Mô tả công việc: Nhân viên quản lý lịch họp lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên quản lý lịch họp lĩnh vực nhân sự (HR Meeting Coordinator). Trong bối cảnh doanh nghiệp đang mở rộng quy mô và tăng tốc độ vận hành, việc tối ưu hóa thời gian và điều phối các cuộc gặp gỡ, trao đổi, phỏng vấn và hội họp nội bộ đóng vai trò then chốt quyết định hiệu suất của toàn hệ thống. Người đảm nhận vị trí này không đơn thuần là một người sắp xếp lịch trình thông thường, mà là một "trạm điều phối thông minh", đảm bảo luồng thông tin trong bộ phận Nhân sự nói riêng và toàn công ty nói chung được vận hành trôi chảy, chuyên nghiệp và bảo mật. Vị trí này sẽ chịu trách nhiệm thiết lập, điều phối và tối ưu hóa toàn bộ các hoạt động họp hành liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất, giải quyết khiếu nại, và các cuộc họp chiến lược của ban lãnh đạo về nhân sự.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, điều phối và tối ưu hóa hệ thống lịch họp Nhân sự:
- Tiếp nhận, phân loại và xử lý tất cả các yêu cầu đặt lịch họp từ các phòng ban liên quan đến chức năng nhân sự (như phỏng vấn ứng viên, đánh giá thử việc, kỷ luật lao động, họp công đoàn, đào tạo nội bộ).
- Quản lý và làm chủ các công cụ lên lịch (Google Calendar, Microsoft Outlook, Calendly, hoặc các phần mềm quản lý nội bộ ERP/HRM) để thiết lập lịch trình một cách khoa học, tránh tối đa tình trạng trùng lịch (double-booking) của các cấp quản lý và phòng ban.
- Thực hiện việc điều chỉnh, dời lịch hoặc hủy lịch họp một cách linh hoạt và khéo léo khi có các tình huống khẩn cấp phát sinh, đảm bảo thông báo kịp thời đến tất cả các bên liên quan với thái độ chuyên nghiệp nhất.
- Quản lý múi giờ đối với các cuộc họp có sự tham gia của các nhân sự nước ngoài, đối tác quốc tế hoặc ứng viên từ xa, đảm bảo thời gian được quy đổi chính xác và phù hợp cho tất cả các bên.

2. Chuẩn bị hậu cần và hỗ trợ kỹ thuật trước cuộc họp:
- Đặt và quản lý không gian họp vật lý (phòng họp lớn, phòng họp nhỏ, phòng phỏng vấn) hoặc thiết lập các phòng họp trực tuyến (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype).
- Phối hợp với bộ phận Hành chính - IT để kiểm tra thiết bị phần cứng (máy chiếu, micro, camera, loa, tivi) và kết nối internet trước khi cuộc họp diễn ra ít nhất 15 phút, đảm bảo không có sự cố kỹ thuật nào làm gián đoạn tiến trình.
- Chuẩn bị tài liệu họp, in ấn tài liệu, chuẩn bị văn phòng phẩm, trà nước hoặc điều phối tiệc nhẹ (nếu có) đối với các cuộc họp kéo dài hoặc các buổi tiếp đón đối tác, ứng viên cấp cao.
- Gửi tài liệu chuẩn bị trước cuộc họp (pre-read materials) và chương trình nghị sự (agenda) đến các thành viên tham dự đúng thời hạn quy định để họ có thời gian nghiên cứu và chuẩn bị ý kiến đóng góp.

3. Hỗ trợ trong và sau cuộc họp (Thư ký y khoa/thư ký cuộc họp):
- Tham gia trực tiếp vào các cuộc họp nhân sự quan trọng (khi được yêu cầu) để ghi chép biên bản cuộc họp (Meeting Minutes) một cách trung thực, đầy đủ, chính xác và khoa học.
- Tổng hợp các quyết định chính, các đầu việc cần thực hiện (Action Items), phân công người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn thành (Deadline) sau khi cuộc họp kết thúc.
- Soạn thảo và gửi biên bản cuộc họp đến tất cả các thành viên tham dự và các bên liên quan để phê duyệt trong vòng 24 giờ sau khi cuộc họp kết thúc.
- Theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện các đầu việc đã được thống nhất trong cuộc họp và báo cáo lại cho Trưởng bộ phận Nhân sự.

4. Quản lý dữ liệu và bảo mật thông tin:
- Lưu trữ một cách khoa học tất cả các biên bản cuộc họp, tài liệu trình bày, các quyết định nhân sự trên hệ thống lưu trữ chung của công ty (Google Drive, Sharepoint) theo đúng quy định phân quyền bảo mật.
- Đảm bảo tuyệt đối nguyên tắc bảo mật thông tin đối với các cuộc họp nhạy cảm liên quan đến lương thưởng, cắt giảm nhân sự, kỷ luật lao động, bổ nhiệm nhân sự cấp cao hoặc các chiến lược phát triển kinh doanh.
- Thực hiện ký kết và giám sát việc ký cam kết bảo mật thông tin (NDA) đối với các nhân sự bên ngoài hoặc ứng viên khi tham gia vào các cuộc họp đặc thù của công ty.

5. Cải tiến quy trình và báo cáo hiệu suất:
- Theo dõi, đo lường và lập báo cáo định kỳ (hàng tuần/tháng) về các chỉ số liên quan đến hoạt động họp hành: Tỷ lệ họp đúng giờ, số lượng cuộc họp bị hủy/dời lịch, tỷ lệ sử dụng phòng họp, phản hồi của nhân viên về hiệu quả các cuộc họp.
- Đề xuất các giải pháp công nghệ, công cụ mới hoặc cải tiến quy trình nhằm rút ngắn thời gian chuẩn bị họp, giảm thiểu các cuộc họp không cần thiết và nâng cao hiệu quả tương tác giữa các phòng ban.

Báo cáo & Hướng dẫn:

- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng nhóm Tuyển dụng & Thu hút nhân tài (TA Lead) tùy theo cơ cấu tổ chức cụ thể của doanh nghiệp tại từng thời kỳ.
- Quan hệ phối hợp công việc:
+ Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Hành chính (Admin) để quản lý phòng họp vật lý, văn phòng phẩm và hậu cần ăn uống.
+ Phối hợp với bộ phận Công nghệ thông tin (IT Helpdesk) để xử lý các sự cố về mạng, phần mềm họp trực tuyến và trang thiết bị công nghệ.
+ Hỗ trợ các Trưởng bộ phận/Phòng ban khác trong công ty khi họ có nhu cầu làm việc, phỏng vấn hoặc giải quyết các vấn đề nhân sự với phòng HR.
- Vai trò hướng dẫn: Hướng dẫn, đào tạo và hỗ trợ các nhân viên mới, thực tập sinh nhân sự hoặc trợ lý phòng ban về quy trình đặt lịch họp, sử dụng các công cụ đặt lịch và các tiêu chuẩn viết biên bản cuộc họp của công ty.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nhân sự, Quản trị văn phòng, Thư ký y khoa/văn phòng, Ngoại ngữ, Quản trị kinh doanh, Quan hệ công chúng hoặc các ngành học có liên quan khác.
- Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm từ 6 tháng đến 1 năm ở vị trí Trợ lý phòng họp, Lễ tân văn phòng, Nhân viên hành chính, Trợ lý nhân sự hoặc các công việc có tính chất điều phối tương tự. Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, ham học hỏi và có tư duy tổ chức cao.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc xuất sắc: Có khả năng đa nhiệm (multitasking), phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên (ma trận Eisenhower) và xử lý khối lượng thông tin lớn mà không bị nhầm lẫn.
- Sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng và quản lý lịch trình: Có kinh nghiệm sử dụng Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace (Google Docs, Google Sheets, Google Calendar, Google Meet) và các ứng dụng họp trực tuyến (Zoom, MS Teams). Biết sử dụng các công cụ tự động hóa lịch trình như Calendly là một lợi thế lớn.
- Kỹ năng giao tiếp và truyền đạt thông tin vượt trội: Có khả năng giao tiếp rõ ràng, ngắn gọn, lịch sự và thuyết phục qua cả hình thức viết (Email, Chat) và nói (gặp trực tiếp, điện thoại). Biết cách từ chối khéo léo hoặc thương lượng lại giờ họp khi xảy ra xung đột lịch trình.
- Kỹ năng lắng nghe và ghi chép nhanh (Active Listening & Note-taking): Khả năng nắm bắt nhanh các ý chính, cấu trúc hóa thông tin để viết biên bản họp một cách mạch lạc, dễ hiểu, không bỏ sót các quyết định quan trọng.
- Trình độ Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (đọc hiểu tài liệu, viết email chuyên nghiệp và trao đổi lịch họp với người nước ngoài trôi chảy).

Phẩm chất cá nhân:
- Tỉ mỉ, cẩn thận và chú ý đến chi tiết: Đây là phẩm chất quan trọng nhất, đảm bảo không có sai sót về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự hay tài liệu đính kèm trong mỗi lời mời họp.
- Trung thực, bảo mật và đáng tin cậy: Có đạo đức nghề nghiệp cao, hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin nhân sự và không chia sẻ thông tin cuộc họp ra bên ngoài dưới bất kỳ hình thức nào.
- Linh hoạt và khả năng ứng biến tốt: Giữ được sự bình tĩnh, thái độ tích cực và giải quyết vấn đề nhanh chóng khi có sự thay đổi đột xuất từ phía ban lãnh đạo hoặc khi xảy ra sự cố kỹ thuật.
- Tinh thần dịch vụ khách hàng nội bộ (Customer Service Mindset): Luôn thân thiện, cởi mở, sẵn sàng hỗ trợ các đồng nghiệp và ứng viên một cách chu đáo, tạo ấn tượng chuyên nghiệp cho bộ phận Nhân sự.

Quyền lợi:

- Thu nhập cạnh tranh: Mức lương cứng hấp dẫn (tương xứng với năng lực và kinh nghiệm thực tế), kèm theo phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại và gửi xe.
- Chế độ thưởng phong phú: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý, thưởng tháng lương thứ 13, thưởng các ngày lễ, Tết lớn trong năm và thưởng thâm niên.
- Đầy đủ chế độ bảo hiểm: Được tham gia BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam. Được công ty mua thêm gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tại các bệnh viện quốc tế) sau 1 năm cống hiến.
- Cơ hội phát triển và thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng: Được làm việc trực tiếp với các chuyên gia nhân sự hàng đầu, được đào tạo bài bản về kiến thức nhân sự chuyên sâu (tuyển dụng, C&B, đào tạo, quan hệ lao động). Định hướng lộ trình thăng tiến lên Chuyên viên Tuyển dụng, Chuyên viên Hành chính - Nhân sự hoặc Trợ lý Ban Giám đốc trong vòng 1.5 - 2 năm.
- Môi trường làm việc lý tưởng: Văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng, đầy đủ tiện nghi với không gian mở sáng tạo. Đồng nghiệp trẻ trung, năng động, thân thiện và luôn sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau.
- Hoạt động văn hóa doanh nghiệp đa dạng: Tham gia các buổi Team Building, du lịch nghỉ dưỡng hàng năm của công ty, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, yoga, chạy bộ) và các sự kiện nội bộ ý nghĩa (Sinh nhật thành viên, Giáng sinh, Year End Party).
- Trang thiết bị làm việc hiện đại: Được công ty trang bị máy tính xách tay cấu hình cao, điện thoại làm việc và các tài khoản phần mềm bản quyền phục vụ tối đa cho công việc điều phối lịch trình.

Tags:
#HRMeetingCoordinator #NhanVienNhanSu #QuanLyLichHop #TroLyVanPhong #HanhChinhNhanSu #AdminHR #TuyenDung #ThuKyNhanSu

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên quản lý lịch họp, tuyển dụng trợ lý nhân sự, nhân viên điều phối lịch họp nhân sự, việc làm hành chính nhân sự, tuyển dụng chuyên viên quản lý phòng họp, tìm việc làm thư ký phòng nhân sự, việc làm quản trị văn phòng, tuyển dụng HR Meeting Coordinator tại TP.HCM/Hà Nội.

Share