MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH Y TẾ LĨNH VỰC NHÂN SỰ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH Y TẾ LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Y tế lĩnh vực Nhân sự (Medical HR Administrator). Đây là một vị trí có vai trò đặc thù và vô cùng quan trọng trong cấu trúc vận hành của tổ chức y tế chúng tôi (Bệnh viện/Phòng khám Đa khoa). Người đảm nhận vị trí này không chỉ thực hiện các nghiệp vụ hành chính nhân sự thông thường, mà còn là chiếc cầu nối pháp lý và vận hành giữa đội ngũ y tế (Bác sĩ, Điều dưỡng, Kỹ thuật viên, Dược sĩ) với Ban Giám đốc và các cơ quan quản lý Nhà nước (Sở Y tế, Bộ Y tế, Bảo hiểm Xã hội).

Sứ mệnh của bạn là đảm bảo nguồn nhân lực y tế luôn được tối ưu hóa về mặt số lượng và chất lượng, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về hành nghề y khoa, đồng thời kiến tạo một môi trường làm việc nhân văn, chuyên nghiệp, nơi các y bác sĩ có thể an tâm cống hiến hết mình cho sự nghiệp chăm sóc sức khỏe nhân dân. Bạn sẽ trực tiếp tham gia vào quá trình tuyển dụng nhân tài y khoa, quản lý hồ sơ pháp lý hành nghề, điều phối lịch trình làm việc phức tạp của các khoa phòng, và thực hiện các chính sách phúc lợi đặc thù của ngành y tế.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý Hồ sơ Pháp lý và Chứng chỉ Hành nghề Y tế (Phân hệ cốt lõi)

* Chịu trách nhiệm chính trong việc thu thập, kiểm tra tính hợp pháp, sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hồ sơ của nhân sự y tế (Bác sĩ, Điều dưỡng, Kỹ thuật viên, Dược sĩ).
* Thực hiện thủ tục đăng ký hành nghề, xin cấp mới, cấp đổi, bổ sung phạm vi hoạt động chuyên môn của Chứng chỉ hành nghề (CCHN) cho người nước ngoài và người Việt Nam tại Sở Y tế hoặc Bộ Y tế.
* Theo dõi, cập nhật danh sách đăng ký hành nghề của cơ sở y tế trên cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý đúng quy định pháp luật.
* Theo dõi hạn định và điều kiện của các loại giấy phép, bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn, đảm bảo 100% nhân sự trực tiếp tham gia khám chữa bệnh đều có đủ tư cách pháp lý tại thời điểm làm việc.
* Lập kế hoạch, theo dõi và quản lý hồ sơ đào tạo liên tục (CME - Continuous Medical Education) của đội ngũ y tế để đảm bảo duy trì hiệu lực của Chứng chỉ hành nghề theo Luật Khám bệnh, chữa bệnh.

2. Công tác Tuyển dụng và Thu hút Tài năng Y tế

* Phối hợp với Trưởng các khoa/phòng (Khoa Nội, Khoa Ngoại, Sản, Nhi, Chẩn đoán hình ảnh, Xét nghiệm, Dược, Điều dưỡng...) để xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự chuyên môn và nhân sự hành chính phụ trợ.
* Xây dựng bản mô tả công việc (JD) chi tiết cho các vị trí y tế đặc thù, bao gồm cả các chức danh đòi hỏi học vị cao (Phó Giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ, Bác sĩ Chuyên khoa I, Chuyên khoa II).
* Sử dụng và mở rộng các kênh tuyển dụng chuyên biệt trong ngành y tế (diễn đàn y khoa, trường Đại học Y Dược, mạng lưới mối quan hệ trong ngành, các tổ chức hiệp hội y tế).
* Sàng lọc hồ sơ, liên hệ ứng viên, tổ chức hội đồng phỏng vấn chuyên môn (gồm Ban Giám đốc chuyên môn và Trưởng khoa).
* Thực hiện xác minh thông tin ứng viên (Reference check) về lịch sử công tác, năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp tại các cơ sở y tế cũ.
* Soạn thảo thư mời nhận việc (Offer Letter), hướng dẫn nhân sự mới chuẩn bị hồ sơ nhận việc theo chuẩn quy định của ngành y.

3. Quản lý Chấm công, Tính lương và Phúc lợi Đặc thù Ngành Y (C&B)

* Thực hiện chấm công hàng ngày, kiểm soát giờ giấc làm việc thông qua hệ thống máy kiểm soát ra vào và bảng phân ca của các khoa/phòng.
* Quản lý, đối chiếu và tổng hợp bảng chia ca trực (ca ngày, ca đêm, ca trực gác 24/7), tính toán chính xác chế độ phụ cấp trực, phụ cấp độc hại, phụ cấp phẫu thuật/thủ thuật theo quy định của Nhà nước và quy chế tài chính của tổ chức.
* Phối hợp với bộ phận Kế toán thực hiện tính lương, thưởng và các khoản phụ cấp thu hút nhân tài, phụ cấp thâm niên (đối với nhân sự y tế).
* Thực hiện các thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động. Đặc biệt chú trọng giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động đặc thù của nhân viên y tế (phơi nhiễm, tai nạn nghề nghiệp).
* Quản lý và thực hiện chương trình bảo hiểm sức khỏe tự nguyện cao cấp cho đội ngũ chuyên gia, bác sĩ chủ chốt.

4. Đào tạo, Phát triển và Hội nhập Nhân sự mới

* Tổ chức chương trình định hướng (Orientation) cho nhân viên mới về lịch sử, văn hóa, quy chế hoạt động của bệnh viện/phòng khám, quy trình an toàn người bệnh, quy tắc ứng xử y đức và bảo mật thông tin y khoa (HIPAA/Quy định bảo mật bệnh án).
* Phối hợp với Phòng Quản lý chất lượng và Phòng Điều dưỡng tổ chức các khóa đào tạo nội bộ về kiểm soát nhiễm khuẩn, an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, và kỹ năng giao tiếp ứng xử với bệnh nhân.
* Hỗ trợ quản lý học viên, sinh viên thực tập y khoa đến học tập và làm việc tại cơ sở.

5. Giải quyết Quan hệ Lao động và Kỷ luật Ngành Y

* Lắng nghe, tiếp nhận và tham mưu giải quyết các tâm tư, nguyện vọng, thắc mắc của cán bộ nhân viên về chế độ chính sách, môi trường làm việc.
* Tham mưu cho Trưởng phòng Nhân sự và Ban Giám đốc trong việc xử lý các tình huống vi phạm quy chế chuyên môn, vi phạm y đức, hoặc xung đột nội bộ giữa các ê kíp y khoa.
* Soạn thảo các quyết định khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển công tác, bổ nhiệm cán bộ quản lý khoa phòng đúng quy trình, quy định pháp luật lao động và quy chế bệnh viện.
* Thực hiện các thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động, bàn giao công việc và hồ sơ pháp lý (trả lại chứng chỉ hành nghề hoặc cắt đăng ký hành nghề trên hệ thống của Sở Y tế) khi nhân sự nghỉ việc.

6. Hành chính Y tế và Chuẩn bị Thanh kiểm tra

* Soạn thảo, ban hành và lưu trữ các văn bản hành chính nhân sự: Quyết định, Công văn, Tờ trình, Quy chế, Nội quy lao động, Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) liên quan đến nhân sự.
* Chuẩn bị đầy đủ hệ thống hồ sơ nhân sự, hồ sơ pháp lý hành nghề phục vụ cho các đợt thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất của Sở Y tế, Bộ Y tế, cơ quan Bảo hiểm Xã hội, hoặc các tổ chức đánh giá chất lượng y tế (như JCI, tiêu chí 83 chất lượng bệnh viện của Bộ Y tế).
* Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, đồng phục y tế (blouse, trang phục phẫu thuật, bảo hộ lao động) cho nhân viên.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) và/hoặc Giám đốc Hành chính/Vận hành (COO) tùy thuộc vào mô hình tổ chức.
* Báo cáo chuyên môn/phối hợp: Giám đốc Chuyên môn (Medical Director), Trưởng phòng Điều dưỡng (Chief Nursing Officer), và Trưởng các khoa lâm sàng/cận lâm sàng.
* Hướng dẫn và giám sát: Hướng dẫn trực tiếp các nhân sự mới tiếp cận quy trình hành chính nhân sự; giám sát việc tuân thủ nội quy lao động, chấm công, đeo thẻ tên, trang phục y tế của toàn bộ nhân viên trong cơ sở y tế.
* Đại diện tổ chức: Làm việc gián tiếp hoặc trực tiếp (theo ủy quyền) với chuyên viên Phòng Quản lý hành nghề Sở Y tế, cơ quan Bảo hiểm xã hội quận/thành phố liên quan đến hồ sơ nhân sự.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật (Luật kinh tế, Luật lao động), Quản lý bệnh viện, Quản trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, hoặc Y tế công cộng, Y học dự phòng có định hướng làm quản lý hành chính y tế.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 02 đến 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Hành chính Nhân sự chuyên sâu.
* Ưu tiên ứng viên có ít nhất 01 năm kinh nghiệm làm nhân sự trong môi trường Y tế, Bệnh viện, Phòng khám đa khoa, Thẩm mỹ viện lớn hoặc các chuỗi hệ thống y tế/dược phẩm.
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc thực hiện thủ tục xin cấp Chứng chỉ hành nghề y tế, đăng ký danh sách hành nghề tại Sở Y tế là một lợi thế cạnh tranh cực kỳ lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Am hiểu pháp luật: Nắm vững Bộ luật Lao động hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Khám bệnh, chữa bệnh, và các Thông tư, Nghị định hướng dẫn thi hành liên quan đến quản lý nhân sự y tế và điều kiện hành nghề y dược.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Thành thạo thể thức văn bản hành chính theo quy định của Nhà nước. Có khả năng viết tờ trình, quyết định, quy chế, thông báo một cách mạch lạc, chuẩn xác về mặt từ ngữ pháp lý.
* Kỹ năng Tin học văn phòng: Thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Kỹ năng sử dụng Excel tốt để quản lý dữ liệu nhân sự, tính toán ca trực phức tạp. Ưu tiên người biết sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRM), phần mềm quản lý bệnh viện (HIS) phân hệ nhân sự.
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Khéo léo, tế nhị trong giao tiếp với đội ngũ trí thức cao như Bác sĩ, Dược sĩ. Có khả năng kết nối tốt với các cơ quan quản lý nhà nước.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (đọc hiểu tài liệu y khoa cơ bản, hồ sơ ứng viên nước ngoài, giao tiếp cơ bản với chuyên gia/bác sĩ nước ngoài) là một lợi thế lớn (TOEIC > 650 hoặc tương đương).

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn trọng và chính xác: Công việc liên quan trực tiếp đến tính pháp lý của chứng chỉ hành nghề và quyền lợi sát sườn của nhân viên y tế, đòi hỏi mức độ chính xác tuyệt đối, không được sai sót trong số liệu và giấy tờ.
* Bảo mật thông tin: Tuyệt đối tuân thủ nguyên tắc bảo mật thông tin nhân sự, mức lương, hồ sơ bệnh án và các thông tin chiến lược của tổ chức y tế.
* Kiên nhẫn và khả năng chịu áp lực: Môi trường y tế thường xuyên bận rộn, áp lực cao từ phía khách hàng/bệnh nhân và đòi hỏi sự khắt khe từ đội ngũ y khoa. Ứng viên cần có tinh thần thép, thái độ điềm tĩnh, tích cực và khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng.
* Đồng cảm và Nhân văn: Mang trong mình tinh thần "Lương y như từ mẫu", thấu hiểu sự vất vả của nhân viên y tế tuyến đầu để hỗ trợ họ một cách tận tâm nhất.
* Tác phong chuyên nghiệp: Diện mạo chỉn chu, tác phong nhanh nhẹn, giao tiếp chuẩn mực, tạo niềm tin cậy cho cán bộ nhân viên toàn viện.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh (thỏa thuận theo năng lực từ 12.000.000đ - 18.000.000đ/tháng) + Thưởng hiệu suất công việc (KPIs) hàng tháng/quý.
* Phụ cấp đầy đủ: Phụ cấp ăn trưa tại bếp ăn bệnh viện, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang phục, phụ cấp độc hại (nếu có làm việc trong môi trường đặc thù).
* Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi:
* Đóng BHXH, BHYT, BHTN trên mức lương thực tế theo đúng quy định của Luật lao động.
* Gói bảo hiểm sức khỏe chăm sóc toàn diện (Health Care) dành riêng cho nhân viên cấp cao và chế độ ưu đãi chi phí khám chữa bệnh tại hệ thống bệnh viện/phòng khám của tổ chức cho bản thân và người thân ruột thịt (bố mẹ, vợ/chồng, con cái).
* Môi trường làm việc: Sang trọng, chuyên nghiệp, nhân văn, trang thiết bị hiện đại. Cơ hội tiếp xúc và làm việc với các chuyên gia, giáo sư, bác sĩ đầu ngành trong và ngoài nước.
* Đào tạo & Phát triển: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ nhân sự chuyên sâu, kỹ năng quản lý, pháp lý y tế do các tổ chức uy tín hoặc Sở Y tế tổ chức. Có lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Trưởng nhóm Nhân sự Y tế (HR Lead) hoặc Phó phòng/Trưởng phòng Nhân sự Bệnh viện.
* Các hoạt động tập thể: Du lịch hàng năm (Teambuilding), tiệc cuối năm (Year-end Party), các hoạt động kỷ niệm ngày Thầy thuốc Việt Nam 27/2, ngày Quốc tế Điều dưỡng 12/5 hoành tráng và ý nghĩa.
* Chế độ nghỉ phép: 12 ngày phép năm (tăng theo thâm niên), nghỉ lễ/tết theo quy định của Nhà nước.

---

Tags:

`Hành chính Nhân sự Y tế` `Nhân sự Bệnh viện` `Tuyển dụng Y tế` `Pháp lý Y khoa` `C&B Y tế` `Medical HR` `Tuyển dụng Bác sĩ` `Quản lý Chứng chỉ hành nghề` `Hành chính Y khoa` `HR Clinic`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân sự y tế, Nhân viên hành chính y tế, Nhân viên nhân sự bệnh viện, Tuyển dụng nhân sự phòng khám, Pháp lý y tế tuyển dụng, HR phòng khám đa khoa, Quản lý chứng chỉ hành nghề y tế, Tuyển dụng nhân sự y khoa, Việc làm nhân sự y tế Hà Nội, Việc làm nhân sự bệnh viện TP.HCM, Medical HR Administrator, Hospital HR Specialist.

Share