Mô tả công việc: Nhân viên hành chính đào tạo lĩnh vực nhân sự

Tổng quan :
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính đào tạo lĩnh vực nhân sự (HR Administration & Training Specialist). Trong bối cảnh doanh nghiệp đang trên đà phát triển mạnh mẽ và không ngừng mở rộng quy mô, chúng tôi hiểu rằng nguồn nhân lực chính là tài sản quý giá nhất. Vị trí này được thiết kế nhằm mục đích xây dựng, duy trì và tối ưu hóa hai trụ cột quan trọng của phòng Nhân sự: Công tác vận hành hành chính nhân sự chuyên nghiệp và Hoạt động đào tạo - phát triển năng lực (L&D) toàn diện cho cán bộ nhân viên.

Với vai trò là một "Chuyên gia nhân sự", bạn không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc bàn giấy hay thủ tục hành chính lặp đi lặp lại. Bạn sẽ là người kiến tạo trải nghiệm nhân viên (Employee Experience), từ ngày đầu tiên họ bước chân vào công ty (Onboarding) cho đến suốt lộ trình phát triển sự nghiệp tại đây. Bạn sẽ phối hợp chặt chẽ với Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc để khảo sát nhu cầu, thiết kế bản đồ học tập, trực tiếp tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ và đánh giá hiệu quả sau đào tạo. Đồng thời, bạn chịu trách nhiệm chuẩn hóa quy trình lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân sự, soạn thảo văn bản và hỗ trợ các công tác quan hệ lao động.

Đây là cơ hội lý tưởng dành cho những ứng viên có tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ xuất sắc, đam mê lĩnh vực phát triển con người, sở hữu kỹ năng tổ chức khoa học và mong muốn khẳng định bản thân trong một môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp và giàu cơ hội thăng tiến.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Công tác Quản lý và Triển khai Đào tạo (L&D - Learning & Development) - Chiếm 50% thời lượng
* Khảo sát và Phân tích nhu cầu đào tạo (TNA - Training Needs Analysis):
* Thiết kế các biểu mẫu khảo sát, thực hiện phỏng vấn sâu với quản lý các bộ phận nhằm xác định khoảng trống năng lực (skill gaps) của nhân viên.
* Tổng hợp thông tin, phân tích dữ liệu và đề xuất kế hoạch đào tạo (tháng, quý, năm) phù hợp với định hướng chiến lược của công ty.
* Xây dựng chương trình và Tài liệu đào tạo:
* Chủ trì thiết kế nội dung, slide bài giảng, sổ tay đào tạo cho chương trình hội nhập (Onboarding) dành cho nhân viên mới.
* Phối hợp với các chuyên gia nội bộ (SMEs) hoặc giảng viên thuê ngoài để biên soạn giáo trình, tài liệu chuyên môn cho từng phòng ban.
* Xây dựng kho tài liệu số, quản trị hệ thống quản lý học tập điện tử (LMS) của doanh nghiệp (nếu có).
* Tổ chức và Điều phối các khóa học:
* Lập lịch trình chi tiết, truyền thông nội bộ về khóa học để thu hút và thúc đẩy tinh thần học tập của nhân sự.
* Chuẩn bị hậu cần lớp học: Đặt phòng, setup thiết bị (máy chiếu, âm thanh, micro), văn phòng phẩm, teabreak, tài liệu in ấn.
* Đóng vai trò là MC, điều phối viên (Facilitator) dẫn dắt, kết nối lớp học, tạo không khí sôi nổi trong suốt quá trình đào tạo.
* Liên hệ, làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo bên ngoài (đàm phán hợp đồng, giám sát chất lượng giảng dạy).
* Đánh giá và Báo cáo hiệu quả đào tạo:
* Áp dụng mô hình đánh giá Kirkpatrick (các cấp độ: Phản hồi, Học tập, Hành vi, Kết quả) để đo lường mức độ thành công của mỗi khóa học.
* Thiết kế bài kiểm tra năng lực sau đào tạo, theo dõi quá trình ứng dụng kiến thức vào công việc thực tế của học viên.
* Lập báo cáo tổng kết chi phí, kết quả đào tạo và đề xuất cải tiến cho các khóa học tiếp theo.

2. Công tác Hành chính Nhân sự (HR Administration) - Chiếm 40% thời lượng
* Quản lý Hồ sơ và Dữ liệu nhân sự:
* Tiếp nhận, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ của nhân viên mới (bản cứng và bản mềm trên phần mềm nhân sự).
* Cập nhật liên tục biến động nhân sự: tăng/giảm, điều chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, nghỉ việc.
* Quản lý, theo dõi thời hạn hợp đồng lao động (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn) và thực hiện thủ tục ký kết/gia hạn đúng quy định pháp luật.
* Soạn thảo văn bản và Quản lý quy trình hành chính:
* Soạn thảo các quyết định, thông báo, tờ trình, công văn, biên bản liên quan đến công tác nhân sự và đào tạo.
* Cập nhật, sửa đổi và phổ biến các nội quy, quy chế, chính sách của công ty đến toàn thể nhân viên.
* Hỗ trợ khai trình lao động, báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ với cơ quan chức năng.
* Hỗ trợ công tác Onboarding & Offboarding:
* Phối hợp với bộ phận IT và Hành chính văn phòng chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc (máy tính, email, thẻ tên, bàn làm việc) trước khi nhân sự mới nhận việc.
* Hướng dẫn nhân sự mới hoàn thành các thủ tục cam kết bảo mật, khai báo thông tin thuế, BHXH.
* Hướng dẫn và giám sát quy trình bàn giao công việc, thu hồi tài sản khi nhân viên thôi việc; thực hiện thủ tục tất toán và thanh lý hợp đồng lao động.
* Gắn kết nhân viên và Truyền thông nội bộ:
* Hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ: Sinh nhật tháng, Teambuilding, Year End Party, các ngày lễ trong năm (8/3, 20/10, Trung thu,...).
* Viết bài truyền thông, cập nhật thông tin trên các kênh nội bộ (Group Facebook, Zalo, Slack, Bản tin nội bộ) nhằm xây dựng văn hóa doanh nghiệp gắn kết.

3. Quản lý ngân sách và Các công việc khác - Chiếm 10% thời lượng
* Lập dự toán và kiểm soát ngân sách dành cho hoạt động đào tạo và hành chính nhân sự hàng tháng/quý/năm.
* Thực hiện các thủ tục thanh quyết toán chi phí mua sắm trang thiết bị đào tạo, chi phí giảng viên, đối tác hành chính.
* Tham gia vào các dự án chuẩn hóa quy trình nhân sự, xây dựng khung năng lực, hoặc đánh giá hiệu suất (KPIs/OKRs) theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp (Reporting Line):
* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng bộ phận Đào tạo & Phát triển (L&D Manager).
* Phối hợp chặt chẽ với: Các Trưởng bộ phận/phòng ban chuyên môn khác trong toàn công ty để triển khai kế hoạch đào tạo và giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến nhân sự của phòng ban đó.
* Phạm vi hướng dẫn và Giám sát (Guidance & Supervision):
* Chịu trách nhiệm hướng dẫn, kèm cặp trực tiếp cho các bạn Thực tập sinh Nhân sự (HR Interns) hoặc Cộng tác viên đào tạo của phòng.
* Hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty về chính sách đào tạo, quy chế hành chính, và lộ trình phát triển năng lực tại doanh nghiệp.
* Giám sát việc tuân thủ nội quy học tập, kỷ luật đào tạo của học viên khi tham gia các khóa học do công ty tổ chức.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Quản trị kinh doanh, Luật, Sư phạm, Tâm lý học, Ngoại ngữ hoặc các ngành có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Yêu cầu tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Nhân viên Đào tạo, Nhân viên L&D, Nhân viên Hành chính Nhân sự tổng hợp).
* Ưu tiên ứng viên từng làm việc trong các doanh nghiệp có quy mô từ 150 nhân sự trở lên, hoặc các môi trường coi trọng hoạt động đào tạo phát triển (như Chuỗi bán lẻ, Công nghệ thông tin, F&B, Tài chính - Ngân hàng).
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc thiết kế bài giảng, trực tiếp đứng lớp đào tạo hội nhập hoặc kỹ năng mềm cơ bản là một lợi thế lớn.

---

Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng Đào tạo và Sư phạm doanh nghiệp (Train the Trainer):
* Hiểu rõ các phương pháp đào tạo hiện đại dành cho người trưởng thành (Andragogy).
* Có khả năng biên soạn giáo trình, thiết kế slide bài giảng bắt mắt, chuyên nghiệp bằng PowerPoint, Canva hoặc các công cụ thiết kế khác.
* Kỹ năng thuyết trình, dẫn giảng (Facilitation skills) tự tin, lôi cuốn, có khả năng làm chủ sân khấu và xử lý các tình huống phát sinh trong lớp học.
* Kỹ năng Nghiệp vụ Hành chính Nhân sự:
* Nắm vững các quy định cơ bản của Bộ luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế thu nhập cá nhân hiện hành để áp dụng vào công tác soạn thảo hợp đồng, văn bản pháp lý.
* Sử dụng thành thạo và khoa học các công cụ lưu trữ dữ liệu (Google Drive, OneDrive) và các phần mềm quản lý nhân sự (HRM), hệ thống LMS.
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc:
* Sử dụng thành thạo Excel (để quản lý data nhân sự, xử lý số liệu đào tạo, sử dụng thành thạo các hàm Vlookup, Pivot Table, IF...).
* Sử dụng tốt Word và PowerPoint để thiết kế biểu mẫu, báo cáo trực quan cho Ban giám đốc.
* Năng lực Ngoại ngữ:
* Khả năng đọc hiểu tài liệu chuyên ngành bằng tiếng Anh khá (tương đương TOEIC 650 hoặc IELTS 5.5 trở lên) là một lợi thế để nghiên cứu các mô hình đào tạo tiên tiến của nước ngoài.

---

Phẩm chất cá nhân:
* Tư duy dịch vụ khách hàng nội bộ (Customer Centricity): Luôn đặt trải nghiệm của nhân viên lên hàng đầu, sẵn sàng lắng nghe, hỗ trợ và giải đáp thắc mắc của đồng nghiệp với thái độ thân thiện, hòa nhã, lịch sự.
* Tận tâm và Trách nhiệm cao: Cẩn trọng, tỉ mỉ trong việc quản lý hồ sơ, sổ sách hành chính và bảo mật thông tin nhân sự tuyệt đối.
* Chủ động và Linh hoạt: Có khả năng đa nhiệm (multitasking), quản lý thời gian tốt để cân bằng giữa hai mảng công việc Hành chính và Đào tạo dưới áp lực công việc cao.
* Tinh thần học hỏi không ngừng (Growth Mindset): Tự cập nhật các xu hướng đào tạo mới, công nghệ mới áp dụng vào công việc để nâng cao hiệu quả vận hành.
* Khả năng thích ứng cao: Nhanh chóng hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp, linh hoạt điều chỉnh phương pháp làm việc để phù hợp với sự thay đổi của tổ chức.

---

Quyền lợi:

* Chế độ đãi ngộ tài chính:
* Mức lương cạnh tranh: Dao động từ 12,000,000đ – 18,000,000đ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn).
* Phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, hỗ trợ chi phí gửi xe.
* Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm, thưởng vào các dịp Lễ, Tết trong năm.
* Xét tăng lương định kỳ 1 - 2 lần/năm dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất công việc.
* Chế độ phúc lợi xã hội:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng quy định của Luật Lao động.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế tại các bệnh viện tư nhân uy tín) dành cho nhân sự đạt thâm niên hoặc có đóng góp xuất sắc.
* Chế độ nghỉ phép năm (12 ngày phép/năm, tăng thêm theo thâm niên làm việc), nghỉ các ngày lễ tết theo quy định nhà nước.
* Cơ hội Đào tạo & Phát triển bản thân:
* Được công ty tài trợ 100% chi phí tham gia các khóa học chuyên sâu nâng cao nghiệp vụ L&D, Hành chính nhân sự, các khóa học "Train the Trainer" từ các chuyên gia hàng đầu.
* Có cơ hội làm việc trực tiếp với Ban giám đốc, các chuyên gia tư vấn quản trị doanh nghiệp, từ đó mở rộng tư duy chiến lược về quản trị nguồn nhân lực.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên vị trí Trưởng nhóm Đào tạo (L&D Team Leader) hoặc Phó phòng/Trưởng phòng Hành chính Nhân sự trong vòng 2 - 3 năm.
* Môi trường làm việc:
* Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, khuyến khích sự sáng tạo, đổi mới và đề cao tính nhân văn.
* Văn phòng hiện đại, đầy đủ tiện nghi, có khu vực pantry (trà, cafe, đồ ăn nhẹ miễn phí cho nhân viên).
* Các hoạt động tập thể sôi nổi: Du lịch hè hàng năm (Company Trip), hoạt động Teambuilding định kỳ hàng quý, các giải thể thao nội bộ.

---

Tags:
#NhanVienHanhChinhDaoTao #TuyenDungNhanSu #LearningAndDevelopment #HanhChinhNhanSu #KinhNghiemLD #DaoTaoNoiBo #HRAdmin #JobDescriptionHR #PhatTrienNguonNhanLuc #ChuyenGiaNhanSu

---

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng nhân viên hành chính đào tạo, Việc làm L&D Hà Nội, HR Administration and Training Specialist, Chuyên viên đào tạo nội bộ, Việc làm nhân sự hành chính, Tìm việc làm L&D TP.HCM, Chuyên viên hành chính nhân sự tổng hợp, Quản trị nguồn nhân lực, Tuyển dụng nhân sự mảng đào tạo, Khóa học Train the Trainer, Quản lý đào tạo doanh nghiệp.

Share