MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÀ CỬA LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Nhà cửa lĩnh vực Nhân sự (HR & Facilities/Housing Administrative Officer). Đây là một vị trí mang tính kết nối cao, đóng vai trò nền tảng trong việc xây dựng và duy trì môi trường sống, làm việc lý tưởng cho cán bộ nhân viên (CBNV) cũng như các chuyên gia nước ngoài đang cống hiến tại công ty.

Trong một doanh nghiệp có quy mô lớn, việc chăm lo đời sống hậu cần, nhà ở, ký túc xá và cơ sở vật chất văn phòng không đơn thuần là công việc sự vụ lẻ tẻ, mà đó là một phần cốt lõi trong chiến lược quản trị trải nghiệm nhân viên (Employee Experience). Người đảm nhận vị trí này sẽ chịu trách nhiệm toàn diện từ việc quản lý hệ thống nhà ở, căn hộ dịch vụ, ký túc xá của công ty, cho đến việc điều phối các dịch vụ hành chính tiện ích, kiểm soát tài sản văn phòng và hỗ trợ các thủ tục nhân sự liên quan đến phúc lợi cư trú.

Chúng tôi kỳ vọng bạn sẽ là "quản gia tận tụy" của doanh nghiệp – người đảm bảo mỗi ngày làm việc và sinh hoạt của nhân viên đều diễn ra suôn sẻ, an toàn và tiện nghi nhất. Qua đó, bạn trực tiếp góp phần gia tăng chỉ số hài lòng của nhân sự, giảm tỷ lệ nghỉ việc và củng cố uy tín thương hiệu tuyển dụng của tổ chức.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, vận hành và duy tu hệ thống nhà ở, ký túc xá (KTX) nhân viên

* Điều phối lưu trú: Tiếp nhận yêu cầu, sắp xếp và phân bổ phòng ở cho cán bộ nhân viên, chuyên gia nước ngoài, thực tập sinh theo đúng cấp bậc, tiêu chuẩn và quy chế phúc lợi của công ty.
* Quản lý quy trình Check-in/Check-out: Thực hiện thủ tục bàn giao nhà, phòng ở, trang thiết bị đi kèm khi nhân viên nhận phòng và thu hồi, kiểm kê tài sản khi nhân viên trả phòng hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.
* Xây dựng nội quy nội bộ: Thiết lập, cập nhật và phổ biến nội quy sinh hoạt tại nhà chung/KTX. Giám sát việc thực hiện nề nếp sinh hoạt, giữ gìn vệ sinh chung và xử lý nghiêm các trường hợp vi phạm kỷ luật tập thể.
* Bảo trì và sửa chữa: Định kỳ kiểm tra hiện trạng phòng ốc, hệ thống điện nước, internet, điều hòa, đồ gia dụng. Tiếp nhận thông báo sự cố từ nhân viên cư trú, chủ động liên hệ bộ phận kỹ thuật nội bộ hoặc nhà thầu bên ngoài để khắc phục kịp thời, đảm bảo đời sống sinh hoạt không bị gián đoạn.
* Mua sắm trang thiết bị: Lên kế hoạch mua sắm mới, thay thế các vật dụng gia đình, nhu yếu phẩm phục vụ cho đời sống của nhân viên tại các khu nhà ở trong phạm vi ngân sách được duyệt.

2. Quản lý cơ sở vật chất và công tác hành chính văn phòng

* Kiểm kê tài sản (Asset Management): Thiết lập danh mục, dán nhãn mã tài sản và theo dõi toàn bộ trang thiết bị văn phòng, công cụ dụng cụ (bàn ghế, máy in, máy chiếu, văn phòng phẩm...). Tổ chức kiểm kê định kỳ hàng quý/hàng năm để xác định hao mòn, thất thoát.
* Quản lý nhà cung cấp dịch vụ: Giám sát hiệu quả công việc của các nhà thầu phụ trách dịch vụ dọn dẹp vệ sinh, bảo vệ, cây cảnh, thu gom rác thải, xử lý côn trùng... tại khu vực văn phòng và nhà chung.
* Cung ứng văn phòng phẩm & Nhu yếu phẩm: Tiếp nhận nhu cầu, lập dự toán mua sắm định kỳ văn phòng phẩm, nước uống, trà, cà phê, giấy vệ sinh và các công cụ làm việc thiết yếu cho các phòng ban, đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu hụt.

3. Thực hiện các thủ tục pháp lý, hành chính liên quan đến nhân sự và lưu trú

* Khai báo tạm trú: Phối hợp chặt chẽ với cơ quan chức năng địa phương (Công an phường/xã) để thực hiện thủ tục khai báo tạm trú, tạm vắng cho nhân viên Việt Nam và đặc biệt là đăng ký tạm trú cho người nước ngoài (chuyên gia, lao động ngoại quốc) theo đúng quy định pháp luật.
* Hỗ trợ thủ tục Visa/Work Permit: Phối hợp cùng bộ phận Pháp chế hoặc Trưởng nhóm Nhân sự chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ chứng minh chỗ ở để làm Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card) cho người lao động nước ngoài.
* Quản lý hợp đồng thuê nhà: Tham gia đàm phán, soạn thảo, ký kết và theo dõi thời hạn các hợp đồng thuê nhà, thuê căn hộ, KTX của bên thứ ba. Nhắc nhở gia hạn hoặc thanh lý hợp đồng đúng hạn để tránh các rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh.

4. Quản lý ngân sách hành chính và thanh quyết toán chi phí

* Kiểm soát chi phí vận hành: Tiếp nhận, kiểm tra tính xác thực và đối chiếu các hóa đơn dịch vụ hàng tháng như: tiền điện, nước, internet, truyền hình cáp, phí quản lý chung cư, tiền thuê nhà... của toàn bộ hệ thống nhà ở và văn phòng.
* Tạm ứng và thanh quyết toán: Lập hồ sơ đề xuất thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng gửi bộ phận Kế toán dòng tiền theo đúng quy trình tài chính của công ty. Đảm bảo thanh toán đúng hạn cho các chủ nhà và nhà cung cấp dịch vụ để duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp.
* Tối ưu hóa ngân sách: Phân tích dữ liệu tiêu dùng hàng tháng (đặc biệt là điện, nước, điện thoại) tại các khu nhà ở để đưa ra các giải pháp tiết kiệm năng lượng, tối ưu hóa chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

5. Đảm bảo An toàn, An ninh và Phòng cháy chữa cháy (PCCC)

* Thiết lập hệ thống an toàn: Phối hợp với bộ phận Bảo hộ lao động (EHS) kiểm tra định kỳ hệ thống báo cháy, bình chữa cháy, lối thoát nạn tại khu vực văn phòng và các nhà chung của công ty.
* Tập huấn an toàn: Tổ chức hoặc tham gia điều phối các buổi diễn tập PCCC, hướng dẫn kỹ năng thoát hiểm, kỹ năng sơ cứu cơ bản cho nhân viên cư trú tại KTX/nhà chung.
* Xử lý sự cố khẩn cấp: Là đầu mối tiếp nhận và trực tiếp xử lý các tình huống khẩn cấp xảy ra ngoài giờ làm việc liên quan đến an ninh trật tự, mất trộm, tai nạn, đau ốm đột xuất của nhân viên tại khu vực nhà ở tập thể.

6. Hỗ trợ các hoạt động gắn kết nhân sự (Internal Engagement)

* Chào đón nhân sự mới (Onboarding): Phối hợp cùng bộ phận Tuyển dụng chuẩn bị chu đáo phòng ở, bộ đồ dùng cá nhân cơ bản (chăn, ga, gối, đệm, đồ dùng vệ sinh) cho nhân viên mới trước khi họ nhận việc, tạo ấn tượng ban đầu ấm áp và chuyên nghiệp.
* Tổ chức sự kiện nội bộ: Hỗ trợ Ban Nhân sự tổ chức các hoạt động tập thể tại khu nhà ở/văn phòng như: tiệc tất niên, trung thu, sinh nhật tháng cho nhân viên cư trú, các giải thể thao nội bộ... nhằm gắn kết tình đoàn kết giữa các thành viên.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính (Admin Manager) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) tùy theo mô hình tái cơ cấu của doanh nghiệp tại từng thời kỳ.
* Báo cáo định kỳ & Đột xuất:
* *Báo cáo tuần/tháng:* Cập nhật danh sách nhân sự lưu trú, tỷ lệ lấp đầy phòng tại KTX, bảng tổng hợp chi phí vận hành hành chính (điện, nước, sửa chữa), báo cáo kiểm kê tài sản hư hỏng phát sinh.
* *Báo cáo đột xuất:* Báo cáo ngay khi phát sinh sự cố nghiêm trọng (hỏa hoạn, mất an ninh trật tự, tranh chấp lớn giữa các nhân sự tại nhà chung, hoặc các đợt kiểm tra đột xuất từ cơ quan nhà nước).
* Hướng dẫn & Giám sát đối tác: Trực tiếp hướng dẫn, phân công công việc và kiểm tra hiệu quả hoạt động của các nhân viên tạp vụ, nhân viên bảo vệ, đội ngũ kỹ thuật tòa nhà và các đơn vị nhà thầu cung cấp dịch vụ sửa chữa, vệ sinh tại các cơ sở lưu trú của công ty.
* Hướng dẫn nhân viên: Đóng vai trò là người điều phối hướng dẫn, giải đáp mọi thắc mắc và hướng dẫn chi tiết cho nhân viên mới về các quy trình, quyền lợi phúc lợi liên quan đến nhà ở và các dịch vụ hành chính đi kèm.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên thuộc các chuyên ngành Quản trị hành chính, Quản trị nhân sự, Quản trị khách sạn, Quản trị văn phòng, Ngoại ngữ, Luật, hoặc các ngành nghề liên quan khác có tính chất tương đương.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 01 đến 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Nhân viên Hành chính, Nhân viên Quản lý Ký túc xá/Nhà chung, Lễ tân khách sạn/căn hộ dịch vụ, hoặc Nhân viên Hành chính Nhân sự tổng hợp.
* Ưu tiên những ứng viên từng làm việc trong các doanh nghiệp sản xuất có hệ thống KTX lớn cho công nhân, hoặc các tập đoàn đa quốc gia có lượng chuyên gia nước ngoài lưu trú đông đảo.
* Chấp nhận ứng viên tốt nghiệp trình độ Trung cấp nhưng có thái độ làm việc xuất sắc, chịu khó và có kinh nghiệm thực tế dày dặn trong việc xử lý các vấn đề kỹ thuật dân dụng, quản lý phòng ốc.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng quản lý tài sản và kho bãi: Biết cách thiết lập hệ thống theo dõi sổ sách, dán nhãn quản lý công cụ dụng cụ khoa học, chính xác; thành thạo kỹ năng kiểm kê vật tư định kỳ.
* Kỹ năng xử lý tình huống và giải quyết vấn đề (Problem-solving): Khả năng phản ứng nhanh nhạy, khéo léo trước các sự cố phát sinh như mất điện nước đột ngột, hỏng hóc thiết bị, hoặc các mâu thuẫn sinh hoạt phát sinh giữa các nhân viên trong nhà chung.
* Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục: Khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng, dễ hiểu khi phổ biến quy chế, nội quy. Biết cách lắng nghe ý kiến đóng góp của nhân viên và khéo léo hòa giải các xung đột lợi ích phát sinh trong đời sống tập thể.
* Kỹ năng tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo bộ công cụ Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) để làm báo cáo chi phí, quản lý danh sách phòng ở, soạn thảo các thông báo nội bộ và xây dựng các biểu mẫu hành chính.
* Khả năng ngoại ngữ (Điểm cộng lớn): Có khả năng giao tiếp cơ bản bằng tiếng Anh (hoặc tiếng Trung/Hàn/Nhật tùy thuộc vào quốc tịch của các chuyên gia tại công ty) là một lợi thế cực kỳ lớn để hỗ trợ và tương tác trực tiếp với các nhân sự nước ngoài.
* Kiến thức pháp lý cơ bản: Hiểu rõ quy trình đăng ký tạm trú, tạm vắng cho người Việt Nam và người nước ngoài; hiểu các điều khoản cơ bản trong hợp đồng thuê nhà dân sự để bảo vệ quyền lợi cho công ty.

---

Phẩm chất cá nhân:

* Tận tụy, chu đáo và hướng đến dịch vụ (Customer-centric): Luôn đặt sự hài lòng, an toàn và tiện nghi của nhân viên lên hàng đầu. Sẵn sàng lắng nghe và hỗ trợ nhân sự với thái độ niềm nở, tích cực và lịch sự.
* Cẩn thận, tỉ mỉ và ngăn nắp: Đây là phẩm chất bắt buộc khi phải quản lý hàng trăm danh mục tài sản, thiết bị và các hóa đơn chứng từ tài chính phức tạp mỗi tháng. Sai sót nhỏ trong số liệu có thể dẫn đến thất thoát ngân sách lớn của doanh nghiệp.
* Trung thực và có đạo đức nghề nghiệp cao: Thể hiện rõ nét trong việc quản lý chi phí mua sắm, làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ, đảm bảo tính minh bạch, khách quan, tuyệt đối không trục lợi cá nhân.
* Tinh thần trách nhiệm cao và chịu áp lực tốt: Sẵn sàng nhận cuộc gọi hỗ trợ khẩn cấp từ nhân viên cư trú ngoài giờ hành chính hoặc trong những ngày nghỉ (khi xảy ra các sự cố kỹ thuật nhà đất nghiêm trọng hoặc tai nạn đột xuất).
* Sức khỏe tốt, năng động và không ngại di chuyển: Vị trí này đòi hỏi người làm việc phải thường xuyên đi lại giữa văn phòng công ty và các địa điểm nhà chung, KTX để kiểm tra, giám sát trực tiếp hiện trạng cơ sở vật chất.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh & Hấp dẫn:
* Mức lương cứng hàng tháng xứng đáng với năng lực và kinh nghiệm (trao đổi trực tiếp trong buổi phỏng vấn).
* Phụ cấp điện thoại, phụ cấp xăng xe/phương tiện di chuyển khi đi kiểm tra các cơ sở nhà ở bên ngoài.
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/hàng quý dựa trên chỉ số hài lòng của nhân viên về dịch vụ hành chính và quản lý nhà ở.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Tháng lương thứ 13, thưởng các ngày lễ lớn trong năm (Tết Dương lịch, 30/4 - 1/5, Quốc khánh 2/9, Trung thu...), thưởng hiệu quả kinh doanh cuối năm của doanh nghiệp.
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tư nhân) tùy theo thâm niên đóng góp.
* Môi trường làm việc và Cơ hội phát triển:
* Môi trường làm việc năng động, thân thiện, tôn trọng sự khác biệt và đề cao tinh thần đồng đội.
* Cơ hội học hỏi toàn diện về các mảng chuyên sâu của Nhân sự như: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp, Quan hệ lao động (Employee Relations), Quản lý phúc lợi (C&B).
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng mềm (giao tiếp, giải quyết xung đột, đàm phán hợp đồng) và chuyên môn nghiệp vụ quản trị hành chính do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Chính sách phúc lợi nội bộ phong phú:
* Hỗ trợ cơm trưa tại bếp ăn tập thể của công ty hoặc phụ cấp tiền ăn trưa hàng tháng.
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng toàn thể cán bộ nhân viên công ty.
* Quà tặng ý nghĩa vào các dịp đặc biệt: Sinh nhật cá nhân, kết hôn, thai sản, quốc tế phụ nữ...

---

Tags

`#HànhChínhNhânSự` `#QuảnLýNhàỞ` `#QuảnLýKýTúcXá` `#HànhChínhHậuCần` `#HRAdmin` `#FacilitiesManagement` `#QuảnLýTàiSản` `#DịchVụKháchHàng`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự, Nhân viên quản lý ký túc xá, Nhân viên hành chính nhà chung, HR Admin chuyên mảng cơ sở vật chất, Tuyển dụng quản lý căn hộ dịch vụ công ty, Việc làm hành chính nhân sự trung cấp, Nhân viên quản lý tài sản văn phòng, Quản lý hậu cần nhân sự, Trợ lý hành chính đời sống nhân viên, HR Facilities Officer.

Share