Mô tả công việc: Trưởng phòng hành chánh lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Trưởng phòng Hành chánh lĩnh vực Nhân sự (HR & Administration Manager). Đây là một vị trí quản lý then chốt, chịu trách nhiệm hoạch định, điều phối và tối ưu hóa toàn bộ các hoạt động liên quan đến quản trị nguồn nhân lực và quản lý hành chính của công ty. Vai trò này không chỉ dừng lại ở các công tác thủ tục giấy tờ hành chính thuần túy, mà còn đóng vai trò là cầu nối chiến lược giữa Ban Giám đốc và tập thể người lao động. Bạn sẽ là người kiến tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, an toàn, hiệu quả, thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp phát triển lành mạnh, đồng thời đảm bảo mọi quy trình vận hành nội bộ đều tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật hiện hành. Một "chuyên gia nhân sự" thực thụ tại vị trí này sẽ sở hữu nhãn quan nhạy bén về con người, khả năng quản trị tài sản, tối ưu hóa ngân sách vận hành và xây dựng các chính sách đãi ngộ công bằng nhằm thu hút, giữ chân nhân tài cho tổ chức.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản trị và Điều hành Công tác Hành chính Doanh nghiệp:
- Quản lý toàn bộ hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, máy móc, công cụ dụng cụ làm việc của công ty; lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ và mua sắm thay thế khi cần thiết nhằm đảm bảo hoạt động vận hành liên tục, không bị gián đoạn.
- Giám sát việc quản lý văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, dịch vụ vệ sinh, an ninh bảo vệ, dịch vụ viễn thông, chuyển phát nhanh và các dịch vụ thuê ngoài khác; thực hiện đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp để đạt được mức giá và chất lượng dịch vụ tối ưu nhất.
- Kiểm soát và tối ưu hóa chi phí hành chính định kỳ (hàng tháng, hàng quý, hàng năm); lập dự toán ngân sách chi tiết cho hoạt động hành chính và trình Ban Giám đốc phê duyệt.
- Quản lý đội xe công tác (nếu có), điều phối lịch trình di chuyển của Ban Giám đốc và các phòng ban đảm bảo an toàn, tiết kiệm và hiệu quả.
- Đảm bảo công tác an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy (PCCC), vệ sinh môi trường và an ninh trật tự tại văn phòng/nhà xưởng tuân thủ đúng các quy chuẩn pháp luật Nhà nước.
- Đại diện công ty làm việc với các cơ quan chức năng, chính quyền địa phương liên quan đến các thủ tục hành chính, giấy phép hoạt động, thanh kiểm tra liên ngành.

2. Quản trị Nguồn nhân lực & Thực hiện các Chính sách Nhân sự:
- Xây dựng, cập nhật và hoàn thiện hệ thống quy chế, quy định nội bộ, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể phù hợp với định hướng phát triển của công ty và Luật Lao động hiện hành.
- Quản lý và thực hiện toàn bộ quy trình liên quan đến vòng đời nhân viên: từ khâu tiếp nhận nhân sự mới (onboarding), ký kết hợp đồng lao động (thử việc, chính thức, gia hạn), điều động, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, cho đến thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động (offboarding) theo đúng quy trình pháp lý.
- Chủ trì phối hợp với các Trưởng bộ phận xây dựng, chuẩn hóa và cập nhật hệ thống Bản mô tả công việc (JD) cho từng vị trí chức danh trong công ty.
- Quản lý, lưu trữ và bảo mật toàn bộ hồ sơ nhân sự (bản cứng và bản mềm trên phần mềm quản lý nhân sự HRIS); cập nhật dữ liệu biến động nhân sự kịp thời, chính xác.

3. Công tác Tiền lương, Phúc lợi (C&B) và Quan hệ Lao động:
- Kiểm tra, giám sát công tác chấm công, tính lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương cho toàn thể cán bộ nhân viên hàng tháng đảm bảo chính xác, đúng hạn.
- Trực tiếp giải quyết các nghiệp vụ liên quan đến Bảo hiểm xã hội (BHXH, BHYT, BHTN), chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động; thực hiện quyết toán Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động và công ty.
- Nghiên cứu, xây dựng và đề xuất cải tiến hệ thống thang bảng lương, chính sách phúc lợi, đãi ngộ (chăm sóc sức khỏe, du lịch, hiếu hỷ, sinh nhật...) cạnh tranh so với thị trường nhằm gia tăng mức độ gắn kết của nhân viên.
- Là đầu mối tiếp nhận ý kiến, giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của người lao động về chế độ, chính sách; đứng ra hòa giải các tranh chấp lao động nội bộ, xây dựng mối quan hệ lao động hài hòa, tiến bộ.

4. Công tác Tuyển dụng và Đào tạo Phát triển:
- Phân tích nhu cầu nhân sự của các phòng ban để lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng quý hoặc đột xuất phù hợp với ngân sách đã duyệt.
- Tổ chức triển khai các chiến dịch tuyển dụng: đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn sơ loại, phối hợp với các bộ phận chuyên môn phỏng vấn chuyên sâu, đàm phán chế độ đãi ngộ và gửi thư mời nhận việc.
- Đa dạng hóa và phát triển các kênh tuyển dụng hiệu quả (mạng xã hội, trường đại học/trung cấp, ngày hội việc làm, các đơn vị headhunter).
- Thiết kế và tổ chức chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới; phối hợp tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng mềm, kỹ năng chuyên môn nội bộ hoặc thuê ngoài nhằm nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự.

5. Xây dựng Văn hóa Doanh nghiệp và Truyền thông Nội bộ:
- Lên ý tưởng, lập kế hoạch và tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty như: Team building, Tất niên (Year End Party), ngày Quốc tế Phụ nữ, Tết Trung thu, các hoạt động thiện nguyện xã hội... nhằm thắt chặt tinh thần đoàn kết.
- Quản lý các kênh truyền thông nội bộ (bảng tin, email chung, nhóm chat nội bộ, fanpage nội bộ...) để truyền tải kịp thời các thông điệp, quyết định, định hướng từ Ban Giám đốc đến toàn thể nhân viên.
- Thúc đẩy môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo, tôn trọng sự khác biệt và duy trì kỷ luật tự giác.

Báo cáo & Hướng dẫn:

- Tuyến báo cáo trực tiếp (Upward Reporting): Báo cáo trực tiếp công việc định kỳ (ngày, tuần, tháng, quý, năm) và đột xuất cho Ban Giám đốc (Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc phụ trách Vận hành). Tham mưu trực tiếp cho Ban Giám đốc về các chiến lược quản trị nguồn nhân lực, tối ưu hóa bộ máy tổ chức và quản trị rủi ro pháp lý lao động.
- Tuyến hướng dẫn và quản lý trực tiếp (Downward Directing): Quản lý, phân công công việc, đôn đốc và đánh giá hiệu quả làm việc (KPIs) của đội ngũ nhân viên thuộc phòng Hành chính - Nhân sự (bao gồm: Nhân viên C&B, Nhân viên Tuyển dụng, Nhân viên Hành chính, Lễ tân, Nhân viên IT nội bộ, Lái xe, Lao công, Bảo vệ). Tổ chức đào tạo, kèm cặp và định hướng phát triển sự nghiệp cho các nhân viên cấp dưới để xây dựng đội ngũ kế thừa mạnh mẽ.
- Tuyến phối hợp (Horizontal Collaboration): Phối hợp chặt chẽ với Trưởng các bộ phận/phòng ban khác trong công ty (Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh, Khối Sản xuất, Marketing...) để giải quyết các nhu cầu về mặt nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, cung cấp công cụ dụng cụ làm việc và giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến kỷ luật lao động hoặc quy trình vận hành chung.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành liên quan đến Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Luật, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Lao động tiền lương hoặc các ngành học liên quan khác. Chúng tôi đề cao năng lực thực chiến, kinh nghiệm xử lý tình huống thực tế và thái độ làm việc cầu thị hơn là bằng cấp thuần túy.
- Kinh nghiệm làm việc: Tối thiểu từ 03 đến 05 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Hành chính - Nhân sự, trong đó có ít nhất 02 năm đảm nhiệm vị trí tương đương như Trưởng nhóm, Phó phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính Nhân sự tại các doanh nghiệp có quy mô từ 50 nhân sự trở lên. Có kinh nghiệm thực tế về công tác quản lý hành chính văn phòng toàn diện và am hiểu sâu sắc quy trình tính lương (C&B).

Kỹ năng chuyên môn:
- Kiến thức pháp luật vững chắc: Am hiểu tường tận Bộ luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân và các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan để đảm bảo mọi chính sách của công ty luôn đúng pháp luật.
- Kỹ năng quản trị và tổ chức: Khả năng lập kế hoạch công việc khoa học, phân bổ nguồn lực hợp lý, giám sát tiến độ hiệu quả và quản lý tốt ngân sách hành chính - nhân sự của phòng.
- Kỹ năng đàm phán và thương lượng: Có khả năng thương thuyết xuất sắc với các nhà cung cấp dịch vụ hành chính để có mức giá tốt nhất, cũng như đàm phán chế độ đãi ngộ thuyết phục đối với các ứng viên cấp cao.
- Kỹ năng giao tiếp và giải quyết xung đột: Giao tiếp tự tin, khéo léo, có khả năng lắng nghe thấu cảm, trung dung giải quyết các mâu thuẫn nội bộ giữa người lao động và người sử dụng lao động một cách thấu tình đạt lý.
- Thành thạo tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (đặc biệt là Excel để xử lý dữ liệu lương, chấm công) và có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự (HRIS), phần mềm quản lý công việc là một lợi thế lớn.
- Khả năng ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu tài liệu chuyên ngành, viết email giao tiếp cơ bản (Tiếng Anh hoặc tiếng Trung/Nhật/Hàn tùy thuộc vào đặc thù doanh nghiệp là một điểm cộng ưu tiên).

Phẩm chất cá nhân:
- Chính trực và Bảo mật: Đây là yêu cầu bắt buộc tối cao đối với một chuyên gia nhân sự. Phải tuyệt đối bảo mật thông tin về lương, hồ sơ nhân sự, chiến lược kinh doanh của công ty và luôn hành xử công tâm, khách quan trong mọi tình huống.
- Tinh thần trách nhiệm cao: Luôn chủ động trong công việc, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về các quyết định và kết quả vận hành của phòng mình phụ trách.
- Tận tâm và Hướng tới con người: Có lòng trắc ẩn, yêu thích làm việc với con người, luôn sẵn lòng hỗ trợ, định hướng và giúp đỡ đồng nghiệp, cấp dưới tiến bộ.
- Khả năng chịu áp lực tốt: Sức bám bền bỉ, giữ được sự bình tĩnh, sáng suốt khi giải quyết các sự vụ phát sinh đột xuất hoặc khi khối lượng công việc tăng cao vào các kỳ tính lương, tuyển dụng cao điểm.
- Tư duy đổi mới và linh hoạt: Nhạy bén thích ứng nhanh với sự thay đổi của công nghệ và mô hình vận hành doanh nghiệp; luôn tìm tòi những phương pháp, quy trình mới giúp tối giản thủ tục hành chính rườm rà.

Quyền lợi:

- Thu nhập hấp dẫn & Cạnh tranh: Mức lương cứng dao động từ [Mức lương thỏa thuận tùy theo năng lực, ví dụ: 18,000,000đ – 30,000,000đ/tháng], kèm theo phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp đi lại hoặc xe đưa đón (nếu có công tác xa).
- Thưởng định kỳ & Đột xuất: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/năm, thưởng tháng lương thứ 13, thưởng vào các dịp Lễ, Tết của đất nước, thưởng sáng kiến cải tiến quy trình hành chính giúp tiết kiệm ngân sách cho công ty.
- Chế độ bảo hiểm & Sức khỏe đầy đủ: Được tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ trên mức lương thực tế theo quy định của pháp luật ngay sau khi kết thúc thử việc; được tham gia gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn thương tật 24/7 hoặc bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe nội/ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế) theo chính sách của công ty dành cho cấp quản lý.
- Cơ hội đào tạo và phát triển sự nghiệp: Được công ty tài trợ 100% hoặc một phần chi phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị nhân sự hiện đại, cập nhật Luật Lao động mới, kỹ năng lãnh đạo chuyên nghiệp (Leadership), kỹ năng quản trị OKRs/KPIs...
- Môi trường làm việc lý tưởng: Môi trường làm việc văn minh, hiện đại, năng động, khuyến khích sự tự chủ tối đa của cá nhân; đồng nghiệp thân thiện, gắn kết; sếp tâm lý và luôn tạo điều kiện tối đa để cấp dưới phát huy hết năng lực.
- Chính sách đãi ngộ tinh thần phong phú: Tham gia các chuyến du lịch nghỉ dưỡng thường niên cùng công ty (Company Trip) tiêu chuẩn 4-5 sao, các chương trình Outing gắn kết nội bộ hàng quý, được khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các phòng khám uy tín.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Cơ hội phát triển lên các vị trí cao cấp hơn như Giám đốc Nhân sự (CHRO), Giám đốc Vận hành (COO) khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

Tags:
#TuyenDungTruongPhongNhanSu #HanhChinhNhanSu #HRManagerJob #HRAdminManager #QuanTriNhanSu #TimViecNhanSu #TuyenDungHanhChinh #CAndBSpecialist #QuanHeLaoDong #QuanTriVanPhong #HRProfessional #ManagerJobs #ViecLamHanhChinhNhanSu #KinhNghiemNhanSu #TruongPhongHanhChinhNhanSu

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng trưởng phòng hành chính nhân sự, việc làm trưởng phòng nhân sự, tìm việc làm HR Manager, trưởng phòng nhân sự lương cao, mô tả công việc trưởng phòng hành chính nhân sự, trưởng phòng C&B hành chính, tuyển dụng hành chính nhân sự tphcm, tuyển dụng hành chính nhân sự hà nội, việc làm quản lý nhân sự trung cấp trở lên, chuyên gia nhân sự hành chính, quản lý hành chính văn phòng, tuyển dụng HR & Admin Manager.

Share