Mô tả công việc: Chuyên viên văn thư lĩnh vực nhân sự

Tổng quan vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên Văn thư lĩnh vực Nhân sự (HR Records and Document Specialist). Trong bối cảnh doanh nghiệp đang mở rộng quy mô và thực hiện tiến trình chuyển đổi số toàn diện, vị trí này đóng vai trò là "xương sống" trong công tác quản trị hành chính nhân sự. Bạn sẽ không chỉ đơn thuần là người quản lý giấy tờ, mà là người bảo hộ hệ thống dữ liệu nhân sự của toàn công ty, đảm bảo tính bảo mật, tính chính xác và tính tuân thủ pháp lý cao nhất. Vai trò này đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa kỹ năng lưu trữ truyền thống khoa học và năng lực ứng dụng công nghệ thông tin vào việc số hóa tài liệu, nhằm tối ưu hóa quy trình tra cứu thông tin phục vụ cho các quyết định chiến lược của Ban Giám đốc và bộ phận Nhân sự.

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, phân loại và lưu trữ hệ thống hồ sơ nhân sự (Bản cứng & Bản mềm):
- Thiết lập, phân loại và duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ nhân sự của toàn thể cán bộ nhân viên (CBNV) trong công ty một cách khoa học, logic và dễ tra cứu theo đúng quy chuẩn của doanh nghiệp và quy định của pháp luật.
- Tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ nhận việc của nhân sự mới (bao gồm: sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ, căn cước công dân, giấy khám sức khỏe, và các giấy tờ liên quan khác).
- Thực hiện số hóa toàn bộ hồ sơ giấy tờ (quét/scan tài liệu) và đồng bộ hóa lên hệ thống phần mềm quản trị nguồn nhân lực (HRIS), các công cụ lưu trữ đám mây (Google Drive, OneDrive, Dropbox,...) theo cấu trúc thư mục quy chuẩn.
- Định kỳ kiểm tra, cập nhật thông tin thay đổi của nhân viên (địa chỉ, số điện thoại, tình trạng hôn nhân, trình độ học vấn, tài khoản ngân hàng,...) vào hệ thống dữ liệu chung.
- Quản lý kho lưu trữ hồ sơ vật lý: Đảm bảo điều kiện môi trường lưu trữ (nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống mối mọt, phòng cháy chữa cháy) luôn trong tình trạng tốt nhất; sắp xếp hồ sơ gọn gàng, có nhãn mác rõ ràng.

2. Soạn thảo, xử lý và lưu trữ các văn bản, quyết định hành chính nhân sự:
- Trực tiếp soạn thảo các loại văn bản hành chính nhân sự theo đúng thể thức văn bản hành chính quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP (bao gồm: Quyết định tiếp nhận thử việc, Quyết định bổ nhiệm/bãi nhiệm, Quyết định điều chuyển công tác, Quyết định khen thưởng/kỷ luật, Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, các thông báo nội bộ,...).
- Tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển giao công văn đi - đến liên quan đến mảng nhân sự. Ghi chép và cập nhật sổ theo dõi công văn đi/đến một cách chính xác, kịp thời.
- Trình ký các văn bản nhân sự lên các cấp quản lý và Ban Giám đốc; theo dõi tiến độ phê duyệt và thực hiện chuyển phát văn bản đến các cá nhân, bộ phận liên quan sau khi được ký duyệt.
- Đóng dấu (dấu tròn công ty, dấu giáp lai, dấu chức danh,...) vào các văn bản nhân sự theo đúng thẩm quyền và quy chế quản lý con dấu của doanh nghiệp.

3. Quản lý vòng đời Hợp đồng lao động (HĐLĐ) và Phụ lục hợp đồng:
- Soạn thảo HĐLĐ (thử việc, xác định thời hạn, không xác định thời hạn), Phụ lục HĐLĐ, Cam kết bảo mật thông tin (NDA), Thỏa thuận đào tạo,... cho toàn bộ nhân viên theo đúng phê duyệt của Trưởng bộ phận và quy định của Luật Lao động hiện hành.
- Theo dõi thời hạn hợp đồng của từng nhân viên. Lập danh sách và gửi cảnh báo trước 30 ngày cho Trưởng bộ phận và đối tác nhân sự (HRBP) về các trường hợp sắp hết hạn hợp đồng để chuẩn bị quy trình đánh giá tái ký hoặc chấm dứt hợp đồng.
- Tổ chức ký kết HĐLĐ, bàn giao 01 bản cho người lao động, lưu trữ 01 bản vào hồ sơ cá nhân và cập nhật trạng thái hợp đồng lên phần mềm quản lý.

4. Hỗ trợ quy trình Onboarding (Tiếp nhận) và Offboarding (Nghỉ việc):
- Phối hợp với bộ phận Tuyển dụng và Đào tạo để chuẩn bị phòng làm việc, văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài liệu hướng dẫn và thực hiện các thủ tục giấy tờ tiếp nhận nhân sự mới trong ngày đầu tiên đi làm.
- Hướng dẫn nhân sự mới hoàn thiện các tờ khai thông tin cá nhân, hồ sơ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH).
- Khi nhân viên nghỉ việc: Đầu mối tiếp nhận Đơn xin thôi việc, chuẩn bị Biên bản bàn giao tài sản/công việc, theo dõi tiến độ bàn giao của nhân viên với các phòng ban liên quan.
- Hoàn thiện thủ tục chấm dứt HĐLĐ, lưu trữ hồ sơ nghỉ việc vào phân khu riêng (hồ sơ cựu nhân viên) và thực hiện đóng hồ sơ theo đúng thời hạn quy định.

5. Bảo mật thông tin dữ liệu nhân sự và tuân thủ pháp lý:
- Kiểm soát nghiêm ngặt quyền truy cập vào kho hồ sơ giấy và hệ thống dữ liệu số. Chỉ cung cấp thông tin, hồ sơ nhân sự cho các cá nhân, phòng ban có thẩm quyền khi có sự phê duyệt bằng văn bản của Trưởng phòng Nhân sự hoặc Ban Giám đốc.
- Đảm bảo việc quản lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
- Thường xuyên rà soát, đối chiếu hệ thống hồ sơ, tài liệu nhân sự để đảm bảo tính tuân thủ pháp lý trước các đợt thanh kiểm tra của các cơ quan quản lý nhà nước (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Cơ quan Bảo hiểm xã hội, Cơ quan Thuế, Công an phòng cháy chữa cháy,...).

6. Hỗ trợ công tác báo cáo và các dự án nội bộ:
- Định kỳ (tuần/tháng/quý/năm) hoặc đột xuất lập các báo cáo thống kê về tình hình nhân sự: Biến động nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc, cơ cấu độ tuổi/bằng cấp, danh sách nhân viên đóng BHXH,... theo yêu cầu của Trưởng bộ phận.
- Tham gia xây dựng, cải tiến và chuẩn hóa các quy trình, biểu mẫu, quy chế liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ dữ liệu nhân sự.
- Hỗ trợ các dự án chuyển đổi số của phòng Nhân sự (triển khai phần mềm HRIS mới, áp dụng chữ ký số trong ký kết HĐLĐ, số hóa tài liệu lịch sử,...).
- Thực hiện các công việc hành chính nhân sự khác theo sự phân công của Trưởng phòng Nhân sự.

Báo cáo & Hướng dẫn:
- Báo cáo trực tiếp: Chuyên viên Văn thư lĩnh vực Nhân sự sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho Trưởng nhóm Hành chính Nhân sự (HR Admin Lead) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
- Quan hệ phối hợp ngang hàng: Phối hợp chặt chẽ với các thành viên khác trong phòng Nhân sự (Tuyển dụng, C&B, Đào tạo, HRBP) và bộ phận CNTT (IT) để đảm bảo tính liên thông và bảo mật của dữ liệu.
- Hướng dẫn và hỗ trợ: Hướng dẫn người lao động trong toàn công ty về quy trình nộp hồ sơ, thủ tục hoàn thiện giấy tờ hành chính; hướng dẫn thực tập sinh hoặc nhân sự mới của phòng Nhân sự về quy chuẩn lưu trữ và sử dụng tài liệu của doanh nghiệp.

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:
- Tốt nghiệp Trung cấp trở lên thuộc các chuyên ngành: Quản trị văn phòng, Văn thư lưu trữ, Lưu trữ học, Quản trị nguồn nhân lực, Luật, Hành chính học hoặc các chuyên ngành liên quan khác.
- Ưu tiên ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương (Văn thư nhân sự, Trợ lý nhân sự, Hành chính nhân sự) trong các doanh nghiệp có quy mô từ 100 nhân sự trở lên.
- Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, tinh thần ham học hỏi và được đào tạo bài bản về nghiệp vụ văn thư lưu trữ.

Kỹ năng chuyên môn:
- Am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính theo quy chuẩn của Nhà nước.
- Có kiến thức cơ bản về Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Thuế TNCN và các quy định pháp luật liên quan đến quản lý lao động.
- Kỹ năng tin học văn phòng cực kỳ thành thạo (đặc biệt là MS Excel để quản lý dữ liệu, MS Word để soạn thảo văn bản, và MS PowerPoint để làm báo cáo).
- Có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS), phần mềm quản lý công văn, tài liệu là một lợi thế lớn.
- Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian xuất sắc; khả năng sắp xếp công việc khoa học, xử lý khối lượng thông tin và tài liệu lớn mà không bị nhầm lẫn.
- Tốc độ đánh máy nhanh, khả năng diễn đạt văn bản mạch lạc, rõ ràng, không sai lỗi chính tả hay ngữ pháp.

Phẩm chất cá nhân:
- Cẩn thận, tỉ mỉ và chi tiết: Đây là phẩm chất quan trọng nhất, vì một sai sót nhỏ trong hồ sơ nhân sự hay hợp đồng lao động có thể dẫn đến các rủi ro pháp lý lớn cho doanh nghiệp.
- Tính bảo mật cao: Tuyệt đối giữ bí mật thông tin cá nhân của người lao động và các thông tin chiến lược, lương thưởng, quyết định nhân sự của công ty.
- Trung thực, khách quan và có trách nhiệm cao trong công việc.
- Giao tiếp tốt, khéo léo, có thái độ phục vụ khách hàng nội bộ (nhân viên trong công ty) một cách thân thiện, nhã nhặn và kiên nhẫn.
- Khả năng chịu áp lực công việc tốt, thích nghi nhanh với sự thay đổi và có tinh thần tự giác cao, không ngại việc giấy tờ lặp đi lặp lại.

Quyền lợi:
- Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm thực tế (dao động từ 8.000.000đ - 12.000.000đ/tháng), kèm theo lộ trình tăng lương định kỳ hàng năm dựa trên kết quả đánh giá hiệu quả công việc (KPIs).
- Lương tháng 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc, thưởng các ngày lễ, Tết trong năm (30/4, 1/5, 2/9, Dương lịch,...).
- Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi ký hợp đồng lao động chính thức theo đúng quy định của pháp luật.
- Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe nội/ngoại trú) dành cho nhân viên có thâm niên.
- Môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn minh, hiện đại, tôn trọng sự khác biệt và khuyến khích sự phát triển cá nhân.
- Cơ hội tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị nhân sự hiện đại, Luật Lao động cập nhật, kỹ năng mềm và các công cụ chuyển đổi số trong quản lý văn thư do công ty tài trợ 100% chi phí.
- Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Có cơ hội phát triển lên vị trí Trưởng nhóm Văn thư/Hành chính Nhân sự (HR Admin Leader) hoặc Chuyên viên Nhân sự Tổng hợp (HR Generalist).
- Chế độ phúc lợi phong phú: Khám sức khỏe định kỳ hàng năm, tham gia các hoạt động teambuilding, du lịch nghỉ mát cùng công ty, các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ.
- Hỗ trợ ăn trưa tại căng-tin công ty, hỗ trợ chi phí gửi xe, cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc hiện đại (máy tính xách tay, máy quét tốc độ cao, văn phòng phẩm,...).

Tags:
#TuyenDungNhanSu #VanthuNhanSu #ChuyenVienVanthu #HanhChinhNhanSu #LuuTruHoSo #HRAdmin #TuyendungHanoi #TuyendungTPHCM #NhanSuSo #QuanTriVanPhong

Từ khoá tìm kiếm:
Tuyển dụng chuyên viên văn thư nhân sự, tuyển dụng văn thư lưu trữ hành chính, việc làm hành chính nhân sự, chuyên viên quản trị hồ sơ nhân sự, HR Records Specialist, nhân viên lưu trữ dữ liệu nhân sự, tuyển dụng nhân sự văn thư trung cấp trở lên, việc làm văn thư nhân sự hà nội, việc làm văn thư nhân sự tphcm, tìm việc văn thư lưu trữ nhân sự, chuyên viên soạn thảo hợp đồng lao động.

Share