MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN SETUP PHÒNG HỌP LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

TỔNG QUAN VAI TRÒ

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Setup và Điều phối Không gian Hội họp & Đào tạo thuộc Phòng Nhân sự (HR Meeting Room & Logistics Specialist).

Trong một tổ chức hiện đại, trải nghiệm của ứng viên trong ngày đầu phỏng vấn, trải nghiệm của nhân viên mới trong buổi onboarding, hay hiệu quả của các khóa đào tạo nội bộ đều phụ thuộc rất lớn vào sự chỉn chu của không gian vật lý và công nghệ hỗ trợ. Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần là người sắp xếp bàn ghế, mà là "đại sứ trải nghiệm", người trực tiếp kiến tạo môi trường chuyên nghiệp, bảo mật và tiện nghi cho mọi hoạt động tương tác của Phòng Nhân sự.

Vai trò của bạn là đảm bảo toàn bộ hệ thống phòng họp, phòng phỏng vấn, hội trường đào tạo luôn ở trạng thái vận hành hoàn hảo nhất về cả kỹ thuật, mỹ thuật, vệ sinh và an ninh thông tin. Bạn sẽ là cầu nối quan trọng giữa Bộ phận Nhân sự, Bộ phận Công nghệ Thông tin (IT) và Bộ phận Hành chính - Quản trị Tiện ích (Admin/Facilities) để mang lại dịch vụ nội bộ tiêu chuẩn cao.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Quản lý, Lập kế hoạch và Điều phối Lịch sử dụng Phòng họp

* Quản trị hệ thống đặt phòng: Theo dõi, phê duyệt và điều phối lịch đặt phòng họp, phòng phỏng vấn, phòng đào tạo trên các hệ thống phần mềm dùng chung của công ty (như Google Calendar, Microsoft Outlook, hoặc phần mềm ERP nội bộ).
* Tối ưu hóa hiệu suất sử dụng: Sắp xếp lịch trình khoa học, giải quyết các xung đột về giờ giấc đặt phòng giữa các nhóm nhân sự (Tuyển dụng, Đào tạo, Truyền thông nội bộ, Quan hệ lao động).
* Phân loại không gian theo công năng: Đảm bảo phòng họp được chỉ định đúng mục đích (ví dụ: phỏng vấn cấp cao cần phòng cách âm tốt và ấm cúng; đào tạo kỹ năng cần phòng rộng có bảng trắng; họp Ban Giám đốc cần phòng trang trọng có thiết bị hội nghị trực tuyến cao cấp).

2. Thiết lập Không gian Vật lý và Mỹ thuật (Physical Setup)

* Sắp xếp layout bàn ghế linh hoạt: Thiết kế và trực tiếp bố trí bàn ghế theo nhiều sơ đồ khác nhau phù hợp với từng loại hình sự kiện nhân sự:
* *Kiểu Lớp học (Classroom Style):* Phục vụ cho các buổi đào tạo lý thuyết, định hướng nhân viên mới.
* *Kiểu Chữ U (U-Shape Style):* Phục vụ cho các buổi thảo luận nhóm, workshop tương tác của HR.
* *Kiểu Phòng họp Ban Giám đốc (Boardroom Style):* Phục vụ cho các cuộc họp đánh giá hiệu suất, họp chiến lược nhân sự cấp cao.
* *Kiểu Đối mặt (Face-to-Face):* Phục vụ cho các buổi phỏng vấn tuyển dụng 1-1 hoặc hội đồng phỏng vấn.
* Đảm bảo mỹ quan và vệ sinh: Kiểm tra và giám sát công tác vệ sinh trước giờ họp ít nhất 30 phút. Đảm bảo bàn ghế sạch sẽ, không bám bụi, rác được dọn sạch, thảm sàn sạch sẽ, và không gian có mùi thơm dễ chịu, thông thoáng.
* Trang trí và nhận diện thương hiệu: Set up backdrop, standee, hoa tươi, biển tên (nametag) cho các sự kiện đặc biệt của nhân sự như: Chào đón nhân viên mới (Onboarding Day), Vinh danh nhân viên xuất sắc, hay các buổi Đối thoại với Tổng Giám đốc (Town Hall).

3. Setup Thiết bị Kỹ thuật và Công nghệ (AV & Technical Setup)

* Kết nối hệ thống trình chiếu: Khởi động, kiểm tra đường truyền kết nối từ máy tính lên máy chiếu (Projector), màn hình LED hoặc màn hình tivi lớn. Chuẩn bị sẵn các loại cáp chuyển đổi (HDMI, Type-C, VGA) để hỗ trợ người dùng.
* Cài đặt hệ thống âm thanh & ánh sáng: Điều chỉnh độ sáng đèn phù hợp với từng hoạt động (thuyết trình cần giảm sáng, thảo luận cần sáng rõ). Kiểm tra micro không dây, loa, amply, đảm bảo không bị rè hay mất kết nối giữa chừng.
* Hỗ trợ kỹ thuật họp trực tuyến (Hybrid Meetings): Thiết lập và làm chủ các nền tảng họp trực tuyến phổ biến (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex). Thiết lập góc quay của camera họp trực tuyến để đối tác hoặc ứng viên từ xa có góc nhìn rõ nét và bao quát nhất.
* Quản lý kết nối mạng: Đảm bảo đường truyền Wi-Fi dành riêng cho khách/ứng viên luôn hoạt động ổn định và có sẵn thông tin đăng nhập đặt tại bàn họp.

4. Chuẩn bị Logistics, Tài liệu và Tiện ích đi kèm

* Chuẩn bị tài liệu & văn phòng phẩm: In ấn và sắp xếp tài liệu phỏng vấn (CV ứng viên, phiếu đánh giá cho người phỏng vấn), tài liệu đào tạo (handbook, bài test), chuẩn bị sẵn bút viết bảng, giấy note, kẹp bướm, bảng kẹp hồ sơ tại từng vị trí ngồi.
* Chuẩn bị Teabreak và thức uống: Setup nước uống đóng chai, ly thủy tinh, khăn giấy cho người tham dự. Đối với các cuộc họp kéo dài hoặc các buổi đào tạo cả ngày, chịu trách nhiệm liên hệ nhà cung cấp hoặc tự tay bày trí trà, cà phê, bánh ngọt, trái cây giữa giờ (teabreak) đúng giờ và đẹp mắt.
* Quản lý công cụ dụng cụ: Theo dõi định mức và bảo quản các tài sản trong phòng họp (bút lông, khăn lau bảng, pin micro, bộ chuyển đổi nguồn, dây cáp). Thực hiện yêu cầu mua sắm bổ sung khi sắp hết.

5. Hỗ trợ trong cuộc họp và Xử lý tình huống phát sinh

* Đón tiếp và dẫn phối: Phối hợp với Lễ tân đón tiếp ứng viên, giảng viên đào tạo hoặc các chuyên gia nhân sự bên ngoài, dẫn họ vào đúng phòng họp đã setup sẵn.
* Trực kỹ thuật thời gian thực: Thường trực hoặc có mặt ngay lập tức khi có tín hiệu hỗ trợ từ phòng họp để xử lý các sự cố đột xuất về mất mạng, lỗi slide, micro hết pin, phòng quá nóng/quá lạnh.
* Điều phối hậu cần giữa giờ: Thu dọn ly cốc đã sử dụng, bổ sung nước uống, dọn dẹp khay teabreak nhanh chóng trong giờ giải lao để đảm bảo mỹ quan cho phần tiếp theo của cuộc họp.

6. Nghiệm thu, Bảo mật thông tin và Reset phòng họp (Post-meeting)

* Bảo mật tài liệu nhân sự: Đây là nhiệm vụ cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực HR. Ngay sau khi cuộc họp kết thúc, nhân viên setup phải kiểm tra và thu gom toàn bộ tài liệu nhạy cảm bị bỏ lại (như bảng lương, đánh giá nhân sự, hồ sơ ứng viên, biên bản kỷ luật...) đem đi hủy (shred) hoặc trả lại đúng phòng chức năng. Xóa sạch thông tin nhạy cảm ghi trên bảng trắng.
* Khôi phục trạng thái ban đầu: Reset lại vị trí bàn ghế theo đúng layout chuẩn. Tắt toàn bộ thiết bị điện (máy chiếu, tivi, điều hòa, hệ thống âm thanh, đèn) để tiết kiệm năng lượng và phòng chống cháy nổ.
* Kiểm tra hư hỏng: Phát hiện các thiết bị hỏng hóc, bàn ghế bị sứt mẻ, tường bị bẩn để báo cáo bộ phận Bảo trì/IT tiến hành sửa chữa kịp thời trước khi cuộc họp tiếp theo diễn ra.

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Quan hệ phối hợp công việc:
* *Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Tuyển dụng (Recruitment Team):* Để nắm bắt lịch phỏng vấn hàng ngày, số lượng ứng viên và hội đồng phỏng vấn để setup phòng phù hợp.
* *Phối hợp với Bộ phận Đào tạo (L&D Team):* Để nhận lịch trình các khóa đào tạo, yêu cầu về công cụ giảng dạy, cách bố trí bàn ghế học viên và nhu cầu teabreak.
* *Phối hợp với Bộ phận IT:* Để bảo trì định kỳ các thiết bị công nghệ thông tin, camera, phần mềm họp trực tuyến và khắc phục các sự cố phần cứng phức tạp.
* *Phối hợp với Đội ngũ Tạp vụ/Vệ sinh:* Để duy trì tiêu chuẩn sạch sẽ cao nhất cho khu vực phòng họp.
* Tài liệu hướng dẫn áp dụng: Làm việc dựa trên Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) về Quản lý Phòng họp của Công ty, Chính sách bảo mật dữ liệu nhân sự, Quy định an toàn phòng chống cháy nổ và Quy tắc ứng xử ứng viên.

---

YÊU CẦU VÀ ĐIỀU KIỆN

1. Học vấn/Kinh nghiệm: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên

* Chuyên ngành phù hợp: Ưu tiên tốt nghiệp các chuyên ngành như Quản trị văn phòng, Quản trị Nhà hàng - Khách sạn, Hành chính học, Quản trị Nhân lực, Công nghệ thông tin hoặc các ngành dịch vụ liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm tại các vị trí tương đương như: Nhân viên Hành chính, Nhân viên Lễ tân văn phòng, Nhân viên Setup Banquet/Hội nghị tại các nhà hàng/khách sạn, hoặc Trợ lý Nhân sự.
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có tinh thần học hỏi cao, năng động và có tố chất phù hợp với ngành dịch vụ/hành chính.

2. Kỹ năng chuyên môn

* Làm chủ công nghệ và thiết bị văn phòng:
* Sử dụng thành thạo các thiết bị AV (Audio-Visual): máy chiếu, tivi thông minh, hệ thống loa, micro không dây, mixer cơ bản.
* Có khả năng xử lý nhanh các lỗi kết nối mạng (LAN, Wi-Fi), lỗi hiển thị màn hình (phân giải, tỷ lệ màn hình).
* Thành thạo phần mềm hỗ trợ:
* Sử dụng tốt các phần mềm họp trực tuyến: Zoom Cloud Meetings, Microsoft Teams, Google Meet ở vai trò Host (quản trị viên cuộc họp, chia phòng breakout room, duyệt người tham gia).
* Sử dụng cơ bản bộ công cụ văn phòng Microsoft Office (Word, Excel để làm danh sách, quản lý tài sản; Outlook để check mail và đặt lịch).
* Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: Biết cách ưu tiên công việc (prioritization) khi có nhiều cuộc họp diễn ra đồng thời. Khả năng làm việc đúng tiến độ dưới áp lực thời gian ngắn giữa các ca họp (turnaround time nhanh).
* Kỹ năng giao tiếp và dịch vụ khách hàng (Customer Service): Giao tiếp lịch sự, nhã nhặn, biết lắng nghe nhu cầu của các giảng viên, ứng viên và cấp quản lý. Có tư duy dịch vụ (service mindset) luôn muốn mang lại sự hài lòng cho người sử dụng phòng.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề (Troubleshooting): Bình tĩnh ứng phó và tìm giải pháp thay thế nhanh chóng khi xảy ra sự cố đột xuất (ví dụ: máy chiếu hỏng đột ngột thì chuyển sang dùng tivi di động hoặc đổi phòng họp dự phòng).

3. Phẩm chất cá nhân

* Cẩn thận, tỉ mỉ và chu đáo: Chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất (như sắp xếp bút viết thẳng hàng, lau sạch dấu vân tay trên bàn kính, kiểm tra xem pin micro còn đầy không, căn chỉnh góc camera phỏng vấn không bị ngược sáng).
* Ý thức bảo mật thông tin cao độ (Confidentiality): Đây là phẩm chất bắt buộc của một người làm việc trong môi trường Nhân sự. Tuyệt đối không đọc trộm, không sao chép, không bàn tán hay phát tán bất kỳ thông tin nào nghe thấy hoặc nhìn thấy trong các cuộc họp nhân sự kín (lương, thưởng, cắt giảm nhân sự, kỷ luật, bí mật kinh doanh).
* Nhanh nhẹn, tháo vát và có sức khỏe tốt: Công việc đòi hỏi di chuyển liên tục giữa các phòng họp, có lúc cần bê đỡ, di chuyển bàn ghế, thùng tài liệu, khay nước phục vụ setup nên cần sự dẻo dai và không ngại việc tay chân.
* Tác phong chuyên nghiệp, chỉn chu: Ngoại hình gọn gàng, trang phục lịch sự theo quy định (thường là đồng phục hoặc trang phục công sở lịch sự) vì là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với ứng viên bên ngoài và các lãnh đạo cấp cao.
* Tinh thần trách nhiệm và tính tự giác cao: Có khả năng tự quản lý công việc của mình mà không cần sự giám sát liên tục từ cấp trên. Luôn có mặt đúng giờ (thậm chí đi làm sớm) để đảm bảo mọi thứ sẵn sàng trước giờ làm việc.

---

QUYỀN LỢI

1. Thu nhập và Đãi ngộ

* Lương cơ bản: Mức lương cạnh tranh, dao động từ 8.000.000đ – 11.000.000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn).
* Phụ cấp: Phụ cấp ăn trưa tại công ty, phụ cấp điện thoại công việc, hỗ trợ chi phí gửi xe.
* Thưởng: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/hàng năm theo chính sách chung của công ty. Thưởng các ngày lễ lớn (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch...).

2. Chế độ Bảo hiểm và Phúc lợi xã hội

* Bảo hiểm đầy đủ: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc theo Luật Lao động Việt Nam.
* Chăm sóc sức khỏe: Gói bảo hiểm sức khỏe tai nạn 24/7 hoặc bảo hiểm sức khỏe cao cấp (sau 1 năm cống hiến). Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Nghỉ phép: Hưởng 12 ngày phép năm có hưởng lương (tăng dần theo thâm niên làm việc) và các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định pháp luật.
* Hoạt động gắn kết: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty, tham gia các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ.

3. Cơ hội Đào tạo và Phát triển sự nghiệp

* Đào tạo kỹ năng: Được đào tạo bài bản về kỹ năng dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp, kỹ năng quản lý trang thiết bị văn phòng thông minh hiện đại, các khóa học nâng cao về ứng dụng công nghệ trong quản trị văn phòng.
* Đào tạo chuyên môn HR: Cơ hội được tiếp xúc trực tiếp với môi trường Nhân sự chuyên nghiệp, được hướng dẫn và học hỏi các kiến thức cơ bản về tuyển dụng, đào tạo, truyền thông nội bộ từ các chuyên gia nhân sự trong phòng.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Với sự tích lũy kinh nghiệm tại vị trí này, bạn có cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn như:
* *Chuyên viên Hành chính Nhân sự (HR Admin Specialist)*
* *Điều phối viên Đào tạo (L&D Coordinator)*
* *Trưởng nhóm Dịch vụ Văn phòng / Quản trị Tiện ích (Facilities Supervisor/Office Manager)*

4. Môi trường làm việc

* Làm việc tại văn phòng hạng A hiện đại, năng động, chuyên nghiệp với đầy đủ trang thiết bị công nghệ tối tân.
* Văn hóa doanh nghiệp cởi mở, tôn trọng sự khác biệt, đề cao sự sáng tạo và tinh thần đồng đội.
* Sếp tâm lý, đồng nghiệp trẻ trung, sẵn sàng hỗ trợ và chia sẻ kinh nghiệm giúp nhân sự mới hòa nhập nhanh chóng.

---

TAGS

#Tuyendung #SetupPhongHop #NhanVienHanhChinh #HanhChinhNhanSu #HRLogistics #OfficeAdmin #EventSetup #TuyendungNhanSu #VieclamHanhChinh #FacilitiesStaff

---

TỪ KHOÁ TÌM KIẾM

* Tuyển dụng nhân viên setup phòng họp
* Tìm việc làm hành chính nhân sự tphcm
* Nhân viên điều phối phòng họp văn phòng
* Nhân viên hỗ trợ đào tạo L&D
* Trợ lý hành chính phòng nhân sự
* Tuyển dụng nhân viên vận hành phòng họp
* Việc làm logistics nội bộ công ty
* Nhân viên chuẩn bị sự kiện nhân sự
* HR Admin Executive tuyển dụng
* Nhân viên lễ tân phòng họp chuyên nghiệp

Share