MÔ TẢ CÔNG VIỆC: EXECUTIVE ASSISTANT (TRỢ LÝ ĐIỀU HÀNH) - LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Executive Assistant (Trợ lý Điều hành) chuyên trách Lĩnh vực Nhân sự. Đây là một vai trò chiến lược và đa năng, đóng vai trò là "cánh tay phải" đắc lực cho Giám đốc Nhân sự (CHRO/HR Director) và là cầu nối vận hành quan trọng giữa Ban Giám đốc với toàn thể đội ngũ nhân sự trong tổ chức.

Không chỉ dừng lại ở các tác vụ hành chính thông thường, Executive Assistant trong lĩnh vực nhân sự tại doanh nghiệp chúng tôi là người trực tiếp tham gia vào quá trình tối ưu hóa bộ máy vận hành, hỗ trợ triển khai các chiến lược phát triển nguồn nhân lực, quản lý các dự án nội bộ và bảo mật các thông tin trọng yếu của công ty. Chúng tôi tìm kiếm một cá nhân nhạy bén, có tư duy hệ thống cao, am hiểu sâu sắc về con người và có khả năng quản trị mục tiêu xuất sắc để cùng đồng hành trên con đường phát triển bền vững của doanh nghiệp.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Hỗ trợ Điều hành và Quản lý Lịch trình cho Giám đốc Nhân sự (CHRO/HR Director)

* Quản lý quỹ thời gian tối ưu: Tiếp nhận, sàng lọc, sắp xếp và tối ưu hóa lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác hàng ngày, hàng tuần của Giám đốc Nhân sự nhằm đảm bảo hiệu suất làm việc cao nhất.
* Chuẩn bị và điều phối các cuộc họp: Chịu trách nhiệm chuẩn bị tài liệu họp, chương trình nghị sự (agenda), phòng họp và các thiết bị kỹ thuật cần thiết. Ghi chép biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) một cách chi tiết, chính xác và gửi đến các thành viên liên quan kịp thời.
* Theo dõi tiến độ hành động: Theo dõi, đôn đốc các bộ phận, phòng ban liên quan thực hiện các đầu công việc, quyết định hoặc cam kết đã thống nhất trong các cuộc họp của Giám đốc Nhân sự.
* Quản lý thông tin liên lạc: Tiếp nhận, phân loại và xử lý các cuộc gọi, email, thư tín gửi đến Giám đốc Nhân sự; trực tiếp trả lời hoặc chuyển tiếp đến các bộ phận chuyên trách giải quyết theo thẩm quyền được giao.

2. Phối hợp Vận hành và Quản lý Dự án Nhân sự

* Giám sát tiến độ dự án: Tham gia hỗ trợ quản lý và giám sát tiến độ thực hiện các dự án nhân sự lớn của công ty như: Tái cấu trúc tổ chức, xây dựng hệ thống KPI/OKRs, chuẩn hóa khung năng lực, dự án chuyển đổi số nhân sự (HR Tech), các chương trình đánh giá hiệu suất cuối năm.
* Thu thập và tổng hợp dữ liệu: Thu thập dữ liệu nhân sự định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc (dữ liệu tuyển dụng, tỷ lệ nghỉ việc, chi phí nhân sự, kết quả đào tạo, khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên).
* Soạn thảo văn bản, chính sách: Hỗ trợ Giám đốc soạn thảo, rà soát, định dạng và chuẩn hóa các quy trình, quy định, chính sách nhân sự, sổ tay nhân viên và các tờ trình cấp cao gửi Ban Tổng Giám đốc.

3. Cầu nối Truyền thông Nội bộ và Gắn kết Nhân viên

* Điều phối thông tin: Truyền đạt một cách chính xác, khéo léo các thông điệp, chỉ thị và quyết định từ Giám đốc Nhân sự đến toàn thể nhân viên hoặc các Trưởng bộ phận trong công ty.
* Hỗ trợ xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Truyền thông nội bộ và Công đoàn tổ chức các sự kiện lớn của công ty (Town Hall meeting, Year End Party, Teambuilding, các chương trình tôn vinh - khen thưởng nhân viên xuất sắc).
* Lắng nghe và phản hồi: Là kênh tiếp nhận gián tiếp các phản hồi, đề xuất hoặc tâm tư nguyện vọng của nhân viên, từ đó tham mưu cho Giám đốc Nhân sự các giải pháp cải thiện môi trường làm việc và gia tăng chỉ số hạnh phúc của nhân sự (Employee Engagement).

4. Quản lý Tài liệu, Bảo mật và Lưu trữ Thông tin

* Bảo mật tuyệt đối thông tin: Quản lý và bảo mật toàn bộ các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp và nhân sự như: Quỹ lương, ngân sách nhân sự, hồ sơ nhân sự cấp cao, các quyết định bổ nhiệm/bãi miễn, các biên bản kỷ luật hoặc tranh chấp lao động.
* Hệ thống hóa tài liệu lưu trữ: Xây dựng, phân loại và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ, tài liệu (cả bản cứng và bản mềm trên Cloud) một cách khoa học, logic, giúp việc truy xuất thông tin của Giám đốc Nhân sự và các bên liên quan diễn ra nhanh chóng, bảo mật.

5. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng và Trải nghiệm Nhân viên Cấp cao

* Hỗ trợ tuyển dụng vị trí Key: Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng (TA) trong việc điều phối lịch phỏng vấn các vị trí quản lý cấp cao (M-level, C-level) trực tiếp với Giám đốc Nhân sự và Ban Giám đốc.
* Chăm sóc ứng viên cao cấp: Đảm bảo trải nghiệm chuyên nghiệp, chu đáo cho các ứng viên cấp cao trong suốt quá trình tuyển dụng và tiếp nhận thử việc (Onboarding).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp và nhận chỉ đạo công việc từ Giám đốc Nhân sự (CHRO hoặc HR Director).
* Tuyến báo cáo gián tiếp (nếu có): Báo cáo tiến độ các dự án đặc biệt hoặc phối hợp công việc trực tiếp với Văn phòng Tổng Giám đốc (CEO Office) khi có yêu cầu phối hợp liên phòng ban.
* Phạm vi hướng dẫn và phối hợp:
* Chủ động phối hợp, đôn đốc và kết nối công việc với các Trưởng bộ phận chức năng trong khối Nhân sự (Trưởng bộ phận Tuyển dụng, Trưởng bộ phận C&B, Trưởng bộ phận Đào tạo & Phát triển, Trưởng bộ phận Hành chính).
* Làm việc với các Trưởng phòng/Ban khác trong công ty để truyền tải, giải thích các hướng dẫn, quy trình nhân sự được Giám đốc Nhân sự phê duyệt.
* Hướng dẫn nghiệp vụ hành chính cơ bản hoặc quy trình phối hợp công việc cho các nhân viên hành chính/nhân sự cấp dưới khi được ủy quyền.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị Nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Luật, Ngoại ngữ, Thư ký văn phòng, hoặc các ngành học có liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Trợ lý Giám đốc, Thư ký Giám đốc, Trợ lý Ban dự án hoặc Chuyên viên Nhân sự tổng hợp (HR Generalist).
* Ưu tiên các ứng viên đã từng có kinh nghiệm làm việc trong môi trường doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên hoặc các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài.

Kỹ năng chuyên môn:

* Am hiểu kiến thức Nhân sự & Luật: Có kiến thức nền tảng tốt về các mảng chức năng của Quản trị nhân sự và hiểu biết cơ bản về Luật Lao động Việt Nam hiện hành để hỗ trợ rà soát văn bản pháp lý nhân sự.
* Kỹ năng Tổ chức và Quản lý Thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết cách phân loại thứ tự ưu tiên các đầu việc (Ma trận Eisenhower) trong môi trường làm việc tốc độ nhanh và nhiều áp lực.
* Kỹ năng Giao tiếp và Soạn thảo Văn bản Xuất sắc: Khả năng truyền đạt thông tin gãy gọn, mạch lạc (cả nói và viết). Có khả năng soạn thảo văn bản hành chính, quyết định, quy chế chuẩn chỉnh về mặt thể thức và ngôn từ.
* Kỹ năng Ngoại ngữ: Thành thạo tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết) ở mức độ làm việc (tương đương IELTS 6.0 trở lên hoặc TOEIC 750 trở lên) để dịch thuật tài liệu, soạn thảo email và làm việc với các đối tác nước ngoài.
* Thành thạo Công nghệ & Tin học văn phòng: Sử dụng cực kỳ thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint - đặc biệt là kỹ năng thiết kế slide báo cáo chuyên nghiệp). Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản trị công việc (Trello, Asana, Base, Jira) và hệ thống phần mềm nhân sự (HRIS).
* Kỹ năng Phân tích Dữ liệu cơ bản: Khả năng đọc hiểu các bảng số liệu, tổng hợp báo cáo biểu đồ nhân sự để đưa ra các nhận định khách quan hỗ trợ cho quyết định của Giám đốc.

Phẩm chất cá nhân:

* Độ bảo mật và Trung thực tuyệt đối: Đây là yêu cầu tiên quyết hàng đầu. Có đạo đức nghề nghiệp vững vàng, cam kết không tiết lộ bất kỳ thông tin nội bộ hay thông tin nhân sự nhạy cảm nào ra ngoài khi chưa được phép.
* Trí tuệ cảm xúc (EQ) cao: Nhạy bén với cảm xúc của con người, khéo léo trong cách hành xử, biết lắng nghe thấu cảm và có khả năng giải quyết xung đột nhẹ nhàng nhưng hiệu quả.
* Tinh thần Chủ động & Tư duy Giải quyết vấn đề (Problem-solving): Không chỉ đợi giao việc, luôn chủ động dự đoán các nhu cầu của Giám đốc Nhân sự, chủ động đề xuất giải pháp cải tiến quy trình công việc thay vì chỉ báo cáo vấn đề.
* Tỉ mỉ, Cẩn trọng: Chú ý đến từng chi tiết nhỏ trong công việc, từ lỗi chính tả trong văn bản đến việc kiểm tra phòng họp, chuẩn bị tài liệu chu đáo.
* Khả năng Chịu áp lực tốt: Giữ được sự bình tĩnh, kiên định và khả năng đa nhiệm (multitasking) hiệu quả ngay cả khi đối mặt với khối lượng công việc lớn hoặc các tình huống khẩn cấp.

---

Quyền lợi:

* Mức lương & Thu nhập hấp dẫn: Thu nhập cạnh tranh theo năng lực (Lương cứng + Phụ cấp + Thưởng hiệu suất công việc định kỳ). Xét tăng lương hàng năm dựa trên kết quả đánh giá công việc.
* Chế độ Đãi ngộ toàn diện: Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc. Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Chính sách Phúc lợi phong phú: Thưởng các ngày lễ, Tết, thành lập công ty; quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau; chế độ nghỉ phép năm (12 ngày phép trở lên); tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm của doanh nghiệp.
* Cơ hội Phát triển nghề nghiệp vượt trội:
* Được làm việc trực tiếp cận kề với Giám đốc Nhân sự tài năng, học hỏi tư duy chiến lược tầm vĩ mô và cách quản trị hệ thống nhân sự bài bản.
* Được tài trợ kinh phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị nhân sự nâng cao, Kỹ năng điều hành cấp cao hoặc các chứng chỉ chuyên môn HR uy tín.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý như: Trưởng bộ phận Vận hành Nhân sự (HR Operations Manager), Trưởng nhóm Đối tác Nhân sự (HRBP Lead) hoặc Giám đốc Hành chính - Nhân sự trong tương lai.
* Môi trường làm việc văn minh: Không gian văn phòng hiện đại, năng động, khuyến khích sự sáng tạo, đổi mới và tôn trọng sự khác biệt của từng cá nhân.

---

Tags:

`Executive Assistant` `Trợ lý Điều hành` `Trợ lý Nhân sự` `HR Assistant` `HR Specialist` `Quản trị Nhân sự` `Thư ký Giám đốc` `HR Operations` `HRBP`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Trợ lý điều hành nhân sự, Tuyển dụng trợ lý giám đốc nhân sự, Executive Assistant to CHRO, HR Executive Assistant, Thư ký giám đốc nhân sự, Chuyên viên hỗ trợ điều hành nhân sự, Trợ lý hành chính nhân sự cấp cao, Việc làm trợ lý nhân sự Hà Nội, Việc làm trợ lý nhân sự TP.HCM, HR Coordinator, HR Administrator.

Share