MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH BẢO HIỂM LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Bảo hiểm thuộc phòng Nhân sự (HR Department). Đây là một mắt xích vô cùng quan trọng trong hệ thống vận hành doanh nghiệp, đóng vai trò là cầu nối trực tiếp giữa người lao động, doanh nghiệp và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong lĩnh vực Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và các chính sách phúc lợi liên quan.

Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các tác vụ hành chính, nhập liệu giấy tờ mà là người bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động, đồng thời tối ưu hóa chi phí và quản trị rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp. Bạn sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình từ đăng ký, đối chiếu, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, đến việc cập nhật và áp dụng các thông tư, nghị định mới nhất của Pháp luật Lao động. Vị trí này đòi hỏi sự tỉ mỉ tuyệt đối, tính bảo mật cao, khả năng giao tiếp khéo léo và một tư duy làm việc dựa trên quy trình chuẩn hóa.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và thực hiện thủ tục Bảo hiểm xã hội bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN):
* Thực hiện tăng/giảm lao động hàng tháng: Chủ động theo dõi biến động nhân sự từ bộ phận Tuyển dụng và C&B để thực hiện kịp thời các thủ tục báo tăng mới, báo giảm (nghỉ việc, hoãn hợp đồng lao động, nghỉ thai sản, nghỉ không lương) trên phần mềm kê khai BHXH điện tử (như phần mềm EFY, TS24, KBhXH, hoặc cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam). Đảm bảo thời gian nộp hồ sơ đúng thời hạn quy định để tránh phát sinh lãi chậm nộp hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi của nhân viên.
* Giải quyết các chế độ ngắn hạn và dài hạn: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và thực hiện thủ tục thanh toán các chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động. Theo dõi tiến độ duyệt chi của cơ quan BHXH và thực hiện chi trả/thông báo kết quả cho người lao động một cách minh bạch, nhanh chóng.
* Quản lý sổ BHXH và thẻ BHYT: Thực hiện quy trình chốt sổ BHXH cho nhân sự nghỉ việc, rà soát và gộp sổ đối với trường hợp người lao động có nhiều sổ BHXH trùng lặp. Đăng ký cấp mới, gia hạn, sửa đổi thông tin trên thẻ BHYT cho nhân viên toàn công ty. Nhận sổ BHXH và thẻ BHYT từ cơ quan bảo hiểm và bàn giao lại cho người lao động đúng quy trình.
* Đối chiếu số liệu và thanh toán: Hàng tháng, thực hiện đối chiếu chi tiết thông báo kết quả đóng BHXH (Mẫu C12-TS) của cơ quan BHXH với bảng lương nội bộ của phòng Nhân sự. Lập đề nghị thanh toán tiền bảo hiểm gửi bộ phận Kế toán để thực hiện chuyển tiền đóng bảo hiểm đúng hạn, tránh phát sinh nợ đọng, nợ muộn làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

2. Quản lý các chương trình Bảo hiểm tự nguyện và phúc lợi bổ sung:
* Bảo hiểm sức khỏe thương mại (Healthcare/PVI/Bảo Việt/Liberty...): Phối hợp với các đơn vị môi giới bảo hiểm hoặc công ty bảo hiểm để thiết kế, triển khai và quản lý các gói bảo hiểm sức khỏe tự nguyện, bảo hiểm tai nạn 24/7 cho cán bộ nhân viên (CBNV) theo chính sách phúc lợi của công ty.
* Xử lý hồ sơ bồi thường: Là đầu mối tiếp nhận chứng từ y tế, hóa đơn, giấy ra viện từ nhân viên để hướng dẫn và hỗ trợ gửi hồ sơ yêu cầu bồi thường sang công ty bảo hiểm. Theo dõi tiến độ giải quyết bồi thường, can thiệp xử lý các ca tranh chấp hoặc từ chối bồi thường thiếu thỏa đáng từ phía công ty bảo hiểm để bảo vệ quyền lợi tối đa cho nhân viên.
* Báo cáo định kỳ: Lập báo cáo chi phí bảo hiểm thương mại hàng tháng/quý/năm, đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp dịch vụ bảo hiểm để tham mưu cho Trưởng phòng Nhân sự trong việc tái ký hoặc thay đổi đối tác.

3. Quản lý hồ sơ nhân sự và cơ sở dữ liệu hành chính:
* Lưu trữ hồ sơ khoa học: Thiết lập, sắp xếp và lưu trữ toàn bộ hồ sơ bản cứng và bản mềm liên quan đến BHXH, hợp đồng lao động, quyết định nhân sự một cách khoa học, dễ tìm kiếm, tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc bảo mật thông tin nhân sự.
* Cập nhật hệ thống thông tin nhân sự (HRIS): Nhập liệu và cập nhật liên tục thông tin quá trình tham gia bảo hiểm, mã số BHXH, số thẻ BHYT, người phụ thuộc của nhân viên lên phần mềm quản lý nhân sự của công ty.
* Quản lý Hợp đồng lao động (HĐLĐ): Phối hợp cùng bộ phận C&B theo dõi thời hạn hợp đồng thử việc, hợp đồng xác định thời hạn để chuẩn bị hồ sơ ký tiếp, chuyển đổi hình thức hợp đồng, từ đó làm căn cứ điều chỉnh mức đóng BHXH theo đúng quy định pháp luật.

4. Tư vấn, hỗ trợ người lao động và giải quyết khiếu nại:
* Giải đáp thắc mắc: Là kênh tư vấn trực tiếp và trực tuyến cho toàn thể CBNV về các chế độ chính sách bảo hiểm, quy trình đi khám chữa bệnh bằng BHYT, quy trình hưởng trợ cấp thất nghiệp sau khi nghỉ việc, các chế độ thai sản, hưu trí.
* Truyền thông chính sách: Biên soạn các tài liệu hướng dẫn ngắn gọn, dễ hiểu (bản tin nội bộ, infographic, cẩm nang nhân viên) về quyền lợi bảo hiểm và các thay đổi trong Luật Bảo hiểm xã hội để phổ biến rộng rãi trong công ty.

5. Quan hệ với cơ quan nhà nước và thanh kiểm tra:
* Đại diện làm việc với Cơ quan chức năng: Làm việc trực tiếp với cơ quan BHXH, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Liên đoàn lao động quận/thành phố khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất liên quan đến việc thực hiện chính sách bảo hiểm và lao động.
* Báo cáo lao động định kỳ: Soạn thảo và nộp các báo cáo định kỳ 6 tháng và hàng năm về tình hình sử dụng lao động, báo cáo tình hình thay đổi lao động gửi Sở/Phòng LĐ-TB&XH theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng nhóm C&B (C&B Supervisor) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Hợp tác nội bộ:
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận C&B (Tiền lương & Phúc lợi) để đồng bộ dữ liệu công, lương, khấu trừ bảo hiểm của nhân viên trong bảng lương hàng tháng.
* Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng & Đào tạo để tiếp nhận thông tin nhân sự mới, hướng dẫn làm thủ tục hồ sơ bảo hiểm ngay từ ngày đầu nhận việc (Onboarding).
* Phối hợp với bộ phận Kế toán - Tài chính trong việc chuyển tiền đóng bảo hiểm hàng tháng và đối chiếu hóa đơn chứng từ liên quan.
* Hướng dẫn và Hỗ trợ:
* Chịu trách nhiệm hướng dẫn quy trình, biểu mẫu cho toàn thể nhân viên trong công ty khi họ phát sinh nhu cầu giải quyết chế độ bảo hiểm.
* Có trách nhiệm kèm cặp, hướng dẫn nghiệp vụ thực tế cho các thực tập sinh hoặc nhân viên hành chính mới gia nhập phòng Nhân sự khi được yêu cầu.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Kế toán, Quản trị kinh doanh, Lao động tiền lương, Bảo hiểm hoặc các ngành nghề liên quan có liên quan đến nghiệp vụ hành chính.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên hành chính bảo hiểm, Nhân viên C&B, Nhân viên Nhân sự tổng hợp hoặc vị trí tương đương có liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ kê khai BHXH.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc tại các doanh nghiệp có quy mô nhân sự từ 100 - 500 lao động trở lên hoặc các đơn vị dịch vụ nhân sự (Outsourcing).
* Chào đón các bạn tốt nghiệp Trung cấp/Cao đẳng có nền tảng lý thuyết vững chắc về Luật bảo hiểm và có tinh thần ham học hỏi cao.

Kỹ năng chuyên môn:

* Hiểu biết pháp luật: Nắm vững các quy định của Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Bảo hiểm y tế, Luật An toàn vệ sinh lao động và các nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành mới nhất.
* Sử dụng phần mềm chuyên ngành: Thành thạo các phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội điện tử phổ biến hiện nay (EFY, TS24, VNPT-BHXH, Viettel-BHXH...). Có kinh nghiệm sử dụng cổng dịch vụ công trực tiếp của BHXH Việt Nam.
* Kỹ năng Tin học văn phòng: Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt là Excel (biết sử dụng thành thạo các hàm dò tìm, tham chiếu, xử lý chuỗi và tính toán như Vlookup, Index-Match, If, Sumifs, Pivot Table để xử lý và đối chiếu các bảng dữ liệu hàng ngàn dòng một cách chính xác).
* Kỹ năng soạn thảo văn bản: Có khả năng soạn thảo các văn bản hành chính, công văn gửi cơ quan nhà nước đúng quy chuẩn, hành văn mạch lạc, trang trọng, đúng chính tả.
* Kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề: Giao tiếp lịch sự, rõ ràng, có khả năng lắng nghe và giải thích các thuật ngữ bảo hiểm phức tạp thành những thông tin dễ hiểu cho nhân viên. Khéo léo trong việc xử lý các tình huống nhạy cảm liên quan đến tranh chấp quyền lợi bảo hiểm của người lao động.

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận và tỉ mỉ: Đây là yêu cầu tiên quyết hàng đầu. Do đặc thù công việc liên quan trực tiếp đến số liệu tài chính, thông tin cá nhân và quyền lợi pháp lý, một sai sót nhỏ (như sai số CMND/CCCD, sai mức lương đóng bảo hiểm) cũng có thể dẫn đến hệ lụy pháp lý phức tạp và ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động.
* Trung thực và Đạo đức nghề nghiệp: Tuyệt đối trung thực trong việc quản lý hồ sơ, chứng từ y tế, bảo hiểm, không có hành vi trục lợi bảo hiểm hoặc làm giả giấy tờ.
* Tính bảo mật cao: Có ý thức bảo mật tuyệt đối thông tin lương, hồ sơ bệnh án, thông tin cá nhân của người lao động và thông tin kinh doanh của doanh nghiệp.
* Khả năng chịu áp lực tốt: Có khả năng quản lý thời gian khoa học, sắp xếp công việc hợp lý để hoàn thành các báo cáo đúng thời hạn (deadline) cam kết vào những ngày cao điểm cuối tháng hoặc mùa quyết toán thuế/bảo hiểm.
* Chủ động và ham học hỏi: Chủ động cập nhật các thay đổi trong luật pháp, chính sách nhà nước về bảo hiểm để kịp thời áp dụng tại doanh nghiệp, không đợi nhắc nhở.

---

Quyền lợi:

* Mức lương & Thu nhập:
* Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm thực tế (thỏa thuận trực tiếp trong quá trình phỏng vấn).
* Lương tháng 13 đảm bảo, thưởng hiệu quả công việc cuối năm (KPIs) dựa trên kết quả kinh doanh của công ty và mức độ hoàn thành công việc cá nhân.
* Xét duyệt tăng lương định kỳ hàng năm dựa trên kết quả đánh giá năng lực.
* Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi:
* Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng mức lương cam kết trong hợp đồng lao động.
* Được công ty mua thêm gói Bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Healthcare) chăm sóc sức khỏe toàn diện và Bảo hiểm tai nạn 24/7 tại các bệnh viện uy tín.
* Chính sách quà tặng nhân các dịp đặc biệt: Sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau, thai sản, Tết Trung thu, Quốc tế Phụ nữ 8/3, ngày Nam giới, Ngày Quốc tế Thiếu nhi cho con em CBNV.
* Môi trường làm việc & Phát triển bản thân:
* Môi trường làm việc văn minh, chuyên nghiệp, trẻ trung, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sự sáng tạo cá nhân.
* Được làm việc trực tiếp với đội ngũ quản lý nhân sự giàu kinh nghiệm, sẵn sàng chia sẻ và dẫn dắt để nâng cao chuyên môn.
* Được công ty tài trợ 100% chi phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị nhân sự, C&B, cập nhật Luật lao động mới do các chuyên gia hàng đầu giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng: Cơ hội phát triển lên vị trí Trưởng nhóm C&B (C&B Supervisor) hoặc Chuyên viên Nhân sự Tổng hợp (HR Generalist).
* Hoạt động tập thể:
* Tham gia các chương trình Teambuilding sôi động, nghỉ mát hàng năm do công ty tổ chức.
* Tham gia các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ.
* Hưởng chế độ nghỉ phép năm theo quy định (12 - 14 ngày phép/năm, tăng dần theo thâm niên làm việc).

---

Tags

`#NhanVienBaoHiem` `#HanhChinhNhanSu` `#NhanVienCB` `#TuyenDungNhanSu` `#BHXH` `#TienLuongPhucLoi` `#HrAdministrator` `#PhapLuatLaoDong`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên bảo hiểm xã hội, nhân viên hành chính nhân sự mảng bảo hiểm, chuyên viên C&B bảo hiểm, nhân viên khai báo BHXH, tuyển dụng HR C&B chuyên bảo hiểm, nhân viên làm bảo hiểm xã hội quận, tìm việc làm hành chính bảo hiểm, tuyển dụng nhân sự mảng bảo hiểm sức khỏe thương mại, tuyển dụng nhân viên nhân sự tốt nghiệp trung cấp, việc làm nhân sự hành chính bảo hiểm tại Hà Nội, tuyển dụng nhân sự hành chính bảo hiểm tại TP.HCM.

Share