CHÍNH (LĨNH VỰC NHÂN SỰ)

---

Mô tả công việc

* Vị trí công tác: Lễ tân kiêm Hỗ trợ Nhân sự (Front Desk & HR Assistant)
* Bộ phận làm việc: Bộ phận Hành chính - Nhân sự (Admin & HR Department)
* Địa điểm làm việc: Văn phòng Trụ sở chính công ty
* Hình thức làm việc: Toàn thời gian cố định (Từ thứ Hai đến thứ Sáu, sáng thứ Bảy luân phiên)

---

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Lễ tân Hành chính không chỉ đơn thuần là người đón tiếp khách ở sảnh, mà là "gương mặt đại diện", "đại sứ thương hiệu" và là điểm chạm trải nghiệm đầu tiên cực kỳ quan trọng của doanh nghiệp chúng tôi.

Trong một công ty chuyên về lĩnh vực Nhân sự (Cung ứng nhân lực, Headhunting, Tư vấn giải pháp nhân sự và Đào tạo), mỗi ngày văn phòng của chúng tôi đón tiếp hàng chục lượt ứng viên cấp cao, đối tác doanh nghiệp, khách hàng chiến lược và các chuyên gia trong ngành. Với vai trò này, bạn chính là người thiết lập tiêu chuẩn chuyên nghiệp đầu tiên cho hành trình trải nghiệm của khách hàng và ứng viên (Candidate & Client Experience).

Không dừng lại ở các công việc lễ tân truyền thống, bạn sẽ được đào tạo và trực tiếp tham gia vào các nghiệp vụ nhân sự sơ cấp, hỗ trợ quy trình tuyển dụng, quản lý dữ liệu ứng viên và điều phối các sự kiện nội bộ/đối ngoại của công ty. Đây là bệ phóng hoàn hảo cho những ai muốn phát triển sự nghiệp lâu dài trong ngành Quản trị Nhân sự (HR).

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Quản lý sảnh đón tiếp và tối ưu hóa trải nghiệm ứng viên/khách hàng (40%)

* Đón tiếp chuyên nghiệp: Chào đón ứng viên, khách hàng, đối tác và nhà cung cấp đến làm việc tại văn phòng với thái độ thân thiện, lịch sự và nồng ấm theo đúng tiêu chuẩn dịch vụ của công ty nhân sự hàng đầu.
* Điều hướng ứng viên: Tiếp nhận ứng viên đến phỏng vấn, hướng dẫn họ hoàn thành các thủ tục thông tin ban đầu, phát đề bài test (nếu có), và thông báo kịp thời cho Chuyên viên tuyển dụng (Recruiter/Headhunter) phụ trách.
* Chăm sóc khu vực chờ: Đảm bảo khu vực sảnh đón tiếp (Lobby) và các phòng phỏng vấn luôn trong trạng thái sạch sẽ, ngăn nắp, đầy đủ nước uống, tài liệu giới thiệu công ty và các công cụ viết.
* Hỗ trợ khách hàng đối tác: Tiếp đón các đại diện doanh nghiệp đến họp bàn dịch vụ, sắp xếp phòng họp VIP, chuẩn bị trà nước và hỗ trợ kết nối kỹ thuật (máy chiếu, wifi, thiết bị họp trực tuyến) khi có yêu cầu.

2. Hỗ trợ vận hành hành chính và kiểm soát an ninh văn phòng (20%)

* Quản lý tổng đài điện thoại: Tiếp nhận các cuộc gọi đến hotline của công ty, lọc thông tin, giải đáp các thắc mắc cơ bản về dịch vụ hoặc tuyển dụng, chuyển cuộc gọi đến đúng phòng ban/nhân sự phụ trách một cách nhanh chóng và chính xác.
* Xử lý thư tín và bưu phẩm: Tiếp nhận, phân loại và phân phối thư từ, công văn, hồ sơ ứng viên gửi trực tiếp hoặc qua chuyển phát nhanh đến các bộ phận liên quan. Quản lý việc gửi thư đi của công ty và cập nhật vào sổ theo dõi.
* Kiểm soát an ninh ra vào: Giám sát luồng người ra vào văn phòng, hướng dẫn khách đăng ký thông tin vào sổ nhật ký (Visitor Log) hoặc hệ thống điện tử, cấp phát thẻ khách tạm thời nhằm đảm bảo an ninh thông tin và tài sản doanh nghiệp.

3. Hỗ trợ nghiệp vụ nhân sự và tuyển dụng (25%)

* Quản lý dữ liệu ứng viên: Hỗ trợ bộ phận Tuyển dụng cập nhật hồ sơ ứng viên lên hệ thống quản lý tuyển dụng (ATS), scan và lưu trữ hồ sơ bản cứng của nhân sự mới theo đúng quy định bảo mật thông tin.
* Sắp xếp lịch phỏng vấn: Hỗ trợ liên hệ bằng điện thoại/email để xác nhận lịch phỏng vấn với ứng viên dưới sự hướng dẫn của Chuyên viên nhân sự.
* Chuẩn bị tiếp nhận nhân viên mới (Onboarding): Phối hợp với bộ phận IT và Admin để chuẩn bị góc làm việc, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, tài liệu chào mừng (Welcome Kit) cho nhân sự mới trong ngày đầu tiên nhận việc.
* Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ: Tham gia ban tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên (Team building), sinh nhật tháng, ngày lễ hội (8/3, 20/10, Giáng sinh, Year End Party) và các buổi hội thảo/đào tạo nội bộ.

4. Quản lý văn phòng phẩm và hậu cần hành chính (15%)

* Quản lý nhu yếu phẩm: Kiểm kê định kỳ, lập kế hoạch mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, nước uống, trà, cà phê, các vật dụng vệ sinh cho văn phòng định kỳ hàng tháng.
* Giám sát nhà cung cấp dịch vụ: Giám sát chất lượng công việc của đơn vị dọn dẹp vệ sinh, đội ngũ bảo vệ tòa nhà để đảm bảo không gian làm việc luôn xanh - sạch - đẹp và an toàn.
* Hỗ trợ hậu cần công tác: Đặt vé máy bay, phòng khách sạn, xe đưa đón cho Ban giám đốc hoặc các chuyên gia đi công tác theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader).
* Quan hệ công việc nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với đội ngũ Tuyển dụng (Recruitment Team), bộ phận Chăm sóc khách hàng (Customer Service), bộ phận Công nghệ thông tin (IT Helpdesk) và các Trợ lý dự án.
* Quan hệ công việc bên ngoài: Làm việc trực tiếp với khách hàng, đối tác doanh nghiệp, ứng viên, các nhà cung cấp dịch vụ văn phòng, chuyển phát nhanh và Ban quản lý tòa nhà.
* Cơ chế hướng dẫn và đào tạo:
* Được tham gia khóa đào tạo hội nhập chuyên sâu về ngành Nhân sự và văn hóa doanh nghiệp trong tuần đầu tiên.
* Được hướng dẫn chi tiết (On-the-job training) về kỹ năng giao tiếp chuẩn mực, quy trình xử lý tình huống sảnh lễ tân và cách thức sử dụng các phần mềm nhân sự chuyên dụng từ Trưởng nhóm.
* Định kỳ hàng tháng/quý được tham gia các buổi chia sẻ chuyên môn về định hướng phát triển nghề nghiệp trong ngành HR.

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân sự, Quản trị Văn phòng, Quản trị Khách sạn/Du lịch, Ngoại ngữ, Quan hệ Công chúng hoặc các ngành Kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Lễ tân, Chăm sóc khách hàng, Trợ lý admin hoặc hành chính văn phòng.
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp (Fresher) nhưng có tiềm năng tốt, ham học hỏi, yêu thích lĩnh vực nhân sự và có định hướng phát triển bản thân rõ ràng.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng giao tiếp xuất sắc: Giọng nói truyền cảm, chuẩn xác (không nói ngọng, không nói lắp, không sử dụng ngôn ngữ địa phương quá nặng). Có khả năng truyền tải thông tin rõ ràng, mạch lạc qua cả hai kênh trực tiếp và điện thoại.
* Khả năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản đến khá (có thể tự tin chào hỏi, chỉ dẫn khách nước ngoài, tiếp nhận và chuyển cuộc gọi bằng tiếng Anh).
* Thành thạo tin học văn phòng: Sử dụng tốt các công cụ MS Office (Word, Excel, PowerPoint) để soạn thảo văn bản hành chính, lập báo cáo chi phí và quản lý file theo dõi dữ liệu. Biết sử dụng các công cụ làm việc trực tuyến (Google Drive, Canva, Zoom, MS Teams) là một lợi thế.
* Kỹ năng tổ chức và đa nhiệm (Multitasking): Có khả năng quản lý và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiều đầu việc cùng lúc dưới áp lực thời gian (vừa nghe điện thoại, vừa đón khách, vừa xử lý hồ sơ) mà vẫn giữ được sự bình tĩnh và chính xác.
* Kỹ năng xử lý tình huống: Nhạy bén trong việc nhận diện vấn đề, xử lý khéo léo các tình huống phát sinh tại sảnh lễ tân (ví dụ: ứng viên đến trễ, khách hàng khó tính, sự cố kỹ thuật phòng họp).

Phẩm chất cá nhân:

* Ngoại hình sáng và tác phong chuyên nghiệp: Diện mạo chỉn chu, gọn gàng, trang phục lịch sự theo quy chuẩn văn phòng. Luôn duy trì nụ cười thân thiện và thái độ hiếu khách (Hospitality Mindset).
* Tính bảo mật cao (Confidentiality): Đây là yêu cầu bắt buộc khi làm việc trong môi trường nhân sự. Phải tuyệt đối bảo mật thông tin lương, hồ sơ cá nhân của ứng viên, kế hoạch nhân sự của đối tác và các thông tin nội bộ nhạy cảm khác.
* Tinh thần trách nhiệm và chủ động: Tự giác trong công việc, luôn đi làm đúng giờ (khuyến khích có mặt trước giờ làm việc 15 phút để chuẩn bị sảnh đón tiếp), có tinh thần hướng đến dịch vụ xuất sắc và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp khi cần thiết.
* Tư duy tích cực và khả năng chịu áp lực: Luôn giữ được sự điềm tĩnh, thái độ tích cực và năng lượng tràn đầy trong suốt ca làm việc, ngay cả khi đối mặt với những ngày làm việc bận rộn hoặc những yêu cầu khắt khe từ khách hàng.

---

Quyền lợi

* Mức lương & Đãi ngộ tài chính:
* Mức lương cạnh tranh: Từ 7.000.000đ - 10.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên).
* Phụ cấp trang điểm/trang phục hàng tháng để đảm bảo hình ảnh lễ tân chuyên nghiệp.
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý và Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng các ngày lễ, Tết lớn trong năm.
* Được trang bị đầy đủ công cụ làm việc: Máy tính xách tay cấu hình cao, điện thoại bàn riêng, đồng phục thiết kế riêng của công ty.
* Chính sách phúc lợi:
* Đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc (Hưởng 100% lương trong thời gian thử việc).
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tại các bệnh viện quốc tế) dành cho nhân sự đạt thành tích xuất sắc.
* Chế độ khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
* Tham gia các chuyến du lịch thường niên (Company Trip), teambuilding 2 lần/năm và các hoạt động nội bộ sôi động hàng tháng.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp:
* Đây là vị trí "vàng" để bước chân vào ngành Nhân sự. Sau 1 - 2 năm làm việc và cống hiến xuất sắc, bạn sẽ có cơ hội được đánh giá thăng tiến lên các vị trí chuyên môn sâu hơn như: Chuyên viên tuyển dụng (Recruiter), Chuyên viên Hành chính - Nhân sự (HR Admin/Generalist), Chuyên viên Đào tạo & Phát triển (L&D Coordinator) hoặc Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader).
* Được tài trợ 50% - 100% chi phí tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng chuyên môn về HR, kỹ năng giao tiếp, tiếng Anh thương mại hoặc các kỹ năng mềm khác do công ty tổ chức hoặc liên kết đào tạo.

---

Tags

#LeTanHanhChinh #LeTanNhanSu #HRReceptionist #HanhChinhNhanSu #GươngMặtThươngHiệu #TraiNghiemUngVien #CandidateExperience #TuyenDungNhanSu #HanhChinhVanPhong #CoHoiThangTien #NganhNhanSu #HRJobs

---

Từ khoá tìm kiếm

Tuyển dụng lễ tân hành chính, tuyển lễ tân công ty nhân sự, việc làm hành chính nhân sự không kinh nghiệm, lễ tân văn phòng chuyên nghiệp, nhân viên đón tiếp ứng viên, lễ tân kiêm hỗ trợ nhân sự, admin lễ tân tphcm/hà nội, tuyển dụng hr admin fresher, việc làm hành chính sảnh lễ tân, cơ hội thăng tiến ngành nhân sự.

Share