Mô tả công việc: Nhân viên chấm công (Timekeeping & Attendance Specialist)

Mô tả công việc: Nhân viên chấm công

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên chấm công (Timekeeping & Attendance Specialist) chuyên nghiệp, tận tụy và có tư duy định lượng tốt để gia nhập vào Đội ngũ Quản trị Nhân sự của chúng tôi.

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô với cơ cấu nhân sự đa dạng (khối văn phòng, khối sản xuất trực tiếp, khối cửa hàng bán lẻ làm việc theo ca), vai trò của Nhân viên chấm công không chỉ đơn thuần là việc ghi nhận giờ giấc ra vào của người lao động. Bạn chính là "trọng tài" công bằng, cầu nối trực tiếp giữa người lao động và doanh nghiệp, đảm bảo mọi nỗ lực và thời gian cống hiến của cán bộ nhân viên (CBNV) đều được ghi nhận chính xác, minh bạch và kịp thời.

Vị trí này đòi hỏi khả năng xử lý dữ liệu lớn, thành thạo công nghệ, sự tỉ mỉ tối đa và am hiểu sâu sắc về Luật Lao động Việt Nam. Bạn sẽ trực tiếp quản lý hệ thống dữ liệu công, chịu trách nhiệm chính trong việc chuẩn hóa dữ liệu đầu vào cho quy trình tính lương (Payroll), từ đó góp phần trực tiếp vào việc nâng cao sự hài lòng của nhân viên và duy trì sự ổn định, tuân thủ pháp lý của tổ chức.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, vận hành và giám sát hệ thống dữ liệu chấm công hàng ngày:
* Chịu trách nhiệm thu thập, kết xuất và kiểm tra toàn bộ dữ liệu chấm công từ các thiết bị kiểm soát ra vào (máy chấm công vân tay, nhận diện khuôn mặt - Face ID, thẻ từ, định vị GPS hoặc phần mềm chấm công trên thiết bị di động) của toàn bộ chi nhánh, văn phòng và nhà xưởng trực thuộc công ty.
* Theo dõi và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu chấm công hàng ngày. Phát hiện kịp thời các lỗi hệ thống, lỗi thiết bị hoặc sự bất thường trong việc check-in/check-out của nhân viên để phối hợp với bộ phận IT khắc phục ngay lập tức.
* Quản lý danh sách nhân sự trên hệ thống chấm công: Thực hiện đăng ký dấu vân tay, Face ID, cấp phát thẻ từ cho nhân viên mới; xóa hoặc vô hiệu hóa quyền truy cập của nhân viên đã nghỉ việc theo đúng quy trình bàn giao của công ty.

2. Xử lý dữ liệu nghỉ phép, tăng ca và các chế độ đãi ngộ liên quan:
* Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ và phê duyệt (hoặc phối hợp với Quản lý trực tiếp để phê duyệt) các đơn từ hành chính của nhân viên trên hệ thống phần mềm nhân sự (HRIS), bao gồm: đơn xin nghỉ phép (phép năm, phép không lương, nghỉ ốm đau, thai sản, nghỉ chế độ...), đơn giải trình quên chấm công, đơn đi công tác, và đơn xin đi muộn/về sớm.
* Kiểm soát, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu làm thêm giờ (Overtime - OT) của các bộ phận. Đảm bảo việc tăng ca của người lao động tuân thủ đúng quy trình phê duyệt trước của quản lý, đúng hạn mức cho phép theo Quy chế nội bộ và quy định của Bộ luật Lao động (giới hạn giờ làm thêm trong ngày, trong tháng, trong năm).
* Quản lý, theo dõi và cập nhật chi tiết quỹ phép năm (phép tồn năm cũ, phép phát sinh hàng tháng, phép đã sử dụng, phép được thanh toán bằng tiền khi thôi việc) của từng nhân viên.

3. Đối soát, tổng hợp và lập bảng công tháng để phục vụ tính lương:
* Thực hiện chốt bảng chấm công (Time sheet) định kỳ hàng tháng cho toàn bộ cán bộ nhân viên công ty theo đúng lịch trình (Timeline) quy định.
* Tiến hành phân tích, đối soát chéo dữ liệu chấm công với các phòng ban/bộ phận để đảm bảo không có sai lệch. Gửi bảng công dự thảo cho các bộ phận rà soát và phản hồi trước khi chốt dữ liệu cuối cùng.
* Chuyển đổi dữ liệu chấm công đã được phê duyệt sang định dạng chuẩn để chuyển giao cho bộ phận Tính lương (Payroll) xử lý. Đảm bảo dữ liệu đầu vào cho bảng lương chính xác 100%, hạn chế tối đa các lỗi sai sót dẫn đến việc tính sai lương của người lao động.

4. Giải quyết các thắc mắc, khiếu nại liên quan đến ngày công của người lao động:
* Là đầu mối tiếp nhận, giải thích và xử lý nhanh chóng, thấu đáo tất cả các khiếu nại, thắc mắc của cán bộ nhân viên liên quan đến dữ liệu chấm công, ngày công, phép năm, chế độ nghỉ lễ tết, tăng ca...
* Đảm bảo quy trình giải quyết khiếu nại được thực hiện một cách chuyên nghiệp, tôn trọng người lao động, dựa trên cơ sở chứng cứ rõ ràng và các quy định hành chính của công ty.

5. Lập báo cáo định kỳ và đề xuất cải tiến hệ thống:
* Xây dựng và gửi các báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý/năm) hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Trưởng phòng Nhân sự về tình hình kỷ luật lao động, tỷ lệ đi muộn về sớm, tỷ lệ vắng mặt, tình hình sử dụng quỹ phép năm, chi phí làm thêm giờ (OT) của từng phòng ban.
* Phân tích xu hướng dữ liệu chấm công để đưa ra các cảnh báo sớm cho Ban Giám đốc về các bất thường (ví dụ: bộ phận có tỷ lệ tăng ca quá cao có nguy cơ kiệt sức lao động, hoặc bộ phận có tỷ lệ đi muộn cao cần chấn chỉnh kỷ luật).
* Tham gia đóng góp ý kiến, đề xuất các phương án cải tiến quy trình chấm công, tối ưu hóa việc ứng dụng công nghệ (nâng cấp phần mềm HRIS, tích hợp AI trong nhận diện khuôn mặt...) nhằm giảm thiểu thao tác thủ công, nâng cao độ chính xác và tiết kiệm thời gian cho toàn doanh nghiệp.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm C&B (Compensations & Benefits Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Phối hợp làm việc với:
* *Bộ phận IT/Hành chính:* Để bảo trì, nâng cấp phần mềm, phần cứng thiết bị chấm công và kiểm soát an ninh ra vào văn phòng/nhà máy.
* *Quản lý các Phòng ban/Bộ phận sản xuất/Cửa hàng:* Để đôn đốc, đối soát việc phê duyệt công, đơn từ tăng ca và giải trình đi muộn/về sớm của nhân viên dưới quyền họ.
* *Thành viên nhóm C&B/Kế toán:* Cung cấp dữ liệu công chuẩn xác cho việc tính toán lương, thưởng và bảo hiểm xã hội hàng tháng.
* Hướng dẫn: Hướng dẫn, đào tạo và giải thích cho toàn bộ nhân viên mới trong các buổi Onboarding về Nội quy lao động, quy trình sử dụng máy chấm công, cách đăng ký đơn từ trên hệ thống phần mềm HRIS của công ty.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành liên quan đến Quản trị nguồn nhân lực, Kế toán, Kiểm toán, Quản trị kinh doanh, Luật, Công nghệ thông tin hoặc các ngành kinh tế có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Nhân viên chấm công, Nhân viên C&B, Trợ lý nhân sự hoặc Kế toán nội bộ có kiêm nhiệm công tác chấm công.
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp hoặc có trình độ Trung cấp nhưng có thái độ làm việc nghiêm túc, khả năng tiếp thu nhanh, tư duy logic tốt và có kỹ năng Excel xuất sắc.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Đặc biệt là Microsoft Excel (thành thạo các hàm xử lý chuỗi, hàm logic, tìm kiếm, tham chiếu như VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX, MATCH, IF, COUNTIF, SUMIF, Pivot Table...) để xử lý các bảng dữ liệu thô hàng ngàn dòng từ máy chấm công một cách nhanh chóng và chính xác.
* Hiểu biết về phần mềm quản lý: Có kinh nghiệm sử dụng các hệ thống phần mềm quản trị nhân sự (HRIS) phổ biến trên thị trường (như Base.vn, Fast, Bravo, Amis, Misa, hoặc các hệ thống ERP khác) là một lợi thế lớn.
* Kiến thức pháp luật lao động cơ bản: Hiểu rõ các quy định của Bộ luật Lao động hiện hành về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, quy định về làm thêm giờ (OT), chế độ nghỉ phép năm, nghỉ lễ tết và bảo hiểm xã hội liên quan đến ngày công lao động.
* Kỹ năng phân tích và tổng hợp dữ liệu: Khả năng nhìn nhận các con số thô để phát hiện ra quy luật, lỗi sai sót hoặc các xu hướng biến động nhân sự.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và giao tiếp: Giao tiếp khéo léo, rõ ràng, truyền đạt thông tin dễ hiểu tới người lao động ở nhiều trình độ khác nhau; có khả năng lắng nghe và xoa dịu các xung đột, tranh chấp về mặt lợi ích công/phép của nhân viên.

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận, tỉ mỉ và trung thực: Đây là yêu cầu tiên quyết hàng đầu. Một sai sót nhỏ về số liệu chấm công có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của người lao động và uy tín của doanh nghiệp. Ứng viên phải là người làm việc có quy trình, luôn kiểm tra lại kết quả (Double-check) trước khi bàn giao.
* Chính trực và bảo mật thông tin tuyệt đối: Tuyệt đối không được can thiệp trái phép, sửa đổi dữ liệu chấm công cá nhân hay thiên vị bất kỳ trường hợp nào. Có ý thức bảo mật thông tin về dữ liệu lương, thưởng, lý do nghỉ phép cá nhân của toàn bộ nhân viên trong công ty.
* Chịu được áp lực công việc cao: Có khả năng tổ chức công việc khoa học để hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ (Deadline) cam kết hàng tháng, đặc biệt là trong giai đoạn chốt công cuối tháng - đầu tháng khi khối lượng công việc dồn dập.
* Tinh thần học hỏi và thích nghi nhanh: Sẵn sàng tiếp cận công nghệ mới, phần mềm mới và sẵn lòng hỗ trợ đồng đội khi cần thiết.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập cạnh tranh và ổn định: Mức lương thỏa thuận dựa trên năng lực và kinh nghiệm thực tế (bao gồm Lương cơ bản + Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại + Thưởng hiệu suất công việc hàng tháng/quý).
* Chính sách phúc lợi đầy đủ:
* Được đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) đầy đủ ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của pháp luật.
* Hưởng 12 ngày phép năm/năm, các ngày nghỉ Lễ, Tết theo quy định của Nhà nước và nhận quà tặng/thưởng vào các dịp lễ lớn (30/4, 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán).
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm và tham gia các hoạt động Teambuilding, du lịch nghỉ dưỡng cùng công ty tối thiểu 1 lần/năm.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Làm việc tại văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, đồng nghiệp trẻ trung, năng động và luôn sẵn sàng hỗ trợ nhau.
* Được cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cần thiết (máy tính xách tay cấu hình cao, màn hình phụ, điện thoại bàn...).
* Cơ hội thăng tiến và phát triển sự nghiệp rõ ràng:
* Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ hoặc cử đi học các khóa chuyên sâu về Quản trị Nhân sự, Chuyên sâu C&B, Luật Lao động, Excel nâng cao do công ty đài thọ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như Chuyên viên C&B (C&B Specialist), Trưởng nhóm C&B (C&B Leader), hoặc Giám sát Nhân sự (HR Supervisor) dựa trên năng lực và đóng góp thực tế tại doanh nghiệp.

---

Tags:

#TuyenDungNhanSu #NhanVienChamCong #TimekeepingOfficer #HRSpecialist #TuyenDungCB #NhanSuTienLuong #QuanTriNhanLuc #ExcelNhanSu #JobsInHR

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên chấm công, nhân sự tiền lương, chuyên viên chấm công, nhân viên C&B, tuyển dụng nhân sự hành chính, tuyển dụng hành chính nhân sự trung cấp, tìm việc làm chấm công, tuyển dụng nhân sự C&B, chuyên viên quản lý chấm công phép năm, nhân viên theo dõi công, nhân sự hành chính chấm công, tuyển dụng nhân sự không cần bằng đại học, tìm việc làm nhân sự tại hà nội, tìm việc làm nhân sự tại tphcm.

Share