MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ KHO LĨNH VỰC NHÂN SỰ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ KHO LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hỗ trợ kho lĩnh vực nhân sự (HR Warehouse Support Specialist / HR Logistics Coordinator). Đây là vị trí nhân sự thực địa (On-site HR) đóng vai trò là cầu nối chiến lược và thực thi giữa Phòng Nhân sự Tổng công ty và Khối Vận hành Kho vận (Logistics/Fulfillment Center).

Trong bối cảnh ngành thương mại điện tử và chuỗi cung ứng phát triển vượt bậc, quản trị nguồn nhân lực tại kho bãi không đơn thuần là các thủ tục hành chính, mà là yếu tố cốt lõi quyết định sự thông suốt của dòng chảy hàng hóa. Đối tượng quản lý của vị trí này rất đa dạng, từ nhân viên bốc xếp, đóng gói, tài xế xe nâng, nhân viên kiểm kê đến các giám sát viên và quản lý kho. Đây là lực lượng lao động có tính biến động cao, làm việc theo ca kíp phức tạp (24/7) và chịu áp lực lớn về thời gian cũng như năng suất.

Với tư cách là một "Chuyên gia nhân sự tại hiện trường", bạn không chỉ chịu trách nhiệm giải quyết các thủ tục giấy tờ, chấm công, tính lương mà quan trọng hơn, bạn là người gìn giữ văn hóa doanh nghiệp, bảo vệ quyền lợi người lao động, giải quyết xung đột, đảm bảo an toàn lao động và trực tiếp tham gia vào công tác thu hút, giữ chân nhân tài cho kho. Bạn sẽ làm việc trực tiếp tại khu vực văn phòng kho, thường xuyên sâu sát xuống khu vực vận hành để thấu hiểu, lắng nghe và hỗ trợ người lao động kịp thời nhất.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý Tuyển dụng và Điều phối Nguồn Nhân lực Kho (Mass Recruitment & Staffing)

* Dự báo và lập kế hoạch nhân sự: Chủ động phối hợp với Giám đốc/Trưởng bộ phận kho để dự báo nhu cầu nhân sự theo từng giai đoạn (ngày thường, mùa cao điểm mua sắm, các chiến dịch khuyến mãi lớn, dịp Lễ/Tết).
* Triển khai tuyển dụng đại trà (Mass Recruitment): Trực tiếp thực hiện quy trình tuyển dụng các vị trí lao động phổ thông và lao động kỹ thuật cao trong kho (Nhân viên lấy hàng - Picker, đóng gói - Packer, kiểm kho - QC, lái xe nâng - Forklift Driver, Tổ trưởng ca).
* Đa dạng hóa kênh tuyển dụng: Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các nguồn cung ứng lao động địa phương, trung tâm giới thiệu việc làm, các hội nhóm lao động phổ thông trên mạng xã hội, các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài nhân sự (Sub-con/Outsourcing).
* Sàng lọc và phỏng vấn: Tổ chức các buổi phỏng vấn quy mô lớn (Mass Interview), đánh giá thể lực, thái độ, kỹ năng cơ bản và tính trung thực của ứng viên để đảm bảo chất lượng đầu vào phù hợp với môi trường kho bãi.
* Quản lý nhân sự thời vụ: Điều phối, giám sát và ký kết hợp đồng với các đơn vị thầu phụ cung ứng lao động thời vụ trong các dịp cao điểm, đảm bảo số lượng và chất lượng nhân sự luôn đáp ứng tiến độ vận hành của kho.

2. Quản lý Hội nhập (Onboarding) và Đào tạo Định hướng

* Tổ chức chương trình hội nhập: Trực tiếp đón tiếp, hướng dẫn nhân viên mới hoàn thiện thủ tục nhận việc. Tổ chức các buổi đào tạo định hướng (Onboarding) về lịch sử công ty, văn hóa doanh nghiệp, nội quy lao động và các chế độ chính sách.
* Phối hợp đào tạo chuyên môn và an toàn: Đồng hành cùng bộ phận Đào tạo nội bộ hoặc Giám sát kho để tổ chức các khóa học về Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), kỹ năng an toàn kho bãi (Safety Training), phòng cháy chữa cháy (PCCC), sơ cứu thương và cách sử dụng trang thiết bị bảo hộ lao động (PPE).
* Theo dõi quá trình thử việc: Giám sát, đánh giá hiệu quả công việc và thái độ của nhân viên mới trong thời gian thử việc thông qua các bài kiểm tra thực hành hoặc ý kiến phản hồi từ Tổ trưởng/Giám sát kho. Đưa ra đề xuất ký hợp đồng lao động chính thức hoặc chấm dứt thử việc.

3. Quản lý Công ca, Chấm công và Phối hợp Tính lương (Timekeeping & Payroll Coordination)

* Thiết lập và quản lý ca làm việc: Phối hợp với bộ phận vận hành kho để thiết lập sơ đồ ca kíp (ca hành chính, ca gãy, ca đêm, ca xoay 24/7). Theo dõi sát sao việc đăng ký ca và đổi ca của nhân viên.
* Giám sát chấm công hàng ngày: Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu chấm công vân tay/khuôn mặt trên hệ thống. Kịp thời phát hiện và xử lý các trường hợp đi trễ, về sớm, vắng mặt không lý do hoặc quên chấm công.
* Quản lý tăng ca (Overtime - OT): Kiểm soát và phê duyệt giờ tăng ca của nhân viên theo đúng hạn mức ngân sách đã được duyệt và tuân thủ các quy định của Luật Lao động Việt Nam.
* Giải quyết sai sót bảng công: Tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết nhanh chóng các thắc mắc, khiếu nại của người lao động liên quan đến ngày công, phép năm, chế độ thai sản, ốm đau, phụ cấp ca đêm, phụ cấp độc hại trước khi chuyển dữ liệu về phòng C&B tổng công ty để tính lương.

4. Quan hệ Lao động, Kỷ luật và Gắn kết Nhân viên (Employee Relations & Engagement)

* Tư vấn và giải đáp thắc mắc: Là điểm tiếp xúc đầu tiên (First point of contact) tiếp nhận và giải đáp mọi thắc mắc của người lao động về chế độ bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN), thuế TNCN, phép năm, chế độ phúc lợi công đoàn, v.v.
* Giải quyết xung đột nội bộ: Chủ động lắng nghe, can thiệp và hòa giải các mâu thuẫn phát sinh giữa các cá nhân hoặc giữa nhân viên và cấp quản lý trực tiếp trong quá trình làm việc tại kho, đảm bảo môi trường làm việc hài hòa, lành mạnh.
* Thực thi kỷ luật lao động: Tiếp nhận các biên bản vi phạm nội quy kho (như đi trễ, tự ý rời vị trí, làm thất thoát/hư hỏng hàng hóa, vi phạm quy định an toàn). Phối hợp với Phòng Pháp chế/Nhân sự tổng để tổ chức các buổi xử lý kỷ luật lao động theo đúng trình tự pháp luật.
* Tổ chức các hoạt động gắn kết: Thiết kế và triển khai các chương trình chăm sóc đời sống tinh thần cho nhân viên kho như: Giải nhiệt mùa hè (phát nước mát, trái cây), tổ chức sinh nhật tháng, khen thưởng nhân viên xuất sắc tuần/tháng, trang trí kho dịp Lễ/Tết, tổ chức ngày hội gia đình.

5. Giám sát An toàn Lao động, Vệ sinh và Sức khỏe nghề nghiệp (HSE & Welfare Support)

* Kiểm tra tính tuân thủ an toàn: Thường xuyên đi tuần tra tại khu vực nhà kho để đảm bảo 100% nhân viên tuân thủ việc mang mặc đồng phục, giày bảo hộ, mũ bảo hiểm, găng tay và các thiết bị bảo hộ bắt buộc khác.
* Quản lý tai nạn lao động: Thiết lập quy trình ứng phó nhanh khi xảy ra sự cố/tai nạn lao động tại kho. Phối hợp với bộ phận y tế sơ cứu kịp thời, lập biên bản hiện trường, báo cáo cơ quan chức năng (nếu cần) và hoàn thiện các thủ tục bảo hiểm tai nạn cho người lao động.
* Chăm lo phúc lợi cơ sở vật chất: Giám sát chất lượng bữa ăn công nghiệp tại nhà ăn của kho, kiểm tra điều kiện vệ sinh môi trường làm việc, hệ thống nước uống, khu vực nghỉ ngơi, tủ thuốc y tế của kho để đảm bảo sức khỏe tốt nhất cho nhân viên.

6. Quản trị Dữ liệu Nhân sự và Báo cáo (HR Data & Reporting)

* Quản lý hồ sơ nhân sự: Thu thập, lưu trữ và cập nhật liên tục hồ sơ cá nhân của toàn bộ nhân viên kho (cả nhân viên chính thức lẫn thời vụ) trên cả file cứng và hệ thống phần mềm quản lý nhân sự (HRIS).
* Báo cáo định kỳ và đột xuất: Thực hiện các báo cáo chuyên sâu về nhân sự kho gửi cho HR Manager và Warehouse Site Manager, bao gồm:
* Báo cáo tỷ lệ biến động nhân sự (Turnover rate) theo tháng/quý.
* Báo cáo tỷ lệ vắng mặt (Absence rate) và lý do nghỉ việc.
* Báo cáo hiệu suất tuyển dụng (Time-to-hire, Cost-per-hire).
* Báo cáo chi phí nhân sự (chi phí lương, tăng ca, chi phí phúc lợi).
* Đề xuất giải pháp cải tiến: Dựa trên số liệu báo cáo thực tế, chủ động phân tích nguyên nhân gốc rễ và đề xuất các giải pháp thực tế nhằm giảm tỷ lệ nghỉ việc, tăng động lực làm việc và tối ưu hóa chi phí nhân sự kho.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp (Direct Reporting Line):
* Báo cáo chuyên môn (Solid line) cho: Trưởng phòng Nhân sự Tổng công ty (HR Manager).
* Báo cáo vận hành hàng ngày (Dotted line) cho: Giám đốc/Trưởng quản lý Kho trực tiếp tại thực địa (Warehouse Site Manager / Fulfillment Center Manager).
* Mối quan hệ công việc nội bộ:
* Phối hợp chặt chẽ với đội ngũ C&B (Lương & Phúc lợi) tại Tổng công ty để đảm bảo chi trả lương chính xác và đúng hạn.
* Hợp tác với các Giám sát kho (Warehouse Supervisors), Tổ trưởng ca (Shift Leaders) để nắm bắt tình hình nhân sự, điều phối công ca và xử lý kỷ luật.
* Làm việc với bộ phận Thu mua (Procurement) và Hành chính (Admin) để quản lý đồng phục, suất ăn, xe đưa đón (nếu có).
* Mối quan hệ công việc bên ngoài:
* Làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê ngoài nhân sự (Outsourcing agencies).
* Làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước tại địa phương nơi kho trú đóng (Bảo hiểm xã hội quận/huyện, Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội, Công an khu vực) khi có yêu cầu hoặc thanh kiểm tra.
* Vai trò hướng dẫn (Guidance Role):
* Chịu trách nhiệm phổ biến, giải thích và hướng dẫn toàn bộ đội ngũ nhân viên kho hiểu rõ và thực hiện đúng các quy định, nội quy lao động, chính sách nhân sự và quy định an toàn lao động của công ty.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Đại học hoặc Cao đẳng trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nguồn nhân lực, Luật, Quản trị Kinh doanh, Kinh tế Lao động, hoặc các ngành học liên quan khác.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu từ 02 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân sự tổng hợp (HR Generalist), Nhân sự thực địa (HR On-site), hoặc Nhân viên Hỗ trợ Nhân sự.
* Ưu tiên đặc biệt các ứng viên từng có kinh nghiệm làm nhân sự trong các môi trường có quy mô nhân sự lớn, biến động cao và làm việc theo ca kíp như: Nhà kho Logistics, Trung tâm phân phối (Fulfillment Center), Nhà máy sản xuất, các công ty Chuyển phát nhanh hoặc các chuỗi Bán lẻ lớn.
* Có kinh nghiệm thực chiến trong việc tuyển dụng số lượng lớn (Mass Recruitment) lao động phổ thông là một lợi thế cực kỳ lớn.
* Hiểu biết sâu sắc và thực tế về Luật Lao động Việt Nam, các quy định về Bảo hiểm xã hội, An toàn vệ sinh lao động và các thủ tục pháp lý liên quan đến kỷ luật lao động.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Quản lý thời gian và Tổ chức công việc: Khả năng sắp xếp, ưu tiên xử lý nhiều đầu việc cùng lúc trong môi trường kho vận có tốc độ làm việc cực kỳ nhanh và liên tục thay đổi.
* Kỹ năng Giao tiếp và Thuyết phục: Khả năng giao tiếp linh hoạt, khéo léo với nhiều đối tượng khác nhau, từ những người lao động chân tay có trình độ học vấn thấp đến các quản lý cấp cao. Biết cách sử dụng ngôn từ bình dân, dễ hiểu nhưng vẫn giữ được sự chuyên nghiệp khi làm việc với công nhân kho.
* Kỹ năng Phân tích và Xử lý Số liệu: Sử dụng thành thạo phần mềm Microsoft Excel (đặc biệt là các hàm tính toán phức tạp phục vụ chấm công như Vlookup, Index/Match, Pivot Table, IF) để quản lý công ca và lập báo cáo. Có khả năng sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS), máy chấm công vân tay.
* Kỹ năng Giải quyết xung đột và Thuyết phục: Khả năng giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt khi đối mặt với các tình huống đình công, lãn công, cãi vã hoặc tai nạn xảy ra tại kho. Có tư duy phân tích đa chiều để đưa ra giải pháp thấu tình đạt lý, thượng tôn pháp luật nhưng vẫn đảm bảo hoạt động vận hành của kho không bị gián đoạn.
* Kỹ năng Tuyển dụng thực chiến: Nhạy bén trong việc tìm kiếm các nguồn ứng viên mới, biết cách thiết kế các chương trình thu hút lao động trực tiếp tại địa phương.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Bền bỉ, chịu khó và thực tế (Hands-on & Resilient): Sẵn sàng rời bỏ phòng máy lạnh để đi xuống khu vực nhà kho đầy bụi bặm, tiếng ồn, nóng bức để tiếp cận, quan sát và hỗ trợ người lao động trực tiếp. Không ngại áp lực công việc lớn trong những mùa cao điểm của ngành bán lẻ/e-commerce.
* Đồng cảm, thấu hiểu nhưng quyết đoán (Empathetic yet Decisive): Có trái tim ấm áp để lắng nghe những hoàn cảnh khó khăn của người lao động nghèo, nhưng có cái đầu lạnh để thực thi đúng nội quy, kỷ luật của công ty, không thiên vị hay nhân nhượng các hành vi gian lận (như gian lận chấm công, trộm cắp hàng hóa).
* Chính trực và bảo mật thông tin (Integrity & Confidentiality): Tuyệt đối trung thực trong công tác chấm công, tính phụ cấp và quản lý quỹ phúc lợi. Cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin cá nhân của người lao động cũng như các dữ liệu nhân sự, lương bổng của công ty.
* Tư duy hướng đến giải pháp (Solution-oriented): Khi gặp vấn đề phát sinh (như thiếu hụt nhân sự đột xuất do dịch bệnh, thiên tai hoặc công nhân đồng loạt nghỉ), không đổ lỗi mà chủ động đưa ra các phương án hành động khẩn cấp để cứu vãn tình thế vận hành.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh: Mức lương cơ bản hấp dẫn (dao động từ 12,000,000đ - 18,000,000đ tùy theo năng lực và quy mô kho quản lý), cộng thêm các khoản phụ cấp độc hại, phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa tại kho.
* Chương trình thưởng đa dạng: Thưởng hiệu quả công việc hàng tháng/quý (KPIs bonus), thưởng dự án vượt tiến độ trong các chiến dịch lớn (Mega Campaign), thưởng lương tháng 13 và thưởng cuối năm theo hiệu quả kinh doanh của tập đoàn.
* Chế độ Bảo hiểm toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thử việc theo mức lương thực tế trên hợp đồng lao động. Được công ty mua thêm gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 chất lượng cao.
* Môi trường làm việc năng động: Cơ hội làm việc trong môi trường Logistics/E-commerce chuyên nghiệp, quy mô lớn, tốc độ tăng trưởng vượt bậc, nơi năng lực cá nhân được ghi nhận và tưởng thưởng xứng đáng.
* Cơ hội thăng tiến rõ ràng: Lộ trình phát triển nghề nghiệp rộng mở: từ Nhân viên hỗ trợ kho -> Trưởng nhóm Nhân sự Kho (HR Warehouse Lead) -> Đối tác nhân sự mảng Kho vận (HRBP Warehouse/Logistics) -> Giám đốc Nhân sự vùng.
* Đào tạo và phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ quản trị nhân sự hiện đại, kỹ năng giải quyết tranh chấp lao động, luật lao động chuyên sâu và các kỹ năng mềm khác do công ty chi trả 100% học phí.
* Chế độ phúc lợi phong phú: Khám sức khỏe định kỳ hàng năm; tham gia các chương trình Team building, du lịch hàng năm của công ty; quà tặng vào các dịp sinh nhật, kết hôn, sinh con, Quốc tế Thiếu nhi cho con em nhân viên, v.v.

---

Tags:

`Nhân sự kho` `HR On-site` `Tuyển dụng đại trà` `Quản lý công ca` `Quan hệ lao động` `Nhân sự Logistics` `Hỗ trợ nhân sự thực địa` `Quản lý nhân sự thời vụ`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân sự kho, HR On-site Logistics, Nhân viên nhân sự hành chính kho, HR Coordinator Warehouse, Chuyên viên nhân sự nhà máy, Tuyển dụng Mass Recruitment, Nhân viên chấm công tính lương kho, Giám sát nhân sự thực địa, Việc làm nhân sự kho bãi, HRBP Logistics, Nhân viên nhân sự tổng hợp tại kho, Nhân sự hiện trường kho vận.

Share