Mô tả công việc: Nhân viên hành chính bán hàng (Sales Admin) lĩnh vực Dịch vụ Nhân sự

Tổng quan :

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên hành chính bán hàng (Sales Admin) tài năng, tận tụy và nhạy bén để gia nhập đội ngũ phát triển kinh doanh năng động của chúng tôi. Trong bối cảnh ngành dịch vụ nhân sự (HR Services) bao gồm tuyển dụng nhân sự cấp cao (Headhunting), cho thuê lại lao động (Staffing Outsourcing), quản lý tiền lương (Payroll Outsourcing) và tư vấn giải pháp nhân sự đang phát triển vô cùng mạnh mẽ, vị trí Sales Admin đóng vai trò là "trục xương sống" kết nối giữa bộ phận Kinh doanh (Business Development/Sales), bộ phận Vận hành (Operations/Recruitment/Payroll) và Khách hàng doanh nghiệp (B2B Clients).

Người đảm nhận vị trí này không đơn thuần chỉ thực hiện các công việc hành chính bàn giấy thông thường. Bạn chính là người tối ưu hóa quy trình bán hàng, kiểm soát tính pháp lý của các điều khoản dịch vụ nhân sự, quản trị hệ thống dữ liệu khách hàng (CRM), và trực tiếp tham gia hỗ trợ xây dựng các giải pháp nhân sự tối ưu cho đối tác. Chúng tôi kỳ vọng bạn là người có sự am hiểu sâu sắc về thị trường lao động, có tư duy dịch vụ khách hàng xuất sắc, cẩn trọng trong từng chi tiết hợp đồng và có khả năng điều phối linh hoạt giữa các phòng ban để thúc đẩy doanh số, nâng cao trải nghiệm khách hàng và khẳng định uy tín thương hiệu của công ty trên thị trường.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Hỗ trợ vận hành quy trình bán hàng và phát triển kinh doanh (Sales Support & Administration)
* Tiếp nhận thông tin yêu cầu dịch vụ (RFP/RFQ) từ các khách hàng doanh nghiệp tiềm năng thông qua các kênh hotline, email, website hoặc chuyển giao từ bộ phận Marketing.
* Phối hợp chặt chẽ với chuyên viên Phát triển kinh doanh (BD Manager) để phân tích nhu cầu tuyển dụng, tính lương hoặc thuê ngoài nhân sự của đối tác.
* Soạn thảo, thiết kế và hoàn thiện các hồ sơ năng lực (Company Profile), tài liệu giới thiệu dịch vụ (Pitch Deck), và các đề xuất giải pháp nhân sự (Proposal) được cá nhân hóa theo từng nhu cầu cụ thể của khách hàng.
* Tính toán bảng báo giá dịch vụ (Quotation/Pricing Sheet) dựa trên khung giá quy định của công ty, bao gồm phí dịch vụ tuyển dụng (placement fee), phí quản lý lao động thuê ngoài (service fee), chi phí nhân công trực tiếp (direct labor cost) và các chi phí phát sinh khác theo quy định pháp luật hiện hành.
* Chuẩn bị hồ sơ năng lực đấu thầu (Bidding Documents) đối với các dự án cung cấp dịch vụ nhân sự quy mô lớn của các tập đoàn đa quốc gia hoặc doanh nghiệp nhà nước.

2. Quản lý, soạn thảo và kiểm soát pháp lý hợp đồng dịch vụ nhân sự (Contract & Legal Management)
* Chịu trách nhiệm soạn thảo các loại hợp đồng dịch vụ đặc thù ngành nhân sự: Hợp đồng cung cấp dịch vụ tuyển dụng nhân sự cấp cao, Hợp đồng cho thuê lại lao động, Hợp đồng dịch vụ quản lý tiền lương và BHXH, các Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA - Non-Disclosure Agreement).
* Làm đầu mối làm việc với bộ phận Pháp chế (Legal) nội bộ và pháp chế của đối tác để thương lượng, điều chỉnh các điều khoản hợp đồng liên quan đến cam kết bảo hành ứng viên (replacement period), điều khoản thanh toán, trách nhiệm bồi thường thiệt hại và tuân thủ Luật Lao động Việt Nam.
* Theo dõi sát sao tiến độ ký kết hợp đồng (từ dự thảo, phê duyệt nội bộ, trình ký khách hàng, đến đóng dấu và lưu trữ).
* Quản lý, số hóa và lưu trữ khoa học toàn bộ hệ thống hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng, biên bản bàn giao ứng viên, biên bản nghiệm thu dịch vụ định kỳ trên hệ thống đám mây và tủ hồ sơ vật lý.

3. Chăm sóc khách hàng và điều phối dịch vụ sau bán hàng (Customer Care & Service Coordination)
* Duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với đầu mối liên hệ phía khách hàng (thường là Trưởng phòng Nhân sự, Giám đốc Nhân sự hoặc bộ phận Mua sắm - Procurement).
* Làm cầu nối thông tin giữa Khách hàng và bộ phận Vận hành (Tuyển dụng/Tính lương): Tiếp nhận các phản hồi của khách hàng về chất lượng ứng viên, tiến độ tìm kiếm hồ sơ, hoặc sai sót trong bảng lương để chuyển giao kịp thời cho các bộ phận chuyên môn xử lý.
* Theo dõi tiến độ thử việc của ứng viên do công ty giới thiệu tại doanh nghiệp đối tác; phối hợp với chuyên viên tuyển dụng (Recruiter) làm biên bản xác nhận ứng viên nhận việc thành công (Onboarding Confirmation) để làm căn cứ nghiệm thu và xuất hóa đơn.
* Giải quyết các khiếu nại, thắc mắc ban đầu của khách hàng về hóa đơn dịch vụ, thủ tục hành chính, quy trình bảo hành nhân sự theo đúng cam kết chất lượng dịch vụ (SLA - Service Level Agreement).

4. Quản trị dữ liệu khách hàng (CRM) và lập báo cáo doanh thu kinh doanh (Data Management & Reporting)
* Chịu trách nhiệm quản trị, cập nhật và làm sạch dữ liệu khách hàng trên hệ thống phần mềm CRM (như Salesforce, HubSpot, GetFly...) đảm bảo thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch, trạng thái cơ hội kinh doanh luôn chính xác và bảo mật.
* Theo dõi và kiểm soát chỉ số KPI của đội ngũ kinh doanh (số cuộc gọi, số cuộc gặp, số hợp đồng ký mới, giá trị hợp đồng).
* Lập báo cáo doanh thu, công nợ kinh doanh định kỳ (Hàng tuần, Hàng tháng, Hàng quý, Hàng năm) để báo cáo lên Giám đốc Kinh doanh và Ban Giám đốc. Báo cáo cần phân tích chi tiết doanh thu theo từng mảng dịch vụ (Headhunting, Staffing, Payroll), theo từng ngành nghề kinh doanh của khách hàng, và hiệu suất của từng nhân sự sales.
* Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Kế toán để theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng, đốc thúc thu hồi công nợ quá hạn đối với các hợp đồng dịch vụ nhân sự đã nghiệm thu thành công.

5. Công tác hành chính nội bộ bộ phận Kinh doanh (Sales Admin Internal Tasks)
* Tổ chức, chuẩn bị tài liệu và ghi biên bản các cuộc họp định kỳ của bộ phận Kinh doanh và các cuộc họp liên phòng ban.
* Quản lý và cấp phát văn phòng phẩm, tài liệu truyền thông (brochure, quà tặng khách hàng, danh thiếp) cho đội ngũ nhân sự kinh doanh.
* Hỗ trợ ban giám đốc lên lịch trình công tác, đặt vé máy bay, phòng khách sạn, sắp xếp lịch hẹn gặp gỡ đối tác lớn cho đội ngũ phát triển kinh doanh cấp cao.
* Tham gia tổ chức các sự kiện hội thảo (Seminar/Webinar) về xu hướng nhân sự, các buổi tiệc tri ân khách hàng doanh nghiệp do công ty tổ chức để thu thập danh sách khách hàng tiềm năng (Leads).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Kinh doanh (Sales Manager) hoặc Giám đốc Phát triển Kinh doanh (Business Development Director).
* Tuyến báo cáo gián tiếp (nếu có): Báo cáo chức năng cho Giám đốc Điều hành (CEO) hoặc Trưởng bộ phận Hành chính - Nhân sự (HR Admin Manager) về các vấn đề tuân thủ quy trình nội bộ.
* Quan hệ phối hợp công việc chính:
* *Bộ phận Kinh doanh (BD Team):* Phối hợp hàng giờ để hỗ trợ làm báo giá, chuẩn bị tài liệu pitching, theo dõi tiến độ hợp đồng.
* *Bộ phận Tuyển dụng & Tư vấn (Recruitment/Consulting Team):* Trao đổi thông tin về yêu cầu tuyển dụng của khách hàng (Job Description), lịch hẹn phỏng vấn ứng viên, xác nhận ngày nhận việc và điều khoản thử việc của ứng viên để làm hồ sơ nghiệm thu.
* *Bộ phận Tính lương & Thuê ngoài (Payroll & Outsourcing Team):* Cung cấp thông tin hợp đồng thương mại, số lượng nhân sự thuê ngoài biến động hàng tháng để phối hợp đối soát dữ liệu xuất hóa đơn dịch vụ.
* *Bộ phận Kế toán - Tài chính (Finance & Accounting):* Phối hợp kiểm tra công nợ, cung cấp thông tin xuất hóa đơn VAT cho khách hàng, đối chiếu số liệu doanh thu thực thu (collected revenue).
* *Bộ phận Pháp chế (Legal):* Tham vấn ý kiến về các điều khoản hợp đồng phi tiêu chuẩn, các rủi ro pháp lý liên quan đến Luật Lao động, Luật BHXH khi soạn thảo văn bản cho khách hàng.
* Hướng dẫn vận hành: Nhân sự được cung cấp đầy đủ các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) về: Quy trình trình duyệt báo giá, Quy trình kiểm soát và phê duyệt hợp đồng, Quy trình lưu trữ hồ sơ, Quy trình bảo mật thông tin khách hàng và ứng viên theo tiêu chuẩn ISO (nếu có) và quy chế của công ty.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:
* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Quản trị nguồn nhân lực, Luật (đặc biệt là Luật Kinh tế/Luật Lao động), Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Kinh tế ngoại giao, Ngôn ngữ Anh hoặc các ngành đào tạo có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu từ 01 đến 02 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí Sales Admin, Trợ lý kinh doanh, Trợ lý phòng nhân sự hoặc Chăm sóc khách hàng B2B.
* Ưu tiên đặc biệt những ứng viên đã từng làm việc trong các công ty cung cấp dịch vụ nhân sự (HR Agency, Headhunting Firm, Payroll Service Provider), các công ty dịch vụ B2B chuyên nghiệp (Tư vấn luật, Kiểm toán, Thuế, Giải pháp công nghệ doanh nghiệp).
* Hiểu biết cơ bản về Luật Lao động Việt Nam, Luật Bảo hiểm xã hội, các quy định về thuế Thu nhập cá nhân (PIT) là một lợi thế cạnh tranh cực kỳ lớn.

---

Kỹ năng chuyên môn:
* Kỹ năng soạn thảo văn bản và hợp đồng: Khả năng hành văn chuẩn mực, sử dụng từ ngữ pháp lý chính xác, rõ ràng. Kỹ năng thiết kế, định dạng văn bản (Formatting) chuyên nghiệp, thẩm mỹ theo đúng quy chuẩn tài liệu doanh nghiệp.
* Kỹ năng tin học văn phòng xuất sắc:
* *MS Excel:* Thành thạo các hàm tính toán phức tạp (Vlookup, Hlookup, Index/Match, If/Nested If, Pivot Table...) để xử lý bảng báo giá dịch vụ nhân sự, phân tích dữ liệu doanh thu, đối soát danh sách ứng viên và tính toán hoa hồng kinh doanh.
* *MS PowerPoint & Word:* Kỹ năng thiết kế các slide đề xuất dịch vụ (Proposal) bắt mắt, chuyên nghiệp; soạn thảo hợp đồng nhanh chóng, không sai lỗi chính tả hay định dạng.
* Năng lực sử dụng hệ thống phần mềm: Thành thạo và có tư duy quản trị hệ thống trên các phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) thông dụng và hệ thống ERP của doanh nghiệp.
* Kỹ năng giao tiếp và đàm phán thương mại: Khả năng giao tiếp khéo léo qua điện thoại và email với các nhân sự cấp cao phía khách hàng (HR Manager, Procurement Manager). Khả năng thương lượng nhẹ nhàng nhưng kiên quyết về các điều khoản thanh toán, bảo hành để bảo vệ quyền lợi tối đa cho công ty.
* Trình độ Ngoại ngữ: Tiếng Anh thành thạo (tương đương IELTS 6.0 hoặc TOEIC 750 trở lên), có khả năng dịch thuật chuyên nghiệp các hợp đồng dịch vụ nhân sự song ngữ Anh - Việt, soạn thảo email thương mại và trao đổi trực tiếp với khách hàng là người nước ngoài (Hàn Quốc, Nhật Bản, Âu Mỹ...).
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý thời gian: Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiều đầu việc phát sinh cùng lúc từ nhiều nhân viên kinh doanh khác nhau mà vẫn đảm bảo tính chính xác và kịp thời hạn (Deadline).

---

Phẩm chất cá nhân:
* Tỉ mỉ, cẩn thận và chú ý đến chi tiết: Do tính chất công việc liên quan đến hợp đồng pháp lý dịch vụ nhân sự, thông tin lương, phí dịch vụ và dữ liệu mật của khách hàng, sai sót nhỏ có thể dẫn đến thiệt hại tài chính và uy tín lớn. Sự cẩn trọng tuyệt đối là phẩm chất bắt buộc của vị trí này.
* Trung thực và có đạo đức nghề nghiệp cao (Integrity): Tuyệt đối bảo mật toàn bộ dữ liệu kinh doanh, danh sách khách hàng, thông tin lương của ứng viên và các chiến lược kinh doanh của công ty.
* Tư duy hướng tới dịch vụ khách hàng (Customer-Centric Mindset): Luôn giữ thái độ lịch sự, nhã nhặn, kiên nhẫn, hỗ trợ nhiệt tình và sẵn sàng đồng hành cùng khách hàng cũng như đồng nghiệp để giải quyết khó khăn.
* Khả năng chịu áp lực công việc tốt (Stress Tolerance): Có tinh thần thép, giữ được sự bình tĩnh và tỉnh táo để xử lý công việc hiệu quả trong môi trường kinh doanh dịch vụ nhân sự có tốc độ thay đổi nhanh, cường độ làm việc cao và nhiều yêu cầu gấp từ phía khách hàng (Urgent Requests).
* Tự chủ, chủ động và có tinh thần trách nhiệm cao: Có tư duy làm chủ công việc (Ownership), chủ động tìm kiếm giải pháp cải tiến quy trình hành chính bán hàng hiệu quả hơn thay vì chỉ chờ đợi mệnh lệnh.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập hấp dẫn và cạnh tranh: Lương cứng dao động từ 12.000.000 VNĐ - 18.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực thực tế và kinh nghiệm làm việc).
* Chế độ thưởng xứng đáng: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs bonus) hàng quý/hàng năm; Thưởng phần trăm doanh số gián tiếp dựa trên kết quả kinh doanh chung của toàn bộ phận phát triển kinh doanh (Sales Team commission).
* Chế độ phúc lợi toàn diện:
* Đóng đầy đủ Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) theo đúng quy định của Luật lao động Việt Nam ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc.
* Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc y tế nội/ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế lớn) dành riêng cho nhân sự có thâm niên hoặc đạt thành tích xuất sắc.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các phòng khám/bệnh viện uy tín.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Môi trường làm việc văn phòng hiện đại, chuyên nghiệp, trẻ trung, năng động và văn minh.
* Đồng nghiệp là các chuyên gia tuyển dụng, tư vấn nhân sự hàng đầu, luôn sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ lẫn nhau.
* Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc hiện đại (cung cấp máy tính xách tay cấu hình cao, điện thoại làm việc chuyên dụng, tài khoản các phần mềm bản quyền).
* Cơ hội học tập và thăng tiến rõ ràng:
* Được tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về kiến thức ngành nhân sự, kỹ năng đàm phán hợp đồng thương mại, sử dụng phần mềm quản lý tiên tiến do các chuyên gia trong và ngoài nước trực tiếp giảng dạy.
* Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng, minh bạch: Định hướng phát triển lên vị trí Trưởng nhóm Hỗ trợ Bán hàng (Sales Admin Team Leader), Trưởng phòng Vận hành Kinh doanh (Sales Operations Manager) hoặc có thể chuyển hướng sang làm chuyên viên Phát triển kinh doanh giải pháp nhân sự (BD Executive/BD Manager) hoặc Chuyên viên tư vấn tuyển dụng cấp cao (Headhunter) nếu có nguyện vọng và đạt đủ năng lực.
* Các hoạt động văn hóa, tập thể phong phú:
* Du lịch nghỉ mát hàng năm cùng toàn công ty (Company Trip) tại các resort/khách sạn 4-5 sao.
* Hoạt động gắn kết đội ngũ hàng tháng/hàng quý (Team building, Happy Hour thứ Sáu hàng tuần, Tiệc sinh nhật nhân viên, Tiệc tất niên Year End Party...).
* Nghỉ phép năm hưởng nguyên lương (từ 12 - 15 ngày phép/năm, tăng thêm theo thâm niên làm việc) cùng các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của Nhà nước.

---

Tags:
#SalesAdmin #AdminNhanSu #DichVuNhanSu #HanhChinhBanHang #HRServices #TuyenDung #Headhunting #PayrollOutsourcing #Staffing #SalesSupport #QuanTriKinhDoanh #PhapCheNhanSu #B2BSalesSupport

---

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng Sales Admin dịch vụ nhân sự, Nhân viên hành chính bán hàng HR Agency, Sales Admin công ty headhunt, Tìm việc làm Sales Admin mảng nhân sự tại Hà Nội, Tuyển dụng trợ lý kinh doanh dịch vụ nhân sự TP.HCM, Hành chính hỗ trợ kinh doanh ngành nhân sự, Sales Support Officer HR Services, Nhân viên quản lý hợp đồng dịch vụ nhân sự, Chăm sóc khách hàng B2B công ty nhân sự, Thu nhập Sales Admin ngành nhân sự.

Share