MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN VĂN THƯ LĨNH VỰC NHÂN SỰ

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên văn thư lĩnh vực nhân sự để gia nhập vào đội ngũ Quản trị Nguồn nhân lực của công ty. Trong bối cảnh doanh nghiệp đang mở rộng quy mô mạnh mẽ, vai trò này không đơn thuần chỉ là công việc bàn giấy hành chính thông thường. Bạn chính là "người gác cổng" thông tin, chịu trách nhiệm thiết lập, vận hành và tối ưu hóa hệ thống lưu trữ dữ liệu nhân sự, bảo đảm tính pháp lý, bảo mật và thông suốt của toàn bộ luồng thông tin nhân sự trong tổ chức.

Với tư cách là một "chuyên gia nhân sự" chuyên trách mảng văn thư, bạn sẽ là cầu nối quan trọng giữa Ban Giám đốc, bộ phận Nhân sự và toàn thể cán bộ nhân viên (CBNV). Bạn sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc chuẩn hóa các quy trình quản lý văn bản đi - đến, số hóa hồ sơ lao động, hỗ trợ soạn thảo các văn bản quy phạm nội bộ và trực tiếp tham gia vào các nghiệp vụ bổ trợ như tuyển dụng, đào tạo, tính lương (C&B). Vị trí này đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa tư duy logic của một người làm lưu trữ, sự cẩn trọng pháp lý của người làm nhân sự và sự linh hoạt, nhạy bén trong giao tiếp nội bộ.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Quản lý, lưu trữ hồ sơ và số hóa dữ liệu nhân sự

* Thiết lập hệ thống lưu trữ khoa học: Xây dựng, phân loại và quản lý hệ thống hồ sơ nhân sự (hồ sơ cứng tại kho lưu trữ và hồ sơ mềm trên hệ thống ERP/HRIS của công ty) theo tiêu chuẩn 5S và các quy định pháp luật hiện hành.
* Cập nhật dữ liệu nhân sự: Định kỳ cập nhật thông tin cá nhân, quá trình công tác, lịch sử tăng lương, khen thưởng, kỷ luật của toàn bộ cán bộ nhân viên lên hệ thống phần mềm quản lý nhân sự chung.
* Số hóa tài liệu: Trực tiếp thực hiện việc quét (scan), phân loại, đặt tên file theo quy chuẩn và lưu trữ điện tử các hồ sơ như: Hồ sơ xin việc, bằng cấp, chứng chỉ, quyết định bổ nhiệm, quyết định nhân sự... bảo đảm khả năng truy xuất thông tin nhanh chóng (dưới 3 phút cho mỗi yêu cầu hợp lệ).
* Kiểm soát thời hạn hồ sơ: Theo dõi thời hạn của các loại hồ sơ như giấy phép lao động (đối với người nước ngoài), chứng chỉ hành nghề, bằng cấp chuyên môn của nhân sự để chủ động thông báo cho các bộ phận liên quan gia hạn hoặc cập nhật kịp thời.
* Bảo mật thông tin: Tuyệt đối tuân thủ quy chế bảo mật thông tin nhân sự và dữ liệu cá nhân của doanh nghiệp. Quản lý việc mượn/trả, sao chép hồ sơ nhân sự theo đúng thẩm quyền được phê duyệt.

2. Quản lý và xử lý công văn, văn bản đi – đến của khối Nhân sự

* Tiếp nhận và phân loại: Tiếp nhận toàn bộ công văn, tờ trình, đề xuất, thư từ, tài liệu chuyển phát nhanh gửi đến bộ phận Nhân sự. Phân loại theo mức độ khẩn cấp và chuyển giao đến đúng cá nhân/bộ phận có trách nhiệm xử lý.
* Quản lý văn bản đi: Đóng dấu, cấp số công văn, lưu trữ bản gốc và gửi đi các quyết định, thông báo, tờ trình, công văn do bộ phận Nhân sự phát hành đến các phòng ban trong công ty hoặc gửi ra ngoài cho các cơ quan chức năng (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, BHXH, Thuế...).
* Quản lý Sổ theo dõi: Vận hành sổ theo dõi công văn đi - đến (cả sổ tay truyền thống và file theo dõi trực tuyến trên Google Sheets/Excel) bảo đảm không bỏ sót bất kỳ văn bản nào.

3. Soạn thảo văn bản hành chính nhân sự và quản lý hợp đồng lao động

* Soạn thảo văn bản quy chuẩn: Soạn thảo các quyết định nhân sự (quyết định tiếp nhận thử việc, quyết định chính thức, quyết định điều chuyển, quyết định bổ nhiệm, quyết định nghỉ việc...), thông báo nội bộ, biên bản họp, tờ trình và các biểu mẫu hành chính nhân sự theo đúng thể thức văn bản hành chính nhà nước.
* Quản lý Hợp đồng lao động (HĐLĐ):
* Hỗ trợ soạn thảo và chuẩn bị HĐLĐ, hợp đồng thử việc, phụ lục hợp đồng lao động cho nhân viên mới dựa trên các thông tin đã được phê duyệt.
* Theo dõi danh sách nhân viên sắp hết hạn hợp đồng thử việc/hợp đồng xác định thời hạn để gửi thông báo đánh giá cho Trưởng bộ phận trước 15 - 30 ngày.
* Tổ chức ký kết, bàn giao HĐLĐ cho nhân viên và lưu trữ hợp đồng gốc vào hồ sơ cá nhân theo đúng quy định.

4. Hỗ trợ công tác C&B (Chấm công, tính lương, BHXH)

* Hỗ trợ chấm công: Hỗ trợ kiểm tra dữ liệu vân tay, tổng hợp bảng công hàng tháng, theo dõi ngày phép năm, nghỉ chế độ (ốm đau, thai sản, hiếu hỉ...) của CBNV.
* Hỗ trợ thủ tục BHXH/BHYT/BHTN: Chuẩn bị hồ sơ giấy tờ, nhập liệu thông tin lên phần mềm BHXH điện tử (như điện tử KBHXH, IVAN...) để thực hiện các thủ tục báo tăng, báo giảm, giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, chốt sổ BHXH cho nhân viên nghỉ việc dưới sự hướng dẫn của Chuyên viên C&B.
* Phát hành phiếu lương: Hỗ trợ gửi phiếu lương (payslip) hàng tháng bảo mật đến từng nhân viên và tiếp nhận các phản hồi, thắc mắc ban đầu về ngày công để chuyển Chuyên viên C&B giải quyết.

5. Hỗ trợ công tác tuyển dụng và Onboarding (Hội nhập nhân sự mới)

* Chuẩn bị cho nhân sự mới: Phối hợp với bộ phận IT, Hành chính để chuẩn bị công cụ dụng cụ làm việc (máy tính, email, văn phòng phẩm, thẻ nhân viên, đồng phục) trước ngày nhân sự mới nhận việc.
* Tiếp nhận hồ sơ nhân sự mới: Hướng dẫn nhân viên mới hoàn thiện bộ hồ sơ nhận việc theo đúng danh mục yêu cầu, đối chiếu bằng cấp gốc, kiểm tra tính pháp lý của hồ sơ trước khi lưu giữ.
* Hỗ trợ truyền thông tuyển dụng: Đăng tuyển các vị trí nhân sự theo yêu cầu lên các kênh tuyển dụng, hỗ trợ sàng lọc hồ sơ ứng viên bước đầu, liên hệ đặt lịch phỏng vấn và gửi thư mời nhận việc (Offer Letter).

6. Quản lý văn phòng phẩm và chi phí hành chính của khối Nhân sự

* Mua sắm văn phòng phẩm: Tổng hợp nhu cầu, lập kế hoạch mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm (giấy, bút, bìa hồ sơ, mực in...) phục vụ cho hoạt động hàng ngày của khối văn phòng Nhân sự.
* Quản lý chi phí: Tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ thanh toán liên quan đến các hoạt động của bộ phận Nhân sự (chi phí đăng tuyển, chi phí đào tạo, chi phí chuyển phát nhanh...) và làm thủ tục tạm ứng/thanh quyết toán với bộ phận Kế toán.

7. Hỗ trợ truyền thông nội bộ và các hoạt động phong trào

* Truyền thông tin tức: Đăng tải các thông báo hành chính, tin tức nội bộ, chính sách mới lên bảng tin, hệ thống email nội bộ hoặc các kênh giao tiếp chung của công ty (Zalo, Teams, Slack...).
* Tổ chức sự kiện: Phối hợp cùng công đoàn và các bộ phận khác tổ chức các chương trình nội bộ như: Sinh nhật tháng, ngày hội gia đình, Team building, tiệc Tất niên (Year End Party), và các ngày lễ lớn trong năm (8/3, 20/10, Trung thu...).

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

1. Tuyến báo cáo (Reporting Line):

* Báo cáo trực tiếp: Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR Manager) hoặc Trưởng nhóm Nhân sự (HR Leader).
* Báo cáo gián tiếp (khi có yêu cầu): Giám đốc điều hành (CEO) hoặc Ban Kiểm soát nội bộ (về các vấn đề tuân thủ pháp lý hồ sơ).

2. Chế độ báo cáo:

* Báo cáo tuần: Tổng hợp tiến độ hoàn thành các công việc văn thư hành chính, danh sách HĐLĐ cần ký mới/gia hạn trong tuần tiếp theo, báo cáo phát sinh về hồ sơ nhân sự.
* Báo cáo tháng: Báo cáo biến động nhân sự (tăng/giảm), báo cáo tình hình sử dụng phép năm, báo cáo tổng hợp hồ sơ lưu trữ (số hóa và vật lý), báo cáo chi phí hành chính nhân sự.
* Báo cáo đột xuất: Thực hiện các báo cáo chuyên đề về rà soát hồ sơ pháp lý phục vụ cho việc thanh tra lao động, kiểm toán nội bộ hoặc theo yêu cầu đặc biệt từ Ban Giám đốc.

3. Hướng dẫn & Quy chuẩn công việc:

* Cơ sở pháp lý: Thực hiện công việc dựa trên Bộ luật Lao động hiện hành, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Lưu trữ và các Nghị định hướng dẫn liên quan.
* Quy trình nội bộ: Tuân thủ nghiêm ngặt Quy chế Quản lý Văn bản và Lưu trữ của Công ty, Quy trình Bảo mật thông tin, Quy chế làm việc nội bộ và bộ nhận diện thương hiệu doanh nghiệp trong việc trình bày văn bản hành chính.
* Phương thức hướng dẫn: Được đào tạo ban đầu (onboard training) bởi Chuyên viên Nhân sự cấp cao hoặc Trưởng phòng trong 1 - 2 tháng đầu thử việc để nắm bắt quy trình đặc thù của công ty.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên chuyên ngành Quản trị nhân sự, Quản trị văn phòng, Văn thư lưu trữ, Luật, Hành chính học, Ngoại ngữ, hoặc các ngành kinh tế, xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Chấp nhận sinh viên mới tốt nghiệp có tinh thần cầu tiến, ham học hỏi và có định hướng phát triển lâu dài trong ngành nhân sự.
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc ở các vị trí tương đương như: Nhân viên văn thư, Trợ lý nhân sự, Thực tập sinh nhân sự, Nhân viên hành chính văn phòng.
* Có hiểu biết cơ bản về Bộ luật Lao động Việt Nam và các nghiệp vụ BHXH là một lợi thế lớn.

---

Kỹ năng chuyên môn:

```
+----------------------------------------------------------------------------------+
| DANH MỤC KỸ NĂNG CHUYÊN MÔN |
+------------------------------------+---------------------------------------------+
| Kỹ năng soạn thảo văn bản | Chuẩn chỉnh thể thức, văn phong hành chính |
+------------------------------------+---------------------------------------------+
| Kỹ năng Tin học văn phòng | Thành thạo Word, Excel, PowerPoint, Outlook |
+------------------------------------+---------------------------------------------+
| Sử dụng công cụ số hóa/Lưu trữ | Quản lý dữ liệu đám mây, ERP, HRIS |
+------------------------------------+---------------------------------------------+
| Kỹ năng sắp xếp và quản trị thời gian| Phân loại công việc khoa học theo Eisenhower|
+------------------------------------+---------------------------------------------+
| Kỹ năng giao tiếp và truyền thông | Lắng nghe, diễn đạt gãy gọn, tự tin |
+------------------------------------+---------------------------------------------+
```

* Nghiệp vụ soạn thảo văn bản hành chính: Khả năng soạn thảo nhanh, đúng ngữ pháp, đúng form chuẩn, trình bày văn bản khoa học, mạch lạc. Hiểu rõ cấu trúc của các loại quyết định, tờ trình, biên bản.
* Kỹ năng Tin học văn phòng xuất sắc:
* Microsoft Word: Thành thạo trộn thư (Mail Merge), định dạng văn bản chuyên nghiệp (Styles, Table of Contents, Page Break).
* Microsoft Excel: Sử dụng tốt các hàm tìm kiếm, thống kê và liên kết dữ liệu (VLOOKUP, HLOOKUP, IF, COUNTIF, SUMIF), kỹ năng lọc và định dạng dữ liệu (Pivot Table để báo cáo số liệu nhân sự cơ bản).
* Kỹ năng sắp xếp và lưu trữ khoa học: Khả năng tư duy hệ thống cao trong việc tổ chức thư mục máy tính, phân loại hồ sơ giấy theo trật tự logic, dễ tìm kiếm, dễ thấy, dễ lấy.
* Kỹ năng ngoại ngữ (Khuyến khích): Tiếng Anh giao tiếp cơ bản, đọc hiểu được các tài liệu, form mẫu hành chính bằng tiếng Anh (nếu làm việc tại doanh nghiệp FDI).

---

Phẩm chất cá nhân:

* Cẩn thận và Tỉ mỉ: Đây là phẩm chất quan trọng nhất. Vì một lỗi sai nhỏ trong số chứng minh nhân dân, họ tên trên HĐLĐ hay sai sót ngày công đều có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý hoặc tranh chấp lao động nghiêm trọng.
* Tuyệt đối trung thực và Bảo mật: Có đạo đức nghề nghiệp cao, cam kết bảo mật mọi thông tin liên quan đến lương thưởng, hồ sơ cá nhân và các thông tin chiến lược của doanh nghiệp. Không bàn tán hay chia sẻ thông tin nhân sự ngoài phạm vi thẩm quyền.
* Chăm chỉ, Chịu khó và Kiên nhẫn: Sẵn sàng xử lý khối lượng công việc sự vụ lớn, lặp đi lặp lại hàng ngày (nhập liệu, scan hồ sơ, sắp xếp giấy tờ) mà vẫn giữ được hiệu suất và độ chính xác cao.
* Tinh thần phục vụ và Hướng nội bộ (Customer Service Mindset): Luôn vui vẻ, hòa nhã, sẵn sàng lắng nghe, giải đáp các thắc mắc của người lao động về chế độ, hồ sơ, thủ tục một cách tận tình, thấu đáo.
* Chủ động và Linh hoạt: Có tư duy giải quyết vấn đề nhanh chóng, chủ động đề xuất các phương án cải tiến quy trình lưu trữ, văn phòng phẩm để tiết kiệm chi phí và thời gian cho công ty.

---

Quyền lợi:

* Mức thu nhập cạnh tranh: Lương cơ bản dao động từ 8.000.000 – 12.000.000 VNĐ/tháng (tùy theo năng lực và kinh nghiệm thực tế khi phỏng vấn), kèm theo phụ cấp ăn trưa, phụ cấp trang phục, điện thoại (nếu có).
* Thưởng hấp dẫn: Thưởng hiệu quả công việc (KPIs) hàng tháng/quý, thưởng lương tháng thứ 13, thưởng các ngày Lễ, Tết trong năm (30/4 - 1/5, 2/9, Tết Dương lịch, Tết Nguyên Đán), thưởng thành tích cá nhân xuất sắc năm.
* Chế độ đãi ngộ đầy đủ:
* Đóng bảo hiểm đầy đủ (BHXH, BHYT, BHTN) ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo đúng mức lương cam kết.
* Khám sức khỏe định kỳ hàng năm tại các bệnh viện uy tín.
* Chế độ nghỉ phép năm (12 ngày phép/năm, tăng dần theo thâm niên làm việc), nghỉ các ngày lễ tết theo quy định pháp luật.
* Cơ hội phát triển nghề nghiệp vượt trội:
* Được làm việc trực tiếp và học hỏi từ các chuyên gia nhân sự kỳ cựu giàu kinh nghiệm trong phòng ban.
* Được công ty tài trợ 50% - 100% chi phí tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Quản trị Nhân sự, Luật Lao động mới nhất, kỹ năng C&B, hay kỹ năng mềm (giao tiếp, quản lý thời gian).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Từ Nhân viên văn thư nhân sự -> Chuyên viên Hành chính Nhân sự Tổng hợp hoặc chuyên sâu mảng Chuyên viên C&B / Chuyên viên Tuyển dụng & Đào tạo sau 1 - 2 năm cống hiến xuất sắc.
* Môi trường làm việc lý tưởng: Môi trường làm việc văn phòng trẻ trung, năng động, khuyến khích sự đổi mới và sáng tạo. Cơ sở vật chất khang trang, hiện đại, trang bị đầy đủ công cụ dụng cụ làm việc tốt nhất cho nhân viên. Các hoạt động phong trào, Teambuilding, dã ngoại, du lịch hè diễn ra thường niên giúp gắn kết tập thể.

---

Tags

`#VănThưNhânSự` `#TuyểnDụngVănThư` `#HànhChínhNhânSự` `#HRClerk` `#HRAdmin` `#TuyểnDụngHànhChính` `#NhânSựMới` `#HồSơNhânSự` `#ViệcLàmHànhChính` `#TốtNghiệpTrungCấp`

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng nhân viên văn thư nhân sự, việc làm văn thư lưu trữ nhân sự, nhân viên hành chính nhân sự tốt nghiệp trung cấp, tìm việc làm HR admin tại Hà Nội, tuyển dụng trợ lý nhân sự không yêu cầu kinh nghiệm, nhân viên văn thư phòng nhân sự, việc làm hành chính nhân sự tphcm, chuyên viên lưu trữ hồ sơ nhân sự, công việc văn thư nhân sự lương cao.

Share