Mô tả công việc: Nhân viên tuân thủ hành chính lĩnh vực nhân sự (HR Administrative Compliance Officer)

Tổng quan:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên tuân thủ hành chính lĩnh vực nhân sự (HR Administrative Compliance Officer) với tư duy nhạy bén về pháp luật, sự cẩn trọng tối đa trong công tác quản trị hành chính và cam kết mạnh mẽ đối với tính chính trực của doanh nghiệp. Vị trí này đóng vai trò là "người gác cổng" pháp lý và quy trình trong hệ thống quản trị nguồn nhân lực của công ty. Người đảm nhận vị trí này sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc thiết lập, giám sát và duy trì tính tuân thủ pháp luật lao động hiện hành, các tiêu chuẩn quốc tế (nếu có), cũng như các quy chế, quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Bạn sẽ là cầu nối quan trọng giữa Ban Giám đốc, Bộ phận Pháp chế, Công đoàn và tập thể người lao động, nhằm xây dựng một môi trường làm việc công bằng, minh bạch, hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và tranh chấp lao động, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả vận hành của bộ máy nhân sự.

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Xây dựng, cập nhật và hoàn thiện hệ thống quy chế, quy trình nội bộ:

* Nghiên cứu, cập nhật liên tục các thay đổi của Luật Lao động, Luật Bảo hiểm xã hội, Luật An toàn vệ sinh lao động, các quy định về Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và các văn bản pháp luật liên quan để điều chỉnh kịp thời hệ thống quy chế của công ty.
* Chủ trì hoặc phối hợp với Bộ phận Pháp chế để soạn thảo, bổ sung và hoàn thiện Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế lương, thưởng, phụ cấp, các chính sách phúc lợi và các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOPs) của phòng Nhân sự.
* Thực hiện thủ tục đăng ký Nội quy lao động, Thỏa ước lao động tập thể với Cơ quan quản lý nhà nước về lao động theo đúng quy định pháp luật.
* Chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu, hợp đồng lao động (thử việc, chính thức, cộng tác viên), thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA), thỏa thuận không cạnh tranh (NCA) và các văn bản cam kết khác áp dụng trong doanh nghiệp.

2. Giám sát tuân thủ và Kiểm soát rủi ro hành chính nhân sự:

* Kiểm tra định kỳ và đột xuất việc thực thi các quy trình nhân sự tại tất cả các phòng ban (bao gồm: quy trình tuyển dụng, đánh giá thử việc, chấm công, tính lương, nâng lương, bổ nhiệm, điều chuyển, kỷ luật và chấm dứt hợp đồng lao động).
* Đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ nhân sự (cả bản cứng và bản mềm trên hệ thống phần mềm HRIS) được thực hiện đầy đủ, khoa học, bảo mật tuyệt đối thông tin cá nhân của người lao động theo tiêu chuẩn quốc tế và quy định của pháp luật Việt Nam.
* Giám sát việc tuân thủ định mức giờ làm việc, giờ làm thêm (OT) của người lao động, đảm bảo không vi phạm các giới hạn pháp lý và bảo vệ sức khỏe cho nhân viên.
* Phát hiện kịp thời các lỗ hổng, sai sót trong công tác hành chính nhân sự và lập tức đề xuất phương án khắc phục, phòng ngừa rủi ro tài chính hoặc pháp lý cho doanh nghiệp.

3. Quản lý quan hệ lao động, xử lý kỷ luật và giải quyết tranh chấp:

* Đóng vai trò là đầu mối tiếp nhận, điều tra và xử lý các khiếu nại, phản ánh của người lao động về các hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp, quấy rối, phân biệt đối xử tại nơi làm việc hoặc các tranh chấp liên quan đến quyền lợi.
* Tham mưu cho Trưởng bộ phận và Ban Giám đốc về trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động, đảm bảo tính khách quan, nhân văn và tuân thủ chặt chẽ các bước theo quy định của Luật Lao động để tránh nguy cơ bị khởi kiện.
* Đại diện hoặc hỗ trợ doanh nghiệp tham gia các buổi hòa giải, đối thoại định kỳ tại nơi làm việc với Công đoàn và người lao động.
* Tham gia giải quyết các tranh chấp lao động cá nhân hoặc tập thể khi phát sinh, phối hợp với luật sư hoặc cơ quan chức năng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của công ty.

4. Thực thi chế độ bảo hiểm, chính sách và phúc lợi:

* Giám sát tiến độ và tính chính xác của công tác báo tăng, báo giảm bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), giải quyết các chế độ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động cho người lao động.
* Phối hợp với bộ phận C&B (Compensations & Benefits) để rà soát việc thực hiện nghĩa vụ thuế TNCN, quyết toán thuế cho người lao động nước ngoài và lao động Việt Nam, đảm bảo tính tuân thủ pháp luật về thuế.
* Đảm bảo các chính sách về an toàn vệ sinh lao động, khám sức khỏe định kỳ, trang bị bảo hộ lao động được thực hiện đầy đủ và đúng hạn theo quy định của pháp luật.

5. Đào tạo, truyền thông và hỗ trợ thanh tra, kiểm toán:

* Tổ chức các buổi đào tạo, phổ biến kiến thức pháp luật lao động, nội quy công ty, quy tắc ứng xử (Code of Conduct) cho nhân viên mới trong chương trình hội nhập và đào tạo định kỳ cho quản lý các cấp.
* Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu và trực tiếp làm việc với các đoàn thanh tra liên ngành (Lao động, BHXH, Thuế, Công an phòng cháy chữa cháy, An toàn thực phẩm...) hoặc các đơn vị kiểm toán bên thứ ba (Internal/External Audit) về mảng trách nhiệm xã hội và tuân thủ lao động.
* Tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc của các phòng ban và nhân viên liên quan đến chế độ, chính sách, hợp đồng lao động và nghĩa vụ tuân thủ.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Báo cáo trực tiếp cho: Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) / Giám đốc Nhân sự (HR Director). Đồng thời có tuyến báo cáo chức năng (dotted-line) tới Trưởng bộ phận Pháp chế & Tuân thủ (Legal & Compliance Manager) nếu có yêu cầu từ cấu trúc tập đoàn.
* Phối hợp làm việc với: Bộ phận C&B, Bộ phận Tuyển dụng, Bộ phận Đào tạo, Bộ phận Pháp chế, Ban Chấp hành Công đoàn và Quản lý các bộ phận sản xuất/kinh doanh.
* Hướng dẫn/Giám sát: Hướng dẫn nghiệp vụ tuân thủ cho các Nhân viên Hành chính Nhân sự cấp dưới (HR Admin); hướng dẫn và giám sát việc thực thi nội quy đối với toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty.

---

Yêu cầu tuyển dụng:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Luật (ưu tiên Luật Kinh tế, Luật Lao động), Quản trị Nguồn nhân lực, Quản trị Kinh doanh, Hành chính công hoặc các ngành nghề có liên quan.
* Có tối thiểu 03 - 05 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương như Nhân viên Tuân thủ Nhân sự (HR Compliance Specialist), Chuyên viên Pháp lý Nhân sự, hoặc Chuyên viên Quan hệ Lao động tại các doanh nghiệp có quy mô từ 300 nhân sự trở lên (ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm làm việc trong các công ty sản xuất, bán lẻ, F&B hoặc các tập đoàn đa quốc gia).
* Am hiểu sâu sắc và có khả năng vận dụng linh hoạt, chính xác Bộ luật Lao động Việt Nam, Luật BHXH, Luật Thuế TNCN, Luật An toàn vệ sinh lao động và các văn bản hướng dẫn thi hành (Nghị định, Thông tư).
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc tiếp đón các đoàn thanh tra nhà nước và các tổ chức kiểm toán nhân sự/trách nhiệm xã hội (như Sedex, BSCI, WRAP, SA8000...).

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng rà soát và soạn thảo văn bản pháp lý: Khả năng hành văn chuẩn xác, logic, chặt chẽ; soạn thảo các loại hợp đồng, quy chế, công văn hành chính đúng quy chuẩn pháp luật và bảo vệ được lợi ích của doanh nghiệp.
* Kỹ năng phân tích và đánh giá rủi ro: Nhạy bén trong việc phát hiện các điểm nghẽn, lỗi sai trong quy trình vận hành và dự báo trước các nguy cơ tranh chấp pháp lý tiềm ẩn.
* Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục: Khả năng truyền đạt các quy định pháp lý khô khan một cách dễ hiểu cho người lao động; khéo léo trong việc đàm phán, hòa giải các xung đột lợi ích giữa người sử dụng lao động và người lao động.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định: Giữ được sự bình tĩnh, khách quan để đưa ra các giải pháp xử lý tình huống khẩn cấp hoặc nhạy cảm (như sa thải, kỷ luật nhân viên) một cách thấu tình đạt lý và đúng luật.
* Kỹ năng sử dụng công nghệ: Sử dụng thành thạo các phần mềm quản lý nhân sự (HRIS), phần mềm chấm công - tính lương, và bộ công cụ văn phòng Microsoft Office (đặc biệt là Excel ở trình độ nâng cao để phân tích dữ liệu tuân thủ).
* Ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt và có khả năng đọc hiểu, dịch thuật các tài liệu pháp lý, quy trình của tập đoàn sang tiếng Việt (đối với các doanh nghiệp FDI).

Phẩm chất cá nhân:

* Chính trực và Đạo đức nghề nghiệp cao: Đây là phẩm chất tiên quyết. Luôn tôn trọng sự thật, khách quan, không thiên vị, bảo vệ tính bảo mật tuyệt đối của thông tin nhân sự và dữ liệu kinh doanh.
* Tỉ mỉ, cẩn trọng và ngăn nắp: Làm việc với văn bản pháp lý, hồ sơ nhân sự đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối đến từng chi tiết nhỏ (ngày tháng, con số, câu chữ).
* Khách quan và Công tâm: Khả năng đứng ở vị trí trung lập để đánh giá sự việc, không để cảm xúc cá nhân ảnh hưởng đến việc phân định đúng sai trong quan hệ lao động.
* Khả năng chịu áp lực công việc tốt: Có thể làm việc hiệu quả trong môi trường thay đổi nhanh, xử lý các tình huống tranh chấp căng thẳng hoặc khi đối diện với các kỳ kiểm toán nghiêm ngặt từ khách hàng/đối tác.
* Tinh thần học hỏi suốt đời (Lifelong learning): Chủ động tự nghiên cứu, cập nhật các kiến thức pháp luật và xu hướng quản trị nhân sự mới để nâng cao năng lực bản thân.

---

Quyền lợi:

* Mức lương & Thu nhập: Mức lương cạnh tranh, tương xứng với năng lực và kinh nghiệm (dao động từ 15,000,000đ - 25,000,000đ/tháng), đi kèm lương tháng 13 và các khoản thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm.
* Chế độ đãi ngộ: Được đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo mức lương thực tế ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc; gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc nội/ngoại trú) dành cho nhân sự quản lý/chuyên gia.
* Môi trường làm việc: Làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, văn minh, tôn trọng sự khác biệt và thúc đẩy tính sáng tạo; cơ sở vật chất hiện đại, đầy đủ trang thiết bị hỗ trợ công việc.
* Cơ hội phát triển: Được tạo điều kiện tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu về Luật Lao động, Kỹ năng Quản trị Nhân sự tiên tiến, các chứng chỉ chuyên môn uy tín do công ty tài trợ 100% kinh phí.
* Lộ trình thăng tiến: Lộ trình thăng tiến rõ ràng lên các vị trí Trưởng nhóm Tuân thủ (Compliance Team Leader), Trưởng phòng Quan hệ Lao động (ER Manager) hoặc Giám đốc Nhân sự (HR Director).
* Hoạt động tập thể: Thưởng các ngày lễ, Tết, ngày sinh nhật; tham gia các chương trình Teambuilding, nghỉ mát hàng năm, các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ của công ty.

---

Tags:

Tuyển dụng nhân sự, Tuân thủ nhân sự, Pháp lý lao động, Quan hệ lao động, Kiểm soát rủi ro nhân sự, Hành chính nhân sự, HR Compliance, Labor Relations, Quản trị nguồn nhân lực, Việc làm hành chính nhân sự.

---

Từ khoá tìm kiếm:

Tuyển dụng Nhân viên Tuân thủ Nhân sự, Chuyên viên Pháp lý Lao động, HR Compliance Specialist, Nhân viên Quan hệ lao động, Chuyên viên Tuân thủ hành chính nhân sự, Tìm việc làm HR Compliance, Pháp chế nhân sự, Quản lý rủi ro lao động, Việc làm HR Admin Compliance, Chuyên gia nhân sự tuân thủ pháp luật.

Share