Mô tả công việc: Nhân viên hỗ trợ bảo trì lĩnh vực nhân sự (HR Operations & Maintenance Support)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hỗ trợ bảo trì lĩnh vực nhân sự để gia nhập vào đội ngũ vận hành của chúng tôi. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô, việc duy trì tính ổn định, chính xác và liên tục của các hệ thống, dữ liệu và quy trình nhân sự đóng vai trò cốt lõi cho sự phát triển bền vững.

Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc hành chính nhân sự thông thường, mà đóng vai trò như một "kỹ sư bảo trì" cho bộ máy nhân sự của doanh nghiệp. Bạn sẽ là người chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm tra, giám sát, cập nhật và tối ưu hóa hệ thống dữ liệu nhân sự (HRIS), quản lý hồ sơ lao động vật lý và kỹ thuật số, hỗ trợ vận hành các chính sách phúc lợi, bảo hiểm xã hội, đồng thời đảm bảo mọi quy trình nội bộ từ lúc nhân viên gia nhập đến khi nghỉ việc đều hoạt động trơn tru, không gặp lỗi hệ thống hay pháp lý. Vị trí này đòi hỏi sự tỉ mỉ tuyệt đối, khả năng làm việc với số liệu, tư duy hệ thống cao và tinh thần dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc để mang lại trải nghiệm làm việc tốt nhất cho toàn thể cán bộ nhân viên (CBNV).

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, cập nhật và bảo trì hệ thống dữ liệu nhân sự kỹ thuật số (HRIS):
* Thực hiện việc nhập liệu, cập nhật và đồng bộ hóa toàn bộ thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, lịch sử công tác, quá trình tăng lương, khen thưởng, kỷ luật của nhân viên lên phần mềm quản lý nhân sự của công ty (HRIS) hàng ngày.
* Chủ động rà soát, phát hiện và xử lý các lỗi dữ liệu trên hệ thống, thực hiện kiểm tra định kỳ hàng tuần/hàng tháng để đảm bảo tính nhất quán và chính xác 100% của cơ sở dữ liệu.
* Hỗ trợ hướng dẫn nhân viên mới và nhân viên hiện tại cách sử dụng phần mềm nhân sự để đăng ký nghỉ phép, chấm công, xem phiếu lương và cập nhật thông tin cá nhân.
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận IT hoặc nhà cung cấp phần mềm bên ngoài để khắc phục các lỗi kỹ thuật phát sinh, đề xuất các tính năng mới nhằm tối ưu hóa trải nghiệm người dùng và nâng cao hiệu suất quản trị nhân sự.
* Trích xuất dữ liệu, lập các báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về biến động nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc, cơ cấu nhân sự theo phòng ban/độ tuổi để phục vụ cho công tác phân tích và ra quyết định của Ban lãnh đạo.

2. Lưu trữ, quản lý và bảo mật hồ sơ nhân sự (Bản cứng và bản mềm):
* Thiết lập, phân loại và lưu trữ một cách khoa học toàn bộ hồ sơ nhân viên (bao gồm sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ, quyết định tiếp nhận, quyết định bổ nhiệm, cam kết bảo mật...) dưới dạng bản cứng tại tủ hồ sơ và bản mềm trên phân quyền điện toán đám mây của công ty.
* Đảm bảo quy trình lưu trữ tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo mật thông tin cá nhân của người lao động và bảo mật thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Thiết lập giới hạn quyền truy cập thông tin đối với từng cấp bậc.
* Tiến hành kiểm kê, cập nhật danh mục hồ sơ định kỳ hàng quý, kịp thời thông báo và đôn đốc người lao động bổ sung các giấy tờ còn thiếu trong hồ sơ cá nhân theo đúng quy định pháp luật và nội quy công ty.
* Thực hiện các thủ tục tiêu hủy hồ sơ nhân sự đã quá hạn lưu trữ theo đúng quy trình và phê duyệt từ Ban Giám đốc.

3. Vận hành, bảo trì và hỗ trợ các chế độ Phúc lợi, Bảo hiểm xã hội (BHXH):
* Thực hiện công tác báo tăng, báo giảm, điều chỉnh mức đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng cho người lao động trên phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử.
* Tiếp nhận, hướng dẫn người lao động chuẩn bị hồ sơ và giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, dưỡng sức phục hồi sức khỏe... đảm bảo quyền lợi tối đa cho nhân viên và đúng thời hạn theo quy định của cơ quan BHXH.
* Bàn giao, đối chiếu số liệu đóng BHXH với cơ quan bảo hiểm trực thuộc hàng tháng, quý để kịp thời xử lý các sai sót hoặc chênh lệch về tiền đóng.
* Chốt sổ BHXH và bàn giao lại cho người lao động khi họ chấm dứt hợp đồng lao động tại công ty một cách nhanh chóng, đúng thời hạn luật định.
* Hỗ trợ theo dõi, quản lý và gia hạn các gói bảo hiểm sức khỏe tự nguyện (bảo hiểm tai nạn 24/24, bảo hiểm sức khỏe chất lượng cao) mà công ty mua thêm cho người lao động.

4. Hỗ trợ quy trình Kiểm soát Chấm công, Phép năm và Quan hệ lao động:
* Theo dõi, giám sát và bảo trì hệ thống máy chấm công (vân tay, khuôn mặt hoặc thẻ từ). Phối hợp với bộ phận kỹ thuật để bảo dưỡng thiết bị chấm công tại các văn phòng/chi nhánh định kỳ.
* Hàng ngày kiểm tra dữ liệu chấm công, ghi nhận các trường hợp quên check-in/check-out, đi muộn, về sớm không rõ lý do để gửi cảnh báo và hướng dẫn nhân viên thực hiện giải trình/bổ sung thông tin trên hệ thống.
* Tổng hợp dữ liệu chấm công, ngày công thực tế, ngày nghỉ phép năm, nghỉ bù, nghỉ không lương của toàn bộ nhân viên vào cuối tháng để chuyển cho bộ phận tính lương (C&B) làm căn cứ tính lương chính xác.
* Theo dõi thời hạn hợp đồng lao động của nhân viên để chuẩn bị thủ tục đánh giá tái ký (hết hạn thử việc, hết hạn hợp đồng xác định thời hạn) trước ít nhất 30 ngày. Soạn thảo hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng lao động sau khi có kết quả đánh giá được phê duyệt.

5. Hỗ trợ hoạt động Onboarding (Tiếp nhận) và Offboarding (Nghỉ việc):
* *Đối với nhân viên mới:* Chuẩn bị cơ sở vật chất (bàn làm việc, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, tài khoản email, tài khoản hệ thống HRIS...), phối hợp với bộ phận IT để thiết lập máy tính làm việc trước ngày nhân viên nhận việc. Thực hiện buổi định hướng nội quy lao động, hướng dẫn cài đặt phần mềm và hoàn thiện thủ tục nộp hồ sơ nhân sự đầu vào.
* *Đối với nhân viên nghỉ việc:* Gửi hướng dẫn quy trình bàn giao công việc và tài sản cho nhân viên chuẩn bị nghỉ việc. Phối hợp với bộ phận Kho, IT, Hành chính để thu hồi lại các trang thiết bị, tài sản, tài khoản hệ thống của công ty đã cấp phát. Thực hiện các thủ tục thanh lý hợp đồng lao động, quyết định thôi việc và chuyển thông tin cho bộ phận C&B hoàn tất thủ tục quyết toán lương cuối cùng.

6. Thực hiện báo cáo tuân thủ và hỗ trợ hoạt động kiểm duyệt (Audit):
* Theo dõi và thực hiện các báo cáo định kỳ về tình hình sử dụng lao động, báo cáo tai nạn lao động, báo cáo về an toàn vệ sinh lao động nộp cho Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo đúng thời hạn quy định.
* Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ nhân sự phục vụ cho các đợt thanh tra của cơ quan nhà nước (thanh tra lao động, thanh tra bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế) hoặc các đợt đánh giá, kiểm duyệt (audit) từ phía khách hàng/đối tác nước ngoài của công ty.
* Cập nhật liên tục các thay đổi của Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân hiện hành để đề xuất điều chỉnh các quy trình, biểu mẫu nội bộ cho phù hợp, tránh các rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Operations Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Mối quan hệ làm việc trong công ty:
* Hợp tác chặt chẽ với bộ phận Tính lương (C&B) để cung cấp dữ liệu chấm công, bảo hiểm, hợp đồng chính xác.
* Hợp tác với bộ phận Tuyển dụng để tiếp nhận thông tin ứng viên trúng tuyển, chuẩn bị thủ tục onboarding.
* Phối hợp với bộ phận Hành chính - IT để quản lý cấp phát tài sản, công cụ dụng cụ làm việc và tài khoản hệ thống cho nhân viên.
* Hỗ trợ, giải đáp và tư vấn trực tiếp cho toàn thể CBNV trong công ty về các thắc mắc liên quan đến chính sách nhân sự, quy trình phúc lợi, bảo hiểm, ngày phép và hồ sơ cá nhân.
* Hướng dẫn và kèm cặp: Vị trí này không có nhân viên báo cáo trực tiếp (no direct reports). Tuy nhiên, có trách nhiệm hướng dẫn, kèm cặp các thực tập sinh nhân sự (HR Interns) khi được phân công; đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn và giải thích quy trình cho toàn bộ nhân viên mới gia nhập công ty trong phạm vi công việc của mình.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Hành chính văn phòng, Kế toán, Kinh tế lao động hoặc các ngành có liên quan. Chúng tôi đánh giá cao những ứng viên có nền tảng học vấn thực tế, có định hướng gắn bó lâu dài với mảng vận hành nhân sự (HR Operations/HR Administration).
* Kinh nghiệm:
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, chịu học hỏi và có tư duy logic cao (ưu tiên đã từng thực tập tại các phòng nhân sự của các doanh nghiệp quy mô từ 50 nhân sự trở lên).
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm tại vị trí Nhân viên nhân sự, Trợ lý nhân sự, Admin nhân sự hoặc các công việc hành chính liên quan.
* Có hiểu biết cơ bản về Luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc: Đặc biệt là kỹ năng sử dụng Microsoft Excel (thành thạo các hàm tính toán, lọc, tìm kiếm dữ liệu như Vlookup, Index/Match, Pivot Table, IF, Countif...) để xử lý bảng chấm công và dữ liệu nhân sự lớn một cách nhanh chóng, chính xác.
* Khả năng quản lý và xử lý dữ liệu: Có tư duy số liệu tốt, ngăn nắp trong việc quản lý tập tin số, có khả năng phát hiện ra các sai sót nhỏ trong các hàng nghìn dòng dữ liệu.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Nắm vững thể thức trình bày văn bản hành chính theo quy chuẩn, soạn thảo các quyết định, hợp đồng lao động, tờ trình có văn phong mạch lạc, đúng chính tả và ngữ pháp tiếng Việt.
* Sử dụng phần mềm chuyên ngành: Có khả năng làm quen nhanh chóng với các hệ thống phần mềm mới. Ưu tiên ứng viên đã từng sử dụng qua các phần mềm HRIS thông dụng trên thị trường (như Base, Amis, Fast, Bravo, BambooHR...) hoặc phần mềm khai bảo hiểm xã hội điện tử (EFY, TS24, VNPT...).
* Ngoại ngữ (Điểm cộng): Có khả năng đọc hiểu tài liệu, viết email công việc cơ bản bằng tiếng Anh (hoặc ngôn ngữ khác tùy theo đặc thù công ty) là một lợi thế để phát triển lên các vị trí cao hơn.

Phẩm chất cá nhân:
* Tỉ mỉ, cẩn trọng và chính xác: Đây là phẩm chất quan trọng nhất của một người làm công tác "bảo trì nhân sự". Sai sót một con số trong ngày công hoặc thông tin đóng bảo hiểm có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và uy tín của doanh nghiệp.
* Tuyệt đối bảo mật thông tin (Integrity & Confidentiality): Tiếp xúc hàng ngày với thông tin cá nhân nhạy cảm, mức lương, hồ sơ sức khỏe và các quyết định nhân sự chiến lược. Do đó, yêu cầu tính trung thực cao, cam kết không tiết lộ thông tin ra bên ngoài hoặc cho những người không có thẩm quyền dưới bất kỳ hình thức nào.
* Kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng nội bộ tốt: Luôn giữ thái độ hòa nhã, lịch sự, kiên nhẫn khi lắng nghe và giải đáp các thắc mắc của nhân viên. Có khả năng truyền đạt thông tin chính sách một cách dễ hiểu, rõ ràng.
* Quản lý thời gian và tổ chức công việc khoa học: Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các đầu việc hàng ngày, đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn (deadline) các báo cáo, thủ tục bảo hiểm, chấm công mà không bị dồn ứ công việc.
* Tinh thần trách nhiệm và chủ động: Không ngại các công việc mang tính chất lặp đi lặp lại hàng ngày; chủ động đề xuất cải tiến quy trình làm việc để giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý công việc.
* Khả năng chịu áp lực: Giữ được sự bình tĩnh và tập trung khi làm việc với khối lượng dữ liệu lớn hoặc trong các giai đoạn cao điểm như kỳ tính lương, quyết toán năm hoặc khi có các đợt thanh tra doanh nghiệp.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản dao động từ [Mức lương cụ thể] đến [Mức lương cụ thể] (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn).
* Phụ cấp đầy đủ: Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp gửi xe, phụ cấp điện thoại (nếu có yêu cầu công việc) và hỗ trợ công tác phí khi đi ra ngoài làm việc với các cơ quan chức năng.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo mức lương thực tế quy định trong hợp đồng lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cá nhân (Aon/PVI...) hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh nội - ngoại trú tại các bệnh viện uy tín sau 1 năm làm việc.
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc cuối năm (KPIs) dựa trên kết quả kinh doanh của công ty và đánh giá hiệu suất cá nhân.
* Quà tặng vào các dịp Lễ, Tết, Sinh nhật, kết hôn, thai sản, hiếu hỉ... theo chính sách Công đoàn công ty.
* Cơ hội học tập và thăng tiến:
* Được đào tạo bài bản và chuyên sâu về các mảng chuyên môn sâu hơn của nhân sự như Luật lao động nâng cao, xây dựng hệ thống lương thưởng phúc lợi (C&B), quản trị nhân sự chiến lược.
* Hỗ trợ 50% - 100% học phí tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn bên ngoài do các trung tâm uy tín giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí: Chuyên viên Vận hành Nhân sự (HR Operations Specialist), Chuyên viên C&B (C&B Specialist) hoặc Trưởng nhóm Hành chính - Nhân sự (HR Admin Team Leader) sau 2 - 3 năm cống hiến xuất sắc.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường làm việc văn minh, trẻ trung, năng động, khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo cá nhân.
* Trang thiết bị làm việc hiện đại, được cấp phát máy tính xách tay cấu hình cao, màn hình phụ làm việc (nếu cần thiết cho việc xử lý số liệu).
* Tham gia các hoạt động gắn kết tập thể phong phú: Du lịch nghỉ mát hàng năm (Teambuilding), tiệc cuối năm (Year-end Party), các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, chạy bộ, yoga...), ngày hội gia đình (Family Day) do công ty tổ chức.
* Thời gian làm việc: Làm việc giờ hành chính từ thứ Hai đến thứ Sáu (8:00 - 17:30), nghỉ Thứ Bảy và Chủ Nhật (hoặc theo quy định cụ thể của từng phòng ban, đảm bảo số giờ làm việc chuẩn theo luật).

---

Tags:
#HNHanSu #OperationsSupport #NhanVienNhanSu #HanhChinhNhanSu #BaoTriNhanSu #HSoNhanSu #BaoHiemXaHoi #C_B #HRAdmin #TuyetDoiChinhXac #LuatLaoDong #QuanTriNguonNhanLuc #TuyenDungNhanSu

---

Từ khoá tìm kiếm:
Nhân viên hỗ trợ bảo trì nhân sự, tuyển dụng nhân viên nhân sự hành chính, tuyển trợ lý nhân sự trung cấp, tìm việc làm HR Operations, nhân viên bảo trì hệ thống dữ liệu nhân sự, tuyển dụng nhân viên chấm công bảo hiểm, việc làm nhân sự hành chính tại [Tên thành phố], tuyển dụng nhân viên lưu trữ hồ sơ nhân sự, việc làm nhân viên C&B hỗ trợ, tuyển dụng admin nhân sự mới tốt nghiệp, nhân viên hồ sơ nhân sự, HR Support Specialist, HR Admin Officer.

Share