MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN THỐNG KÊ HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC NHÂN SỰ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN THỐNG KÊ HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Tổng quan

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Thống kê Hành chính lĩnh vực Nhân sự (HR Administrative & Data Analyst). Trong bối cảnh doanh nghiệp đang chuyển đổi số mạnh mẽ và hướng tới việc quản trị bằng dữ liệu (Data-driven HR), vị trí này không đơn thuần chỉ làm các công việc thủ tục giấy tờ hành chính truyền thống. Bạn sẽ là "trái tim số" của phòng Nhân sự, chịu trách nhiệm số hóa, phân tích, thống kê toàn bộ dữ liệu liên quan đến vòng đời của nhân viên tại công ty.

Sứ mệnh của bạn là chuyển hóa các dữ liệu thô về chấm công, lương thưởng, biến động nhân sự, hiệu suất làm việc và chi phí hành chính thành những báo cáo trực quan, có giá trị dự báo cao. Những báo cáo này sẽ là cơ sở khoa học giúp Ban Giám đốc và Trưởng bộ phận đưa ra các quyết định chiến lược về quản trị nguồn nhân lực, tối ưu hóa chi phí vận hành và nâng cao trải nghiệm nhân viên. Đồng thời, bạn sẽ đảm bảo toàn bộ hệ thống lưu trữ hồ sơ, thủ tục hành chính nhân sự được vận hành một cách chuẩn xác, bảo mật và tuân thủ tuyệt đối pháp luật lao động.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Quản lý, Cập nhật và Chuẩn hóa Cơ sở Dữ liệu Nhân sự (HR Database Management)

* Thiết lập, quản lý và duy trì hệ thống cơ sở dữ liệu nhân sự (Master Data) của toàn bộ cán bộ công nhân viên (CBCNV) trên phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) và các file quản lý nội bộ.
* Theo dõi và cập nhật kịp thời, chính xác mọi biến động nhân sự hàng ngày: tuyển mới, thử việc, chính thức, điều chuyển, bổ nhiệm, bãi nhiệm, thai sản, ốm đau, kỷ luật, và nghỉ việc.
* Số hóa và lưu trữ khoa học toàn bộ hồ sơ nhân sự (cả bản cứng và bản mềm) theo quy trình chuẩn của công ty, đảm bảo tính bảo mật tối đa và dễ dàng truy xuất khi có yêu cầu thanh kiểm tra hoặc kiểm toán nội bộ.
* Kiểm tra tính pháp lý và đầy đủ của hồ sơ nhân sự khi tiếp nhận nhân viên mới; đôn đốc nhân sự hoàn thiện các giấy tờ còn thiếu theo đúng quy định pháp luật và quy chế công ty.

2. Thống kê, Tính toán và Hỗ trợ Công tác C&B (Compensation & Benefits)

* Chấm công và Quản lý phép năm:
* Chủ trì việc giám sát, kết xuất và tổng hợp dữ liệu chấm công hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng từ hệ thống máy chấm công (vân tay/khuôn mặt) hoặc ứng dụng chấm công của công ty.
* Tiếp nhận, đối chiếu và xử lý các đơn từ giải trình đi muộn, về sớm, quên chấm công, nghỉ phép, nghỉ chế độ, đi công tác của nhân viên trên hệ thống.
* Quản lý, cập nhật và chốt số liệu phép năm, bù phép, tăng ca (OT) của từng nhân sự hàng tháng, đảm bảo tính minh bạch và chính xác tuyệt đối.
* Hỗ trợ tính lương và phúc lợi:
* Cung cấp bảng tổng hợp công, dữ liệu tăng ca, danh sách nhân sự biến động tăng/giảm trong tháng cho bộ phận C&B để làm căn cứ tính lương.
* Theo dõi và thống kê các khoản phụ cấp, phụ thu, phạt vi phạm nội quy, hoặc các khoản hỗ trợ đặc biệt khác liên quan đến thu nhập của người lao động.
* Bảo hiểm xã hội (BHXH) & Thuế TNCN:
* Hỗ trợ lập danh sách, thống kê số liệu để thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng.
* Tập hợp chứng từ, làm thủ tục giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, tai nạn lao động cho nhân viên với cơ quan BHXH.
* Thống kê mã số thuế cá nhân, thông tin người phụ thuộc để phục vụ công tác quyết toán thuế TNCN.

3. Phân tích Dữ liệu và Lập Báo cáo Nhân sự (HR Analytics & Reporting)

* Báo cáo định kỳ (Tuần/Tháng/Quý/Năm):
* Xây dựng và thực hiện các báo cáo thống kê về tình hình nhân sự: Tỷ lệ nghỉ việc (Turnover rate), tỷ lệ đi muộn/về sớm, tỷ lệ nghỉ phép, cơ cấu nhân sự theo độ tuổi/giới tính/thâm niên/trình độ.
* Báo cáo hiệu suất tuyển dụng: Thời gian tuyển dụng trung bình (Time-to-hire), chi phí trên một đầu người tuyển dụng (Cost-per-hire), hiệu quả của các kênh tuyển dụng.
* Báo cáo chi phí nhân sự: Quỹ lương, chi phí phúc lợi, chi phí bảo hiểm, chi phí đào tạo so với ngân sách được duyệt.
* Báo cáo phân tích chuyên sâu & Dự báo:
* Phân tích xu hướng biến động nhân sự tại các bộ phận "nóng" (ví dụ: bộ phận Kinh doanh, Vận hành) để cảnh báo sớm rủi ro thiếu hụt nhân sự cho quản lý.
* Thiết lập các bảng điều khiển trực quan (HR Dashboard) thể hiện các chỉ số đo lường hiệu quả công việc chính (KPIs/OKRs) của phòng nhân sự và toàn công ty.
* Báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước:
* Lập báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ 6 tháng và hàng năm gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
* Lập các báo cáo thống kê lao động khác theo yêu cầu của Phòng Lao động, Ban Quản lý Khu công nghiệp/Khu chế xuất (nếu có).

4. Quản lý Hành chính và Quan hệ Lao động (HR Administration & Employee Relations)

* Quản lý Hợp đồng lao động (HĐLĐ):
* Theo dõi thời hạn HĐLĐ của toàn bộ nhân viên; chủ động lập danh sách nhân sự sắp hết hạn hợp đồng thử việc/hợp đồng xác định thời hạn trước 15 - 30 ngày.
* Phối hợp với các Trưởng bộ phận để tiến hành đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, hoàn thiện thủ tục ký mới, gia hạn hoặc chấm dứt HĐLĐ.
* Soạn thảo và ban hành các quyết định nhân sự: Thử việc, tiếp nhận chính thức, bổ nhiệm, điều chuyển, nâng lương, kỷ luật, chấm dứt HĐLĐ.
* Thực hiện thủ tục Onboarding & Offboarding:
* Chuẩn bị văn phòng phẩm, trang thiết bị làm việc, tài khoản nội bộ cho nhân viên mới phối hợp cùng bộ phận IT và Hành chính văn phòng.
* Hướng dẫn nhân viên mới về nội quy lao động, quy chế công ty, quy trình chấm công và các thủ tục hành chính liên quan trong ngày đầu nhận việc.
* Thực hiện quy trình bàn giao công việc, tài sản, chốt công, thanh toán chế độ và cấp quyết định nghỉ việc, trả sổ BHXH cho nhân viên khi họ thôi việc.
* Quản lý chi phí hành chính nhân sự:
* Lập dự toán, theo dõi và thanh quyết toán các khoản chi phí của phòng Nhân sự: Chi phí chuyển phát nhanh hồ sơ, chi phí khám sức khỏe định kỳ, chi phí mua sắm công cụ dụng cụ phục vụ phòng nhân sự, chi phí tổ chức các hoạt động nội bộ.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

1. Tuyến báo cáo (Reporting Line)

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng nhóm C&B (C&B Supervisor).
* Báo cáo gián tiếp/Đột xuất cho: Ban Giám đốc (khi có yêu cầu đặc biệt về số liệu thống kê nhân sự phục vụ cuộc họp chiến lược).

2. Quan hệ phối hợp công việc (Collaboration)

* Phối hợp nội bộ Phòng Nhân sự:
* Làm việc chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng để cập nhật nguồn ứng viên, chi phí tuyển dụng và hoàn thiện hồ sơ nhận việc.
* Phối hợp với bộ phận Đào tạo để thống kê chi phí đào tạo, giờ đào tạo của từng nhân viên và lưu trữ chứng chỉ đào tạo vào hồ sơ cá nhân.
* Hỗ trợ bộ phận Truyền thông nội bộ trong các hoạt động phong trào, sự kiện công ty khi cần huy động nhân lực.
* Phối hợp với các Phòng ban khác:
* Hỗ trợ tất cả các Trưởng bộ phận trong việc giải đáp thắc mắc của nhân viên về chấm công, ngày phép, chế độ bảo hiểm và các thủ tục nhân sự.
* Làm việc với bộ phận Kế toán để đối chiếu số liệu lương, bảo hiểm, thuế TNCN và các chi phí hành chính phát sinh hàng tháng.
* Làm việc với các đối tác/cơ quan bên ngoài:
* Cơ quan Bảo hiểm xã hội, Phòng Lao động - Thương binh & Xã hội, Chi cục Thuế.
* Các đơn vị cung cấp phần mềm HRIS, máy chấm công, đơn vị cung cấp dịch vụ khám sức khỏe định kỳ cho doanh nghiệp.

3. Quyền hạn và phạm vi ra quyết định (Authority)

* Có quyền yêu cầu người lao động và các bộ phận liên quan tuân thủ đúng thời hạn gửi bảng công, đơn từ, hồ sơ nhân sự theo quy định của công ty.
* Được quyền từ chối tiếp nhận các chứng từ, giải trình chấm công không đúng quy trình, không có chữ ký duyệt của cấp quản lý hoặc quá hạn quy định.
* Đề xuất các phương án cải tiến quy trình quản lý dữ liệu, biểu mẫu báo cáo hành chính nhân sự nhằm tối ưu hóa thời gian và nâng cao độ chính xác.

---

Yêu cầu tuyển dụng

Để đảm bảo hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ trên, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn tuyển dụng chi tiết dưới đây:

1. Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Thống kê học, Toán tin ứng dụng, Kinh tế lao động, Luật, Quản trị kinh doanh, Hệ thống thông tin quản lý hoặc các ngành liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như: Nhân viên Thống kê nhân sự, Nhân viên HR Admin, Nhân viên C&B, hoặc Chuyên viên dữ liệu nhân sự tại các doanh nghiệp có quy mô từ 200 nhân sự trở lên.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các ngành bán lẻ, chuỗi hệ thống, sản xuất, F&B hoặc các công ty công nghệ - nơi có tần suất biến động nhân sự cao và dữ liệu chấm công phức tạp.
* Ưu tiên ứng viên đã từng tham gia vào dự án triển khai, vận hành hoặc chuyển đổi hệ thống phần mềm nhân sự (HRIS/ERP) như SAP, Oracle, Base.vn, Odoo, Fast, Haravan...

2. Kỹ năng chuyên môn

* Kỹ năng xử lý dữ liệu (Cực kỳ quan trọng):
* Sử dụng thành thạo và chuyên sâu phần mềm Microsoft Excel/Google Sheets (Sử dụng tốt các hàm logic, hàm tìm kiếm phức tạp: Vlookup, Index & Match, Xlookup, Pivot Table, Conditional Formatting, Power Query). Biết viết Macro/VBA là một lợi thế lớn.
* Khả năng trực quan hóa dữ liệu (Data Visualization): Biết cách vẽ biểu đồ, thiết lập Dashboard báo cáo khoa học, dễ hiểu. Ưu tiên ứng viên biết sử dụng Power BI hoặc Tableau.
* Kiến thức pháp luật:
* Nắm vững các quy định của Bộ luật Lao động hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành.
* Hiểu rõ quy trình, thủ tục hành chính liên quan đến quan hệ lao động, xử lý kỷ luật lao động và giải quyết tranh chấp lao động cơ bản.
* Kỹ năng bổ trợ:
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (đọc hiểu tài liệu chuyên ngành, viết email báo cáo hệ thống bằng tiếng Anh) là một lợi thế cạnh tranh lớn.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Khả năng soạn thảo văn bản hành chính (Quyết định, thông báo, tờ trình, hợp đồng) đúng thể thức văn bản, câu từ gãy gọn, chuẩn mực pháp lý.

3. Phẩm chất cá nhân

* Cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực: Đây là phẩm chất tiên quyết. Vì bạn làm việc trực tiếp với các con số ảnh hưởng đến quyền lợi sát sườn của người lao động và chi phí của công ty, một sai sót nhỏ ở dấu phẩy cũng có thể dẫn đến hậu quả lớn.
* Tính bảo mật cao: Tuyệt đối giữ bí mật mọi thông tin liên quan đến lương thưởng, hồ sơ cá nhân của nhân sự và các chiến lược nhân sự của công ty. Tuân thủ nghiêm ngặt quy chế bảo mật thông tin.
* Tư duy phân tích và nhạy bén với số liệu: Không chỉ nhìn thấy các con số đơn thuần mà phải có khả năng đặt câu hỏi "Tại sao con số này tăng/giảm?" và tìm ra nguyên nhân cốt lõi đằng sau các chỉ số nhân sự đó.
* Khả năng chịu áp lực tốt: Có khả năng sắp xếp công việc khoa học, quản lý thời gian tốt để hoàn thành các báo cáo đúng thời hạn (Deadlines) trong giai đoạn cao điểm như kỳ chốt công, tính lương cuối tháng.
* Kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng nội bộ tốt: Luôn giữ thái độ hòa nhã, lịch sự, kiên nhẫn khi giải quyết các thắc mắc, khiếu nại về công, lương, chế độ của người lao động.

---

Quyền lợi

Khi gia nhập đội ngũ của chúng tôi, bạn sẽ được hưởng những quyền lợi và chế độ đãi ngộ hấp dẫn xứng đáng với năng lực:

1. Chế độ đãi ngộ tài chính cực kỳ cạnh tranh

* Mức lương: Thu nhập cạnh tranh từ 12.000.000đ – 18.000.000đ/tháng (mức lương cụ thể sẽ được thỏa thuận dựa trên năng lực thực tế và kinh nghiệm của ứng viên trong buổi phỏng vấn).
* Thử việc: Nhận 85% lương trong 02 tháng thử việc (đối với ứng viên xuất sắc có thể rút ngắn thời gian thử việc).
* Lương tháng 13 & Thưởng hiệu suất: Thưởng tháng lương thứ 13 cố định; thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm dựa trên kết quả đánh giá hoàn thành nhiệm vụ của cá nhân và hiệu quả kinh doanh của công ty (từ 1 - 3 tháng lương).
* Xét tăng lương định kỳ: Đánh giá hiệu suất và xem xét điều chỉnh lương định kỳ 1 lần/năm hoặc tăng lương đột xuất cho cá nhân có đóng góp xuất sắc vượt bậc.

2. Chế độ Bảo hiểm & Chăm sóc sức khỏe

* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo mức lương thực tế sau khi ký hợp đồng lao động chính thức.
* Công ty mua gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế nội trú, ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế lớn như Vinmec, Hồng Ngọc, Thu Cúc...) dành riêng cho nhân viên có thâm niên hoặc đạt thành tích xuất sắc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các trung tâm y tế uy tín hàng đầu.

3. Đào tạo và Phát triển sự nghiệp

* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Phân tích dữ liệu nhân sự (HR Analytics), các khóa học nâng cao Excel, Power BI do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Được dẫn dắt, kèm cặp trực tiếp bởi Trưởng phòng Nhân sự giàu kinh nghiệm (đã từng làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng, rộng mở: Từ Nhân viên Thống kê Hành chính Nhân sự -> Trưởng nhóm Dữ liệu & C&B (C&B & HR Data Leader) -> Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).

4. Môi trường làm việc & Hoạt động văn hóa

* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp và bình đẳng. Đề cao sự sáng tạo, đổi mới và văn hóa làm việc dựa trên kết quả thực tế, không dựa trên thâm niên.
* Trang bị đầy đủ công cụ làm việc hiện đại: Máy tính xách tay cấu hình cao, màn hình phụ hỗ trợ phân tích số liệu, văn phòng phẩm cao cấp.
* Hưởng các chế độ phúc lợi phong phú: Quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, ốm đau; quà tặng các dịp lễ Tết (8/3, 20/10, Trung thu, Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán).
* Tham gia các hoạt động Teambuilding sôi động, nghỉ mát, du lịch hàng năm cùng toàn công ty (tối thiểu 1 lần/năm).
* Phục vụ trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí tại pantry của văn phòng hàng ngày.

---

Tags:

`#HRAdmin` `#TuyendungNhansu` `#HRDataAnalyst` `#NhanvienThongkeNhansu` `#LuongvaCheDo` `#HRIS` `#DataDrivenHR` `#TuyendungHanoi` `#TuyendungHCM` `#HanhchinhNhansu`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên thống kê nhân sự, tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự, HR admin tuyển dụng, chuyên viên phân tích dữ liệu nhân sự, nhân viên chấm công tính lương, tuyển dụng C&B, tuyển dụng nhân viên lưu trữ hồ sơ nhân sự, việc làm hành chính nhân sự mới nhất, tuyển dụng HR Data Analyst, nhân viên kiểm soát dữ liệu nhân sự, tuyển dụng chuyên viên nhân sự tổng hợp.

Share