MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN NHẬP LIỆU CHỨNG TỪ NHÂN SỰ (HR DATA ENTRY SPECIALIST)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN NHẬP LIỆU CHỨNG TỪ NHÂN SỰ (HR DATA ENTRY SPECIALIST)

---

Tổng quan

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên nhập liệu chứng từ nhân sự, người sẽ đóng vai trò là "trái tim dữ liệu" của bộ phận Quản trị Nguồn nhân lực tại tổ chức chúng tôi. Trong kỷ nguyên số hóa và quản trị bằng dữ liệu (Data-driven HR), thông tin chính xác chính là chìa khóa để đưa ra các quyết định chiến lược về con người.

Vị trí này không đơn thuần chỉ là việc gõ phím và nhập số liệu một cách máy móc. Chúng tôi nhìn nhận bạn như một người gác cổng thông tin, một chuyên gia quản trị dữ liệu nhân sự khởi đầu, người đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật và chính xác tuyệt đối của toàn bộ hệ thống chứng từ, hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, dữ liệu chấm công, tính lương và các chế độ phúc lợi của hàng ngàn nhân viên.

Đây là bệ phóng hoàn hảo cho những ai muốn phát triển sâu rộng trong lĩnh vực Quản trị Nhân sự chuyên nghiệp, đặc biệt là mảng C&B (Bù đắp và Phúc lợi) hoặc HR Operations (Vận hành Nhân sự). Bạn sẽ được làm việc trong một môi trường năng động, chuyên nghiệp, nơi đóng góp của bạn trực tiếp ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên và hiệu quả vận hành của toàn doanh nghiệp.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Quản lý, Nhập liệu và Số hóa Dữ liệu Nhân sự (HRIS)

* Cập nhật thông tin nhân sự: Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và tiến hành nhập liệu thông tin của nhân viên mới (Onboarding) và nhân viên nghỉ việc (Offboarding) vào phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) của công ty (như BambooHR, Workday, hoặc phần mềm nội bộ).
* Duy trì cơ sở dữ liệu: Đảm bảo toàn bộ thông tin cá nhân, sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ, thông tin người phụ thuộc, mã số thuế cá nhân, số sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) của nhân viên luôn được cập nhật chính xác và đồng bộ theo thời gian thực.
* Số hóa chứng từ: Thực hiện quét (scan), phân loại và lưu trữ các chứng từ giấy thành các tệp tin điện tử một cách khoa học trên hệ thống lưu trữ đám mây. Thiết lập cấu trúc thư mục rõ ràng để dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

2. Xử lý và Quản lý Chứng từ Hợp đồng Lao động

* Soạn thảo và theo dõi hợp đồng: Hỗ trợ soạn thảo các loại hợp đồng lao động (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn), phụ lục hợp đồng, quyết định tiếp nhận, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển nhân sự theo phê duyệt của Ban Giám đốc.
* Cập nhật trạng thái hợp đồng: Nhập liệu và theo dõi sát sao thời hạn hợp đồng lao động của từng nhân viên. Lập danh sách cảnh báo các hợp đồng sắp hết hạn định kỳ hàng tháng để chuyển cho chuyên viên nhân sự phụ trách tiến hành quy trình đánh giá tái ký.
* Lưu trữ hồ sơ pháp lý: Quản lý và lưu trữ bản gốc hợp đồng lao động, cam kết bảo mật thông tin (NDA), cam kết đào tạo và các văn bản thỏa thuận khác theo đúng quy trình bảo mật của công ty.

3. Nhập liệu và Đối soát Dữ liệu Chấm công - Tính lương (C&B Support)

* Quản lý dữ liệu chấm công: Tiếp nhận dữ liệu thô từ máy chấm công (vân tay/khuôn mặt/thẻ từ), nhập liệu các chứng từ xin nghỉ phép, nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau, đi công tác, làm thêm giờ (OT) đã được phê duyệt của nhân viên vào hệ thống.
* Đối soát dữ liệu: Tiến hành đối soát, phát hiện và xử lý các sai lệch về dữ liệu chấm công định kỳ hàng tuần/hàng tháng. Liên hệ trực tiếp với các bộ phận liên quan để làm rõ và điều chỉnh các lỗi phát sinh trước kỳ tính lương.
* Hỗ trợ nhập liệu lương và phúc lợi: Nhập các chỉ số KPI, sản lượng, hoa hồng kinh doanh, các khoản phụ cấp, khấu trừ thuế, các khoản phạt hoặc khen thưởng vào bảng tính lương tổng hợp theo hướng dẫn của Chuyên viên C&B.

4. Xử lý Hồ sơ Bảo hiểm Xã hội và Thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN)

* Nhập liệu hồ sơ BHXH: Thu thập hồ sơ, nhập thông tin và chuẩn bị các biểu mẫu (như Mẫu D02-LT) để thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN trên phần mềm kê khai bảo hiểm điện tử.
* Quản lý chứng từ chế độ: Tiếp nhận và nhập liệu các chứng từ thanh toán chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe của người lao động để nộp cơ quan BHXH.
* Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN: Thu thập, kiểm tra và nhập liệu hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân, đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh cho nhân viên mới. Hỗ trợ nhập liệu dữ liệu phục vụ công tác quyết toán thuế TNCN hàng năm.

5. Kiểm tra Chất lượng Dữ liệu, Lập Báo cáo và Tuân thủ

* Kiểm tra tính chính xác (Audit dữ liệu): Định kỳ thực hiện việc kiểm tra chéo (double-check) giữa hồ sơ giấy và dữ liệu hệ thống để phát hiện các lỗi sai sót, trùng lặp hoặc thiếu sót thông tin nhằm tiến hành sửa đổi kịp thời.
* Lập báo cáo định kỳ: Trích xuất dữ liệu từ phần mềm HRIS để lập các báo cáo nhân sự định kỳ (báo cáo biến động nhân sự hàng tháng, báo cáo tỷ lệ nghỉ việc, báo cáo cơ cấu độ tuổi/giới tính, báo cáo tình hình sử dụng phép năm) gửi cho Trưởng bộ phận.
* Đảm bảo tuân thủ bảo mật: Tuân thủ tuyệt đối quy định về bảo mật thông tin nhân sự (GDPR hoặc Luật an ninh mạng/quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân). Đảm bảo không tiết lộ mức lương, thông tin cá nhân của nhân viên ra bên ngoài hoặc cho những người không có thẩm quyền.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm C&B (C&B Supervisor) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) tùy thuộc vào cấu trúc sơ đồ tổ chức của công ty tại từng thời điểm.
* Báo cáo chức năng: Phối hợp chặt chẽ và cung cấp dữ liệu báo cáo cho Bộ phận Kế toán (đối với dữ liệu lương, thuế, bảo hiểm) khi có yêu cầu và được sự phê duyệt của quản lý trực tiếp.
* Hành lang hướng dẫn công việc:
* Được cung cấp tài liệu hướng dẫn vận hành chuẩn (SOP - Standard Operating Procedure) cho từng quy trình nhập liệu và quản lý chứng từ.
* Được tham gia các buổi đào tạo nội bộ về cách sử dụng phần mềm HRIS, phần mềm BHXH điện tử và các công cụ quản lý dữ liệu tiên tiến.
* Được định hướng và dẫn dắt trực tiếp (Coaching 1-1) bởi một Chuyên viên Nhân sự giàu kinh nghiệm trong suốt thời gian thử việc để nhanh chóng nắm bắt công việc.

---

Yêu cầu tuyển dụng

Để đảm bảo hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ nêu trên, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chuẩn tuyển dụng chi tiết dưới đây:

Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên các chuyên ngành Quản trị Nguồn nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Kế toán/Kiểm toán, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Ngoại ngữ hoặc các ngành học liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên nhập liệu, Trợ lý nhân sự, Thực tập sinh C&B hoặc các công việc hành chính văn phòng có liên quan đến xử lý số liệu.
* Chấp nhận ứng viên là Sinh viên mới tốt nghiệp có tư duy logic tốt, thái độ làm việc nghiêm túc, cẩn thận và có định hướng phát triển rõ ràng trong ngành nhân sự.
* Kiến thức bổ trợ: Có hiểu biết cơ bản về Luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội và các quy định về Thuế Thu nhập cá nhân là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn

* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc:
* Thành thạo MS Excel ở mức độ trung - cao cấp (sử dụng trôi chảy các hàm tìm kiếm, hàm điều kiện như VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX/MATCH, IF, IFS, SUMIFS, COUNTIFS; kỹ năng định dạng dữ liệu, vẽ biểu đồ và sử dụng Pivot Table để tổng hợp báo cáo).
* Sử dụng tốt các công cụ văn phòng khác như MS Word, PowerPoint, Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms, Drive).
* Tốc độ và độ chính xác khi nhập liệu:
* Tốc độ gõ phím từ 50 từ/phút (WPM) trở lên.
* Khả năng nhập liệu bằng bàn phím số (Numeric Keypad) nhanh và chính xác mà không cần nhìn bàn phím (Touch Typing).
* Kỹ năng quản lý và tổ chức khoa học: Có khả năng sắp xếp công việc, phân loại chứng từ một cách ngăn nắp, dễ tìm kiếm. Khả năng quản lý thời gian tốt để hoàn thành công việc đúng thời hạn (Deadline) được giao.
* Ngoại ngữ: Đọc hiểu tài liệu, các thuật ngữ chuyên ngành Nhân sự bằng tiếng Anh cơ bản (tương đương TOEIC 500 hoặc IELTS 4.5 trở lên là một lợi thế lớn khi làm việc tại môi trường đa quốc gia).

Phẩm chất cá nhân

* Cẩn thận và tỉ mỉ tối đa (Meticulousness): Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Vì một lỗi sai sót nhỏ về số liệu lương, số BHXH hay thông tin hợp đồng cũng có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng hoặc làm ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Bạn phải là người luôn tự kiểm tra lại công việc của mình trước khi gửi đi.
* Tính bảo mật cao (Confidentiality): Cam kết bảo mật tuyệt đối mọi thông tin liên quan đến tiền lương, hồ sơ cá nhân của nhân viên và các chiến lược nhân sự của công ty. Tuyệt đối không bàn tán, chia sẻ thông tin mật dưới mọi hình thức.
* Trung thực và chính trực (Integrity): Đảm bảo tính trung thực của dữ liệu nhập vào hệ thống. Không tự ý chỉnh sửa, làm sai lệch hồ sơ, chứng từ khi chưa có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
* Khả năng chịu áp lực tốt (Resilience): Có khả năng duy trì sự tập trung cao độ khi làm việc với khối lượng dữ liệu lớn và các con số lặp đi lặp lại trong thời gian dài, đặc biệt là vào các kỳ tính lương cuối tháng.
* Thần thái dịch vụ khách hàng nội bộ (Internal Customer Service): Luôn lịch sự, nhã nhặn, kiên nhẫn và sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp thắc mắc của nhân viên liên quan đến hồ sơ giấy tờ một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

---

Quyền lợi

Khi gia nhập đội ngũ của chúng tôi với tư cách là một "Chuyên gia dữ liệu nhân sự tương lai", bạn sẽ nhận được chế độ đãi ngộ vô cùng hấp dẫn và lộ trình thăng tiến rõ ràng:

1. Thu nhập và Phúc lợi Tài chính

* Mức lương cạnh tranh: Lương cứng từ 8.000.000đ – 11.000.000đ/tháng (thỏa thuận theo năng lực thực tế của ứng viên khi phỏng vấn).
* Phụ cấp đa dạng: Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp gửi xe, phụ cấp trang thiết bị làm việc (laptop công ty cung cấp).
* Lương tháng 13 & Thưởng hiệu suất: Thưởng lương tháng 13 cam kết; thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm dựa trên kết quả đánh giá chất lượng quản lý dữ liệu.
* Tăng lương định kỳ: Xét duyệt tăng lương định kỳ 1 năm/lần hoặc đột xuất dựa trên những đóng góp xuất sắc cải tiến quy trình nhập liệu.

2. Chế độ Bảo hiểm và Chăm sóc Sức khỏe

* Đảm bảo quyền lợi luật định: Đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ 100% trên mức lương thực tế sau khi kết thúc 2 tháng thử việc.
* Chăm sóc sức khỏe toàn diện: Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tư nhân) dành cho nhân viên có thâm niên từ 1 năm trở lên.
* Khám sức khỏe định kỳ: Chương trình khám sức khỏe tổng quát định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.

3. Đào tạo, Phát triển và Lộ trình Thăng tiến chuyên nghiệp

* Chương trình Onboarding bài bản: Được tham gia khóa đào tạo định hướng bài bản, hiểu rõ về chuỗi giá trị của phòng Nhân sự và cách vận hành của các công cụ quản trị nhân sự hiện đại.
* Đào tạo kỹ năng chuyên sâu: Được tài trợ 100% học phí tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng Excel chuyên sâu cho C&B, các khóa học về Luật Lao động, Thuế và BHXH do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng (Career Path): Chúng tôi không giữ chân bạn ở vị trí nhập liệu mãi mãi. Sau 1 - 2 năm cống hiến xuất sắc tại vị trí này, bạn sẽ có cơ hội được luân chuyển và thăng tiến lên các vị trí cao hơn như:
* *Chuyên viên C&B (C&B Specialist)*
* *Chuyên viên Vận hành Nhân sự (HR Operations Specialist)*
* *Chuyên viên Nhân sự Tổng hợp (HR Generalist)*

4. Môi trường làm việc và Hoạt động tập thể

* Văn hóa doanh nghiệp văn minh: Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, khuyến khích sự đổi mới sáng tạo và tôn trọng sự khác biệt cá nhân. Không có khoảng cách giữa sếp và nhân viên.
* Cơ sở vật chất hiện đại: Văn phòng làm việc hạng A, không gian mở, đầy đủ khu vực pantry (trà, cà phê, bánh ngọt miễn phí), khu vực nghỉ ngơi tái tạo năng lượng.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng quý, du lịch nghỉ mát hàng năm cùng công ty, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga) và các sự kiện nội bộ lớn (YEP, Trung thu, Noel, 8/3, 20/10).
* Thời gian làm việc: Từ thứ Hai đến thứ Sáu (8:30 - 17:30), nghỉ thứ Bảy và Chủ nhật, giúp nhân viên cân bằng hoàn hảo giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

---

Tags:

`#TuyểnDụngNhânSự` `#NhậpLiệuNhânSự` `#HRDataEntry` `#ViệcLàmHànhChínhNhânSự` `#TuyểnDụngC&B` `#HRAdmin` `#HồSơNhânSự` `#DữLiệuNhânSự` `#TuyểnDụngHàNội` `#TuyểnDụngTPHCM`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên nhập liệu nhân sự, việc làm nhập liệu chứng từ nhân sự, nhân viên nhập liệu C&B, HR Data Entry Specialist, trợ lý nhân sự nhập liệu, tuyển dụng nhân sự chưa có kinh nghiệm, thực tập sinh C&B, nhân viên hồ sơ nhân sự, việc làm admin nhân sự, tuyển dụng nhân viên quản lý dữ liệu nhân sự, tìm việc làm hành chính nhân sự mới nhất, tuyển dụng nhân sự cẩn thận tỉ mỉ, việc làm nhập liệu excel nhân sự.

Share