Mô tả công việc: Nhân viên hành chính đa ngôn ngữ lĩnh vực nhân sự (Multilingual HR Administrative Officer)

Mô tả công việc: Nhân viên hành chính đa ngôn ngữ lĩnh vực nhân sự (Multilingual HR Administrative Officer)

Tổng quan :

Trong bối cảnh toàn cầu hóa mạnh mẽ và sự mở rộng không ngừng của doanh nghiệp chúng tôi tại thị trường quốc tế, việc xây dựng một môi trường làm việc đa văn hóa kết nối, chuyên nghiệp và tuân thủ pháp lý là ưu tiên hàng đầu. Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính đa ngôn ngữ lĩnh vực nhân sự.

Đây không chỉ là một vị trí hành chính đơn thuần, mà là cầu nối ngôn ngữ và văn hóa chiến lược, đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành bộ máy nhân sự đa quốc gia. Nhân sự ở vị trí này sẽ chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các thủ tục hành chính nhân sự, hỗ trợ chế độ chính sách cho nhân viên bản địa và người nước ngoài (Expatriates), đồng thời đảm bảo dòng chảy thông tin thông suốt giữa Trụ sở chính toàn cầu và chi nhánh tại Việt Nam. Bạn sẽ là người đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp của công ty đối với các đối tác, cơ quan ban ngành nhà nước và đội ngũ nhân sự quốc tế.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý Hồ sơ & Thủ tục Hành chính Nhân sự Đa quốc gia (40% thời lượng công việc)

* Quản lý dữ liệu nhân sự: Thiết lập, cập nhật và lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhân sự (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống HRIS toàn cầu như Workday, BambooHR hoặc SAP SuccessFactors) bằng cả tiếng Việt và các ngoại ngữ chỉ định (Tiếng Anh/Tiếng Trung/Tiếng Nhật/Tiếng Hàn).
* Soạn thảo văn bản, hợp đồng: Biên soạn, dịch thuật và quản lý các loại hợp đồng lao động, thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA), thư mời nhận việc (Offer Letter), quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, kỷ luật và chấm dứt hợp đồng lao động theo đúng quy định của Luật Lao động Việt Nam và tiêu chuẩn của Tập đoàn.
* Biên phiên dịch chuyên ngành Nhân sự:
* Biên dịch các chính sách, nội quy lao động, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), tài liệu đào tạo nội bộ và thông điệp từ Ban lãnh đạo tập đoàn sang ngôn ngữ bản địa và ngược lại.
* Phiên dịch trực tiếp trong các cuộc họp nhân sự, các buổi đánh giá hiệu suất (Performance Review), giải quyết tranh chấp lao động hoặc các buổi phỏng vấn tuyển dụng trực tiếp với quản lý người nước ngoài.
* Thực hiện các thủ tục bảo hiểm: Phối hợp cùng bộ phận C&B để kê khai, giải quyết các chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên Việt Nam và các gói bảo hiểm sức khỏe quốc tế (Premium Health Insurance) cho nhân sự cấp cao và người nước ngoài.

2. Quản lý Người nước ngoài & Pháp lý Di trú (Global Mobility) (25% thời lượng công việc)

* Thủ tục xuất nhập cảnh và lưu trú: Chủ trì thực hiện toàn bộ quy trình xin Công văn nhập cảnh, Cấp mới/Gia hạn Thị thực (Visa), Giấy phép lao động (Work Permit), và Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card - TRC) cho các chuyên gia, quản lý người nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
* Hỗ trợ tái định cư (Relocation Support):
* Hỗ trợ tìm kiếm nhà ở, trường học cho con em của chuyên gia nước ngoài, điều phối dịch vụ vận chuyển đồ đạc quốc tế.
* Hướng dẫn và hỗ trợ mua sắm các nhu yếu phẩm ban đầu, đăng ký các dịch vụ thiết yếu (Internet, ngân hàng, bằng lái xe quốc tế) giúp nhân sự nước ngoài nhanh chóng hòa nhập với cuộc sống tại Việt Nam.
* Khai báo tạm trú: Thực hiện thủ tục khai báo tạm trú cho người nước ngoài với cơ quan Công an địa phương theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
* Quyết toán thuế cho người nước ngoài: Hỗ trợ thu thập chứng từ, phối hợp với bộ phận Tài chính - Kế toán hoặc đơn vị tư vấn thuế bên ngoài để thực hiện đăng ký mã số thuế cá nhân, giảm trừ gia cảnh và quyết toán Thuế thu nhập cá nhân (PIT) cho người nước ngoài.

3. Tuyển dụng & Onboarding Đa quốc gia (15% thời lượng công việc)

* Hỗ trợ tìm kiếm nhân tài quốc tế: Đăng tuyển các vị trí công việc lên các kênh tuyển dụng đa quốc gia (LinkedIn, JobStreet, Robert Walters, các hội nhóm cộng đồng người nước ngoài tại Việt Nam).
* Sàng lọc hồ sơ: Đánh giá sơ bộ CV bằng ngoại ngữ, thực hiện các cuộc gọi phỏng vấn sơ loại (Screening Call) để đánh giá năng lực ngôn ngữ và sự phù hợp về văn hóa của ứng viên.
* Điều phối lịch phỏng vấn: Sắp xếp lịch phỏng vấn giữa ứng viên và các trưởng bộ phận người nước ngoài, chuẩn bị phòng họp trực tiếp hoặc thiết lập các công cụ phỏng vấn trực tuyến (MS Teams, Zoom, Webex).
* Chương trình Hội nhập (Onboarding): Tổ chức và trực tiếp thực hiện chương trình định hướng cho nhân viên mới (bằng tiếng Việt hoặc ngoại ngữ), giới thiệu về lịch sử công ty, văn hóa doanh nghiệp, các quy định phúc lợi và hệ thống vận hành nội bộ.

4. Truyền thông Nội bộ & Gắn kết Đa văn hóa (10% thời lượng công việc)

* Xây dựng bản tin nội bộ: Biên soạn và phát hành các bản tin tuần/tháng bằng đa ngôn ngữ nhằm cập nhật thông tin kinh doanh, các chính sách mới và các hoạt động nội bộ của công ty.
* Tổ chức sự kiện: Tham gia lên ý tưởng và triển khai các hoạt động gắn kết nhân viên (Team building), tiệc cuối năm (Year-End Party), các ngày lễ đặc biệt của Việt Nam và các quốc gia có liên quan (Tết Nguyên Đán, Trung Thu, Giáng Sinh, Lễ Tạ Ơn, v.v.).
* Cầu nối văn hóa: Lắng nghe và giải quyết các thắc mắc, xung đột văn hóa phát sinh giữa nhân viên Việt Nam và nhân sự nước ngoài, thúc đẩy một môi trường làm việc tôn trọng sự đa dạng và hòa nhập (Diversity & Inclusion).

5. Vận hành Văn phòng & Quan hệ Đối ngoại (10% thời lượng công việc)

* Quản lý chi phí hành chính: Lập ngân sách và theo dõi các chi phí hành chính liên quan đến nhân sự (chi phí làm visa, giấy phép lao động, chi phí dịch thuật, văn phòng phẩm, v.v.).
* Tiếp đón khách quý: Tiếp đón các đoàn thanh tra, kiểm tra từ cơ quan nhà nước (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Bảo hiểm xã hội) và các đối tác, khách hàng quốc tế đến làm việc tại văn phòng.
* Quản lý nhà cung cấp: Đàm phán hợp đồng, giám sát chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp liên quan đến hành chính nhân sự (đơn vị chuyển phát nhanh, phòng dịch thuật công chứng, đại lý vé máy bay, dịch vụ đặt phòng khách sạn).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Direct Report): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự khu vực (Regional HR Director) người nước ngoài.
* Tuyến báo cáo gián tiếp (Matrix Report): Báo cáo chức năng cho Giám đốc Hành chính (Admin Manager) hoặc Tổng Giám đốc Chi nhánh (General Director) khi có yêu cầu đột xuất.
* Phạm vi phối hợp:
* Nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Tài chính - Kế toán (đối chiếu lương, thuế, bảo hiểm), Bộ phận Pháp chế (kiểm tra tính pháp lý của hợp đồng) và các Trưởng bộ phận sản xuất/kinh doanh (hiểu nhu cầu nhân sự của từng phòng ban).
* Bên ngoài: Làm việc trực tiếp với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, các đại sứ quán/lãnh sự quán, các đơn vị cung ứng dịch vụ nhân sự và pháp lý di trú.
* Trách nhiệm hướng dẫn (Guidance/Mentorship): Hướng dẫn công việc cho các thực tập sinh Nhân sự (HR Interns) hoặc các nhân viên hành chính mới gia nhập đội ngũ.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Ngoại ngữ (Tiếng Anh/Tiếng Trung/Tiếng Nhật/Tiếng Hàn), Luật, Quan hệ quốc tế, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành học có liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Hành chính Nhân sự, HR Generalist, hoặc Pháp lý Di trú trong các công ty đa quốc gia, tập đoàn FDI lớn hoặc các văn phòng đại diện nước ngoài.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm thực tế trong việc thực hiện các thủ tục xin Giấy phép lao động (Work Permit) và Thẻ tạm trú (TRC) cho người nước ngoài tại Việt Nam.
* Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS) toàn cầu là một lợi thế lớn.

Kỹ năng chuyên môn:

* Năng lực ngôn ngữ xuất sắc:
* Ngoại ngữ 1 (Bắt buộc): Thành thạo Tiếng Anh (tương đương IELTS 7.0 / TOEFL iBT 90 / TOEIC 850 trở lên), có khả năng viết email thương mại, dịch thuật tài liệu pháp lý và giao tiếp trôi chảy với các quản lý cấp cao.
* Ngoại ngữ 2 (Ưu thế): Sử dụng tốt một trong các ngôn ngữ sau: Tiếng Trung (HSK 5 trở lên), Tiếng Nhật (N2 trở lên) hoặc Tiếng Hàn (TOPIK 5 trở lên). Có khả năng biên phiên dịch trực tiếp tại các cuộc họp.
* Kiến thức pháp lý vững vàng:
* Nắm rõ Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành, các quy định về Bảo hiểm xã hội, Thuế thu nhập cá nhân áp dụng cho cả người lao động Việt Nam và người lao động nước ngoài.
* Hiểu biết sâu sắc về Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.
* Kỹ năng Tin học văn phòng: Thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel để xử lý dữ liệu nhân sự, hàm tính toán nâng cao; PowerPoint để thiết kế slide đào tạo/báo cáo; Word để soạn thảo văn bản quy chuẩn).
* Kỹ năng biên phiên dịch: Khả năng chuyển ngữ mượt mà, chính xác, giữ đúng văn phong thương mại và thuật ngữ chuyên ngành nhân sự, pháp lý, tài chính.

Phẩm chất cá nhân:

* Bảo mật thông tin tối đa (High Confidentiality): Đây là phẩm chất bắt buộc tối quan trọng. Tuyệt đối không tiết lộ thông tin lương thưởng, hồ sơ cá nhân của nhân viên hoặc các chiến lược nhân sự của công ty ra bên ngoài.
* Nhạy cảm văn hóa (Intercultural Sensitivity): Có tư duy cởi mở, tôn trọng sự khác biệt về văn hóa, tôn giáo, thói quen sinh hoạt của các nhân sự đến từ nhiều quốc gia khác nhau. Khả năng đồng cảm và kiên nhẫn khi hỗ trợ người nước ngoài thích nghi với môi trường Việt Nam.
* Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục xuất sắc: Có khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, khéo léo, dễ hiểu đối với các nhóm đối tượng có nền tảng văn hóa và ngôn ngữ khác nhau.
* Khả năng quản lý thời gian và chịu áp lực tốt: Có khả năng đa nhiệm (Multi-tasking), quản lý nhiều đầu việc cùng lúc, biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc khoa học dưới áp lực thời gian lớn (ví dụ: các tình huống khẩn cấp về visa của chuyên gia).
* Sự tỉ mỉ, cẩn thận: Tỉ mỉ trong việc kiểm tra các điều khoản hợp đồng, hồ sơ pháp lý, số liệu bảo hiểm để tránh các sai sót dẫn đến phạt hành chính từ cơ quan nhà nước.

---

Quyền lợi:

* Mức lương và Đãi ngộ:
* Mức lương cạnh tranh theo năng lực (dao động từ 18,000,000 VND - 28,000,000 VND/tháng), thỏa thuận dựa trên số lượng ngoại ngữ và kinh nghiệm thực tế.
* Phụ cấp ngoại ngữ đặc biệt hàng tháng (Language Allowance) dành cho ứng viên thành thạo từ 2 ngoại ngữ trở lên.
* Lương tháng 13 đảm bảo và thưởng hiệu suất công việc (KPIs) hàng năm hấp dẫn theo kết quả kinh doanh của tập đoàn.
* Chế độ Phúc lợi:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo mức lương thực nhận ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe quốc tế cao cấp (CarePlus/Bảo Việt/Liberty) hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện/phòng khám uy tín.
* Môi trường làm việc và Phát triển nghề nghiệp:
* Làm việc trong môi trường đa quốc gia năng động, chuyên nghiệp, sử dụng ngoại ngữ hàng ngày, giúp nâng cao kỹ năng giao tiếp quốc tế.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Cơ hội phát triển lên các vị trí Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Team Lead), Trưởng phòng Nhân sự Đa quốc gia (Global HR Manager) hoặc Chuyên gia Di trú Toàn cầu (Global Mobility Specialist).
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, kỹ năng quản trị nhân sự hiện đại và các khóa học nâng cao năng lực quản lý do tập đoàn tài trợ.
* Các phúc lợi khác:
* Hỗ trợ máy tính xách tay cấu hình cao để làm việc.
* Cung cấp trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí tại văn phòng (Pantry room hiện đại).
* Du lịch công ty hàng năm (Company Trip) tại các resort 5 sao trong hoặc ngoài nước; tham gia các chương trình văn hóa, teambuilding đa quốc gia sôi nổi.
* Thời gian làm việc linh hoạt: Từ Thứ Hai đến Thứ Sáu (8:30 - 17:30), nghỉ Thứ Bảy và Chủ Nhật. Nghỉ phép năm từ 14 - 18 ngày/năm.

---

Tags:

#TuyenDungNhanSu #HanhChinhDaNgonNgu #HRMultilingual #GlobalMobility #GiayPhepLaoDong #QuanLyNguoiNuocNgoai #TuyendungQuocTe #HRGeneralist #VisaTRC #ForeignerSupport

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự đa ngôn ngữ
* Multilingual HR Administrative Officer JD
* Chuyên viên quản lý người nước ngoài (Expat support)
* Nhân sự hành chính tiếng Anh tiếng Trung
* HR Generalist biết tiếng Nhật tiếng Hàn
* Tuyển dụng chuyên viên làm Giấy phép lao động Work Permit
* Nhân viên nhân sự tổng hợp đa quốc gia
* Global mobility specialist recruitment Vietnam

Share