MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN QUẢN LÝ XE CÔNG TY (LĨNH VỰC HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ)

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Quản lý Xe Công ty kiêm Hành chính Nhân sự. Đây không đơn thuần là một công việc điều phối phương tiện kỹ thuật thuần túy, mà là một vị trí mang tính chiến lược trong hệ thống vận hành nội bộ. Tại doanh nghiệp chúng tôi, đội ngũ xe và tài xế được xem là "huyết mạch giao thông" kết nối các hoạt động kinh doanh, đối ngoại và chăm sóc khách hàng. Người đảm nhận vị trí này sẽ đóng vai trò là cầu nối giữa quản trị nguồn nhân lực (quản lý đội ngũ tài xế, xây dựng văn hóa dịch vụ nội bộ) và tối ưu hóa tài sản doanh nghiệp (quản lý đội xe, kiểm soát chi phí vận hành). Bạn sẽ chịu trách nhiệm thiết lập các tiêu chuẩn an toàn, nâng cao trải nghiệm di chuyển của cán bộ nhân viên, đồng thời áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại để số hóa quy trình quản lý đội xe của tập đoàn.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và phát triển đội ngũ tài xế (Quản trị Nhân sự chuyên biệt)

* Tuyển dụng và hội nhập: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng để xây dựng tiêu chí, tổ chức phỏng vấn, kiểm tra tay nghề thực tế và tuyển dụng đội ngũ tài xế chất lượng cao. Xây dựng lộ trình đào tạo hội nhập về văn hóa doanh nghiệp, tác phong phục vụ chuyên nghiệp và các quy tắc ứng xử dành riêng cho tài xế công ty.
* Đánh giá hiệu suất làm việc (KPIs): Xây dựng và thực thi hệ thống chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) cho tài xế hàng tháng/quý (bao gồm các chỉ số: tỷ lệ đúng giờ, thái độ phục vụ, mức tiêu hao nhiên liệu thực tế so với định mức, số vụ va chạm/vi phạm giao thông, mức độ bảo quản vệ sinh xe).
* Quản lý lịch làm việc và chế độ: Sắp xếp ca kíp, phân công lịch trực, quản lý ngày phép, theo dõi chấm công và tính toán giờ làm thêm (OT) cho đội ngũ tài xế đảm bảo tuân thủ Luật Lao động và quy chế công ty.
* Giải quyết xung đột và kỷ luật: Tiếp nhận và xử lý các phản hồi từ cán bộ nhân viên hoặc đối tác về thái độ của tài xế; tiến hành xử lý kỷ luật lao động đối với các trường hợp vi phạm quy trình vận hành an toàn hoặc vi phạm đạo đức nghề nghiệp.
* Chăm sóc đời sống tinh thần: Tổ chức các buổi họp định kỳ, lắng nghe tâm tư nguyện vọng của đội ngũ tài xế, đề xuất các chính sách phúc lợi, thưởng "vững tay lái" nhằm tạo động lực và gắn kết nhân sự lâu dài.

2. Điều phối và vận hành đội xe công ty

* Tiếp nhận và phê duyệt yêu cầu: Tiếp nhận các yêu cầu điều xe (đi công tác, đón tiễn khách hàng, đưa đón ban giám đốc, phục vụ sự kiện công ty) thông qua hệ thống phần mềm quản lý nội bộ. Phê duyệt và điều động xe, tài xế một cách khoa học, ưu tiên các trường hợp khẩn cấp và công vụ đặc biệt.
* Tối ưu hóa lộ trình: Sử dụng các công nghệ định vị GPS và bản đồ số để quy hoạch lộ trình di chuyển tối ưu nhất cho từng chuyến đi, đảm bảo tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí nhiên liệu và tránh các cung đường tắc nghẽn hoặc rủi ro giao thông.
* Điều phối xe thuê ngoài (Outsourcing): Trong các trường hợp nhu cầu sử dụng xe tăng đột biến vượt quá khả năng đáp ứng của đội xe nội bộ, chủ động liên hệ, thương thảo giá cả và điều phối xe từ các đơn vị vận tải đối tác uy tín, bảo đảm hoạt động của công ty không bị gián đoạn.

3. Quản lý kỹ thuật, bảo dưỡng và kiểm định phương tiện

* Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng: Thiết lập và thực hiện nghiêm ngặt lịch trình bảo dưỡng định kỳ (thay dầu, kiểm tra phanh, lốp, hệ thống lái, điều hòa...) cho từng đầu xe dựa trên số km di chuyển hoặc thời gian sử dụng thực tế.
* Giám sát sửa chữa: Trực tiếp làm việc với các garage, trung tâm dịch vụ ủy quyền để giám sát quá trình sửa chữa, thay thế phụ tùng thiết bị. Kiểm tra chất lượng kỹ thuật của xe sau khi sửa chữa trước khi đưa lại vào vận hành.
* Quản lý hồ sơ pháp lý của xe: Theo dõi chặt chẽ và thực hiện kịp thời các thủ tục hành chính bắt buộc cho toàn bộ đội xe bao gồm: đăng kiểm định kỳ, nộp phí bảo trì đường bộ, mua bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc và bảo hiểm thân vỏ xe.
* Quản lý vệ sinh và mỹ quan: Đảm bảo toàn bộ phương tiện luôn trong trạng thái sạch sẽ tuyệt đối cả nội thất và ngoại thất, không có mùi hôi, đầy đủ các tiện ích cơ bản (nước uống, khăn giấy, sạc điện thoại) để sẵn sàng phục vụ các chuyến công tác cao cấp.

4. Quản lý ngân sách, chi phí và thủ tục thanh quyết toán

* Xây dựng định mức tiêu hao: Nghiên cứu thực tế, đo lường và ban hành định mức tiêu hao nhiên liệu (xăng/dầu) cho từng dòng xe cụ thể của công ty. Định kỳ đối soát lượng nhiên liệu tiêu thụ thực tế của từng tài xế với định mức đã ban hành.
* Quản lý chi phí vận hành: Kiểm soát, thu thập và xác minh tính hợp lệ của toàn bộ hóa đơn, chứng từ liên quan đến hoạt động của đội xe bao gồm: hóa đơn xăng dầu, biên lai thu phí đường bộ không dừng (VETC/ePass), chi phí cầu đường, vé gửi xe, hóa đơn bảo dưỡng/sửa chữa.
* Thực hiện thủ tục thanh toán: Lập hồ sơ đề nghị thanh toán chi phí đội xe hàng tuần/tháng, chuyển bộ phận Kế toán xử lý nhanh chóng, chính xác.
* Lập ngân sách dự phòng: Tham mưu cho Trưởng bộ phận Hành chính Nhân sự xây dựng ngân sách hoạt động năm cho đội xe, bao gồm cả ngân sách dự phòng cho các trường hợp khẩn cấp như tai nạn, hỏng hóc nặng giữa đường.

5. Quản trị rủi ro, an toàn giao thông và pháp lý hành chính

* Kiểm soát an toàn lao động: Thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn chuyên đề về lái xe an toàn, kỹ năng xử lý tình huống khẩn cấp trên đường, sơ cấp cứu cơ bản và đạo đức nghề nghiệp tài xế.
* Xử lý sự cố phát sinh: Là đầu mối tiếp nhận thông tin và trực tiếp ra hiện trường để xử lý các vụ việc phát sinh trong quá trình vận hành xe như va chạm giao thông, tai nạn, xe bị hư hỏng đột xuất, hoặc tài xế bị cảnh sát giao thông dừng xe xử phạt. Phối hợp với công ty bảo hiểm và các cơ quan chức năng để hoàn thiện hồ sơ đền bù thiệt hại.
* Quản lý tài sản và chìa khóa: Tổ chức lưu trữ khoa học chìa khóa xe dự phòng, các giấy tờ gốc của xe (đăng ký xe, sổ đăng kiểm, bảo hiểm) trong két sắt an toàn; chỉ bàn giao bản sao có chứng thực cho tài xế mang theo khi lưu thông.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự (HR/Admin Manager) hoặc Trưởng Bộ phận Dịch vụ Nội bộ (GA Leader).
* Báo cáo định kỳ:
* *Báo cáo Tuần:* Cập nhật lịch trình di chuyển tuần tới, tổng hợp các sự cố phát sinh đã xử lý, báo cáo tình trạng kỹ thuật hiện tại của đội xe.
* *Báo cáo Tháng:* Báo cáo chi tiết tổng chi phí vận hành đội xe (xăng dầu, cầu đường, bảo dưỡng), bảng phân tích hiệu suất sử dụng xe, bảng chấm công và đánh giá KPI của đội ngũ tài xế.
* *Báo cáo Năm:* Đánh giá tổng quan hiệu quả vận hành đội xe, đề xuất thanh lý các xe cũ kém hiệu quả và kế hoạch mua sắm/thuê mới phương tiện cho năm tiếp theo.
* Hướng dẫn vận hành: Chủ trì việc xây dựng, cập nhật và hướng dẫn áp dụng các quy trình chuẩn (SOPs) liên quan đến: Quy trình đăng ký sử dụng xe công ty; Quy trình xử lý khi xảy ra tai nạn giao thông; Quy chế quản lý và sử dụng thẻ xăng/thẻ ETC; Quy tắc ứng xử dành cho tài xế đối ngoại.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên thuộc các chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân sự, Công nghệ Kỹ thuật Ô tô, Quản lý Vận tải, Hành chính văn phòng hoặc các ngành nghề liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương như: Nhân viên quản lý đội xe, Nhân viên hành chính điều xe, Giám sát đội ngũ tài xế tại các doanh nghiệp có quy mô đội xe từ 10 đầu xe trở lên.
* Ưu tiên những ứng viên từng làm việc trong môi trường Hành chính - Nhân sự (HR-Admin) của các công ty đa quốc gia, tập đoàn lớn hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải chuyên nghiệp.
* Có giấy phép lái xe ô tô hạng B2 trở lên là một lợi thế lớn (để sẵn sàng hỗ trợ di chuyển xe trong các trường hợp khẩn cấp nội bộ).

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng lập kế hoạch và điều phối: Khả năng sắp xếp, phân bổ lịch trình di chuyển của xe và tài xế một cách khoa học, linh hoạt, đảm bảo đáp ứng tối đa nhu cầu của các phòng ban mà không gây lãng phí nguồn lực.
* Sử dụng công nghệ quản lý: Sử dụng thành thạo máy tính văn phòng (đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu chi phí, định mức xăng xe). Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý đội xe chuyên nghiệp (Fleet Management Software), hệ thống giám sát hành trình GPS, phần mềm quản lý ERP nội bộ.
* Kiến thức kỹ thuật ô tô cơ bản: Có hiểu biết tốt về cấu tạo, nguyên lý vận hành cơ bản của xe ô tô (các dòng xe du lịch từ 4 đến 45 chỗ), có khả năng chẩn đoán sơ bộ các pan bệnh hư hỏng thông thường để giám sát chất lượng làm việc của các đơn vị sửa chữa bên ngoài.
* Am hiểu luật pháp giao thông: Nắm vững Luật Giao thông đường bộ, các quy định pháp luật hiện hành về đăng kiểm, bảo hiểm, xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ.
* Kỹ năng đàm phán và thương lượng: Khả năng làm việc, đàm phán giá cả dịch vụ bảo dưỡng, sửa chữa, mua sắm phụ tùng với các nhà cung cấp, garage nhằm tối ưu hóa chi phí cho công ty.

Phẩm chất cá nhân:

* Sự trung thực và chính trực: Đây là yếu tố tiên quyết do vị trí này trực tiếp quản lý các chi phí nhạy cảm như hóa đơn xăng dầu, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị giá trị cao.
* Tinh thần trách nhiệm và chịu áp lực cao: Sẵn sàng tiếp nhận thông tin và xử lý các tình huống khẩn cấp, sự cố giao thông phát sinh ngoài giờ làm việc hành chính (kể cả ban đêm, ngày nghỉ, ngày lễ).
* Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống khéo léo: Khả năng kết nối, thấu hiểu tâm lý và quản lý hiệu quả đội ngũ tài xế (vốn là đối tượng lao động phổ thông có cá tính đa dạng); giao tiếp lịch sự, nhã nhặn nhưng quyết đoán với cán bộ nhân viên và đối tác bên ngoài.
* Tính cẩn thận và tỉ mỉ: Chu đáo trong việc kiểm tra hồ sơ sổ sách, đối chiếu hóa đơn chứng từ, quản lý lịch bảo dưỡng xe không để xảy ra sai sót hoặc trễ hạn kiểm định pháp lý.
* Tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ: Luôn đặt sự an toàn, thoải mái và hài lòng của cán bộ nhân viên đi xe lên hàng đầu, xem hoạt động điều xe là một dịch vụ chất lượng cao cung cấp cho nội bộ công ty.

---

Quyền lợi:

* Chế độ đãi ngộ hấp dẫn:
* Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực thực tế (thỏa thuận trực tiếp trong quá trình phỏng vấn).
* Phụ điện thoại di động, phụ cấp ăn trưa tại công ty, phụ cấp công tác phí khi đi ra ngoài xử lý sự cố.
* Tháng lương thứ 13 cam kết cùng các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm dựa trên mức độ tối ưu hóa chi phí đội xe.
* Chế độ bảo hiểm và phúc lợi toàn diện:
* Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 chất lượng cao được công ty mua thêm hàng năm.
* Quà tặng vào các dịp Lễ, Tết, sinh nhật, hiếu hỉ; hỗ trợ học phí cho con em cán bộ nhân viên có thành tích học tập xuất sắc.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp:
* Làm việc trong môi trường văn phòng tập đoàn hiện đại, năng động, tôn trọng cá nhân và khuyến khích sáng tạo.
* Hệ thống quy trình làm việc rõ ràng, ứng dụng công nghệ hiện đại giúp giảm thiểu các tác vụ thủ công giấy tờ phức tạp.
* Cơ hội phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng mềm, kỹ năng quản trị nhân sự, đào tạo chuyên sâu về quản lý chuỗi cung ứng và logistics nội bộ.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí quản lý cao hơn như Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader), Phó phòng/Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR/Admin Manager).
* Hoạt động gắn kết phong phú:
* Tham gia các chương trình Team Building, nghỉ mát hàng năm do công ty tổ chức cho toàn thể nhân viên.
* Các câu lạc bộ thể thao nội bộ (bóng đá, cầu lông, yoga...) hoạt động sôi nổi sau giờ làm việc.

---

Tags: #TuyểnDụngHànhChính #QuảnLýXeCôngTy #HànhChínhNhânSự #TuyểnDụngTàiXế #QuảnTrịĐộiXe #FleetManagement #AdminJobs #HRAdmin

---

Từ khoá tìm kiếm: tuyển dụng nhân viên quản lý xe, hành chính điều xe, quản lý đội xe công ty, giám sát tài xế hành chính, nhân viên quản lý xe và tài xế, quản lý xe đưa đón nhân viên, admin điều phối xe, việc làm hành chính nhân sự quản lý xe, tuyển dụng nhân viên điều hành xe công sở.

Share