MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ HẢI QUAN LĨNH VỰC NHÂN SỰ

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ HẢI QUAN LĨNH VỰC NHÂN SỰ

Tổng quan

Chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia Nhân sự" – vị trí Nhân viên hỗ trợ hải quan lĩnh vực nhân sự (HR Support Specialist - Customs & Logistics Division). Đây là một vị trí có tính chất đặc thù và vai trò cầu nối chiến lược trong tổ chức của chúng tôi.

Trong bối cảnh ngành Logistics, Xuất nhập khẩu và Dịch vụ Khai báo Hải quan ngày càng phát triển mạnh mẽ và đòi hỏi sự tuân thủ pháp lý nghiêm ngặt, nguồn nhân lực chất lượng cao chính là chìa khóa quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các công tác hành chính nhân sự tổng hợp, mà còn đóng vai trò là một đối tác nhân sự (HR Business Partner - HRBP) thu nhỏ, chuyên trách hỗ trợ riêng cho khối vận hành hải quan (Customs Clearance, Field Operations, Logistics).

Người đảm nhận vị trí này cần có sự am hiểu sâu sắc về đặc thù công việc của đội ngũ nhân viên khai báo hải quan, nhân viên giao nhận hiện trường (Ops), cũng như các quy định pháp luật liên quan đến lao động, bảo hiểm và các chứng chỉ hành nghề hải quan. Mục tiêu tối thượng của vị trí này là xây dựng, duy trì và tối ưu hóa lực lượng lao động chuyên nghiệp, đảm bảo sự ổn định về mặt nhân sự, thúc đẩy hiệu suất làm việc và cam kết tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực đạo đức, pháp lý trong hoạt động thông quan hàng hóa của công ty.

---

Nhiệm vụ công việc chính

1. Công tác Tuyển dụng và Thu hút Tài năng Đặc thù ngành Hải quan

* Xây dựng kế hoạch tuyển dụng: Chủ động phối hợp với Trưởng bộ phận Hải quan/Logistics để dự báo nhu cầu nhân sự theo từng giai đoạn (mùa cao điểm xuất nhập khẩu, dự án mới).
* Tìm kiếm ứng viên chất lượng: Khai thác các kênh tuyển dụng đặc thù cho ngành Hải quan như các hội nhóm Logistics, các trường đại học/cao đẳng đào tạo chuyên ngành Ngoại thương, Hải quan, Thương mại Quốc tế.
* Sàng lọc và Đánh giá: Thực hiện lọc hồ sơ, liên hệ phỏng vấn sơ loại. Thiết kế và áp dụng các bài kiểm tra chuyên môn (nghiệp vụ khai báo HS code, thông tư hải quan, kỹ năng xử lý tình huống phát sinh tại cửa khẩu) phối hợp cùng bộ phận chuyên môn.
* Quản lý dữ liệu ứng viên: Xây dựng và duy trì mạng lưới ứng viên dự phòng (Talent Pool) cho các vị trí cốt cán như: Nhân viên khai báo hải quan (có chứng chỉ Tổng cục Hải quan), Nhân viên hiện trường (Ops), Chuyên viên tư vấn áp mã HS, Trưởng nhóm thủ tục hải quan.

2. Quản lý Đào tạo và Phát triển Chuyên môn

* Tổ chức đào tạo hội nhập (Onboarding): Thiết kế và trực tiếp đứng lớp hoặc điều phối chương trình đào tạo định hướng cho nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng nắm bắt văn hóa doanh nghiệp, quy trình làm việc nội bộ và các quy định an toàn lao động tại cảng/kho bãi.
* Quản lý chứng chỉ hành nghề: Theo dõi, cập nhật và gia hạn các chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan của đội ngũ nhân viên theo quy định của Tổng cục Hải quan. Lên kế hoạch cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo cập nhật văn bản pháp luật mới, thông tư, nghị định về thuế xuất nhập khẩu.
* Đào tạo kỹ năng mềm: Phối hợp tổ chức các khóa đào tạo về kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thương lượng giải quyết xung đột tại cửa khẩu, kỹ năng quản lý thời gian và chịu áp lực công việc cho đội ngũ nhân sự trực chiến hiện trường.

3. Quản lý Quan hệ Lao động & Đời sống Nhân viên Hiện trường

* Cầu nối thông tin: Đóng vai trò là kênh tiếp nhận và giải quyết các thắc mắc, kiến nghị của nhân viên khối hải quan về chế độ chính sách, môi trường làm việc, áp lực công việc.
* Chăm sóc sức khỏe và an toàn lao động (HSE): Do đặc thù nhân viên hiện trường (Ops) phải di chuyển liên tục giữa các cảng, cửa khẩu, kho bãi dưới thời tiết khắc nghiệt, nhân sự vị trí này cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận an toàn để trang bị đầy đủ bảo hộ lao động, bảo hiểm tai nạn 24/7 và các chế độ chăm sóc sức khỏe định kỳ.
* Xây dựng văn hóa gắn kết: Tổ chức các hoạt động khích lệ tinh thần, teambuilding, phong trào thi đua nội bộ riêng cho khối hải quan nhằm giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc (Turnover rate) – một thách thức lớn của ngành này.

4. Quản lý Chế độ Lương, Thưởng và Phúc lợi Đặc thù (C&B Support)

* Tính toán phụ cấp đặc thù: Phối hợp với bộ phận C&B tổng hợp dữ liệu chấm công, tính toán các khoản phụ cấp đặc thù như: phụ cấp đi lại (xăng xe), phụ cấp điện thoại, phụ cấp độc hại/ngoại giờ làm đêm tại cảng, công tác phí phát sinh tại cửa khẩu biên giới.
* Thiết lập KPI và Đánh giá hiệu suất: Hỗ trợ Trưởng bộ phận xây dựng bộ chỉ số đánh giá hiệu suất (KPIs) rõ ràng và công bằng cho nhân viên hải quan (ví dụ: tỷ lệ tờ khai thông quan đúng hạn, tỷ lệ lỗi áp mã HS, số lượng tờ khai hoàn thành trong tháng). Theo dõi và tổng hợp kết quả đánh giá để làm căn cứ xét thưởng tháng/quý/năm.
* Quản lý hồ sơ nhân sự: Lưu trữ, cập nhật đầy đủ thông tin hồ sơ của nhân viên khối hải quan trên phần mềm quản lý nhân sự chung của công ty.

5. Giám sát Tuân thủ Pháp lý và Đạo đức Nghề nghiệp

* Kiểm soát tuân thủ: Giám sát việc chấp hành nội quy lao động, quy trình nghiệp vụ chuẩn (SOP) của nhân viên khi làm việc với các cơ quan quản lý nhà nước (Hải quan, Kiểm dịch, Kiểm tra chuyên ngành).
* Xử lý kỷ luật: Phối hợp với phòng Nhân sự tổng hợp và Ban Giám đốc xử lý các trường hợp vi phạm kỷ luật lao động, vi phạm quy tắc đạo đức kinh doanh hoặc có hành vi gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp theo đúng quy định của Luật Lao động.

---

Báo cáo & Hướng dẫn

1. Tuyến Báo cáo (Reporting Line)

* Báo cáo trực tiếp (Direct Report): Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Báo cáo chức năng/ma trận (Dotted-line Report): Giám đốc Khối Hải quan & Logistics (Customs & Logistics Director).
* Báo cáo định kỳ:
* *Báo cáo tuần:* Tiến độ tuyển dụng các vị trí đang trống, các vấn đề phát sinh về nhân sự hiện trường, tiến độ xử lý các thủ tục chứng chỉ hành nghề.
* *Báo cáo tháng:* Báo cáo biến động nhân sự (tăng/giảm/nghỉ việc), báo cáo tổng hợp đánh giá KPI khối hải quan, chi phí phụ cấp và hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.
* *Báo cáo đột xuất:* Khi xảy ra các vụ việc khẩn cấp liên quan đến tai nạn lao động tại hiện trường, tranh chấp lao động nghiêm trọng hoặc thanh tra từ cơ quan chức năng liên quan đến nhân sự.

2. Hướng dẫn và Phối hợp Công việc (Guidelines & Collaboration)

* Phối hợp nội bộ phòng Nhân sự: Làm việc chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng chung, bộ phận C&B, bộ phận Pháp lý nhân sự để đảm bảo mọi chính sách áp dụng cho khối hải quan nhất quán với chính sách chung của tập đoàn nhưng vẫn giữ được tính đặc thù linh hoạt.
* Phối hợp với Khối Vận hành Hải quan: Thường xuyên đi thực tế tại các chi nhánh cửa khẩu, văn phòng hiện trường để thấu hiểu sâu sắc quy trình làm việc thực tế, từ đó đưa ra các đề xuất cải tiến chế độ chính sách sát sườn nhất.
* Quy chuẩn hướng dẫn thực hiện công việc: Vận hành dựa trên Sách tay nhân viên (Employee Handbook), Bộ Quy tắc ứng xử (Code of Conduct) của công ty, các Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) của phòng Nhân sự và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước (Bộ luật Lao động, Luật Hải quan).

---

Yêu cầu tuyển dụng

Học vấn/Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành về Quản trị nguồn nhân lực, Luật (Luật kinh tế, Luật lao động), Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Kinh tế đối ngoại hoặc Hải quan - Logistics.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Nhân sự (Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm HRBP, Tuyển dụng hoặc Nhân sự tổng hợp tại các công ty 3PL, Logistics, Forwarding, hoặc các đơn vị chuyên dịch vụ khai báo Hải quan có quy mô từ 100 nhân sự trở lên).
* Có kinh nghiệm tuyển dụng thực tế các vị trí đặc thù ngành Logistics/Hải quan và hiểu rõ thị trường lao động của nhóm ngành này.
* Ưu tiên ứng viên đã từng trực tiếp quản lý hoặc hỗ trợ các thủ tục cấp/đổi chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan với Tổng cục Hải quan.

---

Kỹ năng chuyên môn

* Hiểu biết pháp luật: Nắm vững Bộ luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội và các quy định an toàn vệ sinh lao động. Có kiến thức cơ bản về Luật Hải quan và các thủ tục hành chính liên quan là một lợi thế cực kỳ lớn.
* Kỹ năng tuyển dụng và đánh giá: Khả năng nhìn nhận con người tốt, có kỹ năng phỏng vấn theo hành vi (Behavioral Interviewing - STAR method), xây dựng câu hỏi tình huống sát thực tế công việc hải quan.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý xung đột: Khả năng ứng phó linh hoạt, khéo léo xử lý các tình huống mâu thuẫn nội bộ hoặc các tranh chấp phát sinh giữa người lao động trực tiếp (nhân viên hiện trường) và cấp quản lý.
* Kỹ năng phân tích số liệu: Sử dụng thành thạo Excel (Vlookup, Pivot Table, các hàm logic) để tổng hợp bảng công, tính toán phụ cấp và phân tích các chỉ số nhân sự (turnover rate, cost per hire, training ROI).
* Ngoại ngữ: Sử dụng tiếng Anh giao tiếp tốt (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên) để làm việc với các hệ thống phần mềm nhân sự quốc tế, đọc hiểu tài liệu và phối hợp với các cấp quản lý là người nước ngoài (nếu có).

---

Phẩm chất cá nhân

* Chịu áp lực tốt (Resilience): Ngành hải quan và logistics có nhịp độ làm việc cực kỳ khẩn trương và áp lực về mặt thời gian (thông quan giải phóng hàng để tránh phạt lưu bến bãi - demurrage/detention). Do đó, nhân sự hỗ trợ vị trí này cần có tinh thần thép, bình tĩnh và kiên trì dưới áp lực cao.
* Chính trực và Bảo mật thông tin (Integrity & Confidentiality): Tuyệt đối bảo mật các thông tin liên quan đến lương thưởng, hồ sơ cá nhân và các thông tin chiến lược kinh doanh của công ty. Đảm bảo tính minh bạch, công bằng trong mọi quyết định nhân sự.
* Sự thấu cảm và Khả năng lắng nghe tích cực (Empathy): Đội ngũ nhân viên hiện trường thường xuyên phải làm việc ngoài trời, chịu nhiều áp lực từ phía cơ quan hải quan lẫn khách hàng. Người làm nhân sự cần có sự thấu hiểu, chia sẻ và luôn sẵn sàng hỗ trợ họ giải tỏa áp lực.
* Tác phong năng động, không ngại di chuyển: Sẵn sàng đi công tác, xuống trực tiếp các chi nhánh, kho bãi hoặc cửa khẩu khi có yêu cầu để nắm bắt tình hình nhân sự thực tế.

---

Quyền lợi

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cứng dao động từ 15,000,000 VNĐ - 22,000,000 VNĐ/tháng (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn).
* Chế độ thưởng hấp dẫn: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng quý/năm, lương tháng 13, thưởng các ngày lễ lớn (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán) theo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
* Phụ cấp đầy đủ: Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang thiết bị làm việc (laptop cá nhân được cấp mới), công tác phí thực tế theo quy chế tài chính của công ty.
* Chế độ Bảo hiểm & Sức khỏe: Đóng bảo hiểm đầy đủ (BHXH, BHYT, BHTN) trên mức lương thực tế ngay sau khi kết thúc 02 tháng thử việc. Được trang bị thêm gói Bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế nội/ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế) và bảo hiểm tai nạn 24/24.
* Môi trường làm việc: Chuyên nghiệp, năng động, văn phòng hiện đại đầy đủ tiện ích. Đồng nghiệp thân thiện, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích tư duy đổi mới sáng tạo.
* Cơ hội thăng tiến: Được định hướng lộ trình phát triển nghề nghiệp rõ ràng. Có cơ hội thăng tiến lên các vị trí Trưởng nhóm Nhân sự (HR Lead), Trưởng phòng Nhân sự phân khúc Logistics (HR Manager - Logistics Division) hoặc HRBP Manager trong vòng 2-3 năm làm việc hiệu quả.
* Hoạt động gắn kết phong phú: Tham gia các chương trình teambuilding thường niên, nghỉ mát trong và ngoài nước, gala dinner, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, chạy bộ) do công ty tài trợ.

---

Tags

`Tuyển dụng Nhân sự Logistics` `HRBP Hải quan` `Nhân viên hỗ trợ nhân sự` `Hành chính Nhân sự Xuất Nhập Khẩu` `Quản trị nguồn nhân lực` `HR Support Specialist` `Customs HR Officer`

---

Từ khoá tìm kiếm

* Nhân viên hỗ trợ hải quan lĩnh vực nhân sự
* HRBP Logistics
* Tuyển dụng nhân sự xuất nhập khẩu
* Nhân sự tổng hợp công ty logistics
* HR Specialist Customs Clearance
* Tuyển dụng nhân sự hiện trường Ops
* Chuyên viên nhân sự mảng hải quan
* HR Officer Customs and Logistics
* Tìm việc làm nhân sự logistics tại TP.HCM/Hà Nội

Share