MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ TÍNH LƯƠNG (PAYROLL SUPPORT SPECIALIST)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hỗ trợ tính lương (Payroll Support Specialist) để gia nhập đội ngũ Quản trị nguồn nhân lực đang phát triển mạnh mẽ của công ty. Trong cấu trúc tổ chức, bộ phận C&B (Compensation & Benefits) được ví như "hệ mạch máu" đảm bảo sự vận hành trơn tru, công bằng và minh bạch về mặt tài chính cho toàn bộ cán bộ nhân viên.

Vị trí Nhân viên hỗ trợ tính lương không chỉ đơn thuần là người xử lý các con số, mà đóng vai trò là cầu nối quan trọng giữa chính sách của doanh nghiệp và quyền lợi sát sườn của người lao động. Bạn sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc thu thập, kiểm tra, đối chiếu dữ liệu chấm công; hỗ trợ tính toán tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp; thực hiện các thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội (BHXH), Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và quản lý hồ sơ nhân sự.

Mục tiêu tối thượng của vai trò này là đảm bảo chu kỳ lương mỗi tháng được thực hiện Chính xác – Kịp thời – Tuân thủ pháp luật, từ đó xây dựng niềm tin vững chắc của người lao động đối với tổ chức, góp phần giảm thiểu tỷ lệ biến động nhân sự và nâng cao trải nghiệm nhân viên tại nơi làm việc.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, kiểm tra và xử lý dữ liệu chấm công hàng ngày/hàng tháng (Thời lượng: 30% tổng thời gian)

* Theo dõi dữ liệu chấm công: Trực tiếp quản lý và vận hành hệ thống máy chấm công (vân tay, khuôn mặt - FaceID, thẻ từ) hoặc phần mềm chấm công trực tuyến của công ty. Đảm bảo dữ liệu được đồng bộ liên tục và không bị gián đoạn.
* Xử lý sai lệch dữ liệu: Tiếp nhận, kiểm tra và phê duyệt các yêu cầu giải trình quên chấm công, đi muộn, về sớm, làm việc bên ngoài (onsite) của nhân viên trên hệ thống phần mềm HRM theo đúng quy trình quy định.
* Quản lý các loại phép: Theo dõi, cập nhật và chốt số dư phép năm, phép bù, nghỉ ốm, nghỉ chế độ thai sản, nghỉ việc riêng có lương/không lương của từng nhân sự hàng tháng.
* Tính toán giờ làm thêm (Overtime - OT): Tổng hợp dữ liệu làm thêm giờ từ các bộ phận. Đối chiếu phiếu đăng ký OT đã được phê duyệt với dữ liệu quẹt thẻ thực tế để đảm bảo tính chính xác trước khi đưa vào bảng tính lương.
* Lập bảng tổng hợp công: Hoàn thiện bảng tổng hợp công chi tiết (Timesheet) cho toàn bộ nhân viên vào cuối tháng, gửi cho Trưởng bộ phận các phòng ban đối chiếu và ký xác nhận.

2. Hỗ trợ tính toán bảng lương và các khoản phúc lợi (Thời lượng: 30% tổng thời gian)

* Tổng hợp dữ liệu tính lương: Thu thập toàn bộ thông tin biến động nhân sự trong tháng (nhân viên mới nhận việc, nhân viên nghỉ việc, thăng chức, điều chuyển, thay đổi mức lương).
* Tính toán các khoản phụ cấp và khấu trừ: Áp dụng chính xác các chính sách phụ cấp (đi lại, ăn trưa, điện thoại, trang phục, thâm niên) và các khoản khấu trừ (phạt đi muộn, tạm ứng lương, các quỹ nội bộ nếu có).
* Hỗ trợ lập bảng lương thô (Draft Payroll List): Sử dụng các công cụ tính toán (Excel hoặc phần mềm lương chuyên dụng) để lập bảng lương thô dựa trên ngày công thực tế, lương cơ bản và các khoản biến động.
* Phối hợp đối chiếu dữ liệu: Hợp tác chặt chẽ với bộ phận Kế toán để đối chiếu dòng tiền chi trả lương, đảm bảo các tài khoản ngân hàng của nhân viên hoạt động bình thường, hạn chế tối đa lỗi chuyển khoản phát sinh vào ngày nhận lương.
* Gửi Phiếu lương (Payslip): Hỗ trợ xuất và gửi phiếu lương bảo mật cho từng cá nhân qua email hoặc hệ thống HRM nội bộ. Tiếp nhận các phản hồi, thắc mắc từ nhân viên về tiền lương và giải thích rõ ràng, thấu đáo.

3. Thực hiện nghiệp vụ Bảo hiểm xã hội (BHXH) và Thuế TNCN (Thời lượng: 20% tổng thời gian)

* Quản lý hồ sơ bảo hiểm: Thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng thông qua phần mềm kê khai bảo hiểm điện tử (như IVAN, EFY, TS24...).
* Giải quyết chế độ phúc lợi: Tiếp nhận hồ sơ và làm thủ tục thanh toán các chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức, tai nạn lao động cho nhân viên với cơ quan BHXH địa phương. Theo dõi tiến độ chi trả để chuyển tiền kịp thời cho người lao động.
* Cấp phát thẻ BHYT và sổ BHXH: Hỗ trợ nhân viên đăng ký nơi khám chữa bệnh ban đầu, nhận và bàn giao thẻ BHYT vật lý (nếu có), chốt sổ BHXH cho nhân sự khi chấm dứt hợp đồng lao động.
* Mã số thuế & Giảm trừ gia cảnh: Hướng dẫn nhân viên mới đăng ký Mã số thuế (MST) cá nhân và làm hồ sơ đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh. Nộp hồ sơ lên cơ quan Thuế đúng thời hạn.
* Hỗ trợ quyết toán thuế TNCN: Thu thập chứng từ khấu trừ thuế, hỗ trợ bộ phận C&B và Kế toán trong việc lập tờ khai thuế TNCN hàng tháng/quý và chuẩn bị dữ liệu cho kỳ quyết toán thuế TNCN hàng năm.

4. Quản lý hồ sơ nhân sự và Hợp đồng lao động (Thời lượng: 10% tổng thời gian)

* Lưu trữ hồ sơ vật lý & điện tử: Tiếp nhận hồ sơ nhận việc của nhân viên mới, kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ công chứng. Sắp xếp, lưu trữ hồ sơ khoa học, bảo mật cả bản cứng tại văn phòng và bản mềm trên drive dùng chung.
* Theo dõi vòng đời Hợp đồng lao động: Lập bảng theo dõi thời hạn hợp đồng thử việc, hợp đồng xác định thời hạn. Chủ động thông báo cho Quản lý trực tiếp trước 15-30 ngày để tiến hành đánh giá tái ký hoặc chấm dứt hợp đồng.
* Soạn thảo văn bản nhân sự: Soạn thảo các quyết định tiếp nhận, bổ nhiệm, điều chuyển, tăng lương, kỷ luật, chấm dứt hợp đồng lao động và các thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) theo biểu mẫu quy chuẩn của công ty.

5. Lập báo cáo định kỳ và các công việc hành chính nhân sự khác (Thời lượng: 10% tổng thời gian)

* Báo cáo lao động: Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ 6 tháng và hàng năm gửi Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (Sở LĐTB&XH) theo quy định của pháp luật.
* Báo cáo nội bộ: Lập các báo cáo nhanh về biến động nhân sự, báo cáo quỹ lương, báo cáo chi phí bảo hiểm hàng tháng theo yêu cầu của Trưởng phòng Nhân sự.
* Hỗ trợ thanh tra/kiểm toán: Chuẩn bị các chứng từ lương, bảng chấm công, hồ sơ bảo hiểm phục vụ cho công tác kiểm toán nội bộ hoặc thanh tra của các cơ quan nhà nước.
* Tham gia các dự án cải tiến: Đóng góp ý kiến cải tiến quy trình chấm công, tối ưu hóa các hàm tính lương trên Excel hoặc tham gia vào quá trình chạy thử nghiệm (test) phân hệ tính lương của phần mềm HRM mới.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Nhân viên hỗ trợ tính lương sẽ báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm C&B (C&B Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager). Trong một số mô hình quy mô vừa, vị trí này có thể báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Nhân sự (HR Director).
* Mối quan hệ phối hợp ngang hàng:
* *Bộ phận Kế toán/Tài chính:* Đối chiếu dòng tiền chi trả lương, thuế TNCN, tiền đóng BHXH và các chi phí nhân sự liên quan.
* *Các Trưởng bộ phận (Line Managers):* Hỗ trợ giải quyết các vấn đề liên quan đến chấm công, giờ làm thêm và kỷ luật lao động của nhân viên dưới quyền họ.
* *Cơ quan nhà nước:* Làm việc trực tiếp với Cơ quan Bảo hiểm xã hội Quận/Huyện, Chi cục Thuế và Sở LĐTB&XH khi có yêu cầu hoặc thực hiện thủ tục hành chính.
* Hướng dẫn công việc & Quy chuẩn tuân thủ:
* Nhân viên thực hiện công việc dựa trên Luật Lao động hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
* Tuân thủ nghiêm ngặt Quy chế lương thưởng, Nội quy lao động và Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) về bảo mật dữ liệu nhân sự của công ty.
* Được hướng dẫn và đào tạo trực tiếp bởi C&B Leader/Senior C&B Specialist trong giai đoạn thử việc để làm quen với hệ thống phần mềm và văn hóa doanh nghiệp.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp, Quản trị kinh doanh, Luật hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Trợ lý C&B, Thực tập sinh C&B cứng, Nhân viên chấm công - tính lương, Kế toán nội bộ kiêm nhân sự).
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp hệ Cao đẳng/Đại học có định hướng rõ ràng theo mảng C&B, có nền tảng tư duy logic tốt và đã từng thực tập tại các bộ phận nhân sự của các doanh nghiệp quy mô từ 50 nhân sự trở lên.
* Đã từng sử dụng qua các phần mềm kê khai BHXH điện tử và hệ thống phần mềm chấm công là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng sử dụng Excel xuất sắc: Đây là công cụ làm việc sống còn của vị trí này. Ứng viên cần sử dụng thành thạo các hàm tính toán, liên kết và tham chiếu dữ liệu (VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX, MATCH, IF, AND, OR, SUMIF, COUNTIF), công cụ lọc (Filter), định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) và bảng tổng hợp dữ liệu (Pivot Table).
* Kiến thức pháp lý nền tảng: Có hiểu biết cơ bản và cập nhật thường xuyên các quy định của Bộ luật Lao động (về thử việc, hợp đồng, thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, kỷ luật lao động), Luật BHXH (các chế độ ốm đau, thai sản) và biểu thuế lũy tiến từng phần của Thuế TNCN.
* Sử dụng phần mềm quản trị: Khả năng học hỏi nhanh cách vận hành các phần mềm quản lý nhân sự (HRM), phần mềm ERP (như SAP, Bravo, Fast, Amis...) hoặc các công cụ lưu trữ đám mây (Google Workspace, Microsoft 365).
* Kỹ năng phân tích và xử lý số liệu: Nhạy cảm với các con số, có khả năng phát hiện ra các điểm bất thường, sai lệch trong hàng nghìn dòng dữ liệu chấm công để chủ động xác minh và sửa đổi.
* Kỹ năng giao tiếp và giải quyết xung đột: Khả năng lắng nghe tốt, giải thích các chính sách nhân sự, cách tính lương, khấu trừ thuế một cách từ tốn, rõ ràng, dễ hiểu cho nhân viên ở các trình độ khác nhau, tránh gây hiểu lầm hoặc căng thẳng không đáng có.

Phẩm chất cá nhân:

* Tỉ mỉ, cẩn thận và chính xác: Sai sót một chữ số hay một dấu phẩy trong bảng lương có thể dẫn đến việc tính sai tiền của người lao động, gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Vì vậy, tính cẩn trọng, kiểm tra lại công việc (double-check) trước khi gửi đi là phẩm chất quan trọng nhất.
* Tuyệt đối bảo mật thông tin (Confidentiality): Lương thưởng là thông tin nhạy cảm nhất trong doanh nghiệp. Nhân viên hỗ trợ tính lương phải cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin lương của mọi cá nhân, không chia sẻ với người không có thẩm quyền dưới bất kỳ hình thức nào.
* Trung thực và chính trực: Luôn hành xử khách quan, minh bạch trong việc chấm công và tính toán quyền lợi, không thiên vị, không làm sai lệch số liệu vì lợi ích cá nhân hay bất kỳ nhóm lợi ích nào.
* Khả năng chịu áp lực tốt (Resilience): Công việc C&B thường dồn dập vào cuối tháng và đầu tháng (kỳ chốt công, tính lương). Ứng viên cần có khả năng quản lý thời gian tốt, sắp xếp công việc khoa học để hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ (Deadline) mà không bị hoảng loạn hay sai sót.
* Tinh thần dịch vụ khách hàng nội bộ (Customer Service Mindset): Luôn coi nhân viên trong công ty là khách hàng của mình, hỗ trợ họ với thái độ nhiệt tình, tôn trọng, chuyên nghiệp và lịch sự.

---

Quyền lợi:

* Mức lương cạnh tranh: Thu nhập hấp dẫn bao gồm Lương cơ bản (từ 8.000.000đ - 12.000.000đ/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Phụ cấp ăn trưa, gửi xe, điện thoại.
* Chế độ thưởng đa dạng: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm; Thưởng tháng lương thứ 13; Thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch); Thưởng sáng kiến cải tiến quy trình làm việc.
* Đóng bảo hiểm đầy đủ: Được ký Hợp đồng lao động chính thức và đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc với mức đóng dựa trên mức lương thực tế (hoặc theo thỏa thuận quy định của công ty).
* Gói chăm sóc sức khỏe cao cấp: Được công ty mua thêm gói bảo hiểm sức khỏe tư nhân tự nguyện (PVI/Bảo Việt/Liberty) hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh nội ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu.
* Chính sách phúc lợi phong phú:
* Được hưởng 12 ngày phép năm có lương (tăng thêm theo thâm niên làm việc).
* Quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, sinh con, đau ốm, ngày quốc tế phụ nữ (8/3, 20/10), ngày quốc tế thiếu nhi cho con em nhân viên (1/6).
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm do công ty tổ chức, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga...).
* Cơ hội đào tạo và phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ chuyên sâu về kỹ năng Excel nâng cao, kỹ năng giải quyết tranh chấp lao động, cập nhật luật thuế và luật lao động mới nhất.
* Được tài trợ chi phí học tập các chứng chỉ chuyên môn nhân sự quốc tế hoặc các khóa học ngắn hạn bên ngoài phục vụ cho công việc.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội được đánh giá năng lực định kỳ 1-2 lần/năm để thăng tiến lên các vị trí cao hơn như: Chuyên viên C&B (C&B Specialist) -> Chuyên viên chính C&B (Senior C&B) -> Trưởng nhóm C&B (C&B Leader) -> Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, trang thiết bị công nghệ mới (được cung cấp laptop riêng, màn hình phụ hỗ trợ tính lương). Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, thân thiện; văn hóa doanh nghiệp đề cao sự minh bạch, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích đổi mới sáng tạo.

---

Tags:

`#TuyenDungNhanSu` `#ViecLamCB` `#TinhLuongChongCong` `#NhanVienNhanSu` `#HRAdmin` `#HỗTrợTínhLương` `#HồSơBảoHiểm` `#ThuếTNCN` `#CareerPathHR` `#C&B`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hỗ trợ tính lương, Tuyển dụng trợ lý C&B, Việc làm nhân sự tính lương, Tuyển dụng nhân viên chấm công, Việc làm C&B Hà Nội, Việc làm C&B TP.HCM, Tìm việc tính lương bảo hiểm, Kế toán lương kiêm nhân sự, Nhân viên hành chính nhân sự C&B, Thực tập sinh C&B có lương, Chuyên viên tính lương thưởng, Việc làm quản trị nhân sự trung cấp, Tuyển dụng nhân sự mới tốt nghiệp, Payroll Support Specialist tuyển dụng, C&B Assistant job description.

Share