MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN LỄ TÂN LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR RECEPTIONIST)

---

Tổng quan vai trò:

Chúng tôi đang tìm kiếm một "chuyên gia nhân sự" – vị trí Nhân viên Lễ tân kiêm Hỗ trợ Hành chính Nhân sự, người sẽ đóng vai trò là "gương mặt thương hiệu" và là điểm chạm đầu tiên đầy ấn tượng của công ty đối với ứng viên, khách hàng, đối tác cũng như toàn thể cán bộ nhân viên.

Trong xu thế quản trị nhân sự hiện đại, vai trò lễ tân không đơn thuần chỉ là người ngồi ở bàn trực và nghe điện thoại. Tại tổ chức của chúng tôi, vị trí này được định vị là một mắt xích quan trọng trong chuỗi trải nghiệm nhân viên (Employee Experience) và trải nghiệm ứng viên (Candidate Experience). Bạn không chỉ quản lý khu vực tiền sảnh một cách chuyên nghiệp, mà còn trực tiếp tham gia vào các hoạt động hỗ trợ tuyển dụng, tiếp nhận nhân sự mới (onboarding), quản lý hồ sơ và truyền thông nội bộ. Chúng tôi tìm kiếm một cá nhân năng động, có tư duy dịch vụ khách hàng xuất sắc (customer-centric), sở hữu kỹ năng giao tiếp tinh tế và có định hướng phát triển sâu hơn trong ngành Quản trị Nguồn nhân lực (HR).

---

Nhiệm vụ công việc chính:

1. Công tác Lễ tân và Trải nghiệm Khách hàng/Ứng viên (40%)

* Tiếp đón và Điều phối: Chào đón khách hàng, đối tác, ứng viên và nhân viên đến văn phòng với thái độ niềm nở, chuyên nghiệp và lịch sự. Xác định nhu cầu của khách và hướng dẫn họ đến đúng khu vực hoặc kết nối với nhân sự liên quan.
* Quản lý Trải nghiệm Ứng viên: Phối hợp chặt chẽ với bộ phận Tuyển dụng để tiếp đón ứng viên đến phỏng vấn. Phát tài liệu/bài test, hướng dẫn ứng viên điền thông tin, sắp xếp phòng phỏng vấn và thông báo cho Trưởng bộ phận hoặc Chuyên viên Tuyển dụng chuẩn bị tiếp đón. Đảm bảo ứng viên luôn cảm thấy được tôn trọng và chăm sóc chu đáo trong suốt thời gian chờ đợi.
* Vận hành Tổng đài Điện thoại: Tiếp nhận các cuộc gọi đến tổng đài chính của công ty, lọc thông tin, xử lý các yêu cầu cơ bản và chuyển cuộc gọi đến đúng phòng ban/cá nhân chịu trách nhiệm. Ghi lại lời nhắn một cách chính xác và chuyển tiếp kịp thời.
* Quản lý Khu vực Tiền sảnh (Lobby/Reception Area): Đảm bảo khu vực quầy lễ tân, phòng chờ khách luôn sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, đầy đủ tài liệu giới thiệu về công ty (brochure, profile) và duy trì mỹ quan chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn 5S. Đảm bảo các thiết bị tại sảnh (màn hình tivi, máy lọc nước, hệ thống chiếu sáng) hoạt động tốt.

2. Hỗ trợ Hành chính và Quản trị Nhân sự (35%)

* Hỗ trợ Thủ tục Tiếp nhận Nhân sự Mới (Onboarding Support): Đồng hành cùng bộ phận Nhân sự trong ngày đầu tiên đi làm của nhân viên mới. Hướng dẫn họ hoàn thiện hồ sơ nhận việc, chụp ảnh thẻ nhân viên, phát tài liệu định hướng, hướng dẫn sử dụng các tiện ích văn phòng và bàn giao văn phòng phẩm cá nhân ban đầu.
* Quản lý Hồ sơ và Dữ liệu Nhân sự: Hỗ trợ thu thập, phân loại, quét (scan) và lưu trữ hồ sơ của nhân viên (bằng cấp, sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động) cả bản cứng tại tủ hồ sơ và bản mềm trên hệ thống quản lý nhân sự (HRIS) đảm bảo tính bảo mật và khoa học.
* Công tác Văn thư và Chuyển phát: Tiếp nhận, phân loại và phân phối thư từ, bưu phẩm, tài liệu gửi đến công ty cho các phòng ban. Thực hiện quy trình gửi thư đi (chuyển phát nhanh, bưu điện), theo dõi chi phí chuyển phát hàng tháng và đối soát với nhà cung cấp.
* Cấp phát Văn phòng phẩm và Đồng phục: Tiếp nhận đề xuất, quản lý kho văn phòng phẩm, cấp phát đồ dùng văn phòng, đồng phục, thẻ tên cho nhân viên định kỳ hoặc theo nhu cầu công việc dưới sự phê duyệt của Quản lý. Theo dõi lượng tồn kho tối thiểu để chủ động đặt hàng.
* Quản lý Phòng họp: Tiếp nhận lịch đăng ký sử dụng phòng họp từ các phòng ban qua hệ thống dùng chung. Đảm bảo phòng họp luôn sẵn sàng về mặt vệ sinh, thiết bị trình chiếu, nước uống trước các cuộc họp quan trọng, đặc biệt là các buổi phỏng vấn tuyển dụng hoặc họp nội bộ của Ban Giám đốc.

3. Hỗ trợ Truyền thông Nội bộ và Sự kiện (15%)

* Điều phối Sự kiện Nội bộ: Tham gia vào Ban tổ chức các sự kiện của công ty như: sinh nhật tháng cho cán bộ nhân viên, ngày lễ (8/3, 20/10, Trung thu, Giáng sinh), hoạt động teambuilding, tiệc cuối năm (Year End Party). Phụ trách các khâu chuẩn bị quà tặng, trang trí sảnh, đón tiếp đại biểu và hỗ trợ hậu cần.
* Truyền thông Bảng tin và Sảnh: Cập nhật các thông tin chính thức từ Ban Giám đốc hoặc bộ phận Nhân sự lên bảng tin văn phòng, màn hình tivi tại sảnh hoặc các kênh liên lạc nội bộ (như Zalo, Viber, Workplace) nhằm đảm bảo thông tin được tiếp cận đến toàn bộ nhân viên một cách nhanh chóng.
* Chăm lo Đời sống Nhân viên: Phối hợp gửi hoa, quà chúc mừng (kết hôn, sinh con) hoặc chia buồn (ốm đau, hiếu hỉ) của công ty đến nhân viên theo chế độ phúc lợi đã ban hành.

4. Các công việc khác theo sự phân công (10%)

* Hỗ trợ công tác hậu cần cho Ban Giám đốc khi có yêu cầu đột xuất (đặt vé máy bay, phòng khách sạn, chuẩn bị phòng tiếp khách VIP).
* Thực hiện thanh quyết toán các chi phí hành chính phát sinh định kỳ tại khu vực lễ tân (chi phí trà nước, hoa tươi trang trí, chuyển phát nhanh).
* Tham gia các buổi đào tạo chuyên môn và đóng góp ý kiến cải tiến quy trình đón tiếp khách hàng/ứng viên tốt hơn.

---

Báo cáo & Hướng dẫn:

* Tuyến báo cáo trực tiếp: Vị trí này báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự (HR & Admin Manager) hoặc Trưởng nhóm Hành chính (Admin Supervisor).
* Quan hệ phối hợp công việc:
* *Với Bộ phận Tuyển dụng:* Phối hợp chặt chẽ để nhận lịch phỏng vấn hàng ngày/hàng tuần, đón tiếp ứng viên, chuẩn bị phòng phỏng vấn và thông báo kết quả đón tiếp trực tiếp cho chuyên viên tuyển dụng phụ trách.
* *Với Bộ phận C&B (Lương & Phúc lợi):* Phối hợp thu thập hồ sơ nhân sự mới, bàn giao chứng từ bảo hiểm, hóa đơn phúc lợi để phục vụ công tác chấm công, tính lương và chế độ.
* *Với Bộ phận IT và Bảo vệ:* Phối hợp cấp phát thẻ ra vào (thẻ từ), đăng ký dấu vân tay cho nhân sự mới, xử lý các sự cố về mạng, thiết bị tại khu vực sảnh và đảm bảo an ninh an toàn cho văn phòng.
* Hướng dẫn công việc: Nhân viên mới sẽ được hướng dẫn công việc (On-the-job training) chi tiết trong thời gian thử việc bởi Trưởng nhóm Hành chính hoặc một nhân sự có kinh nghiệm trong phòng. Công ty cung cấp hệ thống quy trình chuẩn (SOP - Standard Operating Procedure) về tiếp đón khách, quy chuẩn giao tiếp điện thoại và quy trình bàn giao hồ sơ nhân sự để nhân viên nhanh chóng nắm bắt công việc.

---

Yêu cầu và điều kiện:

Học vấn/Kinh nghiệm:

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Trung cấp trở lên các chuyên ngành: Quản trị Nguồn nhân lực, Quản trị Văn phòng, Quản trị Khách sạn - Nhà hàng, Ngoại ngữ, Luật, Quan hệ Công chúng hoặc các ngành học có liên quan khác.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Ưu tiên ứng viên có từ 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm tại vị trí Lễ tân, Chăm sóc khách hàng, Trợ lý hành chính hoặc các công việc dịch vụ khách hàng (F&B, Khách sạn, Phòng khám...).
* Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp có thái độ tốt, ham học hỏi và có định hướng phát triển rõ ràng trong ngành Nhân sự.

Kỹ năng chuyên môn:

* Kỹ năng giao tiếp xuất sắc: Khả năng phát âm chuẩn, giọng nói truyền cảm, dễ nghe (không nói ngọng, nói lắp hoặc sử dụng từ địa phương nặng). Có kỹ năng lắng nghe chủ động và phản hồi thông tin một cách lịch sự, khéo léo.
* Kỹ năng Tin học văn phòng: Thành thạo các công cụ MS Office cơ bản (Word, Excel, PowerPoint) để soạn thảo văn bản hành chính, lập bảng theo dõi chi phí, chuẩn bị slide báo cáo đơn giản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng (máy in, máy scan, máy hủy tài liệu).
* Ngoại ngữ (Tiếng Anh giao tiếp): Có khả năng giao tiếp tiếng Anh cơ bản (tương đương TOEIC 500 hoặc IELTS 5.0 trở lên). Có thể tự tin thực hiện các tác vụ: Chào hỏi khách nước ngoài, chuyển máy điện thoại, đọc hiểu email hành chính đơn giản.
* Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Khả năng đa nhiệm (multitasking), biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc phát sinh liên tục trong ngày mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ tại quầy lễ tân.
* Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhạy bén trong việc nhận diện các tình huống bất ngờ tại sảnh lễ tân (khách hàng phàn nàn, ứng viên đến sai giờ, sự cố thiết bị) và đưa ra phương án xử lý nhanh chóng, tinh tế trong phạm vi quyền hạn của mình.

Phẩm chất cá nhân:

* Ngoại hình sáng và tác phong chuyên nghiệp: Gương mặt thân thiện, luôn giữ nụ cười rạng rỡ, chỉn chu trong trang phục và trang điểm cá nhân theo quy chuẩn của công ty.
* Tư duy dịch vụ (Service Mindset): Luôn đặt sự hài lòng của khách hàng, ứng viên và đồng nghiệp lên hàng đầu. Sẵn lòng hỗ trợ và giúp đỡ người khác với thái độ tích cực, nhiệt tình.
* Tính cẩn thận và tỉ mỉ: Đặc biệt quan trọng trong việc quản lý hồ sơ nhân sự, giấy tờ hành chính và số liệu chi phí để hạn chế tối đa sai sót.
* Tính bảo mật cao (Confidentiality): Làm việc trong môi trường Nhân sự đồng nghĩa với việc tiếp xúc nhiều thông tin nhạy cảm (lương bổng, thông tin cá nhân ứng viên/nhân viên, quyết định nhân sự). Ứng viên bắt buộc phải có tính bảo mật cao, tuyệt đối không chia sẻ thông tin nội bộ ra bên ngoài khi chưa được phép.
* Tinh thần trách nhiệm và chủ động: Tự giác trong công việc, không ngại khó, chủ động đề xuất giải pháp cải tiến để nâng cao hiệu quả công việc tại quầy lễ tân.

---

Quyền lợi:

* Mức lương cạnh tranh: Thu nhập hấp dẫn từ 8.000.000 VNĐ - 12.000.000 VNĐ/tháng (tùy thuộc vào năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên), được xem xét điều chỉnh lương định kỳ 1 lần/năm dựa trên kết quả đánh giá hiệu quả công việc.
* Phụ cấp đầy đủ: Phụ cấp trang điểm (makeup), phụ cấp trang phục (hoặc được cấp phát đồng phục thiết kế riêng của công ty), phụ cấp ăn trưa tại văn phòng, hỗ trợ chi phí gửi xe.
* Thưởng hấp dẫn: Thưởng tháng lương thứ 13, thưởng hiệu quả công việc (KPIs) cuối năm, thưởng vào các dịp Lễ, Tết trong năm (1/1, 30/4 - 1/5, 2/9), thưởng sinh nhật cá nhân và các dịp đặc biệt khác.
* Chế độ Bảo hiểm & Phúc lợi:
* Đóng đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định của Luật lao động hiện hành ngay sau khi hoàn thành thời gian thử việc.
* Được tham gia gói bảo hiểm sức khỏe cao cấp (chăm sóc sức khỏe nội/ngoại trú) do công ty tài trợ sau 1 năm cống hiến.
* Chế độ nghỉ phép năm: 12 ngày phép hưởng nguyên lương/năm (tăng thêm theo thâm niên làm việc).
* Cơ hội học tập và Phát triển sự nghiệp:
* Được làm việc trực tiếp trong bộ phận Nhân sự của một doanh nghiệp quy mô, có cơ hội tiếp xúc và học hỏi toàn diện về các mảng chuyên sâu của HR như: Tuyển dụng (Recruitment), Đào tạo (Training), Truyền thông nội bộ (Internal Communication), và Hành chính nhân sự (HR Admin).
* Được tài trợ tham gia các khóa học nâng cao kỹ năng mềm (Giao tiếp chuyên nghiệp, Quản trị thời gian, Tư duy dịch vụ) và các lớp nghiệp vụ nhân sự chuyên sâu do các chuyên gia trong và ngoài công ty đứng lớp.
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng: Sau từ 1 - 2 năm cống hiến xuất sắc tại vị trí Lễ tân, nhân viên sẽ có cơ hội được đánh giá để luân chuyển nội bộ hoặc thăng tiến lên các vị trí chuyên trách cao hơn như: Chuyên viên Tuyển dụng (Recruitment Officer), Chuyên viên Truyền thông nội bộ (Internal Communication Specialist), Chuyên viên Hành chính Nhân sự (HR Admin Specialist) hoặc Thư ký/Trợ lý Ban Giám đốc.
* Môi trường làm việc lý tưởng:
* Văn phòng làm việc hiện đại, sang trọng, không gian mở, trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại và tiện ích tiện nghi cho nhân viên.
* Văn hóa doanh nghiệp trẻ trung, năng động, coi trọng yếu tố con người. Ban lãnh đạo tâm lý, luôn lắng nghe và tạo mọi điều kiện để nhân viên phát huy tối đa năng lực cá nhân.
* Tham gia các hoạt động tập thể sôi nổi: Du lịch thường niên (Team building) trong và ngoài nước, các câu lạc bộ thể thao (bóng đá, cầu lông, yoga), các ngày hội gia đình và sự kiện nội bộ hàng tháng.

---

Tags:

`Tuyển dụng lễ tân` `Lễ tân nhân sự` `Hành chính nhân sự` `Tuyển dụng HR Admin` `Lễ tân văn phòng` `Trải nghiệm ứng viên` `Dịch vụ khách hàng` `Cơ hội thăng tiến ngành HR`

---

Từ khoá tìm kiếm:

* Nhân viên lễ tân hành chính nhân sự
* Lễ tân văn phòng HR Admin
* Tuyển dụng lễ tân công ty nhân sự
* Việc làm lễ tân chuyên nghiệp tại Hà Nội/TP.HCM
* Tuyển lễ tân tốt nghiệp Trung cấp trở lên
* Front Desk kiêm hỗ trợ nhân sự
* HR Receptionist job description
* Lễ tân kiêm hành chính nhân sự lương cao

Share