Mô tả công việc: Nhân viên hành chính dự án lĩnh vực nhân sự (HR Project Administrator)

Tổng quan :
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính dự án lĩnh vực nhân sự (HR Project Administrator). Đây là một vị trí mang tính chiến lược và vận hành cao, đóng vai trò là cầu nối quan trọng giữa Ban Quản lý Dự án (PMO), Bộ phận Nhân sự Tổng hợp và các đối tác liên quan. Trong bối cảnh tổ chức đang mở rộng quy mô và thực hiện các dự án tái cấu trúc, chuyển đổi số nguồn nhân lực (HR Digital Transformation) cũng như triển khai các chiến dịch tuyển dụng và đào tạo quy mô lớn, vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc thủ tục giấy tờ hành chính.

Bạn sẽ là người trực tiếp điều phối, quản trị quy trình, lưu trữ dữ liệu và bảo đảm sự vận hành trơn tru của các dự án nhân sự từ giai đoạn khởi tạo (Initiation) đến giai đoạn đóng dự án (Closing). Bạn là người giữ cho bánh xe dự án nhân sự luôn quay đúng hướng, đúng tiến độ và tối ưu hóa ngân sách. Nếu bạn là một người có tư duy logic cao, đam mê lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực, yêu thích làm việc với các dự án và sở hữu khả năng tổ chức công việc xuất sắc, đây chính là cơ hội để bạn khẳng định bản thân và phát triển sự nghiệp trong một môi trường chuyên nghiệp, năng động và giàu tính thử thách.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản trị và Điều phối Hành chính Dự án Nhân sự:
- Thiết lập, tổ chức và duy trì hệ thống lưu trữ tài liệu dự án một cách khoa học (bao gồm cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống Cloud/SharePoint/Google Drive), bảo đảm tính bảo mật tuyệt đối của thông tin nhân sự và dữ liệu dự án.
- Soạn thảo, chuẩn hóa và kiểm soát các văn bản, tờ trình, quyết định, hợp đồng dịch vụ, biên bản ghi nhớ (MOU) và các tài liệu pháp lý liên quan đến các đối tác, nhà thầu phụ hoặc chuyên gia tư vấn của dự án nhân sự.
- Theo dõi sát sao tiến độ thực hiện các mốc công việc (milestones) của dự án theo kế hoạch đã phê duyệt; kịp thời phát hiện các điểm nghẽn (bottlenecks) và báo cáo lên Quản lý dự án để tìm phương án giải quyết.
- Lên lịch, chuẩn bị tài liệu họp, ghi biên bản cuộc họp (meeting minutes) và theo dõi tiến độ thực hiện các hành động sau họp (action items) của các thành viên trong ban dự án.

2. Quản lý Nhân sự Dự án và Hỗ trợ Vận hành:
- Đầu mối tiếp nhận nhu cầu nhân sự của dự án, phối hợp với bộ phận Tuyển dụng (TA) để điều phối quy trình tuyển dụng nhân sự dự án, từ việc đăng tuyển, lọc hồ sơ, sắp xếp lịch phỏng vấn đến khi tiếp nhận nhân sự mới.
- Thực hiện các thủ tục tiếp nhận (onboarding) chuyên biệt cho nhân sự dự án, bao gồm: chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc, cấp tài khoản hệ thống, phổ biến quy chế dự án và hướng dẫn hội nhập.
- Theo dõi chấm công, quản lý ngày phép, lập bảng kê lương/phụ cấp dự án và phối hợp với bộ phận C&B để bảo đảm quyền lợi cho nhân sự tham gia dự án (đặc biệt là nhân sự thời vụ, cộng tác viên hoặc chuyên gia thuê ngoài).
- Thực hiện quy trình thôi việc hoặc chuyển giao nhân sự (offboarding) khi dự án kết thúc hoặc khi nhân sự thay đổi vị trí công tác.

3. Quản lý Ngân sách và Thanh quyết toán Dự án:
- Theo dõi định mức chi phí và tình hình sử dụng ngân sách của dự án nhân sự theo định kỳ (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý).
- Thực hiện các thủ tục tạm ứng, thanh toán, hoàn ứng chi phí dự án (chi phí thuê ngoài, chi phí đào tạo, chi phí tổ chức sự kiện, mua sắm trang thiết bị hành chính...) theo đúng quy trình tài chính - kế toán của công ty.
- Làm việc trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ nhân sự (headhunter, đơn vị đào tạo, đơn vị cung cấp phần mềm HRIS...) để đối chiếu công nợ, nghiệm thu hợp đồng và hoàn thiện chứng từ thanh toán.

4. Hỗ trợ Triển khai các Dự án Nhân sự Trọng điểm:
- Dự án Đào tạo & Phát triển (L&D): Hỗ trợ hậu cần cho các khóa học (chuẩn bị phòng học, tài liệu, văn phòng phẩm, tea-break, điểm danh, khảo sát sau đào tạo và tổng hợp báo cáo đánh giá hiệu quả đào tạo).
- Dự án Truyền thông Nội bộ & Văn hóa Doanh nghiệp: Tham gia tổ chức các sự kiện thuộc dự án (Town Hall, Team Building, Year End Party, các chiến dịch thi đua nội bộ), điều phối nhân lực và quản lý ngân sách sự kiện hành chính liên quan.
- Dự án Đánh giá Hiệu suất (Performance Management): Hỗ trợ gửi thông báo, thu thập biểu mẫu đánh giá, tổng hợp kết quả KPI/OKRs của nhân sự thuộc dự án và báo cáo kết quả cho ban dự án.
- Dự án Số hóa Nhân sự (HRIS): Hỗ trợ nhập liệu hệ thống, kiểm thử tính năng (UAT), soạn thảo tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm nhân sự mới cho nhân viên.

5. Báo cáo và Tổng hợp Dữ liệu:
- Tổng hợp dữ liệu nhân sự dự án định kỳ (tỷ lệ nghỉ việc, hiệu suất làm việc, chi phí nhân sự trên mỗi dự án) để lập các báo cáo trực quan (Dashboard).
- Chuẩn bị các slide báo cáo định kỳ cho Ban giám đốc hoặc các bên liên quan về tình hình nhân sự và hành chính của dự án.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp (Direct Report): Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự Dự án / Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) / Giám đốc Dự án (Project Director) tùy theo cơ cấu từng dự án cụ thể.
- Báo cáo gián tiếp (Matrix Report): Quản lý Văn phòng Dự án (PMO Lead) để đồng bộ hóa quy trình quản lý dự án chung của tập đoàn.
- Chỉ dẫn/Hướng dẫn (Guidance/Collaboration):
+ Hướng dẫn và hỗ trợ các thành viên dự án, cộng tác viên, thực tập sinh thực hiện đúng các quy định, quy trình hành chính, quy chế bảo mật thông tin và chính sách nhân sự của công ty.
+ Hợp tác chặt chẽ với các bộ phận chức năng khác như Tài chính - Kế toán, Công nghệ Thông tin (IT), Pháp chế, và Hành chính Tổng hợp nhằm đảm bảo tối đa hóa nguồn lực phục vụ cho dự án.

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Hành chính văn phòng, Ngoại ngữ hoặc các chuyên ngành có liên quan khác.
- Có tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Hành chính nhân sự, Trợ lý dự án (Project Assistant), Điều phối viên dự án (Project Coordinator) hoặc các vị trí tương đương.
- Ưu tiên ứng viên từng có kinh nghiệm làm việc trong các dự án quy mô lớn, dự án chuyển đổi số (ERP/HRIS), dự án tái cấu trúc doanh nghiệp hoặc làm việc tại các công ty có mô hình quản lý theo dự án (Xây dựng, CNTT, Bất động sản, Agency, Tư vấn).
- Có hiểu biết cơ bản về Luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội và các quy định pháp luật liên quan đến quản lý lao động.
- Hiểu biết về các phương pháp luận quản lý dự án (Agile, Scrum, Waterfall) hoặc sở hữu các chứng chỉ như CAPM, PMP là một lợi thế cạnh tranh lớn.

Kỹ năng chuyên môn:
- Kỹ năng quản trị văn phòng và lưu trữ hồ sơ: Khả năng phân loại, sắp xếp khoa học, khoa bảng hóa dữ liệu và quản lý hệ thống tài liệu dự án lớn một cách logic, dễ truy xuất.
- Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc: Thành thạo bộ công cụ MS Office (đặc biệt là Excel ở trình độ nâng cao: Vlookup, Pivot Table, các hàm logic để xử lý dữ liệu nhân sự lớn; PowerPoint để thiết kế slide báo cáo chuyên nghiệp).
- Kỹ năng sử dụng phần mềm quản lý dự án: Thành thạo hoặc có khả năng học hỏi nhanh các công cụ như Trello, Asana, Jira, Microsoft Project, Monday.com, Slack...
- Kỹ năng giao tiếp và truyền thông: Khả năng diễn đạt gãy gọn, mạch lạc (cả nói và viết); có khả năng viết email công vụ chuyên nghiệp, soạn thảo văn bản hành chính đúng quy chuẩn và truyền đạt thông tin dự án một cách thuyết phục đến các bên liên quan.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking) tốt, biết cách ưu tiên công việc quan trọng/khẩn cấp trong môi trường dự án nhiều biến động và áp lực về thời hạn (deadline).
- Trình độ Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt và đọc dịch thành thạo tài liệu chuyên môn (tương đương TOEIC 700 hoặc IELTS 6.0 trở lên) là bắt buộc do đặc thù dự án có thể làm việc với đối tác hoặc chuyên gia nước ngoài.

Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, bảo mật và đạo đức nghề nghiệp: Đây là phẩm chất tối quan trọng do vị trí này tiếp cận với nhiều thông tin nhạy cảm về nhân sự, lương thưởng, chiến lược của doanh nghiệp và dự án.
- Cẩn thận, tỉ mỉ và chỉn chu: Luôn kiểm tra kỹ lưỡng thông tin, số liệu trước khi báo cáo hoặc gửi đi, giảm thiểu tối đa các sai sót hành chính gây ảnh hưởng đến tiến độ và uy tín của ban dự án.
- Tinh thần chủ động (Proactive) và trách nhiệm cao: Không đợi giao việc, có tư duy tự giải quyết vấn đề và luôn bám sát công việc cho đến khi có kết quả cuối cùng (ownership mindset).
- Khả năng thích ứng cao (Adaptability) và chịu áp lực tốt: Sẵn sàng đối mặt với sự thay đổi thường xuyên về phạm vi dự án (scope change), tiến độ và nhân sự của môi trường dự án năng động.
- Tinh thần đồng đội (Team player) và thái độ dịch vụ (Service mindset): Luôn sẵn lòng hỗ trợ các thành viên khác trong dự án, xây dựng mối quan hệ làm việc hài hòa, cởi mở và chuyên nghiệp.

Quyền lợi:
- Thu nhập hấp dẫn: Lương cơ bản cạnh tranh (dao động từ 15,000,000đ - 22,000,000đ tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Thưởng hiệu quả dự án (Project Bonus) dựa trên tiến độ và kết quả nghiệm thu của dự án.
- Chế độ phúc lợi toàn diện: Được đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định của Luật Lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc; gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Healthcare) hàng năm.
- Cơ hội đào tạo và phát triển vượt bậc: Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị Nhân sự (HRBP, C&B, L&D) và Quản trị Dự án chuyên nghiệp (PMP, Agile) do công ty tài trợ 100% chi phí.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Cơ hội thăng tiến lên các vị trí Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự Dự án, Chuyên viên Quản trị Dự án Nhân sự (HR Project Manager) hoặc Chuyên viên Đối tác Nhân sự (HRBP) sau 1 - 2 năm gắn bó.
- Môi trường làm việc lý tưởng: Môi trường làm việc trẻ trung, hiện đại, văn hóa phẳng, tôn trọng sự sáng tạo và đóng góp cá nhân; áp dụng mô hình làm việc linh hoạt (Hybrid Working) tùy theo giai đoạn của dự án.
- Các chế độ đãi ngộ khác: Lương tháng 13, thưởng các ngày lễ Tết, du lịch/team building hàng năm cùng công ty, các hoạt động chăm sóc sức khỏe thể chất và tinh thần định kỳ.

Tags:
#HanhChinhNhanSuDyAn #HRProjectAdmin #ProjectCoordinator #NhanSuDyAn #QuanTriDyAnNhanSu #HanhChinhDuAn #HRISProject #ProjectAdministrator #TuyenDungNhanSuDyAn #HRJobs

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên hành chính dự án nhân sự, Nhân viên điều phối dự án nhân sự, HR Project Administrator job, Tuyển dụng HR Project Coordinator, Việc làm hành chính dự án nhân sự Hà Nội, Việc làm hành chính dự án nhân sự TP.HCM, Chuyên viên hành chính dự án, HR Project Specialist.

Share