MÔ TẢ CÔNG VIỆC: CHUYÊN VIÊN LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Mô tả công việc:

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số mạnh mẽ, quản trị dữ liệu nhân sự không còn bó hẹp trong các tủ hồ sơ giấy truyền thống. Nhằm tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao tính bảo mật và xây dựng một hệ sinh thái làm việc hiện đại, không giấy tờ (paperless office), chúng tôi đang tìm kiếm ứng viên xuất sắc cho vị trí Chuyên viên Lưu trữ Điện tử lĩnh vực Nhân sự (HR Electronic Records Management Specialist).

Đây là một vị trí mang tính chiến lược, đóng vai trò là "kiến trúc sư" và "người gác cổng" cho toàn bộ tài sản dữ liệu nhân sự của công ty. Người đảm nhận vị trí này không chỉ thực hiện các công việc kỹ thuật số hóa thông thường, mà còn chịu trách nhiệm thiết lập, duy trì và nâng cấp hệ thống lưu trữ điện tử, bảo mật thông tin nhân sự và đảm bảo tính tuân thủ pháp lý theo các quy định hiện hành về lưu trữ dữ liệu cá nhân.

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Chuyên viên Lưu trữ Điện tử lĩnh vực Nhân sự.

Vai trò này được thiết kế dành cho một cá nhân có sự giao thoa hoàn hảo giữa tư duy quản trị nhân sự (HR Mindset) và năng lực công nghệ thông tin (IT Competency). Bạn sẽ là người chịu trách nhiệm chính trong việc chuyển đổi, tổ chức, phân loại, bảo mật và duy trì toàn bộ vòng đời của tài liệu nhân sự trên các nền tảng số hóa (Hệ thống quản lý tài liệu điện tử - EDMS, Hệ thống thông tin nhân sự - HRIS).

Mục tiêu cốt lõi của vai trò này là đảm bảo: "Thông tin chính xác - Truy cập nhanh chóng - Bảo mật tuyệt đối - Tuân thủ pháp lý". Bạn sẽ giúp ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự tiếp cận nguồn dữ liệu lịch sử một cách tức thì, hỗ trợ các quyết định quản trị dựa trên dữ liệu (data-driven decisions), đồng thời bảo vệ công ty trước các rủi ro về rò rỉ thông tin cá nhân hoặc thất lạc hồ sơ pháp lý của người lao động.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Số hóa và Quản lý Vòng đời Tài liệu Nhân sự (Digitalization & Document Lifecycle Management)

* Tiếp nhận và Phân loại: Tiếp nhận toàn bộ hồ sơ nhân sự đầu vào từ các bộ phận (Tuyển dụng, C&B, Đào tạo, Quan hệ lao động) bao gồm: Hồ sơ ứng viên, hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định nhân sự, hồ sơ bảo hiểm, đánh giá hiệu suất, tài liệu kỷ luật, bằng cấp, chứng chỉ...
* Chuẩn bị tài liệu: Thực hiện phân loại, gỡ ghim, làm phẳng và chuẩn bị tài liệu giấy trước khi đưa vào quy trình số hóa.
* Quét và Nhận diện dữ liệu: Sử dụng các thiết bị quét chuyên dụng (Scanners) để chuyển đổi tài liệu giấy thành các định dạng số tiêu chuẩn (PDF/A, TIFF, JPEG). Áp dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) để chuyển đổi hình ảnh thành văn bản có thể tìm kiếm được.
* Đặt tên và Metadata: Thiết lập quy chuẩn đặt tên file thống nhất (Naming Convention) và gắn thẻ dữ liệu (Metadata Tagging) cho từng tài liệu (ví dụ: Mã nhân viên, Họ tên, Loại tài liệu, Ngày hiệu lực, Người phê duyệt) để phục vụ cho việc tìm kiếm thông minh sau này.
* Kiểm soát chất lượng: Kiểm tra chất lượng hình ảnh và tính đầy đủ của dữ liệu sau khi quét, đảm bảo không có trang nào bị thiếu, mờ hoặc biến dạng.

2. Vận hành và Tối ưu hóa Hệ thống Lưu trữ Điện tử (EDMS & HRIS Administration)

* Quản trị hệ thống: Trực tiếp quản trị cấu trúc thư mục lưu trữ trên hệ thống EDMS hoặc phân hệ tài liệu của HRIS. Đảm bảo cấu trúc này được tổ chức một cách khoa học, dễ hiểu và dễ tiếp cận đối với các đối tượng người dùng khác nhau.
* Phân quyền truy cập (Access Control): Thiết lập và giám sát ma trận phân quyền truy cập chi tiết đến từng thư mục, tài liệu cụ thể dựa trên vai trò công việc (Role-based Access Control - RBAC). Đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được xem, chỉnh sửa hoặc tải xuống các tài liệu nhạy cảm.
* Tích hợp dữ liệu: Phối hợp với bộ phận IT để tích hợp hệ thống lưu trữ điện tử với các phần mềm nhân sự khác như phần mềm chấm công, tính lương, quản lý hiệu suất nhằm tạo ra luồng dữ liệu thông suốt.
* Sao lưu dữ liệu (Backup): Theo dõi và phối hợp thực hiện quy trình sao lưu dữ liệu định kỳ (hàng ngày/hàng tuần) để phòng ngừa sự cố mất mát dữ liệu do thiên tai, hỏa hoạn hoặc tấn công mạng.

3. Bảo mật Thông tin và Tuân thủ Pháp lý (Data Security & Compliance)

* Bảo mật thông tin: Áp dụng nghiêm ngặt các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu nhân sự, tuân thủ Luật An ninh mạng và Nghị định bảo vệ dữ liệu cá nhân (NĐ 13/2023/NĐ-CP). Đảm bảo mọi hồ sơ cá nhân của người lao động được mã hóa và bảo vệ tối đa.
* Kiểm toán tài liệu (Auditing): Định kỳ kiểm tra lịch sử truy cập (Audit Trails) trên hệ thống để phát hiện các hành vi truy cập trái phép hoặc bất thường đối với hồ sơ nhân sự.
* Chính sách hủy tài liệu (Retention & Disposal): Xây dựng và thực thi quy trình lưu trữ và tiêu hủy tài liệu nhân sự theo đúng quy định của pháp luật lao động và pháp luật lưu trữ Việt Nam. Xác định rõ thời hạn lưu trữ đối với từng loại tài liệu (ví dụ: Hợp đồng lao động lưu trữ bao nhiêu năm, hồ sơ thuế lưu trữ bao nhiêu năm) và thực hiện tiêu hủy an toàn khi hết hạn.
* Chuẩn bị cho kiểm toán: Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ và chính xác các hồ sơ, chứng từ điện tử phục vụ cho các đợt thanh tra của cơ quan nhà nước (Thuế, Bảo hiểm xã hội, Sở Lao động) hoặc các cuộc kiểm toán nội bộ/bên ngoài.

4. Hỗ trợ, Khai thác và Tra cứu Thông tin (Retrieval & Support)

* Hỗ trợ tra cứu: Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu trích xuất hồ sơ, tài liệu từ Ban giám đốc, các Trưởng bộ phận hoặc từ chính người lao động một cách nhanh chóng, chính xác trong phạm vi quyền hạn được phép.
* Báo cáo phân tích: Sử dụng dữ liệu lưu trữ để lập các báo cáo thống kê định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Trưởng phòng Nhân sự (ví dụ: thống kê tỷ lệ hoàn thiện hồ sơ của nhân viên mới, báo cáo danh sách hợp đồng sắp hết hạn...).
* Quản lý hồ sơ vật lý song song: Đối với các tài liệu bắt buộc phải lưu trữ bản gốc bằng giấy theo luật định, thực hiện quản lý, lưu kho vật lý một cách khoa học, có hệ thống mã vạch kết nối trực tiếp với file điện tử để dễ dàng định vị khi cần thiết.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Operations Team Leader) hoặc Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager). Trong một số dự án chuyển đổi số đặc thù, vị trí này có thể báo cáo trực tiếp cho Giám đốc Công nghệ thông tin (CIO) hoặc Giám đốc Dự án Chuyển đổi số.
* Quan hệ phối hợp:
* Nội bộ phòng Nhân sự: Phối hợp chặt chẽ với các nhóm Tuyển dụng, C&B, Quan hệ lao động để thu thập hồ sơ kịp thời và đồng bộ hóa dữ liệu.
* Phòng Công nghệ thông tin (IT Department): Phối hợp để xử lý các sự cố kỹ thuật về hệ thống, cấu hình phần cứng/phần mềm quét, thiết lập phân quyền bảo mật và thực hiện sao lưu dữ liệu.
* Phòng Pháp chế (Legal & Compliance): Phối hợp để cập nhật các quy định pháp lý mới nhất liên quan đến lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp và bảo vệ quyền riêng tư của người lao động.
* Hướng dẫn và Đào tạo:
* Xây dựng các tài liệu hướng dẫn sử dụng (User Guide), video hướng dẫn về quy trình nộp, tra cứu và lưu trữ tài liệu điện tử dành cho nhân viên trong công ty.
* Tổ chức các buổi đào tạo, hướng dẫn cho nhân sự mới và các thành viên khác trong bộ phận HR về cách thức sử dụng hệ thống EDMS đúng quy chuẩn.
* Giám sát, nhắc nhở và hướng dẫn các bộ phận tuân thủ đúng quy trình "văn phòng không giấy", hạn chế in ấn không cần thiết.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Quản trị Nhân sự, Công nghệ thông tin, Hệ thống thông tin quản lý (MIS), Thư viện học, hoặc các ngành kinh tế, luật có liên quan.
* Kinh nghiệm:
* Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như: Nhân viên Lưu trữ, Thư ký Nhân sự, Admin Nhân sự, hoặc Chuyên viên Số hóa dữ liệu.
* Ưu tiên ứng viên đã từng tham gia vào các dự án chuyển đổi số, triển khai hệ thống phần mềm nhân sự (HRIS) hoặc hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) tại các doanh nghiệp có quy mô từ 200 nhân sự trở lên.

Kỹ năng chuyên môn:

* Hiểu biết về Lưu trữ học: Nắm vững các nguyên tắc, phương pháp phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và bảo quản tài liệu điện tử.
* Sử dụng công nghệ số hóa: Thành thạo các phần mềm quét ảnh, chỉnh sửa ảnh tài liệu cơ bản, các công cụ chuyển đổi định dạng file và công nghệ OCR.
* Sử dụng hệ thống phần mềm: Có kinh nghiệm sử dụng ít nhất một trong các hệ thống quản trị tài liệu (như SharePoint, Alfresco, OpenText...) hoặc các phân hệ quản lý hồ sơ của các phần mềm HRIS phổ biến (như SAP SuccessFactors, Oracle, Workday, hoặc các phần mềm nội địa như Base.vn, Fast, Bravo...).
* Tin học văn phòng xuất sắc: Sử dụng thành thạo MS Office, đặc biệt là Excel (sử dụng tốt các hàm tìm kiếm, xử lý chuỗi văn bản, Pivot Table để chuẩn hóa danh mục dữ liệu) và Google Workspace.
* Kiến thức pháp lý: Hiểu biết cơ bản về Bộ luật Lao động, Luật Lưu trữ, Luật An toàn thông tin mạng và các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam.
* Kỹ năng ngoại ngữ: Tiếng Anh đọc hiểu cơ bản (để có thể thao tác trên các phần mềm quốc tế và đọc các tài liệu kỹ thuật).

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận và Tỉ mỉ (Attention to Detail): Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Một sai sót nhỏ trong việc nhập metadata hoặc đặt tên file có thể dẫn đến việc thất lạc tài liệu trên hệ thống số.
* Tính Bảo mật cao (High Confidentiality): Tuyệt đối trung thực, có đạo đức nghề nghiệp tốt. Ý thức rõ ràng về tầm quan trọng của thông tin nhân sự và cam kết không tiết lộ thông tin cho bất kỳ bên thứ ba nào khi chưa được phép.
* Tư duy logic và Tổ chức khoa học (Logical Thinking & Organization): Khả năng sắp xếp công việc tốt, tư duy hệ thống để thiết lập các cấu trúc thư mục logic, dễ tìm kiếm.
* Khả năng thích ứng và học hỏi nhanh (Adaptability): Sẵn sàng tiếp cận và làm chủ các công nghệ mới, phần mềm mới phục vụ cho công tác số hóa.
* Kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm: Nhẹ nhàng, kiên nhẫn khi hướng dẫn đồng nghiệp sử dụng công nghệ và khéo léo trong việc đôn đốc các bộ phận nộp hồ sơ đúng hạn.

---

Quyền lợi:

* Thu nhập hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế) + Lương tháng 13 + Thưởng hiệu suất công việc định kỳ (KPIs).
* Chế độ đãi ngộ đầy đủ: Đóng BHXH, BHYT, BHTN ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của Luật lao động.
* Chăm sóc sức khỏe: Gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (sau 1 năm làm việc), khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Công cụ làm việc hiện đại: Được trang bị máy tính xách tay cấu hình cao, màn hình phụ phục vụ công việc số hóa, máy quét chuyên dụng tốc độ cao tại văn phòng.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp:
* Được đào tạo bài bản về các xu hướng công nghệ nhân sự mới nhất (HR Tech, AI trong nhân sự).
* Được tham gia vào các dự án lớn về chuyển đổi số của doanh nghiệp, làm việc trực tiếp với các chuyên gia tư vấn công nghệ hàng đầu.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí cao hơn như: Trưởng nhóm Vận hành Nhân sự (HR Operations Leader), Chuyên gia Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS Specialist), hoặc Quản trị viên Hệ thống Dữ liệu Doanh nghiệp.
* Môi trường làm việc: Trẻ trung, năng động, khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới. Văn phòng hiện đại, có khu pantry trà, cafe miễn phí cho nhân viên.
* Các hoạt động tập thể: Tham gia Teambuilding hàng năm, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga...) và các sự kiện nội bộ của công ty (Sinh nhật, Year End Party, Mid-Autumn...).

---

Tags:

`#HR_Electronic_Records` `#Digital_Archiving` `#HRIS` `#ChuyenVienLuuTru` `#NhanSuSo` `#Digital_HR` `#ChuyenDoiSoNhanSu` `#TuyendungNhanSu`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Chuyên viên lưu trữ điện tử, Nhân viên số hóa hồ sơ nhân sự, HR Records Specialist, HR Document Controller, Chuyên viên quản trị dữ liệu nhân sự, Tuyển dụng nhân sự số hóa, Lưu trữ học và quản trị văn phòng tuyển dụng, Nhân viên admin nhân sự lưu trữ, HRIS Administrator.

Share