MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ VISA LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR VISA & IMMIGRATION SPECIALIST)

MÔ TẢ CÔNG VIỆC: NHÂN VIÊN HỖ TRỢ VISA LĨNH VỰC NHÂN SỰ (HR VISA & IMMIGRATION SPECIALIST)

---

TỔNG QUAN

Trong bối cảnh toàn cầu hóa mạnh mẽ, việc thu hút và giữ chân nguồn nhân lực chất lượng cao từ khắp nơi trên thế giới đã trở thành một chiến lược then chốt quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Để hiện thực hóa mục tiêu này, chúng tôi đang tìm kiếm một "Chuyên gia nhân sự – vị trí Nhân viên hỗ trợ visa lĩnh vực nhân sự" (HR Visa & Immigration Specialist) năng động, am hiểu pháp luật và có tư duy dịch vụ xuất sắc.

Vị trí này không đơn thuần là một nhân viên hành chính xử lý giấy tờ, mà là một đối tác chiến lược trong bộ phận Nhân sự (HR Department). Bạn sẽ đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa các chuyên gia nước ngoài (Expats), ban lãnh đạo doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nhà nước tại Việt Nam (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Ngoại vụ, v.v.). Nhiệm vụ cốt lõi của bạn là đảm bảo 100% tính pháp lý cho toàn bộ nhân sự nước ngoài đang và sẽ làm việc tại công ty, đồng thời kiến tạo một trải nghiệm di trú (Onboarding & Relocation) mượt mà, chuyên nghiệp nhất cho họ và gia đình họ.

Sự hiện diện của bạn sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các rủi ro pháp lý về lao động ngoài nước, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng quốc tế và xây dựng một môi trường làm việc đa văn hóa, tuân thủ pháp luật và phát triển bền vững.

---

NHIỆM VỤ CÔNG VIỆC CHÍNH

Để hoàn thành xuất sắc vai trò này, Nhân viên hỗ trợ visa lĩnh vực nhân sự sẽ đảm nhận các nhóm nhiệm vụ trọng tâm sau đây:

1. Quản lý và thực hiện thủ tục cấp mới, gia hạn Giấy phép lao động (Work Permit - WP)

* Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Chủ trì việc soạn thảo, nộp và giải trình hồ sơ xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội (DOLISA) hoặc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội cho từng vị trí công việc cụ thể của chuyên gia nước ngoài.
* Thu thập và hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ: Hướng dẫn nhân sự nước ngoài chuẩn bị các giấy tờ cá nhân cần thiết từ quốc gia bản địa (Bằng cấp, lý lịch tư pháp, xác nhận kinh nghiệm, v.v.). Kiểm tra tính hợp lệ và thực hiện/hỗ trợ thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng tại Việt Nam.
* Nộp và theo dõi tiến độ hồ sơ: Soạn thảo các biểu mẫu theo quy định hiện hành (Mẫu số 11/PLI, v.v.), nộp hồ sơ xin cấp mới, cấp lại hoặc gia hạn Giấy phép lao động qua cổng thông tin điện tử hoặc trực tiếp. Theo dõi sát sao tiến độ giải quyết của cơ quan chức năng để kịp thời bổ sung, sửa đổi thông tin khi có yêu cầu.
* Miễn giấy phép lao động: Xác định các trường hợp thuộc diện miễn Giấy phép lao động và thực hiện thủ tục xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động theo đúng quy định của Luật Lao động.

2. Quản lý thủ tục Thị thực (Visa) và Thẻ tạm trú (Temporary Residence Card - TRC)

* Thị thực nhập cảnh (Entry Visa): Thực hiện thủ tục xin Công văn nhập cảnh (Approval Letter) cho người nước ngoài vào Việt Nam làm việc với các diện thị thực phù hợp (LĐ1, LĐ2, DN1, DN2, ĐT, v.v.). Hướng dẫn chuyên gia nhận thị thực tại Sân bay quốc tế hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.
* Thẻ tạm trú (TRC): Chuẩn bị hồ sơ và thực hiện thủ tục xin cấp mới, cấp đổi, gia hạn Thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài sau khi đã có Giấy phép lao động hoặc văn bản miễn Giấy phép lao động.
* Chính sách cho thân nhân (Dependents): Hỗ trợ thực hiện thủ tục xin Visa, Thẻ tạm trú diện thăm thân (TT) cho vợ/chồng, con cái của chuyên gia nước ngoài đi cùng, đảm bảo sự ổn định cuộc sống gia đình cho nhân sự khi làm việc tại Việt Nam.
* Xử lý các tình huống phát sinh: Giải quyết các sự cố liên quan đến quá hạn visa (Overstay), mất hộ chiếu, thay đổi hộ chiếu mới, chuyển đổi mục đích thị thực, hoặc hủy thẻ tạm trú/visa khi người lao động chấm dứt hợp đồng trước hạn.

3. Hỗ trợ tái định cư và ổn định cuộc sống cho người nước ngoài (Expat Relocation & Onboarding Support)

* Khai báo tạm trú: Hướng dẫn hoặc trực tiếp thực hiện việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài tại cơ quan Công an địa phương (qua hệ thống trực tuyến) ngay khi họ nhận nhà hoặc thay đổi nơi lưu trú.
* Hỗ trợ an cư: Phối hợp với các đơn vị dịch vụ bất động sản hỗ trợ tìm kiếm nhà ở, căn hộ dịch vụ phù hợp với ngân sách và nhu cầu của chuyên gia. Hỗ trợ rà soát các điều khoản trong hợp đồng thuê nhà để bảo vệ quyền lợi cho nhân sự và công ty.
* Chuyển đổi giấy phép lái xe: Hướng dẫn và thực hiện thủ tục chuyển đổi bằng lái xe quốc tế/bằng lái xe nước ngoài sang bằng lái xe tương đương của Việt Nam cho chuyên gia nước ngoài.
* Đăng ký các dịch vụ thiết yếu: Hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng nhận lương, đăng ký số điện thoại, đăng ký bảo hiểm sức khỏe quốc tế và hướng dẫn các dịch vụ y tế, giáo dục (trường học cho con em chuyên gia) tại địa phương.

4. Quản trị cơ sở dữ liệu và theo dõi tuân thủ (Compliance & Database Management)

* Xây dựng và cập nhật Master Tracker: Thiết lập, duy trì và cập nhật liên tục hệ thống cơ sở dữ liệu (Excel/HRIS) quản lý thông tin di trú của toàn bộ người nước ngoài trong doanh nghiệp (bao gồm: họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, ngày hết hạn hộ chiếu, thời hạn Visa, thời hạn WP, thời hạn TRC, địa chỉ tạm trú, v.v.).
* Cảnh báo chủ động (Proactive Alerts): Thiết lập cơ chế cảnh báo tự động trước ít nhất 90 ngày, 60 ngày và 30 ngày đối với các hồ sơ sắp hết hạn để chủ động liên hệ nhân sự và chuẩn bị hồ sơ gia hạn kịp thời, tuyệt đối không để xảy ra tình trạng trễ hạn, vi phạm pháp luật.
* Lưu trữ hồ sơ khoa học: Tổ chức lưu trữ một cách khoa học, bảo mật cả bản cứng và bản mềm (scan) của toàn bộ hồ sơ pháp lý liên quan đến người nước ngoài, sẵn sàng cung cấp khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan chức năng hoặc kiểm toán nội bộ.

5. Quan hệ đối ngoại và tư vấn pháp lý nội bộ

* Làm việc với cơ quan nhà nước: Xây dựng, duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực, chuyên nghiệp với cán bộ tại các cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, sở lao động, bộ ngoại vụ và các cơ quan ban ngành liên quan nhằm tối ưu hóa thời gian xử lý hồ sơ.
* Cập nhật luật định: Chủ động nghiên cứu, cập nhật liên tục các thay đổi trong Luật Lao động, Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam, các Nghị định, Thông tư hướng dẫn mới nhất.
* Tư vấn nội bộ: Đóng vai trò là cố vấn chuyên môn cho Ban Giám đốc, bộ phận Tuyển dụng (Talent Acquisition) và các HRBP về các điều kiện pháp lý, chi phí dự kiến, thời gian hoàn thành thủ tục đối với các ứng viên nước ngoài trước khi ký offer letter.
* Biên soạn tài liệu hướng dẫn (Guideline): Xây dựng các cẩm nang hướng dẫn (Expat Handbook), quy trình chuẩn (SOP) bằng tiếng Anh/song ngữ để người nước ngoài dễ dàng tiếp cận và chuẩn bị hồ sơ từ sớm.

6. Các công việc Hành chính - Nhân sự khác theo phân công

* Phối hợp với bộ phận C&B (Compensation & Benefits) để đăng ký mã số thuế cá nhân, thực hiện thủ tục đóng Bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người nước ngoài theo luật định.
* Hỗ trợ soạn thảo và ký kết Hợp đồng lao động cho người nước ngoài phù hợp với thời hạn của Giấy phép lao động.
* Tham gia tổ chức các hoạt động gắn kết văn hóa, các sự kiện nội bộ dành cho cộng đồng nhân sự nước ngoài tại công ty.

---

BÁO CÁO & HƯỚNG DẪN

1. Tuyến báo cáo (Reporting Line)

* Báo cáo trực tiếp (Direct Report): Báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager) / Trưởng bộ phận Dịch vụ Nhân sự (HR Shared Services Manager) hoặc Trưởng bộ phận Di trú toàn cầu (Global Mobility Lead) tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
* Báo cáo gián tiếp (Indirect Report): Giám đốc Nhân sự (HR Director) / Ban Giám đốc điều hành (nếu có yêu cầu đặc biệt về các trường hợp chuyên gia cấp cao C-suite).
* Quan hệ công việc nội bộ: Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận: Tuyển dụng (TA), Lương & Phúc lợi (C&B), Hành chính (Admin), Pháp chế (Legal) và các Trưởng bộ phận chuyên môn có sử dụng nhân sự nước ngoài.
* Quan hệ công việc bên ngoài: Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Sở Ngoại vụ, Phòng Tư pháp, các Đại sứ quán/Lãnh sự quán, các đơn vị cung cấp dịch vụ visa/vé máy bay/nhà ở.

2. Hướng dẫn công việc và Tiêu chuẩn vận hành (SOPs)

* Nhân viên hỗ trợ visa có trách nhiệm tuân thủ nghiêm ngặt Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) của phòng Nhân sự và các quy định pháp luật của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam.
* Mọi thông tin cá nhân của người lao động nước ngoài (Hộ chiếu, thông tin gia đình, mức lương, địa chỉ) phải được bảo mật tuyệt đối theo Quy định bảo mật thông tin của doanh nghiệp (NDA) và Luật bảo vệ dữ liệu cá nhân.
* Khi có sự thay đổi đột xuất về luật di trú hoặc gặp các ca hồ sơ khó (khác quốc tịch thông thường, hồ sơ bị trễ hẹn từ phía cơ quan nhà nước, người lao động không cung cấp đủ giấy tờ), nhân viên phải lập tức báo cáo lên cấp quản lý trực tiếp kèm theo các phương án đề xuất giải quyết cụ thể (Risk mitigation plan), không tự ý quyết định các vấn đề vượt quá thẩm quyền.

---

YÊU CẦU TUYỂN DỤNG

Chúng tôi tìm kiếm những ứng viên có sự cân bằng hoàn hảo giữa kiến thức pháp lý, kỹ năng hành chính tỉ mỉ và khả năng giao tiếp đa văn hóa xuất sắc. Chi tiết yêu cầu như sau:

1. Học vấn / Kinh nghiệm

* Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên các chuyên ngành: Luật (ưu tiên Luật Quốc tế/Luật Hành chính), Ngôn ngữ Anh, Quản trị Nhân sự, Quan hệ Quốc tế, Ngoại thương hoặc các ngành kinh tế, xã hội có liên quan.
* Kinh nghiệm làm việc:
* Tối thiểu 02 - 03 năm kinh nghiệm làm việc thực tế ở vị trí Nhân viên hỗ trợ Visa/Di trú (Visa & Immigration Specialist), Chuyên viên Global Mobility trong các doanh nghiệp đa quốc gia, hoặc vị trí tương đương tại các Công ty Luật, Agency chuyên cung cấp dịch vụ Visa, Giấy phép lao động cho người nước ngoài.
* Có kinh nghiệm thực tế trong việc trực tiếp đi nộp hồ sơ, giải trình và làm việc trực tiếp với các cơ quan ban ngành như Sở LĐ-TB&XH, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh tại Hà Nội, TP.HCM hoặc các tỉnh thành lân cận là một lợi thế cực kỳ lớn.

2. Kỹ năng chuyên môn

* Am hiểu luật định sâu sắc:
* Nắm vững Bộ luật Lao động Việt Nam hiện hành (đặc biệt là các chương, điều khoản quy định về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam).
* Am hiểu sâu sắc Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam và các Nghị định liên quan (như Nghị định 152/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2023/NĐ-CP và các văn bản cập nhật mới nhất).
* Trình độ ngoại ngữ:
* Tiếng Anh lưu loát cả 4 kỹ năng (Nghe, Nói, Đọc, Viết) – tương đương IELTS tối thiểu 6.5 hoặc TOEIC 800 trở lên. Khả năng viết email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, rõ ràng, trang trọng là bắt buộc để hướng dẫn các chuyên gia nước ngoài cấp cao.
* Ưu tiên ứng viên biết thêm ngoại ngữ thứ hai (Tiếng Trung, Tiếng Hàn, Tiếng Nhật) để hỗ trợ các tệp chuyên gia đặc thù của công ty.
* Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính: Thành thạo kỹ năng soạn thảo công văn, tờ trình, biểu mẫu hành chính bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh đúng quy chuẩn pháp lý.
* Kỹ năng sử dụng công nghệ:
* Sử dụng thành thạo bộ công cụ văn phòng Microsoft Office (đặc biệt là Excel để quản lý dữ liệu lớn, sử dụng tốt các hàm lọc, hàm tìm kiếm, định dạng có điều kiện).
* Có kinh nghiệm sử dụng các cổng dịch vụ công trực tuyến của Chính phủ (Dịch vụ công quốc gia, dịch vụ công của Sở Lao động, Cục Xuất nhập cảnh).

3. Phẩm chất cá nhân

* Tỉ mỉ, cẩn trọng tuyệt đối: Công việc liên quan đến hồ sơ pháp lý, chỉ một sai sót nhỏ về lỗi chính tả (sai một ký tự trong tên, số hộ chiếu, ngày sinh) trên Giấy phép lao động hay Visa cũng có thể khiến hồ sơ bị bác bỏ, gây lãng phí thời gian và chi phí của doanh nghiệp, thậm chí ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh. Do đó, tính cẩn thận là phẩm chất quan trọng hàng đầu.
* Chính trực và bảo mật: Làm việc trực tiếp với các thông tin cá nhân nhạy cảm của chuyên gia và các vấn đề pháp lý của doanh nghiệp, đòi hỏi tính bảo mật thông tin và đạo đức nghề nghiệp cực kỳ cao.
* Kỹ năng giao tiếp và ứng xử tinh tế (Interpersonal Skills): Khả năng giao tiếp khéo léo, tự tin, chuyên nghiệp với người nước ngoài từ nhiều quốc gia và nền văn hóa khác nhau. Đồng thời, có thái độ mềm mỏng, kiên nhẫn và đúng mực khi làm việc với các cơ quan công quyền.
* Khả năng quản lý thời gian và giải quyết vấn đề dưới áp lực cao: Quy trình xin visa/WP luôn có những deadline rất ngặt nghèo từ phía dự án/doanh nghiệp. Ứng viên cần có khả năng sắp xếp công việc khoa học, biết ưu tiên việc quan trọng và giữ được sự bình tĩnh để giải quyết các sự cố phát sinh ngoài ý muốn (trễ hạn hồ sơ, thay đổi luật đột xuất).
* Tư duy dịch vụ (Customer-service Mindset): Luôn coi nhân sự nước ngoài là khách hàng nội bộ cần được hỗ trợ tận tâm, chu đáo, giúp họ cảm nhận được sự chào đón và ấm áp khi đặt chân đến làm việc tại Việt Nam.

---

QUYỀN LỢI

Chúng tôi cam kết mang lại một môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhân văn cùng chế độ đãi ngộ xứng đáng với năng lực và đóng góp của bạn:

1. Thu nhập và Phúc lợi tài chính

* Mức lương hấp dẫn: Lương cứng cạnh tranh từ 15.000.000 VNĐ - 25.000.000 VNĐ/tháng (thỏa thuận cụ thể theo năng lực và kinh nghiệm thực tế của ứng viên).
* Thưởng:
* Thưởng tháng lương thứ 13 cố định.
* Thưởng hiệu suất công việc (KPIs) hàng năm dựa trên kết quả đánh giá công việc cá nhân và hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
* Phụ cấp: Phụ cấp điện thoại, phụ cấp đi lại/công tác phí khi đi làm việc với các cơ quan chức năng ngoài văn phòng.
* Bảo hiểm: Đóng bảo hiểm đầy đủ (BHXH, BHYT, BHTN) trên mức lương thực tế ngay sau khi kết thúc thời gian thử việc theo quy định của Luật Lao động.
* Gói chăm sóc sức khỏe cao cấp: Thẻ bảo hiểm sức khỏe cá nhân (PVI/Bảo Việt/Liberty...) hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh nội trú, ngoại trú tại các bệnh viện quốc tế hàng đầu.

2. Môi trường và Cơ hội phát triển

* Môi trường làm việc đa quốc gia: Cơ hội làm việc và giao tiếp hàng ngày với các chuyên gia, quản lý cấp cao đến từ nhiều quốc gia trên thế giới (Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, v.v.), giúp nâng cao vốn sống, trải nghiệm đa văn hóa và khả năng ngoại ngữ.
* Đào tạo liên tục: Được tham gia các khóa đào tạo nâng cao kỹ năng mềm, các lớp cập nhật kiến thức pháp luật lao động, di trú do các chuyên gia luật hàng đầu hoặc các tổ chức uy tín giảng dạy. Doanh nghiệp tài trợ chi phí học tập và thi các chứng chỉ chuyên môn liên quan đến Nhân sự (SHRM, PHRi...).
* Lộ trình thăng tiến rõ ràng:
* Định hướng phát triển dài hạn từ Nhân viên hỗ trợ Visa -> Chuyên viên di trú toàn cầu (Global Mobility Specialist) -> Trưởng nhóm Dịch vụ Nhân sự (HR Shared Services Leader) -> Trưởng phòng Nhân sự (HR Manager).
* Trang thiết bị làm việc hiện đại: Được cung cấp đầy đủ laptop cấu hình cao, điện thoại làm việc và các công cụ quản lý nhân sự tiên tiến.

3. Đời sống tinh thần và Chế độ nghỉ ngơi

* Thời gian làm việc: Từ thứ Hai đến thứ Sáu (8:30 - 17:30), nghỉ Thứ Bảy và Chủ Nhật, đảm bảo cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân (Work-life balance).
* Nghỉ phép năm: Nghỉ phép năm hưởng nguyên lương từ 12 - 15 ngày/năm (tăng dần theo thâm niên làm việc), cùng các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định pháp luật Việt Nam.
* Hoạt động gắn kết: Tham gia các hoạt động Teambuilding hàng năm, du lịch hè (Company Trip) tiêu chuẩn 4-5 sao, tiệc tất niên (Year End Party), ngày hội gia đình (Family Day) và các câu lạc bộ thể thao, văn nghệ nội bộ phong phú.

---

TAGS:

`#HRVisaSpecialist` `#TuyenDungNhanSu` `#GlobalMobility` `#GiayPhepLaoDong` `#WorkPermitVietnam` `#TemporaryResidenceCard` `#PhapLyDiTru` `#HumanResources` `#ExpatSupport` `#NhanSuNuocNgoai`

---

TỪ KHOÁ TÌM KIẾM (SEARCH KEYWORDS):

* Tuyển dụng nhân viên hỗ trợ visa nhân sự
* Chuyên viên di trú nhân sự (HR Immigration Specialist)
* Nhân viên làm Giấy phép lao động cho người nước ngoài
* Global Mobility Specialist recruitment
* Nhân viên hành chính nhân sự mảng visa thẻ tạm trú
* Việc làm hỗ trợ visa cho chuyên gia nước ngoài
* HR Visa and Work Permit Executive
* Chuyên viên quan hệ đối ngoại và di trú nhân sự
* Tìm việc làm hỗ trợ visa nhân sự tại Hà Nội / TP.HCM
* Expat Support Executive job description

Share