MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ (E-COMMERCE HR & ADMIN)

---

Tổng quan

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự Thương mại Điện tử (E-commerce HR & Admin Specialist).

Trong bối cảnh ngành Thương mại điện tử (TMĐT) phát triển với tốc độ nhanh chóng và có tính cạnh tranh cao, con người chính là yếu tố cốt lõi quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Vị trí Nhân viên Hành chính Nhân sự TMĐT không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc thủ tục giấy tờ truyền thống, mà còn là người đồng hành chiến lược, giúp vận hành bộ máy nhân sự linh hoạt, tối ưu hóa hiệu suất làm việc của các phòng ban đặc thù như: Vận hành gian hàng (E-store Operations), Marketing/Livestream, Chăm sóc khách hàng (CS) và Kho vận (Logistics/Warehouse).

Người đảm nhận vị trí này sẽ chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì một môi trường làm việc năng động, sáng tạo, hiệu quả; đồng thời quản lý các thủ tục hành chính, chính sách đãi ngộ (C&B), tuyển dụng và đào tạo hội nhập nhằm đáp ứng tốc độ tăng trưởng quy mô lớn của doanh nghiệp.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Công tác Tuyển dụng và Thu hút Tài năng TMĐT (Recruitment & Talent Acquisition)

* Chủ trì và phối hợp với Trưởng các bộ phận (Marketing, Operations, Creative, Warehouse, Customer Service) để xác định nhu cầu tuyển dụng theo tuần/tháng/quý hoặc theo các chiến dịch siêu mua sắm (Mega Campaign 9.9, 10.10, 11.11, 12.12, Tết...).
* Soạn thảo và đăng tải tin tuyển dụng hấp dẫn, sáng tạo trên các kênh: Mạng xã hội (Facebook, LinkedIn, TikTok), các trang tuyển dụng uy tín (VietnamWorks, TopCV, CareerBuilder) và các hội nhóm chuyên ngành TMĐT.
* Chủ động tìm kiếm, sàng lọc hồ sơ ứng viên cho các vị trí đặc thù của ngành TMĐT như: Nhân viên vận hành sàn (Shopee/Lazada/TikTok Shop), Chuyên viên chạy quảng cáo (Ads), Thiết kế đồ họa (Designer), Livestreamer/KOL/KOC, Nhân viên tư vấn (Telesales/CS), và Nhân viên xử lý đơn hàng tại kho.
* Tổ chức thi tuyển, liên hệ hẹn lịch phỏng vấn, trực tiếp tham gia phỏng vấn vòng sơ loại để đánh giá thái độ, kỹ năng mềm và mức độ phù hợp văn hóa của ứng viên.
* Xây dựng, cập nhật và quản lý ngân hàng dữ liệu ứng viên (Talent Pool) để sẵn sàng cung ứng nhân lực nhanh chóng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc thay đổi nhân sự đột xuất.

2. Quản lý Thủ tục Tiếp nhận và Hội nhập Nhân viên mới (Onboarding & Orientation)

* Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị làm việc (máy tính, email, tài khoản hệ thống nội bộ, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên) trước khi nhân sự mới nhận việc.
* Trực tiếp hướng dẫn nhân viên mới hoàn thiện hồ sơ nhận việc, ký kết Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) – một yếu tố cực kỳ quan trọng trong ngành TMĐT nhằm bảo vệ dữ liệu khách hàng và bí mật kinh doanh.
* Tổ chức chương trình đào tạo hội nhập (Orientation Training): Giới thiệu về lịch sử công ty, văn hóa doanh nghiệp, nội quy lao động, sơ đồ tổ chức và các quy định an toàn thông tin.
* Theo dõi, hỗ trợ nhân viên mới trong quá trình thử việc (thường là 1 - 2 tháng); phối hợp với Quản lý trực tiếp để đánh giá kết quả thử việc và làm thủ tục ký hợp đồng lao động chính thức.

3. Công tác Chấm công, Tính lương và Chế độ đãi ngộ (C&B - Compensation & Benefits)

* Thực hiện chấm công hàng ngày, tổng hợp bảng công cuối tháng thông qua máy chấm công vân tay/khuôn mặt hoặc ứng dụng chấm công trực tuyến.
* Quản lý và giải quyết các chế độ nghỉ phép năm, nghỉ ốm, thai sản, tăng ca (OT) của nhân viên, đặc biệt là việc phân ca kíp linh hoạt cho bộ phận Trực chat (CS) 24/7 và bộ phận Kho vận.
* Tính toán lương, thưởng doanh số (Commission/Bonus) cho đội ngũ Sales/Telesales, thưởng theo hiệu suất chiến dịch (KPI Campaign) cho đội ngũ Marketing/Operations, và lương tăng ca dịp lễ Tết cho nhân viên kho.
* Thực hiện các thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội (BHXH, BHYT, BHTN), khai trình lao động, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản cho người lao động theo đúng quy định của Luật Lao động hiện hành.
* Quyết toán Thuế thu nhập cá nhân (TNCN), đăng ký mã số thuế cá nhân và người phụ thuộc cho nhân viên.

4. Quản trị Hành chính và Quản lý Tài sản Văn phòng (Office Administration & Asset Management)

* Quản lý, mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động làm việc hàng ngày của khối văn phòng và các phòng livestream chuyên dụng.
* Quản lý tài sản cố định của công ty (máy tính, bàn ghế, thiết bị livestream, hệ thống đèn chiếu sáng, máy in đơn hàng, thiết bị kiểm kho): Lập danh mục theo dõi, bàn giao, thu hồi, bảo dưỡng định kỳ và sửa chữa khi có sự cố.
* Giám sát và duy trì vệ sinh văn phòng, an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy; làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ (tòa nhà, internet, điện nước, chuyển phát nhanh, dọn dẹp vệ sinh).
* Thực hiện công tác văn thư lưu trữ: Tiếp nhận, phân loại và chuyển phát thư từ, công văn đi/đến; lưu trữ hồ sơ nhân sự (bản cứng và bản mềm) một cách khoa học, bảo mật.

5. Xây dựng Văn hóa Doanh nghiệp và Truyền thông Nội bộ (Internal Communications & Engagement)

* Lên ý tưởng, lập kế hoạch và trực tiếp tổ chức các sự kiện nội bộ định kỳ: Sinh nhật tháng, Happy Friday, Teambuilding, Year End Party, Ngày hội gia đình và các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Noel).
* Xây dựng và phát triển các kênh truyền thông nội bộ (Group Facebook, Zalo, Slack, Bản tin nội bộ) nhằm truyền tải nhanh chóng các thông báo, quyết định từ Ban Giám đốc đến toàn thể nhân viên.
* Lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của người lao động; giải quyết các xung đột nội bộ một cách thấu đáo, xây dựng môi trường làm việc đoàn kết, hòa đồng và giàu năng lượng tích cực.

6. Quản lý Hiệu suất và Đào tạo Phát triển (Performance Management & L&D)

* Hỗ trợ Ban Giám đốc và các Trưởng bộ phận thiết lập, theo dõi và đánh giá chỉ tiêu KPI/OKR hàng tháng, hàng quý của nhân viên.
* Phối hợp tổ chức các buổi đánh giá hiệu suất định kỳ, ghi nhận đóng góp và lập danh sách nhân sự xuất sắc để đề xuất thăng tiến hoặc khen thưởng.
* Lập kế hoạch và điều phối các khóa đào tạo kỹ năng chuyên môn nội bộ hoặc thuê ngoài (Kỹ năng bán hàng, Kỹ năng tư vấn khách hàng, Cập nhật thuật toán sàn TMĐT, Kỹ năng quản lý thời gian).

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Manager) hoặc Giám đốc Vận hành Thương mại Điện tử (E-commerce Operations Director) tùy theo cấu trúc sơ đồ tổ chức của công ty.
* Báo cáo định kỳ:
* *Báo cáo tuần/tháng:* Tiến độ tuyển dụng, chi phí tuyển dụng, biến động nhân sự (tỷ lệ nghỉ việc, nhận việc), dữ liệu chấm công.
* *Báo cáo quý/năm:* Báo cáo ngân sách hành chính, đánh giá hiệu quả nguồn tuyển dụng, kế hoạch đào tạo và ngân sách các hoạt động gắn kết nhân viên.
* Hướng dẫn & Phối hợp:
* Chủ trì hướng dẫn quy trình làm việc, nội quy cho toàn bộ nhân viên mới trong giai đoạn thử việc.
* Phối hợp chặt chẽ với Trưởng bộ phận Kho vận để điều phối nhân sự thời vụ (part-time) trong các đợt Siêu Sale lớn của sàn TMĐT.
* Hợp tác với bộ phận Tài chính - Kế toán trong việc đối chiếu bảng lương, chi phí hành chính, quyết toán thuế TNCN và các chi phí phúc lợi khác.

---

Yêu cầu tuyển dụng

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Hành chính văn phòng, Luật, Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Hành chính Nhân sự tổng hợp (HR Generalist) hoặc Nhân viên Hành chính / Nhân viên Tuyển dụng.
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực: Thương mại điện tử (E-commerce), Bán lẻ (Retail), Công nghệ (Tech), Logistics/Chuỗi cung ứng, hoặc các Agency quảng cáo.
* Hiểu biết pháp luật: Nắm vững Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quan hệ lao động tại Việt Nam.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Tuyển dụng xuất sắc: Có khả năng viết JD (Mô tả công việc) sáng tạo, bắt trend; biết cách khai thác các kênh tuyển dụng miễn phí và trả phí hiệu quả; kỹ năng phỏng vấn và đánh giá hành vi ứng viên tốt.
* Sử dụng thành thạo Tin học văn phòng: Đặc biệt là MS Excel ở mức độ nâng cao (thành thạo các hàm Vlookup, Hlookup, Sumifs, Pivot Table, IF...) để xử lý dữ liệu chấm công, tính lương và làm báo cáo nhân sự phức tạp.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp công việc khoa học, quản lý nhiều đầu việc cùng lúc (multitasking) mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao trong môi trường TMĐT có tốc độ thay đổi nhanh chóng.
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Khéo léo trong xử lý tình huống, giải quyết xung đột nội bộ, đàm phán lương và thuyết phục ứng viên.
* Kỹ năng làm việc nhóm và làm việc độc lập: Có tinh thần tự giác cao, chủ động giải quyết vấn đề được giao mà không cần giám sát liên tục.
* Ngoại ngữ (Điểm cộng): Tiếng Anh giao tiếp tốt (đọc hiểu tài liệu, viết email, làm việc với quản lý người nước ngoài nếu có) là một lợi thế lớn.

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực: Đây là yêu cầu bắt buộc vì vị trí này trực tiếp quản lý hồ sơ nhân viên, tính toán lương thưởng và bảo mật thông tin kinh doanh nhạy cảm.
* Năng động, nhiệt huyết và sáng tạo: Có tư duy đổi mới, thích tạo ra các hoạt động gắn kết mới mẻ để duy trì năng lượng tích cực cho tập thể.
* Khả năng chịu áp lực tốt (Resilience): Có tinh thần thép để đối mặt với áp lực tuyển dụng số lượng lớn trong thời gian ngắn hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh ngoài giờ làm việc trong các chiến dịch Mega Sale của sàn TMĐT.
* Tư duy hướng đến dịch vụ (Service Mindset): Luôn sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp thắc mắc của nhân viên với thái độ hòa nhã, lịch sự và tôn trọng.
* Khả năng thích ứng nhanh (Adaptability): Sẵn sàng học hỏi các công cụ công nghệ mới, phần mềm quản lý nhân sự mới và thích nghi với sự thay đổi liên tục của mô hình kinh doanh TMĐT.

---

Quyền lợi

* Mức lương hấp dẫn: Lương cứng từ 10.000.000 – 15.000.000 VNĐ/tháng (thỏa thuận theo năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn).
* Chế độ thưởng đa dạng:
* Lương tháng 13 cố định.
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý.
* Thưởng nóng theo hiệu quả doanh thu của các chiến dịch Siêu mua sắm (Mega Campaign) của công ty.
* Thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch...).
* Chế độ Phúc lợi đầy đủ:
* Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi ký Hợp đồng lao động chính thức.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Gói bảo hiểm sức khỏe tự nguyện (PVI/Bảo Việt) dành cho nhân sự xuất sắc hoặc gắn bó lâu năm.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động (độ tuổi trung bình từ 22 - 30 tuổi), sếp tâm lý, đồng nghiệp thân thiện và hỗ trợ nhiệt tình.
* Không gian văn phòng hiện đại, đầy đủ tiện ích (khu vực pantry trà, cafe, bánh ngọt miễn phí hàng ngày).
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị nhân sự hiện đại, C&B nâng cao, Luật Lao động do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Nhân viên hành chính nhân sự -> Trưởng nhóm (HR Team Leader) -> Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Manager) trong vòng 2 - 3 năm dựa trên hiệu suất công việc.
* Ưu đãi mua sắm: Được mua các sản phẩm do công ty kinh doanh trên các sàn TMĐT với mức giá chiết khấu nội bộ siêu ưu đãi dành riêng cho nhân viên.

---

Tags:

#HanhChinhNhanSu #ECommerceHR #TuyenDungThuongMaiDienTu #CAndB #AdminEcommerce #NhanSuTMDT #TuyendungLivestreamer #HRGeneralist #TuyenDungNhanSuVậnHành

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Tuyển dụng hành chính nhân sự thương mại điện tử
* Việc làm HR Admin E-commerce
* Chuyên viên nhân sự TMĐT Hà Nội / TP.HCM
* Tuyển dụng nhân viên C&B mảng bán lẻ trực tuyến
* HR Generalist ngành bán lẻ thương mại điện tử
* Tìm việc hành chính nhân sự kho vận TMĐT
* Tuyển dụng tuyển dụng nhân viên livestream shopee tiktok
* Hành chính nhân sự công ty công nghệ TMĐT

Share