Mô tả công việc: Nhân viên tối ưu hóa hành chính lĩnh vực nhân sự (HR Administrative Optimization Specialist)

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên tối ưu hóa hành chính lĩnh vực nhân sự. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang trên đà phát triển mạnh mẽ và thực hiện chuyển đổi số toàn diện, vị trí này đóng vai trò hạt nhân trong việc tái thiết lập, chuẩn hóa và tự động hóa các quy trình vận hành hành chính nhân sự. Không chỉ dừng lại ở các tác vụ thực thi truyền thống, bạn sẽ là người chủ động tìm ra các "điểm nghẽn" (bottlenecks) trong bộ máy vận hành, áp dụng tư duy tinh gọn (Lean) và công nghệ hiện đại để tối giản hóa thủ tục, cắt giảm chi phí ẩn, nâng cao năng suất lao động của toàn bộ phận và tối ưu hóa trải nghiệm của cán bộ nhân viên trong suốt vòng đời của họ tại công ty.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Rà soát, Phân tích và Chuẩn hóa Quy trình Hành chính Nhân sự (HR Process Audit & Standardisation)
* Chủ trì việc rà soát toàn bộ các quy trình hành chính nhân sự hiện hành bao gồm: tiếp nhận nhân sự mới (onboarding), quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, quản lý phép, điều chuyển, đánh giá hiệu suất, và thôi việc (offboarding).
* Sử dụng các công cụ sơ đồ hóa quy trình (như BPMN, Visio, Draw.io) để vẽ lại luồng công việc hiện tại (As-Is) và thiết kế luồng công việc tối ưu trong tương lai (To-Be).
* Phát hiện các bước trung gian không tạo ra giá trị gia tăng, các thủ tục rườm rà gây lãng phí thời gian và đề xuất phương án loại bỏ hoặc đơn giản hóa chúng theo triết lý Tinh gọn (Lean).
* Xây dựng, cập nhật và chuẩn hóa hệ thống Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs - Standard Operating Procedures), hướng dẫn công việc (WIs) cho từng mảng nghiệp vụ hành chính nhân sự.

2. Thúc đẩy Chuyển đổi số và Tự động hóa (HR Digitalization & Automation)
* Tham gia trực tiếp vào việc khảo sát nhu cầu, lựa chọn, triển khai và vận hành các hệ thống phần mềm quản trị nguồn nhân lực (HRIS), phần mềm tuyển dụng (ATS), phần mềm quản lý hiệu suất (PMS) và các công cụ quản lý công việc hành chính khác.
* Thiết lập cấu hình, kiểm thử hệ thống và phối hợp với bộ phận IT hoặc nhà cung cấp để xử lý các lỗi kỹ thuật, đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru và bảo mật thông tin tối đa.
* Ứng dụng các công cụ tự động hóa không code/low-code (như Power Automate, Zapier, Google Apps Script) để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại như: gửi email tự động, đồng bộ hóa dữ liệu giữa các nền tảng, tạo biểu mẫu tự động.
* Chuyển đổi toàn bộ hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy sang hệ thống lưu trữ đám mây khoa học, bảo mật và dễ truy xuất (E-filing system), áp dụng chữ ký số (E-signature) vào các văn bản, hợp đồng lao động.

3. Quản trị Dữ liệu Nhân sự và Báo cáo Phân tích (HR Data Management & Analytics)
* Chịu trách nhiệm về tính chính xác, nhất quán và bảo mật của cơ sở dữ liệu nhân sự trên toàn hệ thống. Thiết lập các quy định về nhập liệu và kiểm soát chất lượng dữ liệu (Data Cleaning).
* Xây dựng và theo dõi hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất chính (KPIs) của mảng vận hành hành chính nhân sự như: Thời gian hoàn thành thủ tục onboarding (Time-to-onboard), Tỷ lệ lỗi trong tính lương, Thời gian giải quyết khiếu nại của nhân viên (Resolution time), Chi phí hành chính trên mỗi nhân sư,...
* Thiết kế các bảng dữ liệu trực quan (Dashboards) bằng Power BI, Tableau hoặc Excel nâng cao để cung cấp báo cáo định kỳ và đột xuất cho Ban Giám đốc, giúp đưa ra các quyết định nhân sự dựa trên dữ liệu (Data-driven HR decisions).

4. Cải thiện Trải nghiệm Nhân viên và Dịch vụ Nội bộ (Employee Experience & HR Shared Services)
* Thiết kế lại và tối ưu hóa cổng thông tin tự phục vụ dành cho nhân viên (Employee Self-Service - ESS), giúp nhân viên chủ động tra cứu thông tin lương, thuế, bảo hiểm, ngày phép một cách nhanh chóng mà không cần thông qua nhân sự.
* Xây dựng cơ chế tiếp nhận và phản hồi ý kiến đóng góp, thắc mắc của nhân viên về các vấn đề hành chính (Helpdesk system) với cam kết chất lượng dịch vụ (SLA) rõ ràng.
* Tổ chức các chương trình khảo sát định kỳ về mức độ hài lòng của nhân viên đối với dịch vụ hành chính nhân sự, từ đó đề ra các biện pháp cải tiến chất lượng dịch vụ không ngừng.

5. Quản lý Tuân thủ và Rủi ro Hành chính (Compliance & Risk Management)
* Thường xuyên cập nhật các thay đổi của Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản pháp luật liên quan để điều chỉnh kịp thời các chính sách, biểu mẫu hành chính của công ty.
* Phối hợp với bộ phận Pháp chế thực hiện các đợt tự thanh tra, kiểm tra (Internal Audit) định kỳ về hồ sơ nhân sự, quy trình tính lương, chế độ bảo hiểm để phát hiện và ngăn chặn các rủi ro pháp lý.
* Quản lý việc lưu trữ, phân quyền tiếp cận thông tin nhân sự nhạy cảm theo đúng các quy chuẩn bảo mật thông tin (như GDPR hoặc các nghị định bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành).

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Vận hành Nhân sự (HR Operations Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự (HR Director).
* Hợp tác chặt chẽ với: Bộ phận Công nghệ thông tin (IT), Bộ phận Pháp chế (Legal), Bộ phận Kế toán - Tài chính (Finance & Accounting) và các HRBP (Đối tác nhân sự của các khối phòng ban).
* Hướng dẫn/Đào tạo:
* Chủ trì tổ chức các buổi đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm, công cụ nhân sự mới cho toàn thể nhân viên trong công ty.
* Đào tạo, chuyển giao quy trình chuẩn (SOP) mới cho các nhân viên thực thi hành chính nhân sự cấp dưới.

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Công nghệ thông tin, hoặc các ngành kỹ thuật liên quan có tư duy logic cao.
* Có tối thiểu 03 - 05 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Nhân sự, trong đó có ít nhất 02 năm tập trung chuyên sâu vào mảng HR Operations, tối ưu hóa quy trình (Process Optimization), hoặc triển khai hệ thống HRIS.
* Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ chuyên môn về quản lý quy trình hoặc dự án như: Lean Six Sigma (Yellow/Green Belt), PMP (Project Management Professional), Agile/Scrum.
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc triển khai thành công ít nhất một dự án chuyển đổi số nhân sự (e-HRM, ERP HR module) tại các doanh nghiệp có quy mô từ 300 nhân sự trở lên.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Phân tích và Thiết kế Quy trình: Khả năng nhận diện lãng phí, vẽ sơ đồ quy trình nghiệp vụ (Business Process Mapping) thành thạo. Tư duy hệ thống cực tốt.
* Kỹ năng Công nghệ (Tech-savviness): Sử dụng thành thạo các hệ thống HRIS phổ biến (như Workday, SuccessFactors, Base, Odoo, Amis...). Có khả năng tự thiết lập các luồng tự động hóa cơ bản (Power Automate, Zapier).
* Kỹ năng Phân tích Dữ liệu: Sử dụng thành thạo Excel nâng cao (VBA, Power Query là lợi thế lớn), Power BI, Tableau để xử lý dữ liệu lớn và vẽ biểu đồ.
* Kỹ năng Quản lý Dự án: Có khả năng lập kế hoạch, quản lý tiến độ, quản lý rủi ro và điều phối các nguồn lực tham gia dự án tối ưu hóa hành chính.
* Kiến thức Pháp luật Lao động: Hiểu rõ và áp dụng chính xác các quy định của Bộ luật Lao động và các chế độ phúc lợi, bảo hiểm, thuế hiện hành.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh lưu loát (nghe, nói, đọc, viết) để làm việc với các hệ thống phần mềm nước ngoài và đối tác quốc tế (nếu có).

Phẩm chất cá nhân:

* Tư duy Tối ưu hóa (Optimization Mindset): Luôn không thỏa hiệp với các quy trình rườm rà, luôn đặt câu hỏi "Có cách nào làm việc này nhanh hơn, thông minh hơn không?".
* Cẩn trọng và Chi tiết (Attention to Detail): Làm việc với dữ liệu nhân sự, tiền lương đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối, không chấp nhận sự mơ hồ.
* Khả năng Thích ứng và Quản lý Thay đổi (Change Management): Tối ưu hóa quy trình thường đi kèm với việc thay đổi thói quen làm việc của tổ chức. Ứng viên cần có sự kiên nhẫn, khéo léo trong giao tiếp để thuyết phục và định hướng hành vi của nhân viên hướng tới quy trình mới.
* Bảo mật và Đạo đức Nghề nghiệp: Cam kết tuyệt đối về việc bảo mật thông tin lương, hồ sơ nhân sự và các thông tin chiến lược của doanh nghiệp.
* Đồng cảm và Định hướng Dịch vụ (Customer-centric): Xem mỗi nhân viên trong công ty là một khách hàng nội bộ cần được phục vụ tốt nhất qua các thủ tục hành chính nhân sự.

Quyền lợi:

* Mức lương & Thưởng: Mức lương cạnh tranh theo năng lực (thỏa thuận trong quá trình phỏng vấn, dao động từ [X triệu - Y triệu] VND), cùng với lương tháng 13 và thưởng hiệu suất công việc định kỳ (KPIs bonus).
* Đào tạo & Phát triển: Được tài trợ 100% chi phí tham gia các khóa đào tạo nâng cao chuyên môn về Lean Six Sigma, Quản lý dự án chuyên nghiệp, Phân tích dữ liệu nhân sự (HR Analytics) hoặc các chứng chỉ nhân sự quốc tế (SHRM, HRCI).
* Lộ trình thăng tiến: Cơ hội thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Ops Lead), Trưởng phòng Vận hành Nhân sự (HR Operations Manager), hoặc Chuyên gia phân tích dữ liệu nhân sự cấp cao (People Analytics Specialist).
* Môi trường làm việc: Làm việc trong môi trường năng động, cởi mở, khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo. Áp dụng mô hình làm việc linh hoạt (Hybrid working - kết hợp làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa) [nếu có].
* Chăm sóc sức khỏe: Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định pháp luật; gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (PVI/Bảo Việt) dành riêng cho nhân sự cấp cao và chế độ khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Các phúc lợi khác: Trợ cấp trang thiết bị làm việc hiện đại (Laptop cấu hình cao, màn hình phụ,...), tham gia các hoạt động Teambuilding, Company Trip hàng năm, các câu lạc bộ thể thao, nghệ thuật do công ty tài trợ.

Tags:

#HROptimization #HRIS #LeanHR #ProcessImprovement #PeopleOperations #DigitalHR #HRAnalytics #WorkflowAutomation #RecruitmentVietnam

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng Nhân viên tối ưu hóa quy trình nhân sự, HR Operations Specialist, Chuyên viên vận hành nhân sự, Chuyển đổi số nhân sự, Tối ưu hóa hành chính nhân sự, HRIS Specialist, Quản lý quy trình nhân sự Lean, Phân tích dữ liệu nhân sự, Chuyên viên giải pháp nhân sự, Tuyển dụng HR Ops, Lean Six Sigma HR.

Share