Mô tả công việc: Nhân viên hành chính xe cộ (Bộ phận Nhân sự)

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự - hành chính chuyên trách mảng điều hành và quản lý xe cộ" để gia nhập đội ngũ Hành chính – Nhân sự năng động của công ty. Vị trí Nhân viên hành chính xe cộ không đơn thuần là một người quản lý phương tiện hay sắp xếp lịch trình di chuyển thông thường. Chúng tôi định nghĩa đây là một vai trò chiến lược thuộc khối Nhân sự, chịu trách nhiệm tối ưu hóa chi phí vận hành, bảo đảm an toàn tuyệt đối cho nguồn lực con người (cán bộ nhân viên, ban lãnh đạo) và tài sản của công ty thông qua việc quản lý hệ thống phương tiện chuyên nghiệp.

Người đảm nhận vị trí này sẽ là cầu nối quan trọng giữa Ban Giám đốc, các phòng ban chuyên môn và đội ngũ tài xế. Bạn sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ vòng đời của các phương tiện (từ mua sắm, đăng ký, bảo dưỡng định kỳ, điều phối sử dụng hàng ngày đến thanh lý) và quản lý trực tiếp đội ngũ lái xe về mặt nhân sự (chuyên cần, hiệu suất công việc, thái độ phục vụ, tính lương/phụ cấp). Với sự phát triển nhanh chóng của doanh nghiệp, vai trò của bạn là cực kỳ then chốt trong việc xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, chuẩn mực của công ty thông qua cung cách phục vụ và trạng thái của đội xe doanh nghiệp.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý và điều phối hoạt động đội xe hàng ngày

* Tiếp nhận và phê duyệt yêu cầu: Làm đầu mối tiếp nhận toàn bộ yêu cầu sử dụng xe từ các phòng ban, chi nhánh thông qua hệ thống phần mềm quản lý hoặc biểu mẫu quy định. Đánh giá tính hợp lý của yêu cầu dựa trên quy chế sử dụng xe của công ty.
* Sắp xếp lịch trình tối ưu: Lập kế hoạch điều xe hàng ngày, hàng tuần một cách khoa học, ưu tiên các chuyến công tác của Ban lãnh đạo, đón tiếp đối tác/khách hàng VIP và các hoạt động kinh doanh khẩn cấp. Tối ưu hóa lộ trình để tiết kiệm thời gian và chi phí nhiên liệu.
* Điều động tài xế: Phân công lịch làm việc, ca trực cho đội ngũ tài xế (bao gồm tài xế nội bộ và tài xế thuê ngoài nếu có). Đảm bảo phân bổ công việc công bằng, tránh tình trạng tài xế làm việc quá giờ gây mất an toàn giao thông.
* Quản lý dịch vụ thuê ngoài: Trong trường hợp đội xe nội bộ không đáp ứng đủ nhu cầu, chủ động liên hệ, đàm phán giá cả và điều phối xe thuê ngoài từ các đối tác liên kết, đảm bảo chất lượng dịch vụ và chi phí hợp lý nhất.

2. Quản lý kỹ thuật, bảo dưỡng và pháp lý phương tiện

* Theo dõi hồ sơ phương tiện: Lập và cập nhật liên tục hệ thống hồ sơ quản lý cho từng đầu xe (xe ô tô đưa đón lãnh đạo, xe tải giao hàng, xe máy công vụ), bao gồm: giấy đăng ký xe, sổ đăng kiểm, bảo hiểm trách nhiệm dân sự, bảo hiểm thân vỏ.
* Lập kế hoạch bảo dưỡng: Xây dựng và thực hiện nghiêm túc lịch bảo dưỡng định kỳ (thay dầu, kiểm tra phanh, lốp, hệ thống lái...) theo khuyến cáo của nhà sản xuất hoặc theo số km thực tế của từng xe. Đảm bảo tất cả phương tiện luôn trong trạng thái vận hành an toàn và sạch sẽ nhất.
* Giám sát sửa chữa: Trực tiếp đưa xe đi kiểm tra tại các garage liên kết khi có sự cố hỏng hóc. Kiểm tra, đánh giá báo giá sửa chữa của garage trước khi trình cấp trên phê duyệt nhằm tránh lãng phí. Giám sát quá trình sửa chữa để đảm bảo chất lượng phụ tùng thay thế.
* Thực hiện thủ tục pháp lý: Chủ động thực hiện các thủ tục đăng kiểm định kỳ, mua/gia hạn bảo hiểm xe, nộp phí đường bộ đúng hạn. Đại diện công ty làm việc với các cơ quan chức năng (Cảnh sát giao thông, Thanh tra giao thông) trong các trường hợp xe vi phạm hoặc gặp tai nạn trên đường.

3. Quản lý chi phí, định mức và báo cáo tài chính hành chính xe

* Kiểm soát định mức nhiên liệu: Xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu (xăng/dầu) hợp lý cho từng dòng xe trên từng loại địa hình (đô thị, đường trường). Theo dõi sát sao lượng xăng tiêu thụ thực tế thông qua thẻ đổ xăng định danh hoặc hóa đơn tài xế nộp về.
* Quản lý chi phí phát sinh: Kiểm tra, đối chiếu và phê duyệt các khoản chi phí phát sinh trong quá trình di chuyển của đội xe như: phí cầu đường (ETC/ePass), phí gửi xe ngoại tỉnh, chi phí ăn nghỉ của tài xế khi đi công tác tỉnh.
* Thanh quyết toán hóa đơn: Tổng hợp chứng từ, hóa đơn sửa chữa, bảo dưỡng, mua sắm phụ tùng, hóa đơn nhiên liệu định kỳ hàng tháng để làm thủ tục đề nghị thanh toán với bộ phận Kế toán. Đảm bảo mọi chứng từ đều hợp lệ theo quy định của Luật Thuế.
* Phân tích hiệu quả chi phí: Lập báo cáo tổng hợp chi phí vận hành đội xe hàng tháng/quý/năm. Phân tích các biến động chi phí bất thường, từ đó đề xuất các giải pháp tối ưu hóa chi phí lên Trưởng bộ phận.

4. Quản lý nhân sự đội ngũ lái xe

* Tuyển dụng tài xế: Phối hợp cùng bộ phận Tuyển dụng để xây dựng tiêu chí, phỏng vấn và đánh giá tay nghề (test lái thực tế) của ứng viên tài xế mới.
* Đào tạo và hội nhập: Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ cho đội ngũ lái xe về: Văn hóa ứng xử, tác phong giao tiếp chuẩn mực với Ban Giám đốc và khách hàng; Quy định an toàn giao thông; Quy trình xử lý sự cố khẩn cấp trên đường.
* Quản lý công ca và chấm công: Theo dõi ngày công, giờ làm việc thực tế, thời gian tăng ca (OT) ngoài giờ, đi công tác tỉnh của từng tài xế để chuyển số liệu cho bộ phận C&B tính lương chính xác hàng tháng.
* Đánh giá hiệu suất (KPIs): Xây dựng và áp dụng bộ chỉ số đánh giá hiệu quả công việc cho tài xế (bao gồm các tiêu chí: tỷ lệ đi đúng giờ, thái độ phục vụ, giữ gìn vệ sinh xe, không vi phạm luật giao thông, tiết kiệm nhiên liệu). Đề xuất khen thưởng hoặc kỷ luật kịp thời.
* Giải quyết xung đột: Lắng nghe tâm tư, nguyện vọng và giải quyết các mâu thuẫn nội bộ phát sinh trong đội ngũ lái xe, đảm bảo môi trường làm việc hòa đồng, đoàn kết và có tính kỷ luật cao.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính (Admin Manager) hoặc Trưởng phòng Nhân sự & Hành chính (HR&Admin Manager).
* Tuyến báo cáo gián tiếp: Báo cáo đột xuất hoặc theo chuyên đề cho Giám đốc Nhân sự (HR Director) hoặc Giám đốc Vận hành (COO) khi có yêu cầu đặc biệt liên quan đến việc tối ưu hóa đội xe hoặc xử lý sự cố nghiêm trọng.
* Quan hệ phối hợp ngang hàng:
* Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Kế toán - Tài chính để đối chiếu công nợ, chứng từ xăng dầu, bảo dưỡng và thanh quyết toán chi phí đúng hạn.
* Phối hợp với Bộ phận Mua sắm (Procurement) khi cần mua xe mới, thuê xe dịch vụ dài hạn hoặc lựa chọn nhà cung cấp phụ tùng/bảo hiểm.
* Phối hợp với tất cả các Phòng ban trong công ty để tiếp nhận nhu cầu di chuyển, lấy ý kiến phản hồi về chất lượng dịch vụ của đội xe để không ngừng cải tiến.
* Công cụ và Hướng dẫn thực hiện:
* Được cung cấp hệ thống phần mềm Quản lý phương tiện (Fleet Management Software), hệ thống định vị GPS gắn trên xe để giám sát lộ trình.
* Vận hành công việc dựa trên Quy chế Quản lý & Sử dụng xe công vụ của Công ty, Luật Giao thông đường bộ hiện hành và các quy định pháp luật về lao động.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị Kinh doanh, Quản trị Nhân sự, Kỹ thuật Ô tô, Công nghệ kỹ thuật Ô tô, Quản lý Vận tải/Logistics, hoặc các ngành học khác có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Yêu cầu tối thiểu từ 01 đến 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Điều phối xe, Quản lý đội xe, Nhân viên Hành chính xe cộ, hoặc Trưởng nhóm tài xế) tại các doanh nghiệp có quy mô đội xe từ 5 đầu xe trở lên.
* Ưu tiên những ứng viên đã từng làm việc trong bộ phận Hành chính - Nhân sự của các tổng công ty, tập đoàn sản xuất, đơn vị logistics hoặc các doanh nghiệp có lượng nhân sự lớn.

---

Kỹ năng chuyên môn:

* Hiểu biết kỹ thuật xe: Có kiến thức cơ bản về cấu tạo, nguyên lý hoạt động của xe ô tô, xe máy để có thể đánh giá sơ bộ lỗi hỏng hóc, giám sát chất lượng dịch vụ sửa chữa của các garage, tránh bị "báo giá khống".
* Hiểu biết pháp luật: Nắm vững Luật Giao thông đường bộ Việt Nam; các quy định pháp lý về đăng kiểm, bảo hiểm xe cơ giới, xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ.
* Kỹ năng hoạch định và điều phối: Khả năng sắp xếp lịch trình khoa học, phân bổ tài xế và xe hợp lý trong các khung giờ cao điểm, giải quyết bài toán mâu thuẫn lịch trình một cách linh hoạt và êm đẹp.
* Sử dụng công nghệ tốt: Thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu chi phí, nhiên liệu, khấu hao phương tiện). Có khả năng làm quen nhanh và sử dụng thành thạo các ứng dụng quản lý hành trình GPS, phần mềm quản trị xe doanh nghiệp.
* Kỹ năng giao tiếp và thương lượng: Giao tiếp khéo léo, mềm dẻo nhưng quyết đoán khi làm việc với đội ngũ lái xe (đối tượng lao động phổ thông cần sự thấu hiểu và kỷ luật khắt khe). Khả năng đàm phán tốt với các nhà cung cấp dịch vụ bảo hiểm, garage sửa chữa, nhà xe thuê ngoài để có mức giá tốt nhất cho công ty.
* Xử lý tình huống khẩn cấp: Bình tĩnh, nhạy bén và quyết đoán trong việc xử lý các sự cố phát sinh ngoài ý muốn trên đường như tai nạn giao thông, xe hỏng hóc giữa đường, tài xế gặp vấn đề về sức khỏe...

---

Phẩm chất cá nhân:

* Trung thực và Minh bạch: Đây là phẩm chất quan trọng hàng đầu vì vị trí này thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với tiền bạc, hóa đơn chi phí (xăng dầu, bảo dưỡng, sửa chữa). Sự chính trực giúp bảo vệ tài sản công ty và uy tín của chính nhân viên.
* Cẩn thận và Tỉ mỉ: Quản lý hàng loạt giấy tờ pháp lý của xe luôn yêu cầu sự chính xác tuyệt đối về mặt thời hạn (hạn bảo hiểm, hạn đăng kiểm). Việc sơ suất quên gia hạn có thể dẫn đến những khoản phạt lớn cho doanh nghiệp.
* Trách nhiệm và Tận tụy: Sẵn sàng tiếp nhận cuộc gọi hỗ trợ ngoài giờ hành chính (buổi tối, cuối tuần) trong trường hợp xe công tác gặp sự cố đột xuất trên đường. Có tinh thần chịu trách nhiệm cao đối với an toàn của mỗi chuyến đi.
* Khả năng chịu áp lực cao: Có tinh thần thép để đối mặt với những ngày cao điểm khi nhu cầu sử dụng xe vượt quá năng lực đáp ứng của đội xe, hoặc khi phải giải quyết các khiếu nại về thái độ của tài xế từ cấp trên.
* Có tư duy dịch vụ (Service Mindset): Luôn đặt sự an toàn, thoải mái và hài lòng của cán bộ nhân viên, ban lãnh đạo lên hàng đầu trong mọi quyết định điều xe và chăm sóc dịch vụ.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn: Mức lương cạnh tranh theo năng lực (từ 10.000.000đ - 15.000.000đ/tháng hoặc thỏa thuận tùy theo quy mô đội xe quản lý) + Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý.
* Chính sách phụ cấp đầy đủ: Phụ cấp điện thoại di động phục vụ công việc liên lạc 24/7, phụ cấp ăn trưa tại công ty, phụ cấp công tác phí nếu phải đi kiểm tra garage hoặc hiện trường sự cố ngoài tỉnh.
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp: Làm việc tại văn phòng hiện đại, năng động, được trang bị đầy đủ công cụ làm việc (máy tính xách tay, phần mềm quản lý hiện đại). Văn hóa doanh nghiệp chú trọng sự gắn kết và phát triển con người.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI) dành riêng cho cấp nhân sự quản lý hành chính.
* Lương tháng 13 đảm bảo, thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm (30/4-1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán).
* Quà sinh nhật, hiếu hỉ, ốm đau theo quy định của Công đoàn công ty.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng quản trị nhân sự, kỹ năng lập kế hoạch chi phí, quản trị rủi ro hành chính do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như Trưởng nhóm Hành chính Xe (Fleet Team Leader), Trưởng phòng Hành chính (Admin Manager), hoặc Chuyên viên Đối ngoại & Hành chính cấp cao.
* Hoạt động tập thể phong phú: Tham gia các hoạt động Teambuilding, nghỉ mát hàng năm cùng công ty, các giải bóng đá, hội thao nội bộ dành cho khối văn phòng và đội ngũ tài xế.

---

Tags

`#HanhChinhXe` `#QuanLyDoiXe` `#HanhChinhNhanSu` `#QuanLyTaiXe` `#FleetManagement` `#AdminHR` `#TuyenDungHanhChinh`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hành chính xe, quản lý đội xe hành chính nhân sự, điều phối xe công ty, tuyển dụng admin xe cộ, nhân viên điều hành xe văn phòng, giám sát tài xế, quản lý chi phí xe doanh nghiệp, tuyển dụng nhân sự hành chính xe cộ, Fleet administrator tuyển dụng, nhân viên quản lý kỹ thuật xe công ty.

Share