Mô tả công việc: Nhân viên đặt khách sạn & Quản lý lưu trú dịch vụ (Bộ phận Nhân sự - Hành chính)

---

Tổng quan vai trò

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia Nhân sự – Vị trí Nhân viên Đặt khách sạn và Điều phối Lưu trú doanh nghiệp". Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô hoạt động toàn cầu và liên tỉnh, việc tối ưu hóa trải nghiệm lưu trú và di chuyển của cán bộ nhân viên (CBNV), chuyên gia nước ngoài (expats) và đối tác chiến lược trở thành một phần cốt lõi trong chính sách phúc lợi và quản trị nguồn nhân lực của chúng tôi.

Vị trí này không chỉ đơn thuần là thực hiện các thao tác đặt phòng (booking) cơ bản, mà đóng vai trò là cầu nối quan trọng thuộc phòng Nhân sự - Hành chính. Bạn sẽ chịu trách nhiệm thiết lập, tối ưu hóa hệ thống lưu trú nội bộ, đàm phán các hợp đồng thương mại với các đối tác khách sạn/cơ sở lưu trú từ 3-5 sao, quản lý ngân sách công tác phí, và đảm bảo mọi chuyến đi của nhân sự trong công ty diễn ra an toàn, tiện nghi và tiết kiệm chi phí nhất. Vai trò này trực tiếp đóng góp vào việc gia tăng mức độ hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index) và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong mắt các chuyên gia và đối tác quốc tế.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Tiếp nhận, xử lý và điều phối yêu cầu đặt phòng khách sạn

* Tiếp nhận thông tin và yêu cầu đặt phòng từ các phòng ban thông qua hệ thống phần mềm quản lý nội bộ (ERP/HRM) hoặc email.
* Phân tích nhu cầu lưu trú (vị trí, phân khúc khách sạn, thời gian, ngân sách cho phép của từng cấp bậc nhân sự theo Quy chế công tác phí của công ty).
* Thực hiện tìm kiếm, lựa chọn và tiến hành đặt phòng khách sạn, căn hộ dịch vụ (service apartment), hoặc biệt thự nghỉ dưỡng phù hợp cho CBNV đi công tác trong và ngoài nước.
* Quản lý việc đặt phòng cho các chuyên gia nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam (bao gồm cả việc tìm kiếm căn hộ dịch vụ dài hạn, đàm phán hợp đồng thuê dài hạn).
* Kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin xác nhận đặt phòng (Booking Confirmation), đảm bảo chính xác về thông tin khách lưu trú, ngày nhận/trả phòng, các dịch vụ đi kèm (ăn sáng, đưa đón sân bay, internet, giặt là...).
* Cung cấp thông tin chi tiết về khách sạn, hướng dẫn nhận phòng và thông tin liên hệ cần thiết cho nhân sự trước chuyến đi.

2. Quản lý hệ thống nhà cung cấp (Vendors) và đàm phán thương mại

* Xây dựng, duy trì và mở rộng mạng lưới đối tác liên kết là các khách sạn, tập đoàn lưu trú, đại lý du lịch (OTA, TA) uy tín trong và ngoài nước.
* Chủ trì đàm phán giá doanh nghiệp (Corporate Rates) thường niên để có được mức giá ưu đãi tốt nhất, các chính sách hoàn/hủy linh hoạt và các giá trị gia tăng (upgrade phòng, miễn phí dịch vụ...) cho công ty.
* Định kỳ đánh giá chất lượng dịch vụ của các đối tác khách sạn dựa trên phản hồi của nhân viên sau chuyến đi. Loại bỏ các cơ sở không đạt tiêu chuẩn và bổ sung các đối tác mới chất lượng hơn.
* Xử lý các tranh chấp, khiếu nại phát sinh với phía khách sạn trong quá trình nhân viên lưu trú (ví dụ: phòng không đúng mô tả, thái độ phục vụ kém, sai lệch hóa đơn...).

3. Quản lý tài chính, đối soát công nợ và báo cáo chi phí

* Thu thập hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), chứng từ thanh toán, hóa đơn điện tử từ các khách sạn sau khi nhân sự hoàn thành chuyến lưu trú.
* Tiến hành đối soát chi tiết giữa yêu cầu đặt phòng ban đầu, xác nhận đặt phòng và hóa đơn thực tế để đảm bảo không có sai sót hoặc chi phí phát sinh ngoài ý muốn.
* Lập hồ sơ thanh toán, phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán để thực hiện thanh toán đúng hạn cho các đối tác theo quy định của hợp đồng.
* Theo dõi và quản lý định mức ngân sách (budget) dành cho mảng lưu trú của từng phòng ban, đảm bảo không vượt chi.
* Thực hiện các báo cáo định kỳ (hàng tháng/quý/năm) về chi phí đặt phòng, phân tích xu hướng chi tiêu, và đề xuất các giải pháp tối ưu hóa chi phí (cost-saving).

4. Hỗ trợ hậu cần, giải quyết sự cố phát sinh (24/7)

* Là đầu mối liên hệ duy nhất và trực tiếp giải quyết các tình huống khẩn cấp phát sinh liên quan đến việc lưu trú của nhân viên (ví dụ: nhân viên đến muộn bị hủy phòng, khách sạn hết phòng dù đã xác nhận, yêu cầu đổi phòng do cơ sở vật chất lỗi...).
* Hỗ trợ nhân viên thay đổi lịch trình công tác đột xuất (hoàn, hủy, gia hạn hoặc rút ngắn thời gian đặt phòng) với mức thiệt hại chi phí thấp nhất cho công ty.
* Phối hợp với bộ phận Hành chính để sắp xếp phương tiện đưa đón sân bay hoặc phương tiện di chuyển nội bộ đi kèm với dịch vụ lưu trú khi có yêu cầu.

5. Phối hợp tổ chức sự kiện nội bộ và hoạt động nhân sự

* Tham gia vào ban tổ chức các sự kiện lớn của công ty như: Team building, Year End Party, hội nghị khách hàng, các khóa đào tạo tập trung... chịu trách nhiệm khảo sát địa điểm, đặt phòng số lượng lớn (group booking) và thương thảo các dịch vụ hội nghị (MICE).
* Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng và Thu hút tài năng để chuẩn bị phòng lưu trú ngắn hạn cho ứng viên cấp cao đến phỏng vấn từ các tỉnh thành khác hoặc từ nước ngoài.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính (Administration Manager) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Báo cáo gián tiếp/Định kỳ cho: Giám đốc Nhân sự (HR Director) hoặc Giám đốc Tài chính (CFO) về các vấn đề liên quan đến ngân sách và tối ưu hóa chi phí công tác.
* Quan hệ công việc nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với tất cả các phòng ban trong công ty (Kế toán, Kinh doanh, Dự án, Kỹ thuật...) để tiếp nhận thông tin và hỗ trợ nhu cầu di chuyển, lưu trú của họ.
* Quan hệ công việc bên ngoài: Làm việc trực tiếp với Đại diện kinh doanh của các khách sạn (Sales Corporate), các đại lý du lịch, các công ty quản lý căn hộ dịch vụ và các nền tảng đặt phòng trực tuyến.
* Vai trò hướng dẫn: Hướng dẫn, phổ biến và giải đáp thắc mắc cho toàn thể CBNV trong công ty về "Quy chế công tác và định mức lưu trú"; hướng dẫn nhân viên cách sử dụng hệ thống đăng ký đặt phòng nội bộ một cách hiệu quả.

---

Yêu cầu và điều kiện

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị Khách sạn, Du lịch và Lữ hành, Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân sự, Ngoại ngữ hoặc các ngành học có liên quan khác.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Nhân viên đặt phòng khách sạn, Nhân viên điều hành tour, Nhân viên hành chính phụ trách mảng travel/booking trong doanh nghiệp lớn).
* Ưu tiên những ứng viên từng làm việc tại bộ phận Đặt phòng (Reservation) hoặc Kinh doanh (Sales Corporate) tại các khách sạn 3-5 sao, hoặc các công ty du lịch lớn (có sẵn mạng lưới mối quan hệ với các khách sạn là một lợi thế lớn).

Kỹ năng chuyên môn:

* Hiểu biết sâu sắc về thị trường lưu trú: Nắm vững cấu trúc phòng, các thuật ngữ ngành khách sạn (Overbooking, Room rate, Allotment, Cancellation policy, Force Majeure...), phân khúc khách sạn và mặt bằng giá cả tại các tỉnh thành trọng điểm.
* Kỹ năng đàm phán và thương lượng: Khả năng thương thảo hợp đồng, mặc cả giá và đòi hỏi các quyền lợi tối ưu nhất cho công ty mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp với đối tác.
* Sử dụng thành thạo công nghệ:
* Thành thạo các công cụ đặt phòng trực tuyến (Agoda, Booking.com, Expedia, Trip.com...) và hệ thống quản lý nội bộ.
* Sử dụng tốt tin học văn phòng (đặc biệt là Excel để quản lý danh sách, tính toán chi phí, vẽ biểu đồ báo cáo và Word để soạn thảo hợp đồng).
* Ngoại ngữ: Khả năng giao tiếp và soạn thảo văn bản bằng Tiếng Anh khá (để làm việc với các chuyên gia nước ngoài và đặt phòng tại các khách sạn quốc tế). Biết thêm ngoại ngữ khác (Trung, Hàn, Nhật) là một điểm cộng lớn.
* Kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc: Khả năng xử lý đa nhiệm (multitasking) tốt, giải quyết nhiều yêu cầu đặt phòng cùng lúc dưới áp lực thời gian lớn mà không xảy ra sai sót.

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận và tỉ mỉ: Đây là yếu tố sống còn. Một sai sót nhỏ về ngày tháng, họ tên khách hàng hay tiêu chuẩn phòng có thể dẫn đến thiệt hại tài chính lớn và ảnh hưởng đến uy tín của bộ phận Nhân sự.
* Tận tâm và hướng đến khách hàng (Customer-oriented): Luôn đặt sự an toàn, thoải mái và hài lòng của CBNV lên hàng đầu; sẵn sàng lắng nghe và hỗ trợ nhân viên với thái độ niềm nở, lịch sự.
* Khả năng thích ứng và linh hoạt: Bình tĩnh, nhạy bén và có khả năng xử lý tình huống khẩn cấp phát sinh ngoài giờ làm việc (hỗ trợ check-in muộn, hủy/đổi phòng giờ chót).
* Trung thực và bảo mật: Tuân thủ tuyệt đối các nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, bảo mật thông tin cá nhân của nhân sự, đặc biệt là thông tin của các nhân sự cấp cao và đối tác; tính trung thực cao trong việc quản lý hóa đơn, công nợ, tuyệt đối không trục lợi cá nhân từ các đối tác khách sạn.

---

Quyền lợi

* Mức thu nhập hấp dẫn: Lương cơ bản cạnh tranh (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Phụ cấp điện thoại, phụ cấp trực hotline ngoài giờ (nếu có).
* Thưởng định kỳ: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý, thưởng tháng lương thứ 13, thưởng các ngày lễ, Tết lớn trong năm và thưởng theo kết quả kinh doanh chung của tập đoàn.
* Phúc lợi bảo hiểm toàn diện: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức theo Luật lao động. Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe nội/ngoại trú) dành riêng cho nhân sự xuất sắc.
* Chính sách ưu đãi cá nhân đặc quyền: Cơ hội được trải nghiệm, nghỉ dưỡng miễn phí hoặc nhận voucher giảm giá cực sâu tại các khách sạn đối tác 4-5 sao liên kết với công ty.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Môi trường làm việc văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại, trẻ trung, năng động; đồng nghiệp thân thiện, sẵn sàng hỗ trợ.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng mềm (đàm phán, quản lý tài chính, giải quyết xung đột) do công ty tài trợ.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Định hướng thăng tiến lên Trưởng nhóm Hành chính (Admin Team Leader), Trưởng phòng Hành chính (Admin Manager) hoặc các vị trí quản lý nhân sự chuyên sâu hơn.
* Chính sách chăm sóc đời sống tinh thần: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm do chính mình góp phần tổ chức; các sự kiện sinh nhật, hiếu hỉ, sinh con... theo chính sách Công đoàn công ty.

---

Tags

Tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự, Nhân viên đặt phòng khách sạn, Quản lý lưu trú doanh nghiệp, Nhân viên Booking Hành chính, Tuyển dụng Admin travel coordinator, Việc làm nhân sự hành chính tại TP.HCM/Hà Nội, Việc làm đặt phòng khách sạn doanh nghiệp.

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên đặt phòng khách sạn doanh nghiệp
* Nhân viên hành chính đặt phòng (Hotel Booking Admin)
* Chuyên viên điều phối lưu trú & di chuyển (Travel Coordinator)
* Nhân sự hành chính quản lý công tác phí
* Nhân viên Reservation hành chính nội bộ
* Admin Booking khách sạn trung cấp trở lên

Share