Mô tả công việc:

Tổng quan:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính nhân sự làm việc từ xa (Remote HR Administrative Specialist) tài năng, tự chủ và giàu nhiệt huyết để gia nhập đội ngũ đang phát triển mạnh mẽ của chúng tôi. Trong bối cảnh vận hành số hóa và linh hoạt, vai trò của bạn không chỉ đơn thuần là xử lý các công việc giấy tờ hành chính truyền thống, mà bạn sẽ là "trung tâm kết nối", cầu nối vững chắc giữa ban lãnh đạo và đội ngũ nhân sự làm việc phân tán ở nhiều tỉnh thành, quốc gia khác nhau.

Với tư cách là một chuyên gia nhân sự remote, nhiệm vụ cốt lõi của bạn là kiến tạo và duy trì một môi trường làm việc trực tuyến chuyên nghiệp, minh bạch, hiệu quả và tràn đầy gắn kết. Bạn sẽ chịu trách nhiệm tối ưu hóa quy trình quản lý hồ sơ điện tử, hỗ trợ công tác tuyển dụng, thực hiện các thủ tục Onboarding/Offboarding từ xa, quản lý phúc lợi, tính công và xây dựng văn hóa doanh nghiệp số. Chúng tôi tìm kiếm một cá nhân có tư duy đổi mới, thành thạo công nghệ, có khả năng tự quản trị hiệu suất công việc xuất sắc mà không cần sự giám sát trực tiếp liên tục, đồng thời sở hữu kỹ năng giao tiếp xuất sắc qua các nền tảng số để giữ cho ngọn lửa văn hóa doanh nghiệp luôn rực cháy.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý Hành chính & Hồ sơ Nhân sự Số hóa (Digital HR Admin):
- Thiết lập, phân loại, cập nhật và lưu trữ toàn bộ hệ thống hồ sơ nhân sự dưới dạng điện tử (e-files) trên hệ thống đám mây (Google Drive, OneDrive) hoặc phần mềm quản trị nhân sự (HRIS) của công ty, đảm bảo tính bảo mật thông tin tuyệt đối theo quy chuẩn GDPR hoặc luật an toàn thông tin.
- Soạn thảo, ban hành, theo dõi và quản lý vòng đời của các văn bản hành chính nhân sự bao gồm: Hợp đồng lao động (thử việc, chính thức, cộng tác viên), quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, tăng lương, kỷ luật, thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA), và các công văn hành chính khác thông qua các nền tảng ký số (DocuSign, Adobe Sign, FPT.eContract).
- Quản lý và cập nhật danh sách nhân sự toàn công ty theo thời gian thực (Real-time Org Chart), theo dõi hạn hợp đồng lao động của nhân viên để kịp thời thực hiện quy trình tái ký hoặc chấm dứt hợp đồng.
- Cấp phát, quản lý tài khoản làm việc trực tuyến của nhân sự mới (Email, Slack, Zoom, Trello, Jira, Notion...) và thực hiện thu hồi quyền truy cập ngay khi nhân sự nghỉ việc để bảo mật tài nguyên số của doanh nghiệp.

2. Hỗ trợ Công tác Tuyển dụng & Thu hút Tài năng (Recruitment Coordination):
- Phối hợp với Bộ phận Tuyển dụng (Talent Acquisition) để đăng tuyển các vị trí trống trên các kênh tuyển dụng trực tuyến, mạng xã hội (LinkedIn, Facebook, các hội nhóm chuyên môn), trang tuyển dụng của công ty.
- Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ ứng viên ban đầu dựa trên các tiêu chí đã thống nhất; liên hệ hẹn lịch phỏng vấn và gửi thư xác nhận lịch phỏng vấn trực tuyến qua Zoom/Google Meet cho ứng viên và hội đồng phỏng vấn.
- Gửi thư cảm ơn, thư từ chối hoặc thông báo kết quả phỏng vấn cho ứng viên một cách chuyên nghiệp, chu đáo nhằm xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng (Employer Branding) tích cực.
- Thu thập và quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên tiềm năng (Talent Pool) để chuẩn bị cho các nhu cầu tuyển dụng trong tương lai.

3. Tổ chức và Vận hành Quy trình Onboarding & Offboarding Trực tuyến:
- Thiết kế và trực tiếp điều phối chương trình hội nhập (Onboarding) trực tuyến cho nhân sự mới: Gửi "Thư chào mừng" (Welcome Email), hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ nhận việc trực tuyến, giới thiệu nhân sự mới với toàn thể công ty qua các kênh truyền thông nội bộ (Slack/Teams).
- Tổ chức các buổi định hướng (Orientation session) online để phổ biến về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, sơ đồ tổ chức, nội quy lao động, các quy trình làm việc từ xa và các chính sách phúc lợi của công ty.
- Theo sát tiến độ thử việc của nhân sự mới, nhắc nhở quản lý trực tiếp thực hiện đánh giá thử việc đúng hạn, tổng hợp kết quả và thực hiện các thủ tục chuyển chính thức.
- Thực hiện quy trình thôi việc (Offboarding) chuẩn chỉnh: Gửi checklist bàn giao công việc trực tuyến, hướng dẫn nhân viên hoàn thành thủ tục thanh lý hợp đồng, thực hiện phỏng vấn nghỉ việc (Exit Interview) trực tuyến để thu thập ý kiến đóng góp quý báu nhằm cải thiện môi trường làm việc.

4. Hỗ trợ Công tác C&B (Compensation & Benefits) & Chế độ Chính sách:
- Theo dõi, đối chiếu và tổng hợp bảng công trực tuyến từ các phần mềm quản lý năng suất/chấm công (như Hubstaff, Toggl, TimeDoctor hoặc dữ liệu tự khai báo được phê duyệt) của nhân viên để chuyển cho bộ phận kế toán/C&B tính lương hàng tháng.
- Quản lý và cập nhật quỹ phép năm, ngày nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ không lương của nhân viên trên hệ thống phần mềm quản lý của công ty.
- Hỗ trợ chuẩn bị và thu thập hồ sơ liên quan đến Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên (báo tăng, báo giảm, giải quyết chế độ thai sản, ốm đau...) phối hợp với đại lý bảo hiểm hoặc cơ quan BHXH trực tuyến.
- Giải đáp các thắc mắc thường gặp của nhân viên về bảng lương, chính sách phúc lợi, ngày phép, quy chế thưởng phạt một cách nhanh chóng, thấu đáo qua các kênh chat nội bộ.

5. Truyền thông Nội bộ & Gắn kết Đội ngũ từ xa (Remote Culture & Engagement):
- Lập kế hoạch và sản xuất nội dung cho các bản tin nội bộ hàng tuần/hàng tháng, các thông báo chính thức từ Ban Giám đốc gửi tới toàn thể nhân viên qua Email hoặc Slack.
- Sáng tạo, tổ chức các hoạt động gắn kết tinh thần đồng đội trực tuyến (Virtual Team Building, Online Happy Hour, các minigame, cuộc thi ảnh, kỷ niệm ngày sinh nhật nhân viên, ngày lễ lớn trong năm) nhằm giảm thiểu sự cô đơn và tăng cường sự kết nối giữa các thành viên làm việc từ xa.
- Khảo sát định kỳ về mức độ hài lòng của nhân viên (Employee Pulse Surveys), phân tích kết quả và đề xuất giải pháp cải thiện môi trường làm việc số lên Quản lý Nhân sự.

6. Hỗ trợ Quản lý Dự án Nhân sự và các công việc khác:
- Tham gia hỗ trợ xây dựng, chuẩn hóa và tối ưu hóa các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) liên quan đến nhân sự và hành chính làm việc từ xa.
- Hỗ trợ dịch thuật tài liệu nhân sự, quy chế, chính sách của công ty (nếu làm việc trong môi trường đa quốc gia).
- Thực hiện các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý) hoặc đột xuất về tình hình nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc, hiệu suất tuyển dụng theo yêu cầu của Quản lý trực tiếp.
- Thực hiện các nhiệm vụ hành chính bổ sung khác được phân công bởi Quản lý Nhân sự hoặc Ban Giám đốc.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Giám đốc Vận hành (COO).
- Cơ chế báo cáo: Báo cáo ngày (Daily stand-up/Daily check-in) qua văn bản/Slack về tiến độ công việc; Báo cáo tuần (Weekly report) bằng văn bản và tham gia họp trực tuyến đánh giá hiệu suất; Báo cáo tháng (Monthly review) về các chỉ số đo lường hiệu quả công việc (KPIs).
- Hướng dẫn công việc: Sẽ được cung cấp tài liệu hướng dẫn quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) của công ty trong tuần đầu nhận việc. Được hỗ trợ và hướng dẫn trực tiếp bởi Trưởng phòng Nhân sự trong suốt quá trình thử việc. Đồng thời, nhân sự có quyền chủ động đề xuất cải tiến quy trình để nâng cao hiệu suất làm việc chung.

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Luật, Quản trị Kinh doanh, Ngôn ngữ học, Hành chính văn phòng, hoặc các ngành học có liên quan khác.
- Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu từ 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Nhân sự, Hành chính Nhân sự, Trợ lý Nhân sự hoặc các vị trí tương đương.
- Ưu tiên đặc biệt: Ứng viên đã từng có kinh nghiệm làm việc từ xa (Remote) tối thiểu 6 tháng đến 1 năm, hoặc đã từng làm việc trong các công ty Công nghệ (IT), Startup, Agency – nơi áp dụng mạnh mẽ các công nghệ quản trị số.
- Có hiểu biết vững chắc về Luật Lao động Việt Nam hiện hành, các quy định về Bảo hiểm xã hội, Thuế thu nhập cá nhân và các thủ tục hành chính nhân sự liên quan.

Kỹ năng chuyên môn:
- Thành thạo các công cụ văn phòng số: Sử dụng thành thạo bộ công cụ Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Forms, Drive) và Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Kỹ năng Excel ở mức độ khá-giỏi (thành thạo các hàm Vlookup, Index/Match, Pivot Table, IF...) để xử lý và phân tích số liệu nhân sự.
- Thành thạo các công cụ làm việc từ xa:
+ Công cụ giao tiếp/quản lý trao đổi: Slack, Microsoft Teams, Discord.
+ Công cụ quản lý công việc/dự án: Trello, Jira, Asana, Notion, ClickUp, Monday.com.
+ Công cụ họp trực tuyến: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams.
- Kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản trị nhân sự (HRIS) và phần mềm tuyển dụng (ATS) như Base.vn, Base.hrm, BambooHR, 1Office, Haravan Haratalent, Workable... là một lợi thế lớn.
- Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính xuất sắc: Văn phong rõ ràng, mạch lạc, đúng chuẩn mực pháp lý và hành chính công vụ, không mắc lỗi chính tả hay định dạng văn bản.
- Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 750+ hoặc IELTS 6.0+), có khả năng đọc hiểu tài liệu chuyên ngành, soạn thảo email và giao tiếp cơ bản với nhân sự nước ngoài (nếu công ty có yếu tố nước ngoài).

Phẩm chất cá nhân:
- Tính tự kỷ luật và quản lý thời gian cực tốt: Đây là phẩm chất quan trọng nhất đối với một nhân sự làm việc remote. Bạn cần có khả năng tự thúc đẩy bản thân hoàn thành công việc đúng tiến độ (Deadline) mà không cần sự giám sát liên tục từ quản lý.
- Trung thực và bảo mật tuyệt đối: Do tính chất công việc tiếp cận với nhiều thông tin nhạy cảm về lương thưởng, thông tin cá nhân của nhân sự và chiến lược của công ty, bạn phải là người có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật thông tin tuyệt đối.
- Kỹ năng giao tiếp xuất sắc và thấu cảm (Empathy): Có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, súc tích qua văn bản (written communication) và lời nói (verbal communication). Biết lắng nghe, thấu hiểu tâm tư nguyện vọng của nhân viên từ xa và giải quyết xung đột một cách khéo léo, tinh tế.
- Tư duy hướng tới giải pháp (Solution-oriented) và linh hoạt: Khả năng thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi của công nghệ và quy trình làm việc. Khi gặp vấn đề phát sinh, chủ động tìm kiếm giải pháp trước khi báo cáo khó khăn.
- Tỉ mỉ, chi tiết và cẩn thận: Có tính cẩn trọng cao trong công việc nhập liệu, kiểm tra hồ sơ, tính toán công và soạn thảo hợp đồng, hạn chế tối đa các sai sót nhỏ.

Quyền lợi:
- Thu nhập hấp dẫn: Lương cơ bản cạnh tranh (dao động từ 10.000.000đ - 15.000.000đ tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Thưởng hiệu suất (KPIs) hàng tháng/quý.
- Sự linh hoạt tuyệt đối: Làm việc hoàn toàn từ xa (100% Remote), tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển, tắc đường. Bạn có thể tự do thiết lập không gian làm việc lý tưởng của riêng mình tại nhà, quán cà phê hoặc bất cứ nơi nào có kết nối Internet ổn định.
- Thời gian làm việc linh hoạt: Từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (8:00 - 17:30 hoặc có thể chủ động linh hoạt khung giờ miễn là đảm bảo hiệu suất công việc và tham gia đầy đủ các cuộc họp chung của công ty). Nghỉ Thứ Bảy, Chủ Nhật và các ngày Lễ, Tết theo quy định của Luật Lao động.
- Hỗ trợ công cụ làm việc: Công ty hỗ trợ chi phí mua sắm/trang bị thiết bị làm việc (Laptop, bản quyền phần mềm) hoặc trợ cấp chi phí Internet, điện sinh hoạt làm việc tại nhà hàng tháng (Remote allowance).
- Chế độ phúc lợi đầy đủ: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của pháp luật sau khi ký hợp đồng chính thức. Được mua gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp hàng năm.
- Cơ hội học tập và phát triển: Được tài trợ 50% - 100% chi phí tham gia các khóa đào tạo nâng cao chuyên môn nhân sự, kỹ năng mềm trực tuyến. Cơ hội thăng tiến lên các vị trí Quản lý Nhân sự (HR Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự (HR Director) khi công ty mở rộng quy mô.
- Gắn kết văn hóa: Tham gia các chương trình Company Trip, Team Building trực tiếp hàng năm do công ty tổ chức để toàn bộ nhân sự từ xa có cơ hội gặp gỡ, giao lưu trực tiếp. Quà tặng ý nghĩa vào các dịp sinh nhật, lễ Tết, hiếu hỷ được gửi trực tiếp đến tận nhà của bạn.

Tags:
#RemoteHRJob #NhanVienHanhChinhNhanSu #TuyenDungRemote #LamViecTuXa #ChuyenGiaNhanSu #HRAdministrativeSpecialist #RemoteWork #HRIS #InternalCommunication #VirtualOnboarding

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân sự remote, việc làm hành chính nhân sự online, nhân viên nhân sự làm việc tại nhà, tuyển dụng HR admin từ xa, chuyên viên nhân sự remote, tuyển dụng hành chính nhân sự 100% remote, việc làm HR online, tuyển dụng nhân sự không cần lên văn phòng, HR specialist remote vietnam.

Share