MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC NHÂN SỰ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ HỆ THỐNG HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên quản lý hệ thống hành chính lĩnh vực nhân sự (HR Administrative System Specialist). Đây là vị trí cốt lõi đóng vai trò cầu nối giữa công nghệ quản trị, quy trình hành chính và yếu tố con người trong tổ chức. Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, vai trò này không đơn thuần là xử lý các thủ tục giấy tờ truyền thống, mà là người kiến tạo, vận hành và tối ưu hóa hệ thống thông tin nhân sự (HRIS), số hóa quy trình làm việc (workflow) và bảo đảm tính tuân thủ pháp lý cao nhất cho toàn bộ dữ liệu nhân sự của doanh nghiệp.

Người đảm nhận vị trí này sẽ chịu trách nhiệm thiết lập và duy trì một cơ sở hạ tầng hành chính nhân sự vững chắc, giúp tối ưu hóa hiệu suất vận hành của phòng Nhân sự nói riêng và toàn công ty nói chung. Bạn sẽ là người kiểm soát tính chính xác của dữ liệu, giám sát việc thực thi các quy trình hành chính nhân sự chuẩn chỉnh, đồng thời hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược thông qua các báo cáo phân tích dữ liệu nhân sự trực quan và chính xác. Nếu bạn là một người yêu thích sự chính xác, có tư duy hệ thống mạch lạc, am hiểu luật lao động và đam mê ứng dụng công nghệ để giải quyết các bài toán vận hành nhân sự, đây chính là cơ hội dành cho bạn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản trị và vận hành Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS)

* Quản lý cơ sở dữ liệu: Chịu trách nhiệm toàn diện trong việc nhập liệu, cập nhật, đồng bộ hóa và lưu trữ toàn bộ thông tin của nhân viên trên hệ thống phần mềm HRIS (như SAP, Oracle, Workday, Base, Bravo...). Đảm bảo dữ liệu của toàn bộ cán bộ công nhân viên (CBCNV) từ thông tin cá nhân, quá trình công tác, lịch sử lương thưởng, đánh giá hiệu suất đến quá trình đào tạo luôn chính xác 100% và được cập nhật theo thời gian thực (real-time).
* Phân quyền và bảo mật: Thiết lập, cấu hình phân quyền truy cập hệ thống cho các cấp quản lý và nhân viên theo đúng chính sách bảo mật thông tin của công ty và quy định pháp luật (Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân).
* Khắc phục sự cố & Tối ưu hóa: Làm việc trực tiếp với bộ phận IT hoặc nhà cung cấp giải pháp phần mềm bên ngoài để xử lý các lỗi kỹ thuật phát sinh trong quá trình vận hành hệ thống. Đề xuất các tính năng mới hoặc tùy chỉnh giao diện để nâng cao trải nghiệm người dùng (Employee Experience) trên hệ thống.

2. Quản lý Quy trình và Thủ tục Hành chính Nhân sự chuẩn chỉnh

* Quản lý Vòng đời nhân viên (Employee Lifecycle Admin):
* Onboarding: Tiếp nhận nhân viên mới, hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ nhân sự, tạo tài khoản hệ thống, phát hành thẻ nhân viên, cập nhật thông tin lên danh sách nhân sự tổng.
* Movement: Thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến thuyên chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, nâng lương, thay đổi chức danh. Soạn thảo các quyết định tương ứng và cập nhật lên hệ thống.
* Offboarding: Thực hiện quy trình thôi việc cho nhân viên bao gồm: tiếp nhận đơn xin thôi việc, điều phối bàn giao tài sản, thanh lý hợp đồng lao động, chốt sổ bảo hiểm xã hội và thực hiện khảo sát thôi việc (Exit Interview admin).
* Quản lý Hợp đồng lao động: Theo dõi thời hạn hợp đồng thử việc, hợp đồng xác định thời hạn để thông báo cho quản lý trực tiếp đánh giá trước 15-30 ngày. Soạn thảo, ký kết, lưu trữ hợp đồng lao động và các phụ lục hợp đồng theo đúng quy định của Bộ luật Lao động hiện hành.
* Lưu trữ hồ sơ: Tổ chức lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa học (bao gồm cả bản cứng tại văn phòng và bản mềm đã scan trên Cloud/Server). Đảm bảo dễ dàng tra cứu, truy xuất khi có yêu cầu thanh kiểm tra từ cơ quan nhà nước hoặc kiểm toán nội bộ.

3. Vận hành Hệ thống Chấm công, Nghỉ phép và Phục vụ công tác C&B

* Giám sát dữ liệu chấm công: Quản lý và kiểm soát hệ thống máy chấm công (vân tay, khuôn mặt - FaceID, định vị GPS). Kiểm tra tính hợp lệ của các dữ liệu chấm công hàng ngày, phê duyệt các yêu cầu giải trình quên chấm công, đi muộn, về sớm của nhân viên trên hệ thống số.
* Quản lý ngày phép: Theo dõi và cập nhật số dư phép năm, phép bù, nghỉ ốm, nghỉ chế độ thai sản của nhân viên. Giải quyết các thắc mắc của nhân viên liên quan đến ngày công và ngày phép.
* Cung cấp dữ liệu tính lương: Kết xuất dữ liệu công, dữ liệu tăng ca (OT), danh sách nhân sự biến động gửi cho bộ phận C&B (Lương & Phúc lợi) đúng hạn hàng tháng để phục vụ công tác tính lương và bảo hiểm xã hội.

4. Xây dựng, Chuẩn hóa và Giám sát Quy trình hành chính (SOPs)

* Thiết kế quy trình: Chủ trì soạn thảo, chuẩn hóa và tối ưu hóa các quy trình hành chính nhân sự (SOP - Standard Operating Procedure) như: Quy trình tuyển dụng admin, Quy trình tiếp nhận nhân sự mới, Quy trình xin nghỉ phép, Quy trình đề xuất văn phòng phẩm, Quy trình thanh toán chi phí hành chính nhân sự...
* Truyền thông & Đào tạo nội bộ: Soạn thảo tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống hành chính/HRIS và tổ chức các buổi đào tạo, hướng dẫn cho nhân viên mới cũng như các phòng ban khác hiểu và tuân thủ đúng quy trình công ty.
* Kiểm tra tính tuân thủ: Thường xuyên tiến hành đánh giá, rà soát định kỳ (internal audit) việc thực thi các quy trình hành chính tại các phòng ban để phát hiện các "nút thắt cổ chai" (bottlenecks) và kịp thời điều chỉnh, cải tiến.

5. Quản lý Quan hệ Lao động & Hành chính Pháp lý Nhân sự

* Thủ tục Bảo hiểm xã hội (BHXH): Phối hợp hoặc trực tiếp thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN trên phần mềm kê khai bảo hiểm điện tử. Giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho nhân viên.
* Quản lý người lao động nước ngoài (nếu có): Thực hiện các thủ tục xin cấp Giấy phép lao động (Work Permit), Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card), Visa cho người nước ngoài làm việc tại công ty đúng hạn và đúng quy định của pháp luật Việt Nam.
* Báo cáo lao động định kỳ: Soạn thảo và nộp các báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động, biến động lao động gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội theo quy định của pháp luật.

6. Báo cáo và Phân tích Dữ liệu Nhân sự (HR Analytics)

* Báo cáo định kỳ: Lập các báo cáo nhân sự hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm bao gồm: Báo cáo tỷ lệ nghỉ việc (Turnover rate), Báo cáo biến động nhân sự (Headcount report), Báo cáo chi phí hành chính nhân sự, Báo cáo hiệu suất sử dụng công của các bộ phận.
* Phân tích chuyên sâu: Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu (Excel nâng cao, Power BI, Tableau...) để trực quan hóa dữ liệu nhân sự, giúp Ban Giám đốc và Trưởng bộ phận Nhân sự nhận diện các xu hướng lao động, dự báo nhu cầu tuyển dụng và tối ưu hóa chi phí nhân sự.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Reporting line):
* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Operations Team Leader).
* Báo cáo gián tiếp (khi có yêu cầu đặc thù): Giám đốc Nhân sự (HR Director) hoặc Ban Giám đốc Công ty (Board of Directors) về các số liệu báo cáo hệ thống mang tính chiến lược.
* Mối quan hệ phối hợp làm việc (Interactions):
* Nội bộ phòng Nhân sự: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng (để tiếp nhận ứng viên thành công), bộ phận Đào tạo (để cập nhật chứng chỉ, lịch sử đào tạo), bộ phận C&B (để xử lý lương, bảo hiểm, thuế PIT).
* Phòng Công nghệ thông tin (IT): Phối hợp để bảo trì hệ thống phần mềm, tích hợp dữ liệu, phân quyền tài khoản và xử lý các lỗ hổng bảo mật.
* Các phòng ban chuyên môn khác: Hỗ trợ giải đáp thắc mắc của Trưởng bộ phận và toàn thể nhân viên về chính sách, quy trình hành chính nhân sự và cách thức thao tác trên hệ thống HRIS.
* Đối tác bên ngoài: Làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước (Sở LĐ-TB&XH, Cơ quan BHXH, Cục Thuế, Cục Quản lý xuất nhập cảnh) và các nhà cung cấp phần mềm HRIS, dịch vụ chữ ký số...
* Hướng dẫn & Giám sát (Guidance/Supervision):
* Chịu trách nhiệm hướng dẫn công việc trực tiếp cho các Thực tập sinh Nhân sự (HR Interns) hoặc Nhân viên Hành chính Nhân sự cấp dưới (HR Admin Assistants).
* Được chủ động đề xuất cải tiến quy trình công việc trong phạm vi hệ thống mình quản lý để nâng cao hiệu suất chung.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Ngoại ngữ, Công nghệ thông tin (có định hướng làm HR), Hệ thống thông tin quản lý (MIS) hoặc các ngành liên quan kinh tế.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 02 đến 04 năm kinh nghiệm tại vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự, Nhân viên Quản lý hệ thống HRIS, Trợ lý Nhân sự hoặc các vị trí tương đương trong các doanh nghiệp quy mô từ 200 nhân sự trở lên.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm triển khai dự án số hóa quy trình nhân sự (HR Digital Transformation) hoặc có kinh nghiệm vận hành các phần mềm ERP lớn (SAP, Oracle, Workday, Microsoft Dynamics) hoặc phần mềm SaaS nội địa (Base, 1Office, Amis...).

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Sử dụng phần mềm quản trị (HRIS & Tech Savvy): Sử dụng thành thạo và có khả năng làm chủ các hệ thống quản trị dữ liệu nhân sự. Có khả năng tự cấu hình quy trình đơn giản trên phần mềm mà không cần phụ thuộc hoàn toàn vào IT.
* Kỹ năng xử lý dữ liệu & Tin học văn phòng xuất sắc:
* Làm chủ phần mềm Microsoft Excel/Google Sheets ở trình độ nâng cao (sử dụng nhuần nhuyễn các hàm tìm kiếm, hàm logic phức tạp, Pivot Table, Conditional Formatting, vẽ biểu đồ dashboard phục vụ báo cáo).
* Biết sử dụng các công cụ trực quan hóa dữ liệu như Power BI, Tableau hoặc có tư duy lập trình căn bản (SQL, VBA) là một lợi thế cạnh tranh lớn.
* Kiến thức Pháp luật vững vàng: Am hiểu sâu sắc Bộ luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành liên quan trực tiếp đến quan hệ lao động.
* Kỹ năng thiết kế quy trình (SOP Design): Có tư duy logic mạnh mẽ, có khả năng vẽ sơ đồ quy trình (Flowchart) rõ ràng, khoa học bằng các công cụ như Microsoft Visio, Draw.io hoặc Lucidchart.
* Ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu tài liệu kỹ thuật, giao tiếp và viết báo cáo bằng tiếng Anh (tương đương TOEIC 700 hoặc IELTS 6.0 trở lên) là một lợi thế, đặc biệt trong các môi trường đa quốc gia hoặc công ty công nghệ sử dụng hệ thống HRIS toàn cầu.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận và Chi tiết (Detail-oriented): Đây là yêu cầu tiên quyết hàng đầu. Vì tính chất công việc liên quan trực tiếp đến dữ liệu nhân thân, thông tin lương thưởng, hợp đồng pháp lý của hàng trăm con người, mọi sai sót dù là nhỏ nhất (như sai số CMND, sai ngày công, sai mức lương) cũng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý hoặc tranh chấp nghiêm trọng.
* Bảo mật tuyệt đối (Integrity & Confidentiality): Có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp và thông tin cá nhân của người lao động. Không chia sẻ dữ liệu nhân sự cho bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào khi chưa được sự cho phép của cấp có thẩm quyền.
* Tư duy logic và Hệ thống (Systematic Thinking): Khả năng nhìn nhận vấn đề một cách tổng thể, phân tích mối quan hệ nhân quả giữa các bước trong một quy trình hành chính để tìm ra nguyên nhân gốc rễ (root cause) của lỗi hệ thống và khắc phục triệt để.
* Kỹ năng Giao tiếp và Dịch vụ Khách hàng nội bộ (Customer Service Mindset): Luôn giữ thái độ hòa nhã, cởi mở, lắng nghe và nhiệt tình hỗ trợ giải quyết khó khăn của nhân viên khi gặp sự cố với hệ thống hoặc thủ tục hành chính. Giao tiếp rõ ràng, mạch lạc qua cả văn bản (email, quy chế) và lời nói trực tiếp.
* Tính thích ứng nhanh (Agility): Sẵn sàng tiếp thu công nghệ mới, không ngại thay đổi cách làm việc truyền thống để hướng tới sự tự động hóa và số hóa toàn diện. Có khả năng chịu áp lực công việc tốt trong các giai đoạn cao điểm của phòng Nhân sự (như giai đoạn đánh giá cuối năm, quyết toán thuế, chuyển đổi phần mềm mới).

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập hấp dẫn & Cạnh tranh:
* Lương cơ bản dao động từ 15.000.000 VNĐ đến 25.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế và kinh nghiệm làm việc của ứng viên).
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/hàng quý dựa trên các chỉ số chính xác của dữ liệu hệ thống, tốc độ xử lý yêu cầu và mức độ hài lòng của nhân viên.
* Thưởng lương tháng thứ 13 cố định và thưởng cuối năm theo kết quả kinh doanh của công ty (thường từ 1-3 tháng lương thực nhận).
* Chế độ đãi ngộ & Chăm sóc sức khỏe toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN trên mức lương thực tế sau khi hoàn thành thời gian thử việc tối đa 02 tháng theo đúng luật định.
* Được tham gia gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cao cấp (PVI, Bảo Việt hoặc tương đương) do công ty đài thọ 100% chi phí.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín chất lượng cao.
* Môi trường làm việc & Tiện ích:
* Làm việc trong môi trường văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, khuyến khích sự sáng tạo, đổi mới và áp dụng công nghệ số.
* Trang thiết bị làm việc hiện đại: Được cấp máy tính xách tay cấu hình cao, màn hình phụ phục vụ phân tích dữ liệu, điện thoại và các tài khoản công cụ làm việc bản quyền (Office 365, Zoom, Notion...).
* Trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí tại khu vực Pantry của công ty.
* Cơ hội học tập & Phát triển bản thân:
* Được công ty tài trợ 100% kinh phí tham gia các khóa học nâng cao chuyên môn sâu như: Khóa học quản trị HRIS nâng cao, các khóa đào tạo về Phân tích dữ liệu nhân sự (HR Analytics), khóa học Luật Lao động chuyên sâu, hoặc chứng chỉ Nhân sự chuyên nghiệp (SHRM, HRCI...).
* Được trực tiếp tham gia vào các dự án chiến lược quy mô lớn về chuyển đổi số doanh nghiệp, có cơ hội làm việc trực tiếp với các chuyên gia tư vấn hệ thống hàng đầu thế giới và Việt Nam.
* Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng (Career Path):
* Trong vòng 1-2 năm: Phát triển lên vị trí Chuyên viên cấp cao quản lý hệ thống hành chính nhân sự (Senior HRIS & Admin Specialist).
* Trong vòng 3-5 năm: Cơ hội thăng tiến lên Trưởng nhóm vận hành nhân sự (HR Operations Team Leader) hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager), quản lý toàn bộ mảng hạ tầng công nghệ và vận hành nhân sự của công ty.
* Hoạt động gắn kết tập thể phong phú:
* Du lịch thường niên (Company Trip), nghỉ dưỡng Teambuilding tối thiểu 1 lần/năm tại các resort 4-5 sao trong và ngoài nước.
* Tham gia các sự kiện nội bộ hoành tráng: Year End Party, Gala Dinner, các câu lạc bộ thể thao (Bóng đá, Chạy bộ, Yoga...) do công ty tài trợ kinh phí hoạt động.
* Chế độ nghỉ phép năm linh hoạt (từ 12 đến 16 ngày phép/năm, cộng dồn hoặc thanh toán bằng tiền nếu không sử dụng hết).

---

Tags:

#TuyểnDụngNhânSự #HànhChínhNhânSự #QuảnTrịHệThốngNhânSự #HRISSpecialist #HRAdmin #TuyểnDụngHR #ChuyểnĐổiSốNhânSự #VậnHànhNhânSự #HROperations #HRIS

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự, chuyên viên quản trị hệ thống nhân sự, HRIS specialist, HR admin specialist, quản lý cơ sở dữ liệu nhân sự, nhân viên vận hành nhân sự, tuyển dụng HR admin, chuyên viên HRIS, tuyển dụng nhân viên nhân sự số hóa, tuyển dụng nhân viên quản trị dữ liệu nhân sự, HR operations specialist, việc làm hành chính nhân sự Hà Nội, việc làm HR admin TP.HCM.

Share