MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH ĐI LẠI LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR TRAVEL & MOBILITY SPECIALIST)

---

TỔNG QUAN VAI TRÒ

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Hành chính Đi lại Lĩnh vực Nhân sự (HR Travel & Mobility Specialist). Đây là một vị trí trọng yếu thuộc phòng Nhân sự, đóng vai trò cầu nối điều phối toàn bộ các hoạt động liên quan đến việc di chuyển, công tác, lưu trú và điều động nhân sự (đặc biệt là nhân sự cấp cao và chuyên gia nước ngoài) trong và ngoài nước.

Người đảm nhận vị trí này không chỉ đơn thuần thực hiện các tác vụ đặt dịch vụ (booking) mà là một chuyên gia quản lý trải nghiệm di chuyển của nhân viên (Employee Mobility Experience), tối ưu hóa ngân sách hành chính, đảm bảo tính tuân thủ pháp lý về di trú (Visa, Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú) và xây dựng các quy chuẩn vận hành chuyên nghiệp. Bạn sẽ là người đồng hành giúp lực lượng lao động của công ty luôn sẵn sàng, di chuyển an toàn, hiệu quả và có trải nghiệm làm việc tốt nhất dù ở bất kỳ quốc gia hay chi nhánh nào.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

1. Quản lý và Tổ chức Công tác (Business Travel Management)

* Lập kế hoạch và Đặt dịch vụ di chuyển:
* Tiếp nhận, thẩm định và phê duyệt các yêu cầu công tác từ các phòng ban thông qua hệ thống quản lý nội bộ.
* Thực hiện đặt vé máy bay (nội địa và quốc tế), vé tàu, xe khách, hoặc điều phối xe đưa đón của công ty cho nhân sự đi công tác.
* Tìm kiếm, lựa chọn và đặt phòng khách sạn, căn hộ dịch vụ phù hợp với cấp bậc nhân sự và định mức chi phí quy định.
* Xây dựng và Tối ưu hóa Hành trình:
* Thiết kế lộ trình di chuyển tối ưu nhất về mặt thời gian và chi phí cho nhân viên, đặc biệt là các chuyến công tác phức tạp, đa điểm dừng (multi-city).
* Cung cấp thông tin chi tiết về hành trình (itinerary), hướng dẫn di chuyển, thông tin thời tiết, văn hóa bản địa và các lưu ý an toàn cho nhân sự trước chuyến đi.
* Hỗ trợ Khẩn cấp 24/7 (Emergency Support):
* Là đầu mối liên lạc chính để xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình di chuyển như: hoãn/hủy chuyến bay, mất hành lý, thay đổi lịch trình đột xuất, sự cố về phòng khách sạn hoặc các vấn đề sức khỏe của nhân viên khi đang đi công tác.

2. Quản lý Di trú và Nhân sự Nước ngoài (Global Mobility & Expat Support)

* Thủ tục Giấy phép Lao động (Work Permit):
* Chủ trì việc chuẩn bị hồ sơ, dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ cần thiết của chuyên gia nước ngoài.
* Làm việc với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội để nộp hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và xin cấp mới/gia hạn Giấy phép lao động.
* Thủ tục Thị thực (Visa) và Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card - TRC):
* Thực hiện các thủ tục xin Công văn nhập cảnh, cấp mới/gia hạn Visa, Thẻ tạm trú, Thẻ doanh nhân APEC (ABTC) cho người nước ngoài vào Việt Nam làm việc và cho nhân sự Việt Nam đi công tác nước ngoài.
* Theo dõi sát sao hạn visa, thẻ tạm trú, hộ chiếu của các chuyên gia để chủ động thực hiện gia hạn trước ít nhất 30 ngày.
* Hỗ trợ Định cư và Tái định cư (Relocation Support):
* Hỗ trợ chuyên gia nước ngoài và gia đình họ tìm kiếm nhà ở (căn hộ, biệt thự), thương thảo hợp đồng thuê nhà, đăng ký tạm trú với công an địa phương.
* Hỗ trợ tìm kiếm trường học cho con em chuyên gia, hướng dẫn các dịch vụ tiện ích thiết yếu (bệnh viện, siêu thị, ngân hàng) để giúp họ nhanh chóng hòa nhập với cuộc sống mới.
* Phối hợp với các đơn vị vận chuyển quốc tế để vận chuyển đồ đạc cá nhân của chuyên gia khi bắt đầu nhận việc hoặc khi kết thúc nhiệm kỳ về nước.

3. Quản lý Chi phí, Đối tác và Nhà cung cấp (Vendor & Expense Management)

* Quản lý và Đàm phán với Nhà cung cấp (Vendor Relations):
* Tìm kiếm, đánh giá và thiết lập mối quan hệ hợp tác dài hạn với các đại lý vé máy bay (GSA), các chuỗi khách sạn, đơn vị cho thuê xe, công ty bảo hiểm và các tổ chức dịch vụ di trú.
* Đàm phán các hợp đồng khung (Corporate Rate) với mức chiết khấu ưu đãi nhất, các điều khoản thanh toán linh hoạt và các đặc quyền đi kèm cho công ty.
* Định kỳ (hàng quý/hàng năm) đánh giá chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp dựa trên các chỉ số SLA (Service Level Agreement) để quyết định duy trì hoặc thay đổi đối tác.
* Kiểm soát và Thanh quyết toán Chi phí:
* Thu thập, đối chiếu toàn bộ hóa đơn, chứng từ đi lại, lưu trú từ các nhà cung cấp đảm bảo tính chính xác trước khi chuyển bộ phận Kế toán thanh toán.
* Kiểm tra và phê duyệt các tờ trình thanh toán chi phí công tác phí (per diem), chi phí tiếp khách, taxi của nhân viên theo đúng hạn mức.
* Lập báo cáo phân tích chi phí đi lại hàng tháng/quý, chỉ ra các điểm lãng phí và đề xuất giải pháp tiết kiệm ngân sách cho công ty.

4. Xây dựng Quy trình và Tuân thủ Chính sách (Policy & Compliance)

* Xây dựng và Cập nhật Chính sách Đi lại (Travel Policy):
* Nghiên cứu, soạn thảo và cập nhật liên tục Chính sách công tác, Quy chế đi lại, Quy định về định mức chi phí phù hợp với tình hình thực tế và xu hướng thị trường.
* Truyền thông, hướng dẫn và giải đáp thắc mắc cho toàn thể nhân viên trong công ty về các quy định đi lại, quy trình đặt dịch vụ và thanh quyết toán.
* Đảm bảo Tuân thủ Pháp lý:
* Cập nhật liên tục các thay đổi trong luật di trú, luật lao động liên quan đến người nước ngoài của Việt Nam và các quốc gia đích để điều chỉnh quy trình làm việc kịp thời.
* Đảm bảo tất cả các hoạt động di chuyển của nhân viên và nhập cảnh của chuyên gia đều hợp pháp, không xảy ra sai sót dẫn đến phạt hành chính hoặc ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

5. Công tác Hành chính Nhân sự liên quan (General HR Admin Support)

* Phối hợp với bộ phận C&B (Tiền lương & Phúc lợi) để chấm công, tính phụ cấp công tác, phụ cấp thu hút, phụ cấp nhà ở cho nhân viên/chuyên gia được điều động.
* Quản lý, lưu trữ khoa học hệ thống hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy liên quan đến việc đi lại, hồ sơ người nước ngoài (bản sao hộ chiếu, bằng cấp, lý lịch tư pháp, hợp đồng lao động...).
* Hỗ trợ Ban Nhân sự tổ chức các sự kiện nội bộ có yếu tố di chuyển lớn như: Du lịch hè của công ty (Company Trip), Hội nghị tổng kết năm (Year-End Party), các chuyến teambuilding của các phòng ban.

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN

1. Tuyến báo cáo (Reporting Line)

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính (Administration Manager) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Báo cáo gián tiếp cho: Giám đốc Nhân sự (HR Director) hoặc Ban Giám đốc (khi có yêu cầu đặc biệt về các chuyến đi của VIP/Expat).
* Quan hệ phối hợp nội bộ:
* *Bộ phận Kế toán (Finance & Accounting):* Để đối chiếu hóa đơn, tạm ứng, thanh quyết toán chi phí đi lại.
* *Bộ phận Mua sắm (Procurement):* Để thẩm định hợp đồng và đấu thầu nhà cung cấp dịch vụ du lịch/di trú.
* *Các phòng ban chuyên môn:* Để tiếp nhận nhu cầu di chuyển và phản hồi về chất lượng dịch vụ.
* Quan hệ đối ngoại: Các hãng hàng không, đại lý vé, khách sạn, Lãnh sự quán/Đại sứ quán, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.

2. Vai trò Hướng dẫn & Giám sát (Guidance & Monitoring)

* Chịu trách nhiệm hướng dẫn trực tiếp cho nhân viên mới nhập ngũ về Quy chế đi lại của công ty trong buổi định hướng (Onboarding).
* Giám sát việc tuân thủ hạn mức chi phí công tác của tất cả các cấp nhân viên; có quyền từ chối các yêu cầu đặt dịch vụ vượt định mức nếu không có sự phê duyệt đặc biệt bằng văn bản từ Ban Giám đốc.
* Giám sát và đánh giá hiệu quả công việc của các nhân sự cấp dưới (nếu có) hoặc các cộng tác viên hỗ trợ hành chính.

---

YÊU CẦU VÀ ĐIỀU KIỆN

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nhân lực, Quản trị Văn phòng, Quản trị Khách sạn - Lữ hành, Ngoại ngữ, Luật, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành nghề liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Có tối thiểu 01 - 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như: Nhân viên hành chính đi lại, Nhân viên Nhân sự hỗ trợ Expat, Chuyên viên Mobility, hoặc nhân viên điều hành tour/đặt phòng tại các công ty du lịch/đại lý vé máy bay lớn mong muốn chuyển sang môi trường nhân sự doanh nghiệp.
* Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các công ty đa quốc gia, tập đoàn có quy mô trên 500 nhân sự hoặc các đơn vị thường xuyên có yếu tố chuyên gia nước ngoài.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng Booking & Xử lý nghiệp vụ hành chính: Sử dụng thành thạo các hệ thống đặt vé, đặt phòng trực tuyến (OTA), các cổng thông tin dịch vụ khách hàng của hãng bay. Có mối quan hệ rộng rãi với các nhà cung cấp dịch vụ lưu trú và vận chuyển là một lợi thế lớn.
* Hiểu biết pháp luật di trú: Nắm vững các quy định pháp luật của Việt Nam về xuất nhập cảnh, thủ tục cấp Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú cho người nước ngoài.
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt (nghe, nói, đọc, viết) để làm việc trực tiếp với người nước ngoài, đối tác quốc tế và soạn thảo các văn bản hành chính bằng tiếng Anh (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên). Biết thêm tiếng Trung, tiếng Nhật hoặc tiếng Hàn là một điểm cộng xuất sắc.
* Kỹ năng Công nghệ thông tin: Thành thạo tin học văn phòng (đặc biệt là Excel để quản lý chi phí, làm báo cáo số liệu) và khả năng thích ứng nhanh với các phần mềm quản trị nguồn nhân lực (ERP, Workday, BambooHR...).
* Kỹ năng Đàm phán & Thương lượng: Khả năng thương thảo hợp đồng tốt với nhà cung cấp để mang lại lợi ích kinh tế tốt nhất cho doanh nghiệp.

Phẩm chất cá nhân:

* Tận tâm và Định hướng Dịch vụ (Customer-Service Mindset): Luôn đặt sự hài lòng, an toàn và trải nghiệm tiện lợi của nhân viên lên hàng đầu; có thái độ lịch sự, nhã nhặn và hỗ trợ nhiệt tình.
* Tỉ mỉ, Cẩn thận và Tổ chức khoa học: Công việc liên quan đến thông tin cá nhân trên hộ chiếu, ngày giờ bay, số tiền thanh toán, do đó đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối, không được phép sai sót dù là một chi tiết nhỏ.
* Khả năng chịu áp lực và Giải quyết vấn đề linh hoạt: Giữ được sự bình tĩnh trong các tình huống khẩn cấp (hoãn chuyến bay đột xuất, mất giấy tờ xe...), có tư duy nhạy bén để nhanh chóng đưa ra phương án dự phòng (Plan B) hiệu quả.
* Tính bảo mật thông tin cao: Tuyệt đối bảo mật các thông tin cá nhân của nhân sự, lương bổng, kế hoạch di chuyển của các lãnh đạo cấp cao và chiến lược kinh doanh của công ty.
* Sự năng động và Chủ động: Luôn chủ động trong công việc, không ngại di chuyển bên ngoài để thực hiện các thủ tục hành chính tại cơ quan nhà nước khi cần thiết.

---

QUYỀN LỢI

* Mức lương hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (dao động từ 10.000.000đ – 18.000.000đ/tháng tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế), được đánh giá điều chỉnh lương định kỳ hàng năm.
* Chế độ đãi ngộ toàn diện:
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm, thưởng các ngày lễ Tết (30/4-1/5, 2/9, Tết Dương lịch...).
* Phụ cấp điện thoại, phụ cấp trang phục, phụ cấp đi lại (nếu có đi ra ngoài làm việc với cơ quan chức năng).
* Chăm sóc sức khỏe:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định của Luật lao động ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (Bảo Việt/PVI) dành riêng cho nhân viên chính thức.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc & Văn hóa:
* Môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sáng tạo.
* Cơ sở vật chất hiện đại, văn phòng làm việc tiện nghi.
* Tham gia các hoạt động Teambuilding, Year-End Party, các câu lạc bộ thể thao/văn nghệ của công ty.
* Cơ hội Phát triển & Thăng tiến:
* Được đào tạo bài bản về kỹ năng quản trị nhân sự hiện đại, cập nhật kiến thức luật pháp chuyên sâu.
* Được hỗ trợ chi phí tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng mềm và kỹ năng chuyên môn.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Nhân viên -> Trưởng nhóm Hành chính đi lại -> Trưởng phòng Hành chính/Nhân sự -> Giám đốc Vận hành Nhân sự.
* Ưu đãi đặc quyền: Được hưởng các chính sách ưu đãi giá vé máy bay, phòng khách sạn, dịch vụ du lịch dành riêng cho nhân viên nội bộ của tập đoàn/đối tác liên kết.

---

TAGS

`#HànhChínhNhânSự` `#HRTravel` `#GlobalMobility` `#QuảnLýĐiLại` `#HỗTrợExpat` `#WorkPermit` `#TuyểnDụngHànhChính` `#NhânSựNướcNgoài` `#HànhChínhTổngHợp`

---

TỪ KHOÁ TÌM KIẾM:

tuyển dụng nhân viên hành chính đi lại, nhân viên hỗ trợ di chuyển nhân sự, HR Travel Officer, Global Mobility Specialist, chuyên viên visa thẻ tạm trú, tuyển dụng nhân sự hành chính quận [tên quận], việc làm nhân sự tiếng Anh, nhân viên hỗ trợ người nước ngoài expat, admin đặt vé máy bay phòng khách sạn, tuyển dụng hành chính nhân sự trung cấp trở lên.

Share