MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN TỔNG HỢP VĂN PHÒNG LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên tổng hợp văn phòng lĩnh vực nhân sự (HR Generalist & Admin Specialist). Đây là một vị trí cốt lõi và có tầm ảnh hưởng trực tiếp đến sự vận hành trơn tru của toàn doanh nghiệp. Đóng vai trò là cầu nối vững chắc giữa Ban lãnh đạo và tập thể người lao động, bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn diện các hoạt động từ tuyển dụng, đào tạo, tính lương (C&B), quan hệ lao động cho đến công tác hành chính văn phòng. Chúng tôi không chỉ tìm kiếm một người làm việc theo quy trình, mà kỳ vọng vào một nhân sự chủ động, có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc, có khả năng tối ưu hóa quy trình làm việc và xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hạnh phúc và hiệu quả.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Công tác Tuyển dụng và Thu hút Nhân tài (Recruitment & Onboarding)
- Chủ động phối hợp với các Trưởng bộ phận để xác định nhu cầu tuyển dụng chi tiết, xây dựng và chuẩn hóa các bản mô tả công việc (JD) cho từng vị trí.
- Lập kế hoạch tuyển dụng tháng/quý/năm và lựa chọn các kênh tuyển dụng phù hợp (mạng xã hội, website tuyển dụng, mạng lưới chuyên nghiệp, ngày hội việc làm).
- Thực hiện toàn bộ quy trình tuyển dụng: Đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, liên hệ ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn, trực tiếp tham gia phỏng vấn đánh giá năng lực sơ bộ và phối hợp với các bộ phận chuyên môn trong vòng phỏng vấn chuyên sâu.
- Thực hiện quy trình gửi thư mời nhận việc (Offer Letter), đàm phán lương và các chế độ đãi ngộ cơ bản trong phạm vi được ủy quyền.
- Xây dựng và triển khai chương trình định hướng (Onboarding) chuyên nghiệp cho nhân viên mới: Chuẩn bị văn phòng phẩm, công cụ làm việc, giới thiệu văn hóa công ty, nội quy lao động, quy trình làm việc giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập.

2. Quản lý Chế độ, Chính sách và Tiền lương (C&B - Compensation & Benefits)
- Quản lý, kiểm tra và tổng hợp dữ liệu chấm công hàng ngày/hàng tháng (giờ công, đi muộn, về sớm, nghỉ phép, tăng ca) thông qua hệ thống máy chấm công hoặc phần mềm của công ty.
- Thực hiện việc lập bảng tính lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương của cán bộ nhân viên định kỳ hàng tháng, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối và bảo mật thông tin.
- Thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội (BHXH, BHYT, BHTN): Tăng/giảm lao động, giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, chốt sổ bảo hiểm cho nhân viên nghỉ việc theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
- Thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký người phụ thuộc và phối hợp với bộ phận Kế toán tiến hành quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) cuối năm cho người lao động.
- Theo dõi và quản lý thời hạn hợp đồng lao động của nhân viên; tham mưu cho Quản lý trực tiếp về việc gia hạn, ký mới hoặc chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng Luật Lao động.

3. Quản lý Hồ sơ, Pháp lý và Quan hệ Lao động (Employee Relations & HR Compliance)
- Thiết lập, cập nhật và lưu trữ một cách khoa học toàn bộ hồ sơ nhân sự (bản cứng và file mềm trên hệ thống dữ liệu chung), bao gồm: Sơ yếu lý lịch, bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật.
- Soạn thảo các văn bản hành chính nhân sự: Quyết định, thông báo, tờ trình, quy chế, nội quy lao động và các công văn gửi cơ quan chức năng nhà nước.
- Hỗ trợ giải quyết các tranh chấp lao động phát sinh, tư vấn cho người lao động và người sử dụng lao động về quyền lợi, nghĩa vụ dựa trên Luật Lao động Việt Nam và Nội quy lao động của công ty.
- Tổ chức các buổi khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên, lắng nghe tâm tư nguyện vọng của nhân sự để kịp thời phản hồi và đề xuất giải pháp cải thiện môi trường làm việc lên Ban Giám đốc.

4. Công tác Đào tạo và Phát triển (Training & Development)
- Khảo sát và phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) của các phòng ban trong công ty.
- Phối hợp xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ và liên kết với các đơn vị đào tạo bên ngoài để tổ chức các khóa học nâng cao kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn cho nhân viên.
- Theo dõi, đánh giá hiệu quả sau đào tạo thông qua các bài kiểm tra, khảo sát thực tế và báo cáo kết quả lên Quản lý trực tiếp.
- Phối hợp với các Trưởng bộ phận triển khai quy trình đánh giá hiệu suất công việc định kỳ (KPIs, OKRs) của nhân viên, hỗ trợ tổng hợp kết quả phục vụ cho việc xét duyệt tăng lương, thăng tiến hoặc khen thưởng.

5. Công tác Hành chính và Quản trị Văn phòng (Office Administration)
- Quản lý và mua sắm trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ làm việc, nhu yếu phẩm hàng tháng phục vụ cho hoạt động hàng ngày của công ty; kiểm soát chi phí hành chính trong định mức ngân sách cho phép.
- Giám sát việc bảo trì, bảo dưỡng định kỳ các trang thiết bị văn phòng (máy in, máy photocopy, hệ thống mạng internet, điều hòa, hệ thống phòng cháy chữa cháy).
- Quản lý công tác lễ tân, tiếp đón khách hàng, đối tác đến làm việc tại văn phòng công ty với thái độ chuyên nghiệp, chu đáo.
- Tiếp nhận, phân loại và xử lý thư tín, công văn đi/đến; quản lý con dấu công ty (nếu được phân công) theo đúng quy chuẩn bảo mật và pháp lý.
- Đầu mối phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty: Sinh nhật nhân viên, ngày lễ Tết (8/3, 20/10, Trung thu, Noel), tiệc tất niên (Year End Party), du lịch hè (Team building), và các hoạt động thiện nguyện xã hội nhằm gắn kết tập thể.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự. Trong một số trường hợp cấu trúc tinh gọn, nhân sự sẽ báo cáo trực tiếp cho Giám đốc điều hành (CEO) hoặc Giám đốc Chi nhánh.
- Quan hệ nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với Kế toán trưởng/Bộ phận Kế toán trong việc đối chiếu chi phí lương, thuế, bảo hiểm; phối hợp với các Trưởng bộ phận khác để hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự của bộ phận đó.
- Quyền hạn và hướng dẫn:
+ Được quyền chủ động liên hệ và làm việc trực tiếp với các cơ quan quản lý nhà nước (Cơ quan Bảo hiểm xã hội, Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội, Chi cục Thuế) trong phạm vi công việc được giao.
+ Hướng dẫn và giải đáp toàn bộ các thắc mắc của người lao động liên quan đến nội quy, quy chế, chính sách phúc lợi, chấm công, tiền lương của công ty.
+ Có trách nhiệm hướng dẫn, đào tạo kèm cặp (mentoring) các nhân sự thực tập hoặc nhân viên hành chính mới gia nhập đội ngũ khi được yêu cầu.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Luật, Kinh tế lao động, Hành chính học, Ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành liên quan khác có đào tạo kỹ năng bổ trợ cho công việc nhân sự.
- Kinh nghiệm làm việc: Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp, nhân viên C&B, nhân viên tuyển dụng). Tuy nhiên, công ty sẵn sàng đào tạo những ứng viên tốt nghiệp Trung cấp có thái độ tốt, tư duy nhanh nhẹn và có định hướng nghề nghiệp rõ ràng trong lĩnh vực nhân sự.

Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu pháp luật: Nắm rõ các quy định cơ bản của Bộ luật Lao động hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan để áp dụng chính xác vào thực tế công việc.
- Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Thành thạo MS Office, đặc biệt là Excel (biết sử dụng thành thạo các hàm tính toán, lọc dữ liệu như Vlookup, Index, Match, If, Pivot Table phục vụ cho việc làm bảng lương và báo cáo số liệu nhân sự) và Word (soạn thảo văn bản hành chính đúng thể thức quốc gia).
- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Giao tiếp tự tin, mạch lạc cả bằng văn bản và lời nói. Có khả năng thuyết phục ứng viên, đàm phán các điều khoản hợp đồng lao động và khéo léo trong việc truyền đạt chính sách của công ty tới người lao động.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý xung đột: Khả năng nhận diện mâu thuẫn nội bộ sớm, lắng nghe đa chiều từ các bên liên quan và đưa ra đề xuất giải quyết thấu tình đạt lý, bảo vệ lợi ích hợp pháp của cả công ty và người lao động.
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiều đầu việc khác nhau từ hành chính đến nhân sự, đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn (deadline) mà không bị sót việc.
- Sử dụng các phần mềm bổ trợ: Ưu tiên ứng viên biết sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRM), phần mềm chấm công, công cụ quản lý công việc (Trello, Asana, Base) và thiết kế cơ bản (Canva) để phục vụ truyền thông nội bộ.

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực và bảo mật tuyệt đối: Do tính chất công việc thường xuyên tiếp xúc với thông tin lương thưởng, chiến lược nhân sự và hồ sơ mật của công ty, ứng viên bắt buộc phải có tính trung thực cao, có đạo đức nghề nghiệp và cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối.
- Cẩn thận, tỉ mỉ và chi tiết: Sự chính xác trong việc tính lương, đóng bảo hiểm xã hội, soạn thảo hợp đồng hay lưu trữ tài liệu là vô cùng quan trọng, giảm thiểu tối đa các sai sót có thể dẫn đến rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
- Tinh thần trách nhiệm cao: Luôn chủ động trong công việc, không ngại khó khăn, có tư duy "làm hết việc chứ không làm hết giờ" khi có các sự kiện hoặc công tác nhân sự gấp cần hoàn thành.
- Chỉ số cảm xúc (EQ) cao và sự thấu cảm: Có khả năng lắng nghe tích cực, kiên nhẫn, luôn giữ thái độ hòa nhã, lịch sự và thân thiện với đồng nghiệp, tạo cảm giác tin cậy để nhân viên sẵn sàng chia sẻ khó khăn.
- Khả năng chịu áp lực tốt: Có khả năng duy trì hiệu suất làm việc cao và thái độ tích cực ngay cả khi đối mặt với khối lượng công việc lớn, các yêu cầu gấp từ Ban giám đốc hoặc các tình huống bất ngờ phát sinh trong quan hệ lao động.
- Tư duy đổi mới và cải tiến: Không ngừng học hỏi để cập nhật kiến thức pháp luật mới, chủ động đề xuất cải tiến các quy trình làm việc rườm rà, áp dụng công nghệ vào quản trị văn phòng để tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.

Quyền lợi:
- Thu nhập cạnh tranh: Lương cứng hấp dẫn (phù hợp với năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn) + Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục/đi lại (nếu có) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý.
- Thưởng định kỳ: Thưởng lương tháng thứ 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán), thưởng thành tích xuất sắc đột xuất theo hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của pháp luật. Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
- Môi trường làm việc: Môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động, trẻ trung, coi trọng yếu tố con người; đồng nghiệp thân thiện, sẵn sàng chia sẻ, hỗ trợ và giúp đỡ nhau cùng phát triển.
- Cơ hội đào tạo và phát triển bản thân: Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và cử đi học các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật lao động mới, kỹ năng quản trị nhân sự tiên tiến, kỹ năng xây dựng văn hóa doanh nghiệp do công ty đài thọ 100% chi phí.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Được đánh giá năng lực định kỳ 1 - 2 lần/năm để xem xét điều chỉnh lương và lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như Trưởng nhóm Nhân sự (HR Leader), Phó phòng/Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR Manager).
- Chế độ chăm sóc đời sống tinh thần phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty; tham gia các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ; các buổi liên hoan, sinh nhật hàng tháng; được nhận quà/tiền thưởng vào các dịp sinh nhật cá nhân, kết hôn, sinh con.

Tags: #TuyenDungNhanSu #HanhChinhNhanSuTongHop #C&B #QuanTriNguonNhanLuc #HRGeneralist #VanPhongTongHop #ViecLamNhanSu

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự, Nhân viên nhân sự tổng hợp, HR Generalist, Nhân viên C&B, Tuyển dụng nhân sự văn phòng, Việc làm nhân sự lương cao, Việc làm nhân sự từ trung cấp, Nhân viên hành chính văn phòng, Chuyên viên nhân sự tổng hợp, Quản lý nhân sự văn phòng.

Share