Mô tả công việc: Nhân viên hành chính sự kiện lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính sự kiện lĩnh vực nhân sự với đam mê mãnh liệt trong việc kiến tạo môi trường làm việc hạnh phúc, gắn kết và chuyên nghiệp. Tại doanh nghiệp chúng tôi, con người luôn là tài sản quý giá nhất. Vì vậy, vai trò của bạn không đơn thuần là xử lý các thủ tục giấy tờ hành chính khô khan, mà bạn chính là "đại sứ văn hóa", là chiếc cầu nối vững chắc gắn kết tập thể nhân viên với ban lãnh đạo. Bạn sẽ chịu trách nhiệm lên ý tưởng, lập kế hoạch và trực tiếp triển khai các sự kiện nội bộ, các chương trình phát triển văn hóa doanh nghiệp, đồng thời quản lý vận hành các hoạt động hành chính nhân sự hàng ngày một cách trơn tru. Đây là cơ hội tuyệt vời để một cá nhân năng động, sáng tạo và có đầu óc tổ chức phát triển toàn diện sự nghiệp trong cả hai lĩnh vực: Quản trị nguồn nhân lực và Quản trị sự kiện.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Lập kế hoạch và Tổ chức Sự kiện Nội bộ (40% trọng tâm công việc):
* Xây dựng ý tưởng và chủ đề: Chủ động nghiên cứu xu hướng, khảo sát nhu cầu của nhân viên để lên ý tưởng, chủ đề sáng tạo cho các sự kiện định kỳ và đột xuất của công ty bao gồm: Sinh nhật tháng/quý, Ngày hội gia đình (Family Day), Teambuilding, Tiệc cuối năm (Year-End Party), các ngày lễ lớn (8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh, Tết Nguyên Đán), và các buổi lễ tuyên dương, vinh danh cá nhân/tập thể xuất sắc.
* Lập kế hoạch chi tiết và dự toán ngân sách: Soạn thảo kế hoạch tổ chức chi tiết (Master proposal) bao gồm: thời gian, địa điểm, kịch bản chương trình (timeline/agenda), phương án nhân sự, và dự toán chi phí chi tiết cho từng hạng mục của sự kiện để trình Trưởng bộ phận phê duyệt.
* Tìm kiếm và quản lý nhà cung cấp (Vendors): Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ uy tín (địa điểm, âm thanh, ánh sáng, MC, ca sĩ, quà tặng, teabreak, thiết kế, in ấn...). Đàm phán giá cả, ký kết hợp đồng và giám sát chất lượng dịch vụ của các đối tác trước và trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
* Điều phối và Vận hành sự kiện: Chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ nhân sự hỗ trợ (Supporters), quản lý rủi ro và giải quyết các vấn đề phát sinh tại hiện trường sự kiện để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kịch bản và đạt hiệu quả cao nhất.
* Đánh giá sau sự kiện: Thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên sau mỗi sự kiện, thu thập ý kiến phản hồi, tổng hợp số liệu, làm báo cáo quyết toán tài chính và báo cáo rút kinh nghiệm để tối ưu hóa cho các sự kiện tiếp theo.

2. Phát triển Truyền thông Nội bộ & Văn hóa Doanh nghiệp (20% trọng tâm công việc):
* Quản lý kênh truyền thông nội bộ: Biên tập nội dung, thiết kế ấn phẩm truyền thông cơ bản (banner, poster, video ngắn) và đăng tải thông tin lên các kênh truyền thông nội bộ của công ty như: Bảng tin văn phòng, Nhóm Facebook/Zalo/Viber nội bộ, Bản tin Email, Intranet... nhằm truyền tải kịp thời các thông điệp, chính sách từ Ban giám đốc và các hoạt động phong trào đến toàn thể nhân viên.
* Thúc đẩy giá trị cốt lõi: Lồng ghép khéo léo các giá trị cốt lõi, sứ mệnh và tầm nhìn của công ty vào các hoạt động hàng ngày và các sự kiện tập thể để xây dựng lòng tự hào và sự gắn bó của nhân viên đối với tổ chức.
* Lắng nghe và kết nối: Là đầu mối tiếp nhận, lắng nghe những tâm tư, nguyện vọng, ý kiến đóng góp của nhân viên về môi trường làm việc, từ đó đề xuất giải pháp cải thiện lên Trưởng bộ phận Nhân sự.

3. Vận hành Hành chính Nhân sự (30% trọng tâm công việc):
* Quản lý hồ sơ nhân sự: Thực hiện việc lưu trữ, cập nhật và quản lý hồ sơ thông tin của toàn bộ cán bộ nhân viên (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống phần mềm quản lý nhân sự) đảm bảo tính bảo mật, chính xác và khoa học.
* Công tác Onboarding (Đón tiếp nhân viên mới): Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng chuẩn bị cơ sở vật chất (bàn làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, tài khoản hệ thống...), gửi thư chào mừng, tổ chức buổi định hướng hội nhập (Orientation) để giúp nhân sự mới nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc.
* Chăm sóc phúc lợi nhân viên: Thực hiện mua sắm, chuẩn bị quà tặng và gửi lời chúc mừng đến nhân viên trong các dịp đặc biệt như: sinh nhật, kết hôn, sinh con, ốm đau, hiếu hỉ theo đúng chính sách phúc lợi của công ty.
* Quản lý văn phòng phẩm và trang thiết bị sự kiện: Theo dõi, kiểm kê, mua sắm định kỳ văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động hàng ngày của khối văn phòng và lưu kho các trang thiết bị, vật dụng tái sử dụng của các sự kiện.
* Hỗ trợ công tác chấm công, tính lương và bảo hiểm: Hỗ trợ thu thập dữ liệu chấm công, theo dõi ngày phép năm, tổng hợp các chứng từ liên quan đến chế độ bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản...) để chuyển giao cho bộ phận C&B xử lý.

4. Hỗ trợ các dự án Nhân sự khác (10% trọng tâm công việc):
* Hỗ trợ tuyển dụng: Tham gia hỗ trợ tổ chức các gian hàng tuyển dụng tại các ngày hội việc làm (Job Fair) của các trường Đại học/Cao đẳng, hỗ trợ đón tiếp ứng viên đến phỏng vấn tại văn phòng khi cần thiết.
* Hỗ trợ đào tạo: Chuẩn bị phòng học, tài liệu giảng dạy, công cụ dụng cụ, nước uống, teabreak và điểm danh cho các khóa đào tạo nội bộ hoặc đào tạo thuê ngoài của doanh nghiệp.
* Các công việc khác: Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác theo sự phân công của Trưởng phòng Nhân sự và Ban Giám đốc.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp công việc hàng ngày, tiến độ dự án sự kiện và các vấn đề phát sinh cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Lead).
* Quan hệ công tác trong công ty: Phối hợp chặt chẽ với tất cả các phòng ban/bộ phận trong công ty (Kế toán, Marketing, Kinh doanh, Kỹ thuật, Mua hàng...) để thu thập nhu cầu, hỗ trợ triển khai các hoạt động chung và đảm bảo sự đồng bộ trong vận hành.
* Quan hệ công tác ngoài công ty: Làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ sự kiện, đối tác truyền thông, các cơ quan ban ngành có liên quan (nếu cần xin phép tổ chức sự kiện ngoài trời) và các đơn vị cho thuê văn phòng.
* Vai trò hướng dẫn: Chịu trách nhiệm hướng dẫn, phân công công việc và quản lý đội ngũ Cộng tác viên sự kiện (gồm nhân viên nội bộ tình nguyện hoặc CTV thuê ngoài) trong các chiến dịch sự kiện quy mô lớn của doanh nghiệp.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị văn phòng, Quản trị dịch vụ du lịch & lữ hành, Quản trị sự kiện, Quan hệ công chúng (PR), Truyền thông, Ngôn ngữ học, hoặc các ngành học xã hội tương đương.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Yêu cầu tối thiểu từ 01 năm kinh nghiệm trở lên làm việc ở vị trí tương đương (Hành chính nhân sự, Nhân viên sự kiện, Truyền thông nội bộ, Điều phối viên sự kiện) trong các doanh nghiệp hoặc agency tổ chức sự kiện.
* Chấp nhận ứng viên tốt nghiệp Trung cấp có năng khiếu đặc biệt về tổ chức sự kiện, có hoạt động phong trào xuất sắc tại trường học (Bí thư Đoàn, Đội trưởng đội văn nghệ/sự kiện) và có định hướng phát triển rõ ràng trong ngành Nhân sự.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng lập kế hoạch và quản lý dự án: Có khả năng chuyển hóa ý tưởng thành kế hoạch chi tiết, biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc, phân bổ thời gian hợp lý và kiểm soát tiến độ hoàn thành các hạng mục sự kiện đúng thời hạn.
* Kỹ năng giao tiếp và truyền cảm hứng: Khả năng giao tiếp tự tin, khéo léo, ngôn từ lưu loát và có sức thuyết phục tốt. Biết cách lắng nghe, thấu hiểu tâm lý nhân viên và có khả năng khuấy động không khí tập thể (ưu tiên ứng viên có khả năng làm MC dẫn chương trình cơ bản).
* Kỹ năng tin học văn phòng: Thành thạo các công cụ MS Office (Word để soạn thảo văn bản, chính sách hành chính; Excel để quản lý dữ liệu nhân sự, theo dõi chi phí, làm ngân sách; PowerPoint để thiết kế slide đề xuất ý tưởng sự kiện đẹp mắt).
* Kỹ năng thiết kế & đa phương tiện cơ bản: Biết sử dụng cơ bản các phần mềm thiết kế như Canva, Photoshop, Illustrator hoặc các ứng dụng dựng video ngắn trên điện thoại (CapCut...) là một lợi thế cạnh tranh rất lớn để tự chủ động làm ấn phẩm truyền thông nội bộ.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và xử lý tình huống: Khả năng phản ứng nhanh nhạy, bình tĩnh và đưa ra giải pháp xử lý thông minh trước các sự cố phát sinh ngoài dự kiến trong sự kiện (ví dụ: mất điện, thời tiết xấu, thiếu thiết bị, nhà cung cấp giao trễ...).
* Ngoại ngữ: Có khả năng đọc hiểu tài liệu và giao tiếp cơ bản bằng tiếng Anh là một lợi thế.

Phẩm chất cá nhân:

* Sáng tạo và đổi mới: Luôn tràn đầy ý tưởng mới mẻ, không ngại thay đổi cách làm cũ để mang lại những trải nghiệm độc đáo, thú vị hơn cho nhân viên trong các sự kiện.
* Năng động, hướng ngoại và nhiệt huyết: Luôn giữ thái độ tích cực, vui vẻ, thân thiện, tràn đầy năng lượng để có thể truyền năng lượng tích cực đến mọi người xung quanh và kết nối tập thể một cách tự nhiên.
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chu đáo: Chăm chút, cẩn thận trong từng chi tiết nhỏ của sự kiện (từ chiếc nơ quà tặng, cách sắp xếp ghế ngồi, chuẩn bị đúng món ăn chay cho nhân viên có chế độ ăn riêng biệt đến việc rà soát từng dòng chữ trên slide truyền thông).
* Tinh thần trách nhiệm cao: Có tính cam kết mạnh mẽ với công việc, sẵn sàng nỗ lực hết mình và làm việc ngoài giờ (Overtime) hoặc đi công tác xa vào cuối tuần khi có sự kiện của công ty (có chế độ bù giờ/bù lương thỏa đáng).
* Bảo mật thông tin: Có đạo đức nghề nghiệp tốt, tôn trọng và tuyệt đối bảo mật các thông tin nội bộ của nhân sự cũng như các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

---

Quyền lợi:

* Chế độ lương thưởng hấp dẫn:
* Lương cơ bản cạnh tranh (thỏa thuận theo năng lực thực tế khi phỏng vấn) + Phụ cấp điện thoại, phụ cấp ăn trưa.
* Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý dựa trên mức độ hoàn thành sự kiện và độ hài lòng của nhân viên.
* Thưởng lương tháng thứ 13, thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch...) và thưởng hiệu quả kinh doanh của công ty cuối năm.
* Chính sách Bảo hiểm & Phúc lợi toàn diện:
* Được tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Được trang bị gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp hàng năm (khám chữa bệnh tại các bệnh viện tư nhân quốc tế).
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm cho toàn thể nhân viên.
* Hưởng đầy đủ các chế độ nghỉ phép năm (12 ngày phép/năm), nghỉ lễ tết theo quy định nhà nước và các chế độ hiếu hỉ, sinh nhật, ốm đau theo chính sách riêng của công ty.
* Cơ hội học tập và Phát triển sự nghiệp:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị Nhân sự hiện đại, Kỹ năng xây dựng văn hóa doanh nghiệp, Kỹ năng làm MC chuyên nghiệp, Kỹ năng thiết kế đồ họa hoặc các kỹ năng mềm bổ trợ khác do công ty tài trợ 100% chi phí.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội thăng tiến lên các vị trí Trưởng nhóm Truyền thông nội bộ & Sự kiện, Giám sát Hành chính Nhân sự hoặc Trưởng phòng Văn hóa Doanh nghiệp trong vòng 2 - 3 năm làm việc.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Làm việc trong môi trường trẻ trung, năng động, cởi mở, khuyến khích sự sáng tạo cá nhân và không rập khuôn máy móc.
* Văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng, trang bị đầy đủ thiết bị làm việc tiên tiến, có khu vực pantry (trà, cà phê, đồ ăn nhẹ miễn phí hàng ngày) để nhân viên thư giãn và tái tạo năng lượng.
* Được là người "chủ xị" trực tiếp trải nghiệm và dẫn dắt tất cả các hoạt động vui chơi, teambuilding, du lịch nghỉ mát hàng năm của công ty.

---

Tags:

#HanhChinhNhanSu #ToChucSuKien #TruyenThongNoiBo #VanHoaDoanhNghiep #TuyenDungNhanSu #HRAdmin #EventCoordinator #InternalCommunication #MoiTruongLamViecHanhPhuc

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên hành chính sự kiện nhân sự, Tìm việc làm HR Admin & Event, Nhân viên tổ chức sự kiện nội bộ, Chuyên viên truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp, Tuyển dụng hành chính nhân sự tốt nghiệp trung cấp, Việc làm hành chính nhân sự tại Hồ Chí Minh, Việc làm hành chính nhân sự tại Hà Nội, Nhân viên gắn kết nhân sự (Employee Engagement Officer), Trợ lý hành chính sự kiện nhân sự.

Share