Mô tả công việc: Nhân viên thanh toán công tác lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên thanh toán công tác lĩnh vực nhân sự (HR Travel & Expense Specialist) để gia nhập đội ngũ Vận hành Nhân sự (HR Operations) đang phát triển mạnh mẽ của chúng tôi. Trong vai trò này, bạn sẽ là cầu nối quan trọng giữa Bộ phận Nhân sự và Bộ phận Tài chính – Kế toán. Nhiệm vụ cốt lõi của bạn không chỉ đơn thuần là xử lý các con số hay chứng từ, mà là đảm bảo trải nghiệm công tác (Business Travel Experience) của toàn bộ cán bộ nhân viên (CBNV) diễn ra suôn sẻ, minh bạch và tuân thủ tuyệt đối quy chế tài chính của tập đoàn cũng như luật thuế hiện hành. Bạn sẽ chịu trách nhiệm quản lý, kiểm tra, xác thực và thực hiện quy trình thanh quyết toán các khoản chi phí liên quan đến công tác trong và ngoài nước của nhân viên, đồng thời tối ưu hóa chi phí vận hành thông qua việc phân tích dữ liệu chi tiêu thực tế.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Tiếp nhận, kiểm tra và thẩm định yêu cầu công tác (Pre-Travel Approval)
- Tiếp nhận các đề xuất đi công tác (Travel Request) của CBNV từ tất cả các phòng ban thông qua hệ thống phần mềm quản lý nội bộ (ERP, SAP, Workday, Concur hoặc qua email/bản cứng).
- Thẩm định tính hợp lý và hợp lệ của tờ trình công tác dựa trên kế hoạch làm việc, ngân sách đã được phê duyệt của từng phòng ban.
- Đối chiếu kế hoạch công tác với Quy chế công tác phí hiện hành của công ty (về hạn mức khách sạn, phương tiện di chuyển, phụ cấp lưu trú, tiếp khách...).
- Phối hợp với bộ phận hành chính hoặc đại lý du lịch (Travel Agency) để hỗ trợ đặt vé máy bay, vé tàu, phòng khách sạn, dịch vụ visa, bảo hiểm du lịch cho nhân viên khi có yêu cầu đặc biệt hoặc phát sinh sự cố.

2. Xử lý hồ sơ tạm ứng và thanh quyết toán chi phí công tác (Post-Travel Expense Claims)
- Hướng dẫn CBNV quy trình lập hồ sơ thanh quyết toán chi phí công tác sau khi kết thúc chuyến đi.
- Tiếp nhận, phân loại và kiểm tra chi tiết tính pháp lý, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ, hóa đơn đi kèm (Hóa đơn GTGT, hóa đơn điện tử, cuống vé máy bay, hóa đơn khách sạn, biên lai taxi, hóa đơn tiếp khách...).
- Đảm bảo các hóa đơn tài chính đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn của Luật Thuế hiện hành (đúng thông tin công ty, mã số thuế, nội dung chi tiết rõ ràng, không tẩy xóa, có chữ ký hợp lệ).
- Thực hiện đối chiếu số tiền thực chi với số tiền đã tạm ứng (nếu có), xác định số tiền thừa cần hoàn ứng hoặc số tiền thiếu cần thanh toán thêm cho nhân viên.
- Nhập liệu chính xác các thông tin chi phí vào hệ thống kế toán/nhân sự, phân bổ chi phí về đúng mã trung tâm chi phí (Cost Center) và mã dự án (Project Code) tương ứng.

3. Đối chiếu công nợ và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ (Vendor Management)
- Định kỳ (hàng tuần/hàng tháng) đối chiếu công nợ với các đối tác cung cấp dịch vụ lữ hành, đại lý vé máy bay, hệ thống khách sạn liên kết, dịch vụ đưa đón.
- Kiểm tra bảng kê chi tiết dịch vụ sử dụng của công ty trong kỳ, phát hiện các sai sót, chênh lệch giá để yêu cầu đối tác điều chỉnh kịp thời.
- Lập hồ sơ đề nghị thanh toán cho các nhà cung cấp dịch vụ lữ hành theo đúng điều khoản hợp đồng đã ký kết.
- Phối hợp với bộ phận mua sắm (Procurement) đánh giá chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp định kỳ nhằm đề xuất cải tiến hoặc thay đổi đối tác nhằm tối ưu chi phí.

4. Tư vấn, hỗ trợ và giải đáp thắc mắc nội bộ (Internal Support & Consulting)
- Là đầu mối tiếp nhận và giải quyết tất cả các thắc mắc, khiếu nại của CBNV liên quan đến chế độ công tác phí, quy trình thanh toán và tiến độ giải ngân.
- Tổ chức các buổi hướng dẫn, đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến cho nhân viên mới và các phòng ban về cách sử dụng hệ thống phần mềm quản lý chi phí công tác.
- Soạn thảo và cập nhật liên tục các tài liệu hướng dẫn (FAQ, Quy trình chuẩn - SOP) trực quan, dễ hiểu về thủ tục tạm ứng, thanh quyết toán công tác phí.

5. Báo cáo, phân tích dữ liệu và tối ưu hóa quy trình (Reporting & Process Optimization)
- Lập báo cáo định kỳ (tháng/quý/năm) về chi phí công tác của toàn công ty, chi tiết theo từng phòng ban, dự án, cá nhân và theo phân loại chi phí (vé máy bay, khách sạn, công tác phí khoán - per diem...).
- Phân tích xu hướng chi tiêu, phát hiện các điểm bất thường hoặc lãng phí chi phí, từ đó tham mưu cho Trưởng bộ phận Nhân sự và Ban Giám đốc các giải pháp tối ưu hóa ngân sách công tác.
- Đóng góp ý kiến, đề xuất sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác phí cho phù hợp với tình hình thực tế và biến động của thị trường.
- Tham gia vào các dự án chuyển đổi số, nâng cấp hoặc triển khai mới các phân hệ quản lý chi phí (Expense Management Module) của doanh nghiệp.

6. Lưu trữ hồ sơ và chuẩn bị cho công tác kiểm toán (Archiving & Audit Readiness)
- Tổ chức lưu trữ khoa học toàn bộ hồ sơ, chứng từ thanh toán công tác phí (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống dữ liệu đám mây) theo đúng quy định của Luật Kế toán và chính sách bảo mật thông tin của công ty.
- Sắp xếp hồ sơ dễ truy xuất khi có yêu cầu kiểm tra đột xuất từ Ban Giám đốc hoặc các cơ quan chức năng.
- Chuẩn bị đầy đủ số liệu, chứng từ giải trình phục vụ cho công tác kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập hàng năm và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Báo cáo & Hướng dẫn:

- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm C&B (C&B Supervisor) hoặc Trưởng bộ phận Vận hành Nhân sự (HR Operations Manager)/Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
- Quan hệ phối hợp công việc:
+ Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Tài chính - Kế toán (Kế toán thanh toán, Kế toán thuế) để đảm bảo dòng tiền thanh toán được thực hiện đúng hạn và chứng từ hợp lệ 100%.
+ Làm việc với Bộ phận Hành chính để đồng bộ hóa việc quản lý tài sản, xe đưa đón và các dịch vụ hậu cần khác.
+ Tương tác thường xuyên với tất cả CBNV trong công ty để hỗ trợ nghiệp vụ thanh toán.
- Hướng dẫn công việc dựa trên:
+ Luật Lao động, Luật Kế toán, Luật Thuế GTGT, Thuế TNDN và Thuế TNCN hiện hành của Nhà nước.
+ Quy chế tài chính nội bộ, Sổ tay nhân viên (Employee Handbook) và Quy chế công tác phí (Travel Policy) do Hội đồng quản trị/Ban Giám đốc ban hành.
+ Các quy trình vận hành chuẩn (SOP) về tạm ứng, thanh toán và quyết toán chi phí.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Kế toán, Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
- Có tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Nhân viên Thanh toán công tác phí, Nhân viên C&B, Kế toán thanh toán, Nhân viên Hành chính nhân sự có xử lý chứng từ tài chính) trong các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
- Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các công ty đa quốc gia, các đơn vị có nhiều chi nhánh hoặc các doanh nghiệp có tần suất CBNV đi công tác cao.

Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu sâu sắc về các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn chứng từ, các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN liên quan đến công tác phí.
- Khả năng kiểm tra tính pháp lý của hóa đơn tài chính (Hóa đơn GTGT trực tiếp, hóa đơn điện tử) một cách nhanh chóng và chính xác.
- Thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là kỹ năng Excel nâng cao (sử dụng thành thạo các hàm dò tìm, đối chiếu dữ liệu như Vlookup, Index/Match, Pivot Table, IF lồng nhau để xử lý các bảng tính chi phí lớn).
- Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống quản lý nhân sự/tài chính ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics) hoặc các phần mềm quản lý chi phí chuyên dụng (Concur, Zoho Expense, Expensify) là một lợi thế cực kỳ lớn.
- Khả năng ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp cơ bản đến khá (đọc hiểu được các hóa đơn, chứng từ nước ngoài, trao đổi email với các đối tác lữ hành quốc tế nếu có phát sinh công tác nước ngoài).

Phẩm chất cá nhân:
- Cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực: Đây là phẩm chất quan trọng nhất vì công việc liên quan trực tiếp đến tiền bạc, hóa đơn và tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Bạn phải là người có khả năng phát hiện ra những sai sót nhỏ nhất trên chứng từ.
- Bảo mật thông tin tuyệt đối: Có ý thức và trách nhiệm bảo mật thông tin về mức lương, phụ cấp, chi phí công tác cá nhân của Ban Giám đốc và CBNV.
- Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống khéo léo: Có khả năng giải thích các quy định tài chính phức tạp một cách dễ hiểu cho nhân viên; có thái độ mềm mỏng nhưng kiên định khi từ chối các khoản chi phí không hợp lệ theo quy chế.
- Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc khoa học: Có khả năng làm việc dưới áp lực cao, xử lý lượng lớn hồ sơ thanh toán vào các đợt cao điểm (cuối tháng, cuối quý) mà vẫn đảm bảo độ chính xác và tiến độ giải ngân.
- Tinh thần học hỏi và chủ động: Sẵn sàng cập nhật các quy định mới về thuế và công nghệ quản lý chi phí để áp dụng vào công việc hàng ngày.

Quyền lợi:

- Lương & Thưởng:
+ Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm (trao đổi trực tiếp khi phỏng vấn).
+ Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm theo kết quả kinh doanh của công ty.
+ Xét duyệt tăng lương định kỳ hàng năm dựa trên đánh giá hiệu quả làm việc.
- Chế độ đãi ngộ & Bảo hiểm:
+ Đóng Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp đầy đủ theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
+ Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Chăm sóc sức khỏe toàn diện tai nạn & ốm đau) tùy theo thâm niên làm việc.
+ Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang phục (hoặc đồng phục công ty).
- Môi trường làm việc & Phát triển sự nghiệp:
+ Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, năng động, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo.
+ Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội phát triển lên các vị trí Chuyên viên chính (Senior HR Specialist), Giám sát C&B (C&B Supervisor) hoặc Trưởng bộ phận Vận hành Nhân sự.
+ Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài về kỹ năng chuyên môn kế toán/nhân sự, kỹ năng mềm, các phần mềm công nghệ mới do công ty tài trợ 100% chi phí.
- Hoạt động tập thể:
+ Tham gia các chương trình Team building, nghỉ mát, du lịch hàng năm cùng công ty.
+ Quà tặng vào các dịp lễ tết đặc biệt trong năm (Sinh nhật, Trung thu, Tết Nguyên Đán, Quốc tế Phụ nữ...).
+ Được hưởng chế độ nghỉ phép năm (từ 12 - 15 ngày phép/năm, tăng dần theo thâm niên làm việc) và các ngày nghỉ lễ tết theo quy định của Nhà nước.

Tags:
Tuyển dụng Nhân viên Nhân sự, Việc làm Nhân sự Thanh toán, Tuyển dụng HR Operations, Việc làm C&B, Tuyển dụng Kế toán thanh toán công tác phí, Việc làm Hành chính Nhân sự, HR Travel Specialist, Expense Claim Officer.

Từ khoá tìm kiếm:
Nhân viên thanh toán công tác phí, Chuyên viên quyết toán chi phí nhân sự, Tuyển dụng C&B hành chính, Nhân viên đối chiếu công nợ lữ hành, HR Travel & Expense Specialist, Việc làm kế toán thanh toán nhân sự, Tìm việc làm thanh toán nội bộ, Nhân viên rà soát hóa đơn công tác.

Share